Miks on kontorisse sekretäri vaja? Sekretäri tööülesanded. Kui palju sekretär teenib?

Sekretär on ettevõtte nägu. See on esimene inimene, kellega inimesed konkreetsesse organisatsiooni sattudes kokku puutuvad. See, millise mulje jätab juhiabi, sõltub muljest ettevõttest tervikuna. Ettevõtte töötajad ei peaks oma "nägu" häbenema. Seetõttu on pädev kontorijuht teadmiste ladu, aga ka viisakuse, korrektsuse, hea tahte ja stiili kehastus.

Võib-olla peaksime alustama sellest, mida sekretär peaks teadma ja oskama. Kõik need reeglid on sätestatud kvalifikatsiooniomadustes, mille standardit me lühidalt käsitleme.

Pole saladus, et sekretär on juhi "parem käsi", vastavalt sellele kuuluvad tema tööülesannete hulka ettevõtte juhi tööd teenindavate funktsioonide täitmine ja juhi tööpäeva planeerimisel abistamine. Hankige osakondadelt või esinejatelt juhile vajalikku teavet, helistage töötajatele tema korraldusel. Korraldage juhiga telefonivestlusi, salvestage tema äraolekul saadud sõnumid ja viige nende sisu juhi tähelepanu. Ja täitma muid juhtkonna juhiseid.

Loomulikult peab direktori “parem käsi” teadma kõike ettevõttes toimuvat, aga ka ettevõtte tegevuse suunda, töökohustusi ja töötajate pädevusi. No nagu iga kirjaoskaja kontoritöötaja, sekretär peab teadma õigekirja ja kirjavahemärkide reegleid, kontoritehnika tööreegleid, organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtse süsteemi standardeid, klientide ja partnerite võõrkeelt, inimpsühholoogiat ja seadusi. efektiivne suhtlus, kontori etikett Ja palju muud.

Pädev sekretär on teadmiste varasalve, aga ka viisakuse, korrektsuse ja heatahtlikkuse kehastus, sest sekretäri kõige olulisem ülesanne on võtta vastu külastajaid, kes jätavad oma välis- ja sisemaailmast lähtuvalt üldmulje. kogu ettevõte.

Seega, et ettevõtte töötajad ei häbeneks oma "nägu", peab sekretär valdama oma näoilmeid, hääle intonatsioone ja žeste. Delikaatsus, tähelepanelikkus suhetes külastajate ja töötajatega, teatav artistlikkus – kõik see tagab edukas töö sekretär.

Kontori vastuvõtualasse sisenevale külastajale räägivad palju teresõnad ja teda tervitava sekretäri käitumine. Seega, kui külaline ilmub vastuvõturuumi, peaks sekretär temaga kohtumiseks püsti tõusma ja esimesena vestlust alustama. Samal ajal ei tohiks sekretäri kõne sisaldada selliseid sõnu nagu: "Kuidas saan teile kasulik olla?", "Kuidas saan teid aidata?" Sellised fraasid sobivad pigem teeninduspersonalile (kelner, garderoobihoidja, uksehoidja jne), kuid mitte ettevõtte näole.

Külastajaga kohtudes peaks sekretär end meeldivalt tutvustama: "Tere pärastlõunal, olen direktor Valentin Ivanovi sekretär." (Mitte mingil juhul ei ole Valya!) Telefonikõnele vastates peaksite vestlust alustama samade sõnadega.

Tuleb olla huvitatud inimestest, kes kontorisse tulevad, ja veelgi enam, kes ootavad juhtkonna vastuvõtmist, kuid mitte mingil juhul ei tohiks proovida huvitada kõiki, kes tulevad oma isikupäraga - see on sekretäri jaoks rohkem kui oluline .

Sekretär peaks olema hea kuulaja, kes ei sega endast rääkima, vaid esitab asjakohaseid küsimusi, millele inimene (külastaja või juht) vastab hea meelega.

Sekretär ei tohiks pisiasjade peale ärrituda. Teada on, et vaimsed võimed ei jagune inimeste vahel ühtlaselt. Ja eriti seetõttu pole vaja kolleege ja ettevõtte külastajaid vähimagi kriitika osaliseks saada. Sellega seoses on kriitika kasutu, sest see põhjustab sageli solvamist. Kaastunne teiste vastu, sallivus ja lahkus on omadused, mida töötajad hindavad kõrgelt.

Kujutise oluline osa on kõne. Tema on meie intelligentsuse näitaja. Sõnad, mida räägime, räägivad tähelepanelikule kuulajale ühiskonnast, kus me liigume, näitavad meie hariduse ja kultuuri taset.

Loomulikult tuleks ettevõtte näo puhul erilist tähelepanu pöörata selle välimusele. Liikuma tuleks rahulikult ja enesekindlalt. Pole vaja kiirustada, et mitte paista hirmunud ja orjalik. Kiirustamine viitab enamale kui lihtsalt närvilisusele. Kahtlused tekivad sekretäri pädevuses ja staatuses. Liikumised peaksid näitama, et inimene on endas ja teabes kindel, mida ta kavatseb edastada.

Välimus Sekretär kujundab arvamuse asutuse kui terviku kohta. Sekretäri välimus peaks olema hoolikalt läbimõeldud, kaasaegne ja korralik.

Ärispetsialistid eelistavad avaraid jakke, kuid mitte liibuvaid. Samuti pidage meeles, et lühike jope muudab teie figuuri pikemaks ja saledamaks, samas kui pikk pintsak lühendab teie pikkust. Varrukate pikkus on vähemalt kolmveerand. Krae ja revääride valik sõltub näokujust: ümarad kaelused ja kraed lisavad kaalu, teravatipulised kaelused peidavad näo ümarust. Sirget seelikut peetakse kõige sobivamaks, kitsad seelikud on vastuvõetamatud. Lõhikud pole keelatud, kuid kuigi need lisavad riietusele veidi flirtimist, ei aita need alati karjääriredelil tõusta. Seeliku pikkus määratakse iseseisvalt, kuid tüdruku istumise ajal ei tohiks serv olla kõrgem kui põlve keskosa.

Paljud sekretärid eelistavad musti ülikondi, mis loovad tõesti mulje soliidsusest ja formaalsusest. Kuid must on väga ohtlik värv: see mitte ainult ei mõju psüühikale pärssivalt, vaid on väga intensiivne ja seetõttu uputab kogu pildi.

Erksad värvid, aga ka pruun, ei ole soovitatavad ka kontoriülikondade jaoks (see on tingitud ärimaailma traditsioonidest). Lisaks soovitavad eksperdid eemalduda valgetest pluusidest ja eelistada pastelseid värve (kuu, pärl, rasv, kreem, kahvatu sidrun, šampanja, külmad sinised toonid).

Sekretäri äripilti täiendavad lihavärvi sukad (mustad sukad on lubatud vaid seltsielus), 4-5 cm kontsaga pumbad.Kontoris on keelatud kanda madalaid jalanõusid, saapaid ja sandaalisid. “Žanri seadused” nõuavad ka, et kingade värv peaks alati olema tumedam kui seelik; Valged kingad on täielikult välistatud.

Soeng peaks olema elegantne ja diskreetne. Soengud stiilis “äikese eest jooksev tütarlaps”, õlgadest allapoole lahtised juuksed sobivad vaid seltsieluks ning kontoris peaks soeng olema suletud kontuuriga. Lubatud on ainult loomulikud juuksevärvid, mitte diskoteekidele ja noortepidudele sobivad mängulised värvid.

Muidugi on raske meik kontoris vastuvõetamatu, kuna see ainult hajutab tähelepanu ja vähendab silmade väljendusrikkust. Teie kuvandi sama oluline komponent on hoolitsetud käed. Parim küünte kuju on loomulik ovaal. Värvilist küünelakki saavad kasutada modellinduse ja kosmeetikaäriga tegelevad ärinaised. “Keelud” hõlmavad ka läikivate kividega ehteid, millel on kujutatud sümboleid ja embleeme (ristid, sodiaagimärgid, südamed).

Sekretäri töökoht peab vastama kõigile nõuetele, mis tagavad maksimaalse mugavuse töös, minimaalse pingutuse ja ebaproduktiivsetele liigutustele kuluva aja. Üks peamisi nõudeid, mida sekretär peab rangelt täitma, on erakordne kord ja puhtus nii töökohal kui ka vastuvõtualal.

Sekretäri ülesanne on teha kõik selleks, et külastaja tunneks end vastuvõtualal mugavalt. Sekretär ei tohiks vastuvõtuala käike isiklike asjadega risustada ja asju nähtavale kohale paigutada. Kui on vaja seina kaunistada, on sel eesmärgil parem kasutada interjööri täiendavat maali või trükist. Seintele on lubatud paigutada infostendid või -tabelid, mis näitavad külastajate vastuvõtu aega, kalender vms.

Kokkuvõtteks tasub öelda, et hea sekretär peaks pidevalt püüdlema täiustumise poole, omama ideaale, eeskujusid ja neid järgima – see annab enesekindlust, tõstab enesehinnangut ja kindlustab tema staatust ettevõttes.

Juhised

Et saada heaks kontor-, sul peavad olema sellised omadused nagu vastutustundlikkus, seltskondlikkus ja energia. Lisaks peate proovima pilti sobitada ja korporatiivne ettevõte.

Sellel ametikohal on väga oluline täita oma ametialased kohustused kvalitatiivselt, eriti kui teie plaanidesse kuulub karjääriredelil ronimine.

Tasub meeles pidada, et büroojuht on ettevõtte nägu, tema käitumise, professionaalsuse ja välimuse järgi hinnatakse nii ettevõtet kui ettevõtet. Välimus peaks alati olema puhas ja ühtlane äristiil ja käitumine ei tohiks ületada lubatud piiri. Vajalik on end kehtestada pädeva ja täpse spetsialistina, kes oskab korrektselt läbi rääkida, oskab töötada seadmetega ning on ettevõtte vääriline nägu. Tööga ei tohiks viivitusi ega konflikte, mis ka ei juhtuks.

Võimalusel tuleks töötajate hulgast eristuda ning initsiatiivi ülesnäitamisel teha ettepanekuid ettevõtte töö parandamiseks ja vajadusel märkusi teha. See tähendab, et näita juhtkonnale, et oled tõeline meeskonnaliige, kes hoolib ettevõtte probleemidest ja huvidest.

Hea kontorijuht peab oskama õigesti kirjutada, kiiresti infot leidma ja organiseerima. Tööülesannete hulgas on eriti oluline koht telefonisuhtlusel. Kõnedele saad vastata vaid naeratus näol, ülim viisakus ja korrektsus. Ärrituvus ja rahulolematus peaksid täielikult puuduma, olenemata sellest, kui palju tegemata töid ees on ja mis kellaajal pead telefoni haarama.

Video teemal

Märge

Büroojuhi töö ei hõlma alati tavapärast tööpäeva, enamasti tuleb kohaneda juhtimisega ning välistatud pole ka töölähetused.

Abistavad nõuanded

Büroojuhi tööülesannete täitmisel tuleb esmalt luua kontakt teiste töötajatega ja alles seejärel tegeleda koheste asjadega

Allikad:

• kuidas saada paremaks juhiks
• Nende teadmiste põhjal peaks sekretär suutma

Mõnel inimesel kulub professionaalsel alal märkimisväärse edu saavutamiseks aastakümneid, teised aga jõuavad tippu palju kiiremini karjääriredel. Kui soovid saada tippjuhiks, pead teadma, milline tee eesmärgini on lühim.

Juhised

Muidugi, et saada tippjuhiks, peab sul olema kõrgharidus. Ja neid on soovitav omada kaks: üks teie elukutse jaoks, teine ​​personali ja organisatsioonide juhtimiseks. Teise kõrgkooli saab sisse astuda töötades. Oluline on töötada oma erialal pärast esimest instituuti, ülikooli või akadeemiat. Siis on sul suurem võimalus saada tippjuhiks.

Vastasel juhul võite oma karjääris takerduda. See tähendab, et inimene vahetab üht ala teise järel, saab seotud positsioone, kuid ei kasva ülespoole. See areng ei ole halb inimestele, kellel on mitmekesised huvid ja kes soovivad oma tegevust laiendada professionaalne sfäär. Aga kui sa sihid juhtpositsioonil ja te ei soovi kulutada selle saamiseks mitu aastakümmet, peaksite oma spetsialiseerumist kitsendama ja töötama edasimineku nimel.

Kui te ei soovi karjääri teha ettevõtete valikut ainult kodumaistele ettevõtetele, õppige inglise keel. Heal tasemel võõrkeeleoskus annab teile eelise teiste kandidaatide ees paljutõotavale ametikohale Euroopa ettevõte. See on suurepärane, kui valdate mitte ühte, vaid kahte või enamat võõrkeeled. Pidage meeles, et see on teile karjääri kujundamisel väga kasulik.

Isegi kui lõpetasite maineka kõrgkooli kiitusega, ei tasu eeldada, et tööandjad võitlevad teie eest ja pakuvad teile kohe juhtpositsiooni. Mitte vähem ja mõnikord isegi rohkem kui aukirjade omanikke hindavad ettevõtted neid, kellel on juba töökogemus. Seetõttu proovige instituudi viimastel aastatel oma erialal osalise tööajaga tööle saada. Suurepäraseid õpinguid ja tööd ei ole lihtne ühendada, kuid siis saate esitada mitte ainult diplomi, vaid ka sissekirjutuse tööraamat. Võimalik, et ettevõte, kus õpingute ajal töötate, kutsub teid pärast lõpetamist alalisele tööle.

Kui olete saanud ettevõttes algtaseme ametikoha, peate end seal oma parimate võimaluste piires välja töötama. Seda saab teha erineval viisil. Mõned töötajad on väga tõhusad, oma töö suhtes kohusetundlikud ja tulevad edukalt toime suure mahuga. Teised näitavad üles vastutusvõimet, initsiatiivi ja loovust, nad ei torma etteantud ülesannet täitma, vaid mõtlevad esmalt, kuidas protsessi lihtsustada. Kindlasti olete juba aru saanud, millist tüüpi töötajad võivad suure tõenäosusega edutamisele loota. Kui teete kõvasti tööd, kuid ei ole valmis võtma endale rohkem kui teised, kui te ei näe ettevõtte üldist olukorda, kus töötate, kuna te ei taha oma kohustustest kaugemale vaadata, on teil vähe võimalusi saada juhiks .

Pidage meeles, et tippjuht peab oma osa vaatama, rääkima ja tegutsema. Seetõttu on parem mitte kohe lõõgastuda, vaid parandada oma ärioskusi, mõelda, millised esemed moodustavad teie garderoobi, ja mitte rikkuda oma töömaine.

Klienditeenindusjuhi elukutse on läbi aegade olnud eriti populaarne kiirete karjääriteed otsijate seas. Väliselt tundub, et selle niši hõivamiseks piisab vaid aktiivsusest, esinduslikust välimusest ja enesekindlast suhtlemisoskusest. Tänapäeva tööandjad on aga muutunud palju nõudlikumaks.

Kompetentside komplekt

Klienditeenindusjuht on töötaja ametikoht, mis on ühtviisi levinud nii suurtes ettevõtetes kui ka selle väikestes segmentides.

Iga turu jaoks on teatud tasemel nõuded kontohaldurite pädevuste kogumile. Tänapäeval peab selle profiiliga spetsialistidel olema valdavalt kõrgharidus majanduse, õigusteaduse või juhtimisvaldkonnas. Kõrgelt spetsialiseerunud ettevõtted tervitavad laialdaselt erihariduse olemasolu - valtsmetalli müügiga tegeleval ettevõttel on kasulikum palgata inseneriharidusega juht.

Vabade töökohtade analüüs suured ettevõtted näitab üles kasvavat huvi tõhusa ärijuhtimise valdkonna täiendkoolituse läbinud spetsialistide vastu.

Väikesed ja keskmine äri ootab jätkuvalt südamlikult keskeriharidusega ja minimaalsete pädevustega juhte. Peamine valikukriteerium on pigem suhtlemisoskus. Lihtsamalt öeldes, kui spetsialist teab, kuidas dialoogi pidada, tal on veenmisanne ja ta on motiveeritud raha teenima, siis tõenäoliselt palkab tööandja sellise spetsialisti.

Täiendavaks eeliseks klienditeenindusjuhi ametikohale kandideerijale on läbitud turunduse, PR, retoorika jms kursused.

Töökohustused

Kõige sagedamini on kontohalduri kohustused seotud uute tehingute sõlmimise ja müügi suurendamisega. Just selle kriteeriumi alusel hindab tööandja spetsialisti töösooritust.

Suureks eeliseks on see, et taotlejal on müügikogemus ettevõtte profiilis, samuti olemasolev kliendibaas. Aluse all tuleks mõista mitte niivõrd potentsiaalsete teenuste saajate nimekirja koos nende koordinaatidega, vaid pigem väljakujunenud suhet tehingute tegemise eest vastutavate inimestega.

Sageli selleks, et saada koht sisse konkreetne ettevõte, kandideerivad esmalt tööle samal alal tegutsevas, kuid soovitud tööandjast allpool asuvas organisatsioonis. Siin kujuneb kogemus ja luuakse suhteid klientidega.

Tööandja ei määra aga alati klienditeenindusjuhile kohustusi toodete müümisel. See ametikoht võib hõlmata kliendisuhete koordinaatori ülesandeid. Kõige sagedamini meelitavad selliseid spetsialiste ettevõtted IT-toodete, tarkvara, raamatupidamise ja õigusteenused. Ettevõtte esindajad ei tööta müügiturul, vaid ainult osutavad teenuseid ja tagavad toote katkematu töö.

Palgaootused

Sõltuvalt ettevõtte suurusest ja piirkonnast on klienditeenindaja palk väga erinev. Üldiselt on selle ametikoha spetsialistil keskmine sissetulek tavaline kontoritöötaja.

Kõige sagedamini moodustub selle profiili töötaja töötasu miinimumpalgast, mille spetsialist on garanteeritud, ja protsendist tehtud tehingutest. Just see ujuv osa tuludest on spetsialistide jaoks peamine. Palgapiiri puudumine meelitab kõige sagedamini klientidega töötama osakoormusega tudengeid, noori spetsialiste ja inimesi, kes on huvitatud lühiajalisest, kuid kiirest sissetulekust.

Tööandjad mõistavad, et klienditeenindusjuhid on spetsialistid, kes vahetavad sageli töökohta, mistõttu on nad valmis motiveerima tõeliselt väärtuslikke töötajaid lisatasudega.

Taaskasutamine

Edukad kontohaldurid ei ole alati jaemüügi otsemüügi taustaga. Suurettevõtted “loovad” sageli ettevõtte töötajatest selliseid spetsialiste, kes tunnevad selgelt ettevõtte tugevaid külgi ja suudavad seda kolmandatele osapooltele soodsalt tutvustada.

Klienditeenindusjuhina võivad tegutseda endised analüütikud, sisseostetud nõustajad ja konsultandid, PR-teenindajad, juhiabi jne.

Kompetentside kogumi poolest on kliendisuhete juhile lähim ametikoht avalike suhete juhi asetäitja ametikoht. Selle taseme spetsialistid kajastavad sageli ettevõtte tegevust avalikult, nii et nad teavad ettevõtte tugevaid külgi paremini kui keegi teine.

Väike- ja keskmise suurusega ettevõtetes on klienditeenindusjuhi ülesanded sageli pandud lisakoormusena ettevõtte juhtivatele spetsialistidele, eriosakondade juhtidele, pressisekretäridele jne.

Klienditeenindusjuhi kohale võivad asuda ka need spetsialistid, kelle põhierialal pole müügiga mingit pistmist. Seega saavad sageli selles ametis tegutseda teenindussektori töötajad – halduspersonal, kaubandustöötajad.

Video teemal

Intervjuu äritreener Anna Nikolajevaga raadiojaamas “Moskva räägib” 62,0 FM. Külas rubriigi saatejuht Igor Igorev.

I.I. – Hea sekretär olla ei ole lihtne. Esiteks on sekretär ettevõtte nägu, tal on suur reaalne vastutus. Teiseks ei peeta asjata seda ametit üheks pingelisemaks: tegemist on palju, probleeme palju, kõike tuleb teha ja samal ajal teha kõike suurepäraselt ning mitte segadusse sattuda. Kuidas ma seda kõike teha saan? Kuidas saate stressile vastu seista ja saada oma ettevõtte edukaks ja vääriliseks esindajaks? Mis lind see sekretär on? Millal me räägime sekretäri kohta tekib enamikul tööandjatel küsimus, millist sekretäri nad vajavad. Tõenäoliselt vastab enamik, et nad hindavad pigem oma jalgu kui pead, sest tahavad esinduslikke inimesi. Ja kuidagi pea tuleb. Kes on täna sekretär?

A.N. – Sõna “sekretär” ilmus keskajal. Ladina keelest tõlgituna tähendab see "usaldusväärset inimest". Sellel ametikohal töötav inimene peab olema haritud, oma äri tundev, seltskondlik, sest sekretäri ülesanne on inimestega kergesti kontakti leida. Muidugi ei tasu valida pea ja jalgade vahel, sest sekretär on firma vitriin. Klient teeb oma töö põhjal esialgsed järeldused ettevõtte töö ja selle kohta, kuidas temaga edaspidi koostööd tehakse.

I.I. – Mis on sekretäril kõige raskem taluda stressi, tunda dokumendivoogu, täita ülemuse korraldusi? Pole saladus, et paljud sekretärid täidavad oma ameti jaoks ebatavalisi funktsioone. Nad töötavad personaliametnikuna, teevad mõnikord raamatupidamistööd, toovad kohvi ja koristavad kontorit.

A.N. - Muidugi, seda juhtub. Sekretäri peamisteks tööülesanneteks on dokumendihaldus. See hõlmab sissetulevate ja väljaminevate dokumentide töötlemist, kirjade, fakside ja sertifikaatide ettevalmistamist. Lisaks on sekretäril vaja hallata külastajate protokolli ja kooskõlastada juhatajaga külastajate vastuvõtu ajakava prioriteetsus. Tema kohustuste hulka kuulub koosolekute, koosolekute, konverentside ja telefonivestluste korraldamine. Igal juhul peab sekretär end oma töökohustustega kurssi viima ja neile töö käigus toetuma.

I.I. - Mis need kohustused on? Kas nad peavad olema registreeritud?

A.N. - Kindlasti. Kui tööülesandeid pole täpsustatud, soovitatakse sekretäril endal need kirja panna ja sellele nimekirjale oma töö käigus tugineda.

I.I. - Täitke juhi soovid - see on kõik kohustused.

A.N. - Täiesti õigus. Sekretäri juht on peamine klient. Teda tuleb aidata, tema töökoormusest vabastada ja märkamatult juhi eest hoolitseda.

I.I. – Kuidas on lood teiste töötajatega, kes sekretäriga ühendust võtavad? Sekretär ei suhtle ainult juhatajaga. Sekretäri juurde tulevad kliendid ja külastajad. Peate valdama vabalt võõrkeeli. Isegi kui sekretär on jalad, peab jalgadel olema viis keelt.

A.N. – Tõepoolest, võõrkeelte oskus on sekretäri eeliseks. Kliente ja külastajaid tuleb korrektselt vastu võtta, neile naeratada, istet pakkuda, kohvi ja teed serveerida. Need on banaalsed asjad, kuid kahjuks ei kasuta kõik ettevõtted neid teadmisi. Mõnikord tundub mõnes seltskonnas, et oled sekretäri käest rebinud oluline töö, ajakirja lugemisest.

I.I. – Mõnikord koputab sekretär midagi arvutis. Seal on pilt sekretärist, kes kirjutab midagi kirjutusmasinal ja vastab lõpututele telefonikõnedele. Aeg-ajalt läheb ta juhataja kabinetti. Kõik mäletavad seda väga hästi ja kes ei mäleta, võib seda vaadata nõukogude filmides. Aga nüüd on sekretärid teised.

A.N. - Täiesti õigus. Tänapäeval koolitavad paljud juhid sekretäre telefonietiketi alal. Sekretär peab teadma sissetuleva kõne vastuvõtmise, töötaja või ettevõtte juhi juurde ülemineku reegleid. Lisaks kehtivad reeglid summeri hoidmiseks ja hüvastijätmiseks.

I.I. – Valimistooni hoidmine on protsess, kus telefon mängib muusikat ja hääl telefonis ütleb, et see kõne on ettevõtte jaoks väga oluline? Sel ajal mängib muusika, näiteks Beethoven.

I.I. - Kuidas ma peaksin küsima? Võib-olla peaksite ütlema: "Palun tutvustage ennast"?

A.N. - Jah, sa saad seda nii teha. Peate paluma liinil püsida, mitte ootama ega pidama, kuni inimene on ühendatud vajaliku abonendiga. Iga toimingu jaoks on tööalgoritm, mida tuleb järgida. Lisaks on telefonitabu. Need on sõnad tere, ma kuulan sind, vaid minut, sekund, faks, telefon. Neid sõnu ei tohiks kasutada.

I.I. – Muidugi on parem jätta deminutiivivormid. Aga see ei kehti mitte sekretäri, vaid tüdruku telefonitöö kohta. Nüüd on ametite valik üsna lai.

A.N. - Täiesti õigus.

I.I. – Seda võivad teha kõnekeskuses töötav tüdruk või väikesed töötajad. Sekretär ise on oma ettevõttes üsna märkimisväärne inimene.

A.N. – Seal on sekretäri peamised kohustused. See hõlmab telefonikõnede, külaliste vastuvõtmist, juhi abistamist tööpäeva planeerimisel, koosolekute ja konverentside korraldamist. Lisaks on sekretäril vaja oskuslikult lahendada klientidega tekkivaid konfliktsituatsioone, aidata juhti, olla tema müür ja kaitsja.

I.I. – Kas sekretär on õde-perenaine?

A.N. - Jah.

I.I. – Aga selliseid tüdrukuid kutsutakse erinevalt. Need võivad olla kontorijuhid, kõnekeskuse töötajad, abisekretärid jne. Kas need on kutseregistris kirjas?

A.N. - Ma arvan, et nad on registreeritud.

I.I. – Sekretär on ettevõtte nägu. Ettevõte peab välja kirjutama kogu protseduuri, kuidas inimene peaks käituma. Esiteks sõltub see sellest ärikultuuri ettevõtted?

A.N. - Kindlasti. Sekretär on ettevõtte visuaalne esitlus. Peate oskama õigesti tervitada, klienti juhataja juurde kutsuda ja teada saada, mis kell kohtumine on planeeritud. Kõik määrused peab kirja panema sekretär.

I.I. – Sekretär ei pea seda kõike ainult kirja panema, vaid ka dokumentidega töötama ja tööd organiseerima. Ta on kõigi meie võitude korraldaja ja innustaja.

A.N. - Jah.

I.I. – Kas noored tüdrukud, kes on vitriinid, saavad alati aru, mida nad teevad? Minu meelest on sekretär keskealine kogemuste ja haridusega naine. Ta suudab täita ülesandeid, lahendada konflikte, tegeleda paberimajandusega, võtta vastu kliente ja külalisi ning vajadusel läbi rääkida.

A.N. – Seda võib teha ka instituudi või kolledži lõpetanu, kui ta läbib enne seda vastava koolituse koolis või sekretärikursustel. Seda saab koolitada, nagu ka konfliktsete klientidega töötamist. Õppida saab ajaplaneerimist ja telefonietikett.

I.I. – Kas see pole see, mida nad kõrghariduses ei õpeta? õppeasutused? Minu arvates ei tohiks neil dokumentidega probleeme tekkida, sest ülikoolides olid vastavad erialad, nad õpetavad seda inimestele.

A.N. – Minu teada pole kõrgkoolides ühtegi osakonda, kus sekretäre koolitaks.

I.I. - Seda nimetati kontoritööks.

A.N. – Büroojuhtimist õpitakse keskeriõppe käigus. Seal on sekretäriõppe koolid, samuti koolitused ja seminarid.

I.I. – Kas elu näeb praegu välja selline?

A.N. - Jah.

Eliseeva Galina

Ettevõtluskoolitaja, TrainerPROFI keskuse juhataja, koolituse “Meeskonna loomise koolituste arendamise ja läbiviimise tehnoloogia” autor ja läbiviija

Juhime teie tähelepanu juhisekretäri ametijuhendi tüüpilisele näitele, näidis 2019. peaks sisaldama järgmisi jaotisi: üldine seisukoht, juhataja sekretäri töökohustused, juhataja sekretäri õigused, juhataja sekretäri vastutus.

Juhataja sekretäri ametijuhend kuulub jaotisesse " Tööstusharu hõlmav kvalifikatsiooniomadused ettevõtetes, asutustes ja organisatsioonides töötavate töötajate ametikohad".

Juhataja sekretäri ametijuhend peaks kajastama järgmisi punkte:

Juhataja sekretäri tööülesanded

1) Töökohustused. Teostab korralduslikku tööd - tehniline abi ettevõtte juhi haldus- ja haldustegevus. Võtab vastu juhile tasumiseks saadud kirjavahetuse ja edastab selle vastavalt otsusega struktuuriüksustele või konkreetsetele teostajatele tööprotsessis või vastuste koostamisel kasutamiseks. Teostab kontoritööd, teeb erinevaid toiminguid, kasutades arvutitehnoloogiat, mis on mõeldud teabe kogumiseks, töötlemiseks ja esitamiseks otsuste ettevalmistamisel ja vastuvõtmisel. Aktsepteerib dokumente ja isiklikke avaldusi ettevõtte juhi poolt allkirjastamiseks. Valmistab ette juhi tööks vajalikud dokumendid ja materjalid. Jälgib täitmiseks saabunud dokumentide õigeaegset läbivaatamist ja esitamist struktuuriüksuste ja konkreetsete täitjate poolt, kontrollib juhile allkirjastamiseks esitatavate koostatud dokumentide kavandite õigsust ning tagab nende kvaliteetse toimetamise. Korraldab juhi telefonivestlusi, salvestab tema äraolekul saadud teabe ja juhib tema tähelepanu selle sisule, edastab ja võtab vastu infot sisetelefonide (telefaks, teleks jne) kaudu, samuti telefonisõnumeid, juhib saadud teabe viivitamatult tema tähelepanu sidekanalite kaudu. Juhataja juhiste alusel koostab ta kirju, taotlusi ja muid dokumente ning koostab vastused kirjade autoritele. Teostab tööd juhi korraldatavate koosolekute ja konverentside ettevalmistamisel (kogu vajalikke materjale, teavitades osalejaid koosoleku toimumise ajast ja kohast, päevakorrast, nende registreerimisest), peab ja koostab koosolekute ja koosolekute protokolle. Jälgib ettevõtte töötajate poolt antud korralduste ja juhiste täitmist, samuti kontrolli alla võetud ettevõtte juhi juhiste ja juhiste täitmise tähtaegadest kinnipidamist. Hoiab kontroll- ja registreerimisfaili. Pakub töökoht juht, kellel on vajalikud organisatsioonilised vahendid, kontoritarbed, loob talle soodsad tingimused tõhus töö. Juhataja korraldusel prindib välja oma tööks vajalikud ametlikud materjalid või sisestab jooksva info andmepanka. Korraldab külastajate vastuvõttu, hõlbustab töötajate soovide ja ettepanekute kiiret läbivaatamist. Moodustab toimikud vastavalt kinnitatud nomenklatuurile, tagab nende ohutuse ja tähtajad arhiveeritud. Kopeerib dokumente isiklikule koopiamasinale.

Juhataja sekretär peaks teadma

2) Oma tööülesannete täitmisel peab juhataja sekretär teadma: otsused, korraldused, korraldused ja muud juhendmaterjalid ja määrused ettevõtte tegevuse ja arvestuse pidamisega seonduv; ettevõtte ja selle allüksuste struktuur ja juhtimine; kontoritöö korraldamine; dokumentide registreerimise ja töötlemise meetodid; arhiivitöö; masinakiri; sisetelefonide kasutamise reeglid; organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni ühtse süsteemi standardid; tippimisreeglid ärikirjad standardvormide kasutamine; eetika ja esteetika põhialused; reeglid ärisuhtlus; töökorralduse ja -juhtimise alused; arvutiseadmete käitamise eeskirjad; haldusõiguse ja tööseadusandluse alused; sisereeglid tööeeskirjad; töökaitse reeglid ja eeskirjad.

Nõuded juhataja sekretäri kvalifikatsioonile

3) Kvalifikatsiooninõuded. Kõrgem erialane haridus esitamata nõudeid töökogemuse või keskerihariduse ja erialal vähemalt 2-aastase töökogemuse kohta.

1. Üldsätted

1. Sekretär kuulub tehniliste tegijate kategooriasse.

2. Sekretäri ametikohale võetakse vastu isik, kellel on erialane kõrgharidus ilma töökogemuse või keskerihariduseta ja töökogemus erialal vähemalt 2 aastat.

3. Sekretäri võtab tööle ja vabastab ametist organisatsiooni direktor.

4. Sekretär peab teadma:

• organisatsiooni tegevuse ja arvestuse pidamisega seotud otsused, juhised, korraldused ja muud juhendmaterjalid ning regulatiivdokumendid;
• organisatsiooni ja selle allüksuste struktuur ja juhtimine;
• kontoritöö korraldamine;
• dokumentide registreerimise ja töötlemise meetodid;
• arhiivitöö;
• masinakiri;
• sisetelefonide kasutamise reeglid;
• organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni ühtse süsteemi standardid;
• reeglid ärikirjade trükkimiseks standardvormide abil;
• eetika ja esteetika põhialused;
• ärisuhtluse reeglid;
• töökorralduse ja -juhtimise alused;
• arvutiseadmete käitamise eeskirjad;
• haldusõiguse ja tööseadusandluse alused;
• sisemised tööeeskirjad;
• töökaitse, ohutuse, tööstusliku kanalisatsiooni ja tulekaitse eeskirjad ja eeskirjad.

5. Sekretär juhindub oma tegevuses:

• Vene Föderatsiooni õigusaktid,
• Organisatsiooni põhikiri,
• nende töötajate korraldused ja juhised, kellele ta käesolevate juhiste kohaselt allub,
• see töö kirjeldus,
• Organisatsiooni sisemised tööeeskirjad.

6. Sekretär allub otse organisatsiooni direktorile (organisatsiooni direktor, osakonnajuhataja jne)

7. Sekretäri äraoleku ajal (lähetus, puhkus, haigus jne) täidab tema ülesandeid organisatsiooni direktori poolt ettenähtud korras määratud isik, kes omandab vastavad õigused, kohustused ja vastutab selle eest, talle pandud ülesannete täitmist.

2. Juhataja sekretäri tööülesanded

Sekretär:

1. Teostab töid organisatsiooni direktori haldus- ja haldustegevuse korraldusliku ja tehnilise toe alal.

2. Võtab vastu direktorile arutamiseks saabunud kirjavahetust, edastab selle vastavalt tehtud otsusele struktuuriüksustele või konkreetsetele täitjatele tööprotsessis kasutamiseks või vastuste koostamiseks.

3. Teostab kontoritööd, teeb erinevaid toiminguid, kasutades arvutitehnoloogiat, mis on mõeldud teabe kogumiseks, töötlemiseks ja esitamiseks otsuste ettevalmistamisel ja vastuvõtmisel.

4. Aktsepteerib dokumente ja isiklikke avaldusi organisatsiooni direktori poolt allkirjastamiseks.

5. Valmistab ette direktori tööks vajalikud dokumendid ja materjalid.

6. Jälgib täitmiseks saabunud dokumentide õigeaegset läbivaatamist ja esitamist struktuuriüksuste ja konkreetsete täitjate poolt, kontrollib direktorile allkirjastamiseks esitatavate koostatud dokumentide eelnõude õigsust ning tagab nende kvaliteetse toimetamise.

7. Korraldab telefonivestlusi direktoriga, salvestab tema äraolekul saadud teabe ja juhib selle sisu tema tähelepanu, edastab ja võtab vastu infot sisesideseadmete (telefaks, teleks jne) kaudu, samuti telefoniteateid, suhtleb viivitamatult direktoriga. sidekanalite kaudu saadud infoteave.

8. Direktori ülesandel koostab ta kirju, taotlusi ja muid dokumente ning koostab vastused kirjade autoritele.

9. Teostab töid koosolekute ja direktori peetavate koosolekute ettevalmistamisel (vajalike materjalide kogumine, koosoleku toimumise aja ja koha, päevakorra osalejatele teatamine, nende registreerimine), koosolekute ja koosolekute protokollide pidamisel ja vormistamisel.

10. Jälgib antud korralduste ja juhiste täitmist organisatsiooni töötajate poolt, samuti kontrolli alla võetud organisatsiooni direktori juhiste ja juhiste täitmise tähtaegadest kinnipidamist.

11. Peab kontroll- ja registreerimisfaili.

12. Varustab direktori töökoha vajalike organisatsiooniliste vahenditega, kontoritarvetega ning loob tema tulemuslikku tööd soodustavad tingimused.

13. Prindib direktori korraldusel välja oma tööks vajalikud ametlikud materjalid või sisestab jooksva info andmepanka.

14. Korraldab külastajate vastuvõttu, soodustab töötajate soovide ja ettepanekute kiiret läbivaatamist.

15. Vormistab toimikud vastavalt kinnitatud nomenklatuurile, tagab nende ohutuse ja esitab need kehtestatud tähtaja jooksul arhiivi.

16. Kopeerib dokumente isiklikule koopiamasinale.

17. Järgib sisemisi tööeeskirju ja muid kohalikke määrused organisatsioonid.

18. Täidab töökaitse, ohutuse, tööstusliku kanalisatsiooni ja tulekaitse sise-eeskirju ja eeskirju.

19. Tagab puhtuse ja korra oma töökohas.

20. Sooritab piirides tööleping töötajate korraldused, kellele ta käesolevate juhiste kohaselt allub.

3. Juhataja sekretäri õigused

Sekretäril on õigus:

1. Esitada ettepanekud käesolevas juhendis sätestatud kohustustega seotud töö parandamiseks organisatsiooni direktorile läbivaatamiseks.

2. Taotlus struktuurijaotused ja organisatsiooni töötajatele talle tööülesannete täitmiseks vajalikku teavet.

3. Tutvuda dokumentidega, mis määratlevad tema õigused ja kohustused ametikohal, ametiülesannete täitmise kvaliteedi hindamise kriteeriumid.

4. Tutvuda organisatsiooni juhtkonna selle tegevust puudutavate otsuste eelnõudega.

5. Nõuda organisatsiooni juhtkonnalt abi osutamist, sealhulgas organisatsiooniliste ja tehniliste tingimuste tagamist ning ametiülesannete täitmiseks vajalike kehtestatud dokumentide vormistamist.

6. Muud praegusega kehtestatud õigused tööseadusandlus.

4. Juhataja sekretäri vastutus

Sekretär vastutab järgmistel juhtudel:

1. Käesolevas ametijuhendis sätestatud tööülesannete mittenõuetekohase täitmise või mittetäitmise eest - Vene Föderatsiooni tööseadusandlusega kehtestatud piirides.

2. Oma tegevuse käigus toimepandud süütegude eest - Vene Föderatsiooni kehtivate haldus-, kriminaal- ja tsiviilõigusaktidega kehtestatud piirides.

3. Põhjustamise eest materiaalne kahju organisatsioonid - Vene Föderatsiooni kehtivate töö- ja tsiviilseadustega kehtestatud piirides.

Juhataja sekretäri ametijuhend - näidis 2019.a. Juhataja sekretäri tööülesanded, juhataja sekretäri õigused, juhataja sekretäri vastutus.