Millised on tehnilise sekretäri ülesanded? Millised on sekretäri tööülesanded. Kui palju sekretär teenib

Kvalifikatsioonijuhend juhtivatel kohtadel, spetsialistid ja teised töötajad, kinnitatud. Venemaa Tööministeeriumi 21. augusti 1998. aasta dekreediga nr 37 on juhi sekretäri ametikoht klassifitseeritud tehnilise teostaja hulka.

SEKRETÄR on juhi, struktuuriüksuse, organisatsiooni kui terviku tegevuse dokumentaalse toetamise eest vastutav tegevassistent, kes töötab iseseisvalt, ilma juhi otsese kontrollita, teeb otsuseid ja annab hinnanguid tema pädevusse kuuluvates küsimustes.

Rahvusvaheline sekretäride ühendus

Kvalifitseeritud sekretär vabastab kuni 30% juhi tööajast, annab igale neljandale külastajale vajaliku teabe ja lahendab iseseisvalt kuni pooled telefonipäringud.

Kuid sekretäri ametialased ülesanded ja funktsioonid määravad suuresti organisatsiooni tegevuse suund ja spetsiifika, ettevõtte kultuur, juhi tööstiil ja mõned muud tegurid.

IN Kvalifikatsiooni käsiraamat juhtide, spetsialistide ja teiste töötajate ametikohtadel on toodud sekretariaadi järgmiste töötajate kvalifikatsiooninäitajad:

masinakirjutajad;

sekretär-masinakirjutaja;

juhataja sekretär;

sekretär-stenograaf;

administraator;

Teadussekretär.

Iga käsiraamatus sisalduv kvalifikatsioonitunnus on normdokument, mis reguleerib töötaja poolt täidetavate funktsioonide sisu.

Töötaja vastavus kvalifikatsiooninõuetele on tema tulemuslikuks tööks vajalik, kuid mitte piisav tingimus. Olenevalt organisatsiooni tegevusalast, selle ärikultuuri, organisatsiooniline struktuur, suurus, stiilide juhtloend funktsionaalsed kohustused sekretär võib olla erinev ja nende tõhus rakendamine eeldab mitte ainult sobival tasemel erialaseid teadmisi, vaid ka teatud oskusi, võimeid, äri- ja isikuomadusi.

Äriorganisatsiooni sekretär

Kaasaegsetes äristruktuurides ei ole sekretäride selget jaotust kvalifikatsiooni järgi, nagu on ette nähtud kvalifikatsioonijuhendis, ja terminit "sekretär" kasutatakse erineva tasemega sekretäride kohta.

Sekretäride tööturgu esindavad täna sellised ametikohad nagu sekretär telefonis, sekretär-vastuvõtt; büroosekretär; sekretär-referent; sekretär-ametnik; büroojuhataja (administraator); sekretär-tõlk; juhataja assistent (isiklik sekretär); sekretariaadi juhataja.

Mõelge nende töötajate kategooriate peamistele töökohustustele ja nõuetele.

Sekretär telefonis. Peamiste tööülesannete hulka kuulub telefonikõnedele vastamine, nende edastamine ja fakside vastuvõtmine. Telefonis olev sekretär peab teadma telefonivestluse pidamise põhireegleid, valdama kõnet ja oskama kasutada kontoritehnikat. Lisanõue on meeldiva hääle olemasolu.

IN välismaised ettevõtted ja välisklientidega töötavates Venemaa firmades võib töö olemuselt sarnast ametikohta nimetada sekretäri vastuvõtuks. Tema tööülesanneteks on lisaks telefonikõnedele vastamisele klientidega kohtumine, läbirääkimiste korraldamine. Üks peamisi nõudeid sellele ametikohale kandideerijatele on võõrkeele oskus heal vestlustasemel.

Juhataja (büroo) sekretär täidab küllaltki märkimisväärsel hulgal ülesandeid: võtab vastu telefonikõnesid, kohtub klientidega, teeb kontoritööd, varustab kontorit kirjatarvete ja tarbekaupadega. Juhataja sekretär peab tundma süsteemi dokumentatsiooni tugi juhtimine, Ärietikett oskama kasutada arvutit, arvutiprogramme ja internetiressursse.

Abisekretäri tööülesannete hulka kuulub lisaks ülaltoodule ka juhataja tööaja planeerimine, koosolekute ettevalmistamine ja korraldamine ning vastutusrikaste ülesannete täitmine. Sellega seoses peaks sekretär-referent hästi tundma ettevõtte ja selle juhtkonna ulatust, oskama töötada info- ja õigussüsteemidega.

IN suured ettevõtted sageli tutvustatakse büroojuhi (administraatori) ametikohta, kelle tööülesannete hulka kuulub kõigi büroo elu tagamise küsimuste lahendamine (kirjatarvete ostmine ja Varud, ruumide koristamise korraldamine), kullerite ja sekretäride juhtimine, töögraafikust kinnipidamise jälgimine jne. Büroojuht peab teadma turunduse, juhtimise, tootmise korraldamise põhitõdesid, oskama organiseerida büroo tööd, koostada ettekandeid, läbirääkimisi. Kohustuslik nõue on head organiseerimisoskused.

Aktiivselt tegutsevates ettevõtetes on ette nähtud sekretär-tõlgi koht välismajandustegevus. Spetsialist eeldab lisaks võõrkeele valdamisele eriterminoloogia tundmist, läbirääkimisoskust, tõlke- ja kirjutamistehnika valdamist ning oskust olla juhiga töölähetustel kaasas. Eelduseks ärietiketi tundmine.

Juhataja assistent (isiklik sekretär) jälgib juhiste, otsuste täitmist, sisekorraeeskirjade täitmist. töögraafik, aitab juhil kujundada konstruktiivseid otsuseid, korraldab koosolekuid ja läbirääkimisi, viib läbi juhi tööpäeva planeerimist ja korraldamist. Juhiabi peab omama teadmisi juhtimise, dokumentatsioonihalduse valdkonnas, peab teadma töökorralduse, majanduse ja tehnoloogia põhitõdesid. Lisanõueteks on psühholoogiline sobivus juhiga, etiketireeglite tundmine.

Sekretariaadi juhataja ametikoht kehtestatakse reeglina suurettevõtetes, kus sekretäride koosseisus on vähemalt 5-8 inimest. Peamisteks tööülesanneteks on sekretäride paigutamine, korraldamine, töö koordineerimine ja kontroll nende tegevuse üle. Mõnes ettevõttes on sekretariaadi juhataja ülesanded osaliselt ühendatud administraatori (büroojuhi) ülesannetega.

IN viimased aastad uue majandusliku ja sotsiaalse reaalsuse kontekstis hakkasid kujunema välja integreeritud nõuded sekretäridele. Tegelikult on paljud tööandjad hakanud töötajatele rahvusvahelisi nõudeid kehtestama. kutsestandardid. Kutsestandardite aluseks Euroopas ja USA-s on ISO-9000 standard - see põhineb kvaliteedijuhtimissüsteemidel, mille keskmes on sertifitseeritud töötaja.

Iga kataloogis sisalduv kvalifikatsiooniomadus on normatiivdokument, mis reguleerib töötaja poolt täidetavate funktsioonide sisu.

Kaasaegsetes äristruktuurides puudub sekretäride selge jaotus kvalifikatsiooni järgi, nagu on ette nähtud kvalifikatsioonijuhendis ning terminit "sekretär" kasutatakse erineva tasemega sekretäride kohta.

Sekretäride tööturgu esindavad täna sellised ametikohad nagu sekretär telefonis‚ vastuvõtusekretär‚ büroosekretär‚ assistent‚ sekretäriametnik‚ büroojuhataja‚ sekretär tõlkija‚ juhiabi‚ sekretariaadi juhataja.

Sekretäri tegevuse õiguslik reguleerimine toimub abiga töö kirjeldus. Sekretäri ametijuhend koostatakse nii, et see hõlmaks kogu selle töötaja ametialaste õiguste ja kohustuste ringi. See määrab kindlaks tema õigused ja kohustused, samuti vastutuse tööülesannete täitmata jätmise või mittenõuetekohase täitmise eest.

Sekretäri ametijuhendi väärtus on väga kõrge. See on vajalik eelkõige tööseaduste rikkumiste vältimiseks ja nimetatud töötaja tööülesannete täpsustamiseks, kuna sisaldab põhinõudeid sekretärile eriteadmiste, seaduste tundmise, teatud meetodite ja vahendite osas, mida sekretär peab suutma kohaldada oma kohustuste täitmisel.

Sekretäri ametijuhendil on kindel vorm. Samas peaks tööandja selle väljatöötamisel tuginema organisatsiooni struktuuriüksuse sättele. Ametijuhend ja struktuuriüksuse määrus on omavahel seotud dokumendid, mis täiendavad üksteist. Seda seost saab jälgida selles, et iga sekretäri tööülesanded tulenevad organisatsiooni enda struktuuriüksuse ülesannetest ja funktsioonidest.

Ametijuhend koostatakse ühisele blanketile. Sekretäri ametijuhendi tekst sisaldab järgmisi jaotisi:

1) "Üldsätted";

2) "Funktsioonid";

3) "Töökohustused";

4) "Õigused";

5) "Vastutus".

Samuti tuleb märkida, et tõhus meeskonnatöö juhataja ja sekretär on võimalik ainult siis, kui nende vahel valitseb täielik vastastikune usaldus. Selle usalduse aluseks on vaadete ühtsus, ühtne arusaam töö eesmärkidest ja eesmärkidest, asjale pühendumine, soov saavutada oma organisatsiooni töös kõrge efektiivsus, piisav kutsekoolitus, sekretäri töökus ja usaldusväärsus, juhi individuaalse tööstiili valdamine, oskus mõista ja ennustada oma mõtete kulgu ja otsuste loogikat, vastastikune austus.

Samuti on isikliku sekretäri töö edukuse seisukohalt olulised tegurid inimestega käitumise oskus ja oskus luua muljet, mis tõstab juhi autoriteeti. Sekretär peaks olema oma juhi kontaktide süsteemis oluline lüli, tagades tõhusa suhtluse ja vajalike toimingute õigeaegse vastuvõtmise. Sekretär on oma juhi isiklik esindaja ning selle võtmerolli täitmine eeldab oskust jätta organisatsiooni töötajatele ja teiste firmade esindajatele soodsat muljet. Euroopa Kutsesekretäride Assotsiatsiooni brošüüris määratletud vastutava sekretäri roll on teada oma juhi tegevuse olemust ja olla võimeline võtma endale olulise osa sellest tööst.

Sekretäri ametijuhend

KINNITA
tegevdirektor
Perekonnanimi I.O. _________________
"________"_____________ ________ G.

1. Üldsätted

1.1. Sekretär kuulub tehniliste tegijate kategooriasse.
1.2. Sekretär nimetatakse ametikohale ja vabastatakse sellelt ettevõtte peadirektori korraldusega.
1.3. Sekretär annab otse aru tegevjuhile/ ettevõtte struktuuriüksuse juht.
1.4. Sekretäri äraolekul lähevad tema õigused ja kohustused üle teisele ametnikule, mis tehakse teatavaks organisatsiooni korralduses.
1.5. Sekretäri ametikohale määratakse isik, kes vastab järgmistele nõuetele: haridus - kõrgharidus, mittetäielik kõrg- või keskeri eri, sarnase töö kogemus alates kuus kuud, teadmised kontoritehnika(faks, koopiamasin, skanner, printer), Microsoft Office programmid (Word, Excel).
1.6. Sekretär juhindub oma tegevuses:
- Vene Föderatsiooni seadusandlikud aktid;
- Ettevõtte põhikiri, sisemised tööeeskirjad, muu määrused ettevõtted;
- juhtkonna korraldused ja käskkirjad;
- see ametijuhend.

2. Sekretäri ülesanded

Sekretär täidab järgmisi ülesandeid:
2.1. Teostab töid juhataja haldus- ja haldustegevuse korraldusliku ja tehnilise toe alal.
2.2. Võtab sissetuleva kirjavahetuse vastu läbivaatamiseks juhile, edastab selle vastavalt otsus sisse struktuuriüksused või konkreetne tegija töö või vastuste koostamise protsessis kasutamiseks.
2.3. Juhataja allkirjaks võtab vastu dokumente ja isiklikke avaldusi.
2.4. Vastab telefonikõnedele, salvestab ja edastab juhile ametlikku teavet, korraldab juhataja telefonivestlusi.
2.5. Juhataja nimel koostab ta kirju, taotlusi ja muid dokumente.
2.6. Teostab tööd koosolekute ja juhataja poolt peetavate koosolekute ettevalmistamisel (kogu vajalikke materjale, osalejate teavitamine koosoleku toimumise ajast ja kohast, päevakorrast, nende registreerimisest), peab ja koostab koosolekute ja koosolekute protokolle.
2.7. Teostab kontrolli ettevõtte töötajate poolt antud korralduste ja korralduste täitmise ning kontrolli alla võetud juhi juhiste ja juhiste täitmise tähtaegadest kinnipidamise üle.
2.8. Pakub töökoht pea koos vajalike vahenditega organisatsioonitehnoloogia, kirjatarbed, loob soodsad tingimused tõhus töö juht.
2.9. Korraldab külastajate vastuvõttu, aitab kaasa töötajate soovide ja ettepanekute operatiivsele läbivaatamisele.
2.10. Moodustab juhtumeid vastavalt kinnitatud nomenklatuurile, tagab nende ohutuse ja tähtajad esitab arhiivi.
2.11. Korraldab juhi tööreise: tellib lennu- ja raudteepileteid, broneerib hotelle.
2.12. Täidab oma vahetu juhi individuaalseid ametlikke ülesandeid.

3. Sekretäri õigused

Sekretäril on õigus:
3.1. Saada teavet, sealhulgas konfidentsiaalset teavet, ulatuses, mis on vajalik määratud ülesannete lahendamiseks.
3.2. Anda juhtkonnale ettepanekuid nende ja ettevõtte töö parandamiseks.
3.3. Nõuda isiklikult või juhi nimel ettevõtte allüksustelt ja teistelt spetsialistidelt tema tööülesannete täitmiseks vajalikke andmeid ja dokumente.
3.4. Loomiseks on vaja juhtkonda normaalsetes tingimustes ametiülesannete täitmiseks ja kõigi ettevõtte tegevusest tulenevate dokumentide ohutuse eest.
3.5. Tehke otsuseid oma pädevuse piires.

4. Sekretäri vastutus

Sekretär vastutab:
4.1. Oma kohustuste mittetäitmise ja/või mitteõigeaegse, hooletu täitmise eest.
4.2. Kehtivate juhiste, korralduste ja ärisaladuse ja konfidentsiaalse teabe säilitamise korralduste eiramise eest.
4.3. Töösisekorraeeskirjade, töödistsipliini, ohutus- ja tuleohutuseeskirjade rikkumise eest.

Kui te pole pärast selle artikli lugemist kindlat vastust saanud, otsige kiiret abi:

Ametikirjeldus - peamine organisatsiooniline ja juriidiline dokument, mis reguleerib sekretäri tegevust, määratleb tema õigused, ametikoha organisatsioonis, töö iseloomu. Sekretär tugineb sellele dokumendile oma suhetes töötajatega.

Igas asutuses on sekretär. Kuid nagu juba mainitud, on sekretäri ametikohal palju astmeid. Väikeses organisatsioonis (või ettevõttes) on üks sekretär-referent (sekretär). Suuremates organisatsioonides võivad juhil ja tema asetäitjatel olla igas struktuuriüksuses sekretärid. On kolledži sekretärid, teadusnõukogude teadussekretärid jne. Iga sekretär töötab alati, lähtudes organisatsiooni tegevuse ulatusest ja spetsiifikast, juhi nõuetest ja tema usaldusest sekretäri vastu, välja oma kohustuste ja õiguste tingimused, erinevad loominguliste, loogiliste ja tehniliste tööde kombinatsioonid. Samal ajal on dokumentaalsete ja mittedokumentaalsete teenuste jaoks olemas tüüpiline haldustoimingute kogum, mida kõik sekretärid teevad.

Tööülesanded, õigused ja töö liigid, mida konkreetne sekretär peab täitma, nõuded tema erialastele teadmistele ja oskustele on fikseeritud tema ametijuhendis.

Kui vabale sekretärikohale on ametijuhend olemas, uurib kandideerija koheselt, mida temalt nõutakse, ning korreleerib oma võimed nõuetega.

Kui töötaval sekretäril ei ole veel ametijuhendit, tuleb see koostada selleks, et visandada tööülesannete ulatus ja mitte olla "konksu otsas" igat liiki töödel, tagada õigused, luua suhteid, vahetatavus teiste töötajatega. puudumisel või ajutise ülekoormuse tõttu.

Ametijuhend on pikaajaline dokument ja seda rakendatakse kuni selle asendamiseni uue ametijuhendiga. Seetõttu tuleks selle koostamist võtta väga vastutustundlikult. Mis ametijuhendis kirjas, seda küsitakse. Mis õigused selles on antud, need teil on.

Ametijuhendit koostama asudes tuleb ennekõike kasutada uut "Juhtide, spetsialistide ja teiste töötajate ametikohtade kvalifikatsioonikataloogi". Selle töötas välja Tööinstituut ja kinnitas tööministeeriumi ja sotsiaalne areng Venemaa Föderatsioon 21. august 1998 (nr 37). Nimekiri on normdokument ja tuleb kohe rõhutada, et uusi kvalifikatsioonitunnuseid soovitatakse kasutada erinevate majandusharude ettevõtetes, asutustes ja organisatsioonides, sõltumata omandiõigusest ning organisatsioonilisest ja õiguslikust vormist.

Juhendi eesmärk on sõnastatud üsna selgelt: „Käesolev kvalifikatsioonijuhend juhtide, spetsialistide ja teiste töötajate (tehniliste täitjate) ametikohtadele on loodud selleks, et tagada ratsionaalne tööjaotus, luua tõhus mehhanism funktsioonide, volituste ja vastutuse piiritlemiseks, ja selge regulatsioon töötegevus töölised sisse kaasaegsed tingimused turusuhete arendamine".

Kataloogis, erinevalt eelmisest "Tariifide kogumine ja kvalifikatsiooniomadused tööstusharu hõlmavate töötajate ametikohtade puhul "on üks väga oluline muudatus – see ei näita palgakategooriaid ühegi tariifi skaala, ja jaotises "Üldsätted" on kirjutatud, et "Spetsialistide töötasustamise kvalifikatsioonikategooriad kehtestab ettevõtte, asutuse, organisatsiooni juht. See võtab arvesse töötaja iseseisvuse astet tööülesannete täitmisel. ametiülesandeid, tema vastutust otsuste eest, suhtumist töösse, tulemuslikkust ja kvaliteetset tööd, samuti erialaseid teadmisi, kogemusi praktiline tegevus määrab erialastaaži vms."

Seega sõltub sekretäri palk eelkõige tema teadmistest, oskustest, töö kvaliteedist, vastutustundest. Tegemist on olulise muudatusega, mis võimaldab juhil hinnata töötaja tööd konkreetsete tulemuste põhjal.

Kvalifikatsiooniomadustest saate täielikult kasutada jaotisi "Töökohustused" ja "Peab teadma".

Kui organisatsioon (firma) on väike ja sekretär (sekretär-referent) viib üksi läbi kõik organisatsioonilised ja dokumentaalteenused, s.o. täidab tegelikult büroo ülesandeid, kuid vähemal määral saab kasutada büroojuhataja kvalifikatsiooniomadusi. Selle ülesanded on järgmised:

Tagab sissetuleva ja väljamineva kirjavahetuse õigeaegse töötlemise, selle kohaletoimetamise sihtkohta.

Kontrollib dokumentide vormistamise tähtaegu ja nende korrektset täitmist.

Korraldab jooksva bürootöö dokumentide, sealhulgas korralduste ja juhtimiskorralduste registreerimise, arvestuse, säilitamise ja vastavasse struktuuriüksusesse üleandmist.

Korraldab tööd kohtuasjade moodustamise ja nende hoiustamisega.

Töötab välja juhendid arvestuse pidamiseks ettevõttes, asutuses, organisatsioonis ning korraldab nende täitmist.

Rakendab meetmeid töötajate varustamiseks vajalike juhend- ja teatmematerjalidega, samuti inventari, seadmete, juhtimistöö mehhaniseerimise ja automatiseerimise vahenditega.

Annab metoodilist juhendamist osakondades kontoritöö korraldamiseks, juhtumite õige vormistamise, säilitamise ja õigeaegse arhiivi toimetamise kontrolli, dokumentide vormistamise tähtaegadest kinnipidamise tõendite koostamist.

Pakub kontoridokumentide printimist ja paljundamist.

Osaleb juhtkonna poolt kokku kutsutavate koosolekute ettevalmistamisel ja korraldab nende pidamise.

Korraldab reisidokumentide vormistamist, organisatsiooni lähetusse saabuvate töötajate registreerimist.

Ta peab teadma;

■ resolutsioonid, korraldused, korraldused, muud juhised ja määrused kontoritöö korraldamisega seotud kõrgemad asutused;

■ riigisüsteem dokumentatsioonihalduse tugi;

■ organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni ühtse süsteemi standardid;

■ ettevõtte, asutuse, organisatsiooni struktuur;

■ kontoritöö korraldamine;

■ töövoo skeemid;

■ juhtumite nomenklatuuri koostamise kord, alalise ja ajutise ladustamise juhtumite inventuurid, kehtestatud aruandlus;

■ juhtumite arhiivi esitamise tähtajad ja kord;

■ süsteemid dokumentide täitmise kontrolli korraldamiseks;

■ kontoritehnika ja muud juhtimistöö tehnilised vahendid;

■ majanduse alused, tootmis-, töö- ja juhtimiskorraldus;

■ tööseadusandlus;

■ sisemised tööeeskirjad;

■ töökaitse eeskirjad ja eeskirjad8. .

Uus on juhataja sekretärile iseloomulik kvalifikatsioon. Mõelgem sellele.

Töökohustused.

♦ Teostab töid ettevõtte juhi haldus- ja haldustegevuse korraldusliku ja tehnilise toe alal.

♦ Võtab saabuva kirjavahetuse vastu läbivaatamiseks juhatajale, edastab selle vastavalt tehtud otsusele struktuuriüksustele või konkreetsetele täitjatele töö või vastuste koostamise protsessis kasutamiseks.

♦ Viib läbi kontoritööd, teeb erinevaid toiminguid, kasutades arvutitehnoloogiat, mis on mõeldud info kogumiseks, töötlemiseks ja esitamiseks otsuste ettevalmistamisel ja vastuvõtmisel.

♦ Aktsepteerib dokumente ja isiklikke avaldusi ettevõtte juhi allkirja andmiseks.

♦ Valmistab ette juhi tööks vajalikud dokumendid ja materjalid.

♦ Jälgib täitmiseks saabunud dokumentide õigeaegset läbivaatamist ja esitamist struktuuriüksuste ja konkreetsete täitjate poolt.

♦ Kontrollib juhile allkirjastamiseks esitatavate koostatud dokumentide kavandite õigsust, tagab nende kvaliteetse toimetamise.

♦ Korraldab telefonivestlusi juhiga, salvestab tema äraolekul saadud teabe ja juhib selle sisu tema tähelepanu, edastab ja võtab vastu vastuvõtu- ja sisesideseadmete (telefaks, teleks jne) kaudu infot, samuti telefoniteateid, viib viivitamatult tema suhtluskanalite kaudu saadud tähelepanuinfo.

♦ Juhataja ülesandel vormistab kirju, palveid, muid dokumente, koostab vastused kirjade autoritele.

♦ Teostab töid juhataja poolt peetavate koosolekute ja koosolekute ettevalmistamisel (vajalike materjalide kogumine, osalejate teavitamine koosoleku toimumise ajast ja kohast, päevakorrast, nende registreerimisest), peab ja koostab koosolekute ja koosolekute protokolle.

♦ Teostab kontrolli antud korralduste ja korralduste täitmise üle ettevõtte töötajate poolt, samuti kontrolli alla võetud ettevõtte juhi juhiste ja juhiste täitmise tähtaegadest kinnipidamise üle. Hoiab kontroll- ja registreerimisfaili.

♦ Varustab juhi töökoha vajalike organisatsioonitehnoloogia vahenditega, kontoritarvetega, loob tema tulemuslikku tööd soodustavad tingimused.

♦ Prindib juhataja korraldusel oma tööks vajalikke kontorimaterjale või sisestab jooksva info pangaandmetesse.

♦ Korraldab külastajate vastuvõttu, aitab kaasa töötajate soovide ja ettepanekute operatiivsele läbivaatamisele.

♦ Vormistab kohtuasju kooskõlas kinnitatud nomenklatuuriga, tagab nende ohutuse ja esitab need kehtestatud tähtaegadel arhiivi.

♦ Kopeerib dokumente isiklikule koopiamasinale.

Peab teadma:

♦ ettevõtte tegevuse ja arvestuse pidamisega seotud otsused, korraldused, korraldused ja muud juhendmaterjalid ning normdokumendid;

♦ ettevõtte ja selle allüksuste struktuur ja juhtimine;

♦ kontoritöö korraldamine;

♦ dokumentide registreerimise ja menetlemise viisid;

♦ arhiveerimine;

♦ masinakiri;

♦ sisetelefonide kasutamise reeglid;

♦ eetika ja esteetika alused;

♦ reeglid ärisuhtlus;

♦ töökorralduse ja -juhtimise alused;

♦ arvutitehnika toimimise reeglid;

♦ haldusõiguse ja tööõiguse alused;

♦ töökaitse reeglid ja normid9.

Nagu ülaltoodud kvalifikatsiooninäitajatest näha, esitatakse juhataja sekretärile piisavalt kõrged nõuded nii teadmistele ja oskustele kui ka tema tehtud tööde ulatusele. See eeldab ladusat arvutitehnoloogia valdamist, iseseisvat dokumentide koostamist juhi nimel, saabunud dokumentide eelnõude toimetamist, täitmise jälgimist jne. Need nõuded ja lähteülesanne, mis hõlmavad paljusid loomingulisi töid, määravad ette erialase kõrghariduse vajaduse, kuid lubatud on ka keskharidus. erialane haridus töökogemusega.

Kvalifikatsioonijuhendis toodud sekretär-masinakirjutaja ja sekretär-stenograafi kvalifikatsioonikarakteristikud on välja toodud samamoodi, ainult lisades sekretär-masinakirjutaja masinakirjutuse ja sekretär-stenograafi stenograafi. Seetõttu piisab ametijuhendi koostamisel kasutada ühte neist kvalifikatsioonitunnustest.

Näiteks sekretär-masinakirjutaja töökohustused on toodud järgmiselt:

> Täidab tehnilisi ülesandeid ettevõtte või selle allüksuste juhi töö tagamiseks ja teenindamiseks.

> Saab osakondadelt või esinejatelt juhile vajalikku infot, helistab tema korraldusel töötajatele.

> Korraldab telefonivestlusi juhatajaga, võtab vastu ja edastab telefoniteateid, salvestab tema äraolekul saabunud teated ja juhib nende sisu juhi tähelepanu.

> Teostab töid koosolekute ja juhataja poolt peetavate koosolekute ettevalmistamisel (vajalike materjalide kogumine, osalejate teavitamine koosoleku või koosoleku toimumise ajast, kohast, päevakorrast, nende registreerimine), peab ja vormistab protokolle.

> Varustab juhi töökoha kirjatarvete, organisatsiooniliste vahenditega, loob tingimused, mis soodustavad juhi efektiivsemat tööd.

> Edastab ja võtab vastu teavet vastuvõtu- ja sisesideseadmete kohta (teleks, faks, telefaks jne).

> Prindib juhataja korraldusel erinevaid materjale.

> Teostab kantseleitööd, võtab vastu juhile adresseeritud kirjavahetust, süstematiseerib selle ettevõttes kehtestatud korras ja annab pärast juhipoolset läbimõtlemist üle osakondadele või konkreetsetele tegijatele kasutamiseks oma töö käigus või vastuse koostamisel.

> Järgib kontrolli alla võetud juhi juhiste täitmise tähtaegu.

> Võtab vastu dokumente, millele peab alla kirjutama juht.

> Korraldab külastajate vastuvõttu, aitab kaasa töötajate soovide ja ettepanekute operatiivsele läbivaatamisele.

> Vormistab kohtuasju kooskõlas kinnitatud nomenklatuuriga, tagab nende ohutuse ja esitab need kehtestatud tähtaegadel arhiivi.

> Valmistab ette dokumendid paljundusseadmetel paljundamiseks ning kopeerib dokumente ka isiklikule koopiamasinale.

Peab teadma:

♦ eeskirjad, juhised, muud juhised ja normid

motiveerivad dokumendid arvestuse pidamise kohta;

♦ ettevõtte ja selle allüksuste struktuur ja juhtimine; : masinakiri;

♦ õigekirja ja kirjavahemärkide reeglid;

♦ materjalide paigutuse järjekord erinevate dokumentide trükkimisel;

♦ tippimisreeglid ärikirjad standardvormide kasutamine;

♦ kirjutusmasinate, diktofonide, magnetofonide töökord

♦ sisetelefonide kasutamise reeglid;

♦ organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni ühtse süsteemi standardid;

♦ töökorralduse alused;

♦ tööseadusandluse alused;

♦ sisemised tööeeskirjad;

♦ töökaitse reeglid ja normid10.

Antud töökirjeldus kirjeldage piisavalt üksikasjalikult sekretäri ülesandeid, kelle teadmised nõuavad ja aitab konkreetse ametijuhendi lõikude kirjutamisel mitte millestki ilma jääda.

Ametijuhend viitab dokumentidele, millel on ühtne vorm ja väljakujunenud tekstistruktuur:

■ Üldine

■ Funktsioonid

■ Kohustused

■ Vastutus

Ametijuhendi üldsätted sisaldavad järgmist infot: üldistatud teave ametikoha, alluvuse ja juhi kohta, nõuded haridusele (kõrg- või keskharidus) ja praktilise kogemuse (töökogemus erialal), ametisse nimetamise ja vallandamise kord, asendamine äraoleku ajal.

Tänapäeval nõutakse kõige sagedamini abisekretäre ja kõrg- või keskeriharidusega sekretäre, kes teavad võõrkeel teatud töökogemusega arvutiga töötamine.

Need nõuded on reeglina fikseeritud suurettevõtete abisekretäri (sekretäri) ametijuhendis. Sekretärid annavad tavaliselt aru juhatajale. Suurtes organisatsioonides on sekretäridel kahekordne alluvus - vahetule juhile ja DOW-teenistuse juhile. Nad nimetatakse ametisse ja vabastatakse ametist juhataja korraldusega.

Ametijuhendi selle jaotise viimane lõik sisaldab viiteid peamistele seadusandlikele, regulatiivsetele, metoodilistele, organisatsioonilistele ja haldusdokumentidele, millest sekretär oma töös juhindub. Üldistatud kujul on need teod märgitud ülaltoodud kvalifikatsiooniomadustes *. See jaotise lõige peab algama Vene Föderatsiooni põhiseaduse, tööseadustiku, föderaalseadused, täpsustage valitsuse otsused, GOST-id, mis määravad kindlaks dokumentide töötlemise korra, näidisjuhised ning reeglid ja määrused. Lõige lõpeb ülemuse ja tema organisatsiooni (firma) organisatsiooniliste ja haldusdokumentide äranäitamisega: põhikiri, struktuuriüksuste eeskirjad, korraldused ja juhised, bürootöö juhised, käesolev ametijuhend.

Järgmine jaotis on "Funktsioonid". See näitab peamised tegevusvaldkonnad ja jaotises "Kohustused" on juba loetletud konkreetsed tööliigid, mis tagavad nende funktsioonide täitmise. Sageli on need jaotised ühendatud üheks - "Funktsioonid ja töökohustused" (või "Peamised ülesanded ja kohustused"). See osa tuleks kirjutada võimalikult üksikasjalikult. Selle jaotise koostamisel võib paljusid sõnastusi võtta kvalifikatsioonitunnustest, kuna need loetlevad töökohustused piisavalt üksikasjalikult. Mida rohkem jaotises näidatakse mitte ainult seda, mida, vaid ka seda, kuidas sekretär teatud toiminguid teeb vastavalt organisatsioonis vastuvõetud dokumentidega töötamise tehnoloogiale, seda väärtuslikum on ametijuhend. Siin on näidatud ka vahetatavus.

Sektsioon "Õigused" on sekretäri jaoks väga oluline. See sätestas tema volitused iseseisvalt lahendada tema pädevusega seotud küsimusi. Õigus on siin kirjas:

Vaadake dokumentide eelvaadet ja tehke kindlaks, milliseid neist saab peast mööda minnes esinejatele üle kanda;

> külastaja vastuvõtu korraldamine ja vastuvõtmise prioritiseerimine;

Tehke "filtreerivaid" telefonikõnesid;

> kontroll juhataja korralduste täitmise ja dokumentide täitmise tähtaegade üle;

> kontroll dokumentide korrektse vormistamise üle enne nende juhatajale allkirjastamiseks esitamist ja saatmist;

Omada juurdepääsu teabele;

> teabe ja dokumentide küsimine juhilt;

> esindama oma organisatsiooni jne.

Jaotises "Vastutus" võib kirjutada üldsõnaliselt, näiteks "Töötaja vastutab õigusaktides ja käesolevas juhendis sätestatud tööülesannete täitmata jätmise ja õiguste mittekasutamise eest" või kirjeldada täpsemalt, lähtudes punktidest. kohustustest. Näiteks vastutus: juhile allakirjutamiseks esitatud dokumentide ebaõige täitmise eest, nende mittevastavuse eest GOST R 6.30-97 nõuetele; alalise säilitusaja dokumentide mitteõigeaegse arhiivi toimetamise eest jne.

Vastutus võib olla haldus-, distsiplinaar-, materiaalne ja isegi kriminaalne. Selle jaotisega töötades tuleb meeles pidada, et vastutus kehtestatakse ranges kooskõlas seadusega. Niisiis, kooskõlas Art. Haldusõiguserikkumiste seadustiku artikkel 15 „Ametnikud on haldusvastutusele võtnud selle eest haldusõiguserikkumisi mis on seotud kehtestatud reeglite eiramisega juhtimiskorra kaitse alal, riigi- ja avalik kord... ja muud reeglid, mille täitmine kuulub nende ametikohustuste hulka. " Töödistsipliini rikkumiste eest distsiplinaarkaristus(tööseadustiku artikkel 135). Organisatsioonile tekitatud kahju eest vastutuse korral vastavalt Art. 121 Töökoodeks kannab töötaja vastutust, st. hüvitab kulud.

Sekretäri töö korraldamisel on väga oluline ka rubriik "Suhted" (suhted ametikoha järgi). Tavaliselt on selles kirjas, et sekretär suhtleb oma töös kõigi töötajate või struktuuriüksustega teabe ja dokumentide kogumiseks, töötlemiseks ja edastamiseks. Kuid sekretäril on palju lihtsam töötada, kui selles jaotises on konkreetselt märgitud, milliste osakondade või töötajatega ta suhtleb, mis küsimustes ja milliseid dokumente, millal ja millisel kujul ta neilt saab. Näiteks iganädalased aruanded ettevõtte finantsseisundi kohta raamatupidamisosakonnast juhtkonnale esitamiseks. Soovitav on see osa esitada tabelina, mis näitab selgelt, kellelt sekretär vastu võtab, kellega kooskõlastab, kellele dokumente edastab, millise aja jooksul.

Viimasel ajal on paljudes ametijuhendites ilmunud rubriik "Töö hindamine". Peamised kriteeriumid on töö õigeaegsus ja selle kvaliteet.

Ametikirjeldust saad täiendada muude osadega, näiteks töökoha korraldus, tööaeg jne.

Juhend lõpeb tavaliselt lõiguga selle läbivaatamise protseduuri kohta. Selle võib kirjutada järgmiselt: "Kuni asendamiseni uuega" või "Juhendis vaadatakse sekretäri ülesannete muutumise korral." Võib määrata etteantud asendusperioodi, näiteks kord 5 aasta jooksul. Kuid parem on loetleda ametijuhendi läbivaatamise tingimused üksikasjalikumalt: organisatsiooni struktuuri muutmine, personalitabeli muutmine ja vastutuse ümberjagamine, tutvustamine. uued tehnoloogiad mis muudavad töö iseloomu jne.

Tuletame meelde, et ametijuhend koostatakse üldvormi tüübi järgi, mille kinnitab juhataja ja väljastatakse töötajale.

Heakskiidu tempel

CJSC ärikool

"Inteli süntees"

TÖÖ KIRJELDUS

[Sekretär I

Teksti struktuur

■ Üldine

■ Funktsioonid

Ш Kohustused

■ Vastutus

■ Suhted (seosed ametikoha järgi)

Positsiooni allkirja ärakirja allkiri

Olen lugenud allkirja dekodeerimise juhiseid

Postitatud 09.12.2017

Avaleht / Töökirjeldused

Laadige alla töökirjeldus
peasekretär (.doc, 90KB)

I. Üldsätted

Juhataja sekretär kuulub tehniliste tegijate kategooriasse.
Juhataja sekretäri ametikohale nimetatakse isik, kellel on töökogemuse või keskerihariduse nõudeid esitamata erialane kõrgharidus ja erialal töökogemus vähemalt 2 aastat.
Sekretäri ametikohale nimetamine ja sealt vabastamine toimub ettevõtte direktori korraldusel ettekandmisel
Juhataja sekretär peab teadma:
1. 4.1. Ettevõtte tegevusega seotud kõrgemate ja muude organite määrused, korraldused, korraldused, muud juht- ja normdokumendid.
2. 4.2. Määrused, juhendid, muud normatiivdokumendid arvestuse pidamise kohta.
3. 4.3. Ettevõtte ja selle allüksuste struktuur ja juhtimine.
4. 4.4. Ärikorraldus.
5. 4.5. Dokumentide registreerimise ja töötlemise meetodid.
6. 4.6. Arhiivindus.
7. 4.7. Masinakiri.
8. 4.8.
  Töökirjeldus
  
  Vastuvõtu- ja sidevahendite kasutamise eeskirjad.
9. 4.9. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtse süsteemi standardid.
10. 4.10. Ärikirjade printimise reeglid tüüpvormide abil.
11. 4.11. Eetika ja esteetika alused.
12. 4.12. Ärisuhtluse reeglid.
13. 4.13. Arvutitehnika tööreeglid.
14. 4.15. Haldusõiguse ja tööseadusandluse alused.
15. 4.16. Sisemised tööeeskirjad.
16. 4.17. Töökaitse reeglid ja normid, ohutusmeetmed, tööstuslik kanalisatsioon ja tulekaitse.
Juhataja sekretäri äraoleku ajal (haigus, puhkus jne) täidab tema ülesandeid ettenähtud korras määratud isik, kes omandab vastavad õigused ja vastutab talle pandud ülesannete nõuetekohase täitmise eest.

II. Töökohustused

Sekretär:

Teostab töid juhataja haldus- ja haldustegevuse korraldusliku ja tehnilise toe alal.
Võtab saabuva kirjavahetuse vastu läbivaatamiseks juhatajale, edastab selle vastavalt tehtud otsusele struktuuriüksustele või konkreetsele töövõtjale kasutamiseks töö või vastuste koostamise protsessis.
Teostab kontoritööd, teeb erinevaid toiminguid, kasutades infotehnoloogiat, mis on mõeldud teabe kogumiseks, töötlemiseks ja esitamiseks ettevalmistamisel ja otsustamisel.
Juhataja allkirjaks võtab vastu dokumente ja isiklikke avaldusi.
Valmistab ette juhataja tööks vajalikud dokumendid ja materjalid.
Jälgib juhile allkirjastamiseks esitatavate dokumentide õigeaegset läbivaatamist ja esitamist struktuuriüksuste ja konkreetsete täitjate poolt, tagab nende kvaliteetse toimetamise.
Korraldab juhataja telefonivestluste läbiviimist, salvestab tema äraolekul saadud teabe ja juhib tema tähelepanu selle sisule, edastab ja võtab vastu infot vastuvõtu- ja sisesideseadmete (telefaks, teleks jne) kaudu, samuti telefoniteateid, toob tema tähelepanu õigeaegselt sidekanalite kaudu saadud teabe.
Juhataja ülesandel vormistab ta kirju, palveid, muid dokumente, koostab vastused kirjade autoritele.
Teostab tööd juhataja poolt peetavate koosolekute ja koosolekute ettevalmistamisel (vajalike materjalide kogumine, osalejate teavitamine koosoleku toimumise ajast ja kohast, päevakorrast, nende registreerimisest), peab ja koostab koosolekute ja koosolekute protokolle.
Teostab kontrolli ettevõtte töötajate poolt antud korralduste ja korralduste täitmise ning kontrolli alla võetud juhi juhiste ja juhiste täitmise tähtaegadest kinnipidamise üle.
Hoiab kontroll- ja registreerimisfaili.
Varustab juhataja töökohta vajalike organisatsioonitehnoloogia vahenditega, kirjatarvetega, loob juhi tulemuslikku tööd soodustavad tingimused.
Prindib juhataja korraldusel välja oma tööks vajalikud kontorimaterjalid või sisestab jooksva info andmepanka.
Korraldab külastajate vastuvõttu, aitab kaasa töötajate soovide ja ettepanekute operatiivsele läbivaatamisele.
Vormistab kohtuasju kooskõlas kinnitatud nomenklatuuriga, tagab nende ohutuse ja esitab need õigeaegselt arhiivi.
Täidab oma vahetu juhi individuaalseid ametlikke ülesandeid.

III. Õigused

Sekretäril on õigus:

Tutvuda ettevõtte tegevust puudutavate juhatuse otsuste eelnõudega.
Teha ettepanekuid käesolevas juhendis sätestatud kohustustega seotud töö parandamiseks.
Oma pädevuse piires teatama vahetule juhile kõigist oma tööülesannete täitmisel tuvastatud puudustest ja tegema ettepanekuid nende kõrvaldamiseks.
Nõuda isiklikult või ettevõtte juhtkonna nimel ettevõtte allüksustelt ja teistelt spetsialistidelt oma ülesannete täitmiseks vajalikke andmeid ja dokumente.
Nõuda ettevõtte juhtkonnalt abi oma kohustuste ja õiguste täitmisel.

IV. Vastutus

Sekretär vastutab:

Käesolevas ametijuhendis sätestatud ametiülesannete mittenõuetekohase täitmise või täitmata jätmise eest - kehtivate piirides tööõigus Venemaa Föderatsioon.
Oma tegevuse käigus toimepandud süütegude eest - Vene Föderatsiooni kehtivate haldus-, kriminaal- ja tsiviilõigusaktidega määratud piirides.
Põhjustamise eest materiaalne kahju— Vene Föderatsiooni kehtivate töö- ja tsiviilseadustega määratud piirides.

Tagasi Juhtimiskohustuste juurde

Sekretär täidab järgmisi ülesandeid:

Teostab töid juhataja haldus- ja haldustegevuse korraldusliku ja tehnilise toe alal.

Võtab saabuva kirjavahetuse vastu läbivaatamiseks juhatajale, edastab selle vastavalt tehtud otsusele struktuuriüksustele või konkreetsele töövõtjale kasutamiseks töö või vastuste koostamise protsessis.

Juhataja allkirjaks võtab vastu dokumente ja isiklikke avaldusi.

Vastab telefonikõnedele, salvestab ja edastab juhile ametlikku teavet, korraldab juhataja telefonivestlusi.

Juhataja sekretäri ametijuhend

Juhataja nimel koostab ta kirju, taotlusi ja muid dokumente.

Teostab tööd juhataja poolt peetavate koosolekute ja koosolekute ettevalmistamisel (vajalike materjalide kogumine, osalejate teavitamine koosoleku toimumise ajast ja kohast, päevakorrast, nende registreerimisest), peab ja koostab koosolekute ja koosolekute protokolle.

Teostab kontrolli ettevõtte töötajate poolt antud korralduste ja korralduste täitmise ning kontrolli alla võetud juhi juhiste ja juhiste täitmise tähtaegadest kinnipidamise üle.

Varustab juhataja töökohta vajalike organisatsioonitehnoloogia vahenditega, kirjatarvetega, loob juhi tulemuslikku tööd soodustavad tingimused.

Korraldab külastajate vastuvõttu, aitab kaasa töötajate soovide ja ettepanekute operatiivsele läbivaatamisele.

Vormistab kohtuasju kooskõlas kinnitatud nomenklatuuriga, tagab nende ohutuse ja esitab need õigeaegselt arhiivi.

Korraldab juhi tööreise: tellib lennu- ja raudteepileteid, broneerib hotelle.

Täidab oma vahetu juhi individuaalseid ametlikke ülesandeid.

Sekretäril on õigus:

Saada teavet, sealhulgas konfidentsiaalset teavet, ulatuses, mis on vajalik määratud ülesannete lahendamiseks.

Anda juhtkonnale ettepanekuid nende ja ettevõtte töö parandamiseks.

Nõuda isiklikult või juhi nimel ettevõtte allüksustelt ja teistelt spetsialistidelt tema tööülesannete täitmiseks vajalikke andmeid ja dokumente.

Nõuda juhtkonnalt normaalsete tingimuste loomist ametiülesannete täitmiseks ja kõigi ettevõtte tegevusest tulenevate dokumentide ohutuse tagamiseks.

©2009-2018 Finantsjuhtimiskeskus. Kõik õigused kaitstud. Materjalide avaldamine
lubatud saidi lingi kohustusliku viitega.

sekretär iga organisatsioon vajab ja seetõttu on sekretäri ametijuhend kasulik igale ettevõttele. Oluline on selgelt määratleda sekretäri töökohustused, mis ei piirdu ainult kõnede vastuvõtmise ja armsate naeratustega. Pakume Sulle näidist juhataja sekretäri ametijuhendit - peadirektor, osakonnajuhataja, filiaali direktor jne.

Sekretäri ametijuhend

KINNITA
tegevdirektor
Perekonnanimi I.O. _________________
"________"_____________ ________ G.

1. Üldsätted

1.1. Sekretär kuulub tehniliste tegijate kategooriasse.
1.2. Sekretär nimetatakse ametikohale ja vabastatakse sellelt ettevõtte peadirektori korraldusega.
1.3. Sekretär allub otse ettevõtte peadirektorile / struktuuriüksuse juhile.
1.4. Sekretäri äraolekul lähevad tema õigused ja kohustused üle teisele ametnikule, mis tehakse teatavaks organisatsiooni korralduses.
1.5. Sekretäri ametikohale määratakse isik, kes vastab järgmistele nõuetele: haridus - kõrgharidus, mittetäielik kõrg- või keskerieriala, sarnase töö kogemus alates kuus kuud, teadmised kontoritehnikast (faks, koopiamasin, skanner, printer), Microsoft Office'i programmid (Word, Excel).
1.6. Sekretär juhindub oma tegevuses:
- Vene Föderatsiooni seadusandlikud aktid;
- ettevõtte põhikiri, töösisekorraeeskirjad, muud ettevõtte õigusaktid;
- juhtkonna korraldused ja käskkirjad;
- see ametijuhend.

2. Sekretäri ülesanded

Sekretär täidab järgmisi ülesandeid:
2.1. Teostab töid juhataja haldus- ja haldustegevuse korraldusliku ja tehnilise toe alal.
2.2. Võtab saabuva kirjavahetuse vastu läbivaatamiseks juhatajale, edastab selle vastavalt tehtud otsusele struktuuriüksustele või konkreetsele töövõtjale kasutamiseks töö või vastuste koostamise protsessis.
2.3. Juhataja allkirjaks võtab vastu dokumente ja isiklikke avaldusi.
2.4. Vastab telefonikõnedele, salvestab ja edastab juhile ametlikku teavet, korraldab juhataja telefonivestlusi.
2.5. Juhataja nimel koostab ta kirju, taotlusi ja muid dokumente.
2.6. Teostab tööd juhataja poolt peetavate koosolekute ja koosolekute ettevalmistamisel (vajalike materjalide kogumine, osalejate teavitamine koosoleku toimumise ajast ja kohast, päevakorrast, nende registreerimisest), peab ja koostab koosolekute ja koosolekute protokolle.
2.7. Teostab kontrolli ettevõtte töötajate poolt antud korralduste ja korralduste täitmise ning kontrolli alla võetud juhi juhiste ja juhiste täitmise tähtaegadest kinnipidamise üle.
2.8. Varustab juhataja töökohta vajalike organisatsioonitehnoloogia vahenditega, kirjatarvetega, loob juhi tulemuslikku tööd soodustavad tingimused.
2.9. Korraldab külastajate vastuvõttu, aitab kaasa töötajate soovide ja ettepanekute operatiivsele läbivaatamisele.
2.10. Vormistab kohtuasju kooskõlas kinnitatud nomenklatuuriga, tagab nende ohutuse ja esitab need õigeaegselt arhiivi.
2.11. Korraldab juhi tööreise: tellib lennu- ja raudteepileteid, broneerib hotelle.
2.12. Täidab oma vahetu juhi individuaalseid ametlikke ülesandeid.

3. Sekretäri õigused

Sekretäril on õigus:
3.1. Saada teavet, sealhulgas konfidentsiaalset teavet, ulatuses, mis on vajalik määratud ülesannete lahendamiseks.
3.2. Anda juhtkonnale ettepanekuid nende ja ettevõtte töö parandamiseks.
3.3. Nõuda isiklikult või juhi nimel ettevõtte allüksustelt ja teistelt spetsialistidelt tema tööülesannete täitmiseks vajalikke andmeid ja dokumente.
3.4. Nõuda juhtkonnalt normaalsete tingimuste loomist ametiülesannete täitmiseks ja kõigi ettevõtte tegevusest tulenevate dokumentide ohutuse tagamiseks.
3.5. Tehke otsuseid oma pädevuse piires.

4. Sekretäri vastutus