Otsehanked või kaudsed hanked: miks aru saada, mis see on? Hanked on täisväärtusliku tegevuse jaoks väga oluline protsess Otsesed ja kaudsed hanked

Hankespetsialist ja Šveitsi ettevõtte Siegel partner Ukrainas ja SRÜ riikides Marina Trepova rääkis Edinburghi ärikooli meistriklassis, kuidas optimeerida oste ettevõttes kriisi ajal.

Hanke rollist ettevõttes

Ettevõtte kasumi suurendamiseks on kaks võimalust: suurendades müüki või vähendades kulusid. Näiteks selleks, et ettevõte kasvataks kasumit 70 miljonilt dollarilt 75 miljonile, peaks müük kasvama 54 miljoni dollari võrra. Need, kes on müügiga tegelenud, teavad, et sellist näitajat on üsna raske saavutada, selleks on vaja teha palju pingutust väärt läbimurre. Kui proovite kulusid vähendades saavutada sama kasumimarginaali, siis räägime ostude vähendamisest vaid 5%. Professionaalse ostja jaoks on see jama. Ostude 5% vähendamine on miinimum, millest saame rääkida. Tänu erinevatele tööriistadele saab ostja kulusid vähendada 5-30%.

Suurimaid ettevõtteid küsitlenud Proxima grupi Briti kolleegide uuringust kaudsete hangete mõju kohta ettevõtte tegevusele ja kulude optimeerimisele selgus, et 70% ettevõtetest usub, et kaudsed hanked on strateegilise äripartnerluse jaoks väga olulised. kuid samal ajal pööratakse neile vähe tähelepanu.
Ostjate kohta

Kõik on tuttavad mõistetega "tarnija", "varustusosakond". Nad tulid meile NSV Liidust. Nüüd on olemas ka tarneosakonnad ja tarnijad. Nende peamine ülesanne on tagada kaupade ja teenuste katkematu tootmine. Kuid nad ei täida strateegilisi ülesandeid. Ja mõiste "ostja" ilmus meie riigis 1990ndate lõpus - 2000ndate alguses. Ostjad kasvasid välja tarnijatest. Ostja täidab sama rolli, kuid mõningate uuendustega, mis on meile läänest tulnud. Nüüd ütleme, et tegemist on professionaalidega, kes toovad ettevõttele lisaväärtust. See on umbes ostjate rollist strateegiliste partneritena: nad mõjutavad aktiivselt äri, löövad selles kaasa ning toovad läbi täiendavat kasumit ja väärtust. strateegilisi otsuseid. Nende funktsiooni ei rakendata mitte siis, kui kõik on juba otsustatud - "siin on teile plaan, mine osta", vaid varajases staadiumis strateegiline planeerimine otsustamine - ise toota või osta, ise teha või allhanke korras jne. Ukrainas hakkab see alles arenema, oleme Euroopast ja Ameerikast 5-10 aastat maas.

Milliseid teadmisi vajab professionaalne ostja? Pikka aega oli esikohal läbirääkimisoskus. Aga Lääne kolleegide 2012. aasta uuringu tulemusena selgus, et see langes teisele astmele ning esimesele tulid kategooriajuhtimine, analüüsioskus ja oskus läheneda strateegiliselt.

Riskide juhtimine ja minimeerimine on üks professionaalse ostja funktsioone. Ta peab mõistma, milliste riskidega ta võib kokku puutuda esiteks töövõtja turul ja teiseks turul, kus ettevõte oma kaupu ja teenuseid müüb. Ostja peab mõlemat haldama. Strateegiliselt olulise töövõtjaga peab ostja oma riske läbi arutama ja oma tegemistes kontrollima, et vältida ettenägematut olukorda. See on väga raske, selleks peab sul olema väga lähedane suhe.

Ostja on selline väga poliitiline elukutse.

Ostja töö on ehted, sest ta peab ettevõtte kulusid vähendama ilma äri kahjustamata.
Hanke kohta

IN inglise keel On kaks sõna, mis tõlkes vene keelde tähendavad "ostud": ostmine ja hankimine. Ostmine – viitab eelkõige hanke tehnilisele, tarneaspektile. Hanked on strateegiline osa.

Hankeprotsess peab olema kooskõlas üldine strateegia ettevõtted. Vastasel juhul on see kaootiline, episoodiline.

Ostmisel on erinevad klassifikatsioonid. Tahan pikemalt peatuda sellisel ostude jagamisel otsesteks ja kaudseteks. Otsene - kõik kaupade ja teenuste tootmisprotsessiga seotud isikud. Kaudsed ostud on kõik, mis on seotud kontori ülalpidamisega, töötajatega: turundus, logistika, autopark, kirjatarbed, tervisekindlustus, IT, reisikulud, reisimine jne. Need ei lange mitte tootmiskuludele, vaid nende potentsiaalile. optimeerimine on tohutu.

Kaudsete hangete puhul saate optimeerida ja optimeerida. Võtame näiteks logistikateenuste ostmise. Ostja kompetentse lähenemisega marsruutide planeerimisele ja kaubaaluste laadimisele saate saavutada kulude vähenemise vähemalt 10%. Elementaarne: alakasutatud ruum, valesti tarnitud kaubaalused - see on ära visatud raha. Töövõtja võib seda teha meelega või ei pruugi olla probleemist teadlik. Siin on ostja roll analüüsida ja õigesti planeerida marsruute ja laadimist, samuti pidada läbirääkimisi logistikateenuse pakkujaga, et ta seda protsessi teie soovil optimeeriks. Ja kui rääkida ostja keeles, siis siin ei räägi me ainult 10% hinnalangusest, siin räägime partnerlusest.

Turundus on lihtsalt optimeerimise jaoks kündmata ala. Turunduses on suuri lisakulutusi väga lihtne varjata.

Olen toonud välja kolm lähenemist hankeprotsessile. Esimene on puhtalt formaalne: kui on funktsioon, mille kaudu tuleb teatud dokumendid edastada, ja see valib töövõtjad. Teine on strateegiline partnerlus: kui ostjad osalevad võrdsetel alustel järgmise aasta eelarve, plaani läbiarutamisel, läbirääkimiste ja ostude ajastamises, kui sisekliendid tulevad ostuosakonda ja saavad nõu, kuidas kõige paremini edasi minna. teatud olukord. See on vigurlend ostja töös. Kolmas on allhange.
Allhanke kohta

Kaasaegne välismaised ettevõtted nad püüavad võimalikult palju funktsioone, sealhulgas hankeid, väljast tellida. Microsoft on peaaegu kõik hankefunktsioonid väljast tellinud.

Tavaliselt tehakse ostmine allhanke korras, kuid hankeid ei saa sisse osta.

Osana hanketegevus Teostatakse erinevaid ülesandeid: läbirääkimised, lepingute sõlmimine, tarnijate andmebaaside pidamine, dokumentatsiooni ja ERP süsteemide korrashoid. Selleks on vaja erinevaid inimesi. Headele strateegilistele läbirääkijatele reeglina koostööd teha ei meeldi tarkvara. Näiteks Microsoftil on eraldi keskused, mis tegelevad ainult teabe säilitamisega SAP-is.

Sisseostmiseks sobib sisseostmine väikesed ettevõtted kus on kahjumlik ostjaid hoida. Võimalik, et allhankeettevõtted on spetsiaalselt loodud teatud kategooriasse kuuluvate klientide kogumiseks, mis võimaldab teil tarnida kaupu ja teenuseid parima hinnaga, klientidele märkimisväärse allahindlusega. See on Ukraina jaoks paljutõotav.

Mitte mingil juhul ei tohiks väljast osta strateegilisi oste - see tähendab seda, mida on vaja kaupade ja teenuste tootmiseks. Aga haldus- ja kontoriostud võetakse kohe välja.
Hangete kohta kriisi ajal

Millised on väljakutsed, millega ostja silmitsi seisab kriisi ajal, väljakutsete ajal? Esiteks ei tohi ettevõtte tegevus seiskuda. See on ostja põhiülesanne – katkematu tegevuse tagamine. Et ei selguks, et ettevõttel on ainult üks tarnija ja kui temaga midagi juhtub, siis tootmine peatub. Sellist olukorda ei tohiks kunagi juhtuda. Alati peaks olema tagavarasid. Katkestatud lepingud Venemaaga on praegune näide.

Mida saab tarnijate baasiga kriisiolukorras ette võtta? Esiteks, kui neid on liiga palju, siis tasub nende arvu vähendada vajalikuni. Andmebaaside haldamise ja lõputu pakkumismenetluse kulude kandmine on ebaratsionaalne. See võtab aega ja kasumit. Tarnijaid tuleb vähendada ja koondada. Lisaks tasub vähendada isegi ostjate kollektiivi, et oleks üks ostja ühes suunas, mitte rohkem. Kui ettevõttel on mitu esindust ja Peakontor, siis peate ühendama tarnijad - ja saate tohutult kasu.
Ostja tööriistade kohta

Kuidas vähendada kulusid kahjustamata põhitegevused? Alustuseks peate kasutama kategooriahaldust, mille abil saate märkimisväärselt vähendada vajalike kaupade ja teenuste ostukulusid. See on tööriist, mis võimaldab arukalt, strateegiliselt hallata teatud kategooriaid. Kategooria on kulude suund ettevõttes, millele kulutatakse palju raha ja mis on piisavalt suur, et seda tüüpi hangete jaoks eraldi turgu analüüsida ja vastavalt sellele strateegiat välja töötada. Näiteks IT-teenused, turundus, kindlustus. Kategooriatesse jaotamine sõltub ettevõtte spetsiifikast.

Kuidas kategooriate haldust praktikas rakendatakse? Esimene samm on ajurünnak, strateegiline seanss töögrupp, kuhu kuuluvad ostja, siseklient ja kõik ettevõtte spetsialistid, kes saavad otsuse langetamisel abiks olla. Selle tulemuseks peaks olema arusaam, mida siseklient vajab ja kuidas seda ettevõttes rakendada, tuvastades kõik riskid ja lõksud. Järgmisena viib ostja läbi turu-uuringu, otsib sobivaid töövõtjaid ja töötab välja nendega seotud riskid. Samuti peate analüüsima, millised teie praegused müüjad võiksid ülesande täita. Seejärel tuleb koostada mingi maatriks, kuhu paigutada kategooriad ja potentsiaalsed tarnijad, koostada spetsifikatsioon ja saata pakkumistaotlused.

Meie hankestrateegia sõltub töövõtjatest. Tänu süstemaatilisele lähenemisele nendega töötamisele vähendatakse riske ja suureneb tarnete väärtus, kuna need pakuvad rohkem uuendusi.

Selle asemel, et iga poole aasta tagant hankeid korraldada, turul ringi joosta ja otsida 2 kopikat odavamat töövõtjat, on parem üks kord pingutada, et leida 2-3 parimat töövõtjat ja luua nendega partnerlussuhteid, neid arendada.

Kuid te ei saa luua monopoli. Töövõtja peab alati tundma, et teised hingavad talle kuklasse. On võimatu koondada 100% ülesandeid ühele töövõtjale. Lisaks peate talle regulaarselt pakkumisi meelde tuletama ja küsima turuanalüüsi, kärpeid.

Mis veel mõjutab kulude vähendamist? Elektrooniline kauplemine. Need vähendavad erapoolikuste, mitteametlike kokkulepete jms riske. See omakorda julgustab tarnijaid hindu langetama. Kõike ei saa teha läbi elektroonilise kauplemise, kuid võimaluse korral tuleb seda teha.

Iga töötaja peab olema hankepoliitikaga kursis ja sellest aru andma. See on normaalne, terve, piisav bürokraatia, mis aitab probleeme vältida.

Läbirääkimiste ja ostude kalender on süstematiseerimise ja strateegia seisukohalt väga oluline. See on platvorm konstruktiivseks dialoogiks sisekliendi ja kõigi asjaosalistega.

Muude vormide keeldu föderaalseaduses 223 ei ole märgitud, seetõttu saab seda tõlgendada nii, et otsetarnelepinguid on võimalik sõlmida ilma konkurentide pakkumisi arvesse võtmata. Oluline on vaid hanketegevuse tingimuste üksikasjalik ettekirjutamine määruses. Vaata ka: Kuidas kirjutada kahjude kohta selgitus, mida esitada maksuteenus Mis on otseost Seadmete ja muu vajaliku ostmine alates ainus tarnija sageli nimetatakse otseostuks. Selles saavad nii müüja kui ostja tegutseda algatusosalisena. Näiteks kui tead, milline firma toimetab Sulle kauba kiiresti ja efektiivselt kohale, siis saad talle saata pakkumise lepingu sõlmimiseks. Teisest küljest ei keela föderaalseadus 223 pakkumist vastu võtta, kui algatus pärineb ühelt tarnijalt.

Otseost ühelt tarnijalt

jooksul majanduslik tegevus tootmine ja kaubandusettevõtted materjalide, komponentide ja tarvikute ostmine. Sageli on turg küllastunud erinevatest konkureerivatest müüjatest, kes esindavad sama tüüpi tooteid, mistõttu on ostjatel peaaegu alati valikuvõimalus.

Ühelt tarnijalt ostmine on majanduslik olukord, kus klient pakub lepingu sõlmimist konkreetse kandidaadiga. Nende toimingute eesmärk on reeglina:

Plaanitud toote ost.
Hädalahendus ootamatule probleemile.
Ebaõnnestunud või ebaõnnestunud võistlusürituse tulemuse neutraliseerimine.

Olukord, kus tellija on sunnitud tegema koostööd vaid ühe töövõtjaga, läheneb sellisele nähtusele nagu "monopol" koos kõigi oma ohtude ja riskidega.

Hanke tunnused fz 223 alusel juhtudel, kui tarnija on ainus

föderaalseadus N 223-FZ). Rõhutame: kliendid ei pruugi plaanis kajastada oste, mille hind on alla 100 tuhande rubla, ning nad ei tohi avaldada ametlikul veebisaidil teateid ja dokumente selle väärtuse ostmise kohta, vaid teavet sõlmitud lepingute kohta, mille hind ei ületa 100 tuhat rubla, tuleks lisada igakuistesse aruannetesse. Monopolivastane organ juhtis sellele faktile sektis tähelepanu. 4 Kirjad nr IA/44025/12.
Küll aga võidakse edaspidi kliendid singlisse paigutamise kohustusest vabastada infosüsteem teave ühelt tarnijalt sooritatud ostu kohta (eelkõige teade sellise ostu kohta). Eelnõu, mis sisaldab seda muudatust ja teeb ettepaneku teha nimetatud erand s.
5 st. Föderaalseaduse N 223-FZ artikkel 4, mis on avaldatud portaalis teabe postitamiseks regulatiivsete õigusaktide eelnõu väljatöötamise kohta. gov. ru.

Ostmine ühelt tarnijalt hinnaga FL 223

Tähelepanu

RF-hinnad (tariifid); Ostmine trükitud või elektroonilised väljaanded teatud autorid selliste väljaannete väljaandjatelt juhul, kui neil väljaandjatel on nende väljaannete kasutamiseks ainuõigused või ainulitsentsid; Teenuste hankimine loomaaia, teatri, kino, kontserdi, tsirkuse, muuseumi, näituse või Spordiüritus; Hankemenetluse kehtetuks tunnistamine; Töötaja lähetusse saatmisega seotud teenuste hankimine (reis töölähetusse ja tagasi, hotelliteenused või majutus, transporditeenus, toiduga varustamine); Energiavarustuse lepingu või müügilepingu sõlmimine elektrienergia garantiiga elektrienergia tarnijaga; Üürile anda mitteeluhoone, ruumid. Zakupki veebilehel postitatud hankeeeskirjade valikuline analüüs.

gov.

Väikesed ostud alla 223 fz

Samal ajal on protseduuri läbiviimine muul viisil ebaotstarbekas.

Klient on varem ostnud konkreetne ettevõte. Korduvad ostud samalt ettevõttelt võivad olla õigustatud standardimiskaalutlustega või peavad ostetud tooted sobima olemasolevate seadmetega.
Üürilepingute, samuti konkreetsete ruumide ostu-müügilepingute sõlmimisel või pikendamisel.
Nõustamislepingu sõlmimine, finantsteenused, spordi- või kultuuriürituste pidamine, pakkumine mobiilside, näituste, seminaride, konverentside ja nii edasi korraldamine.

Peaasi, et kliendi tegevus ei oleks vastuolus kehtivad õigusaktid ja need olid õigustatud majandusliku kasu või otstarbekuse tõttu.

Ostud ühelt tarnijalt föderaalseaduse nr 223-f3 raames

Olukorrad, kus on võimalik teha koostööd ühe tarnijaga Enamasti tehakse otseost järgmistel juhtudel:

Läbirääkimisobjekti väike kogukulu. Sel juhul on oksjonite ja konkursside korraldamine kohatu.
Kui vajalikku toodet või teenust pakub üks tarnija.
Siin on aga oluline, et monopol oleks loomulik, muidu töötajad valitsusagentuurid võivad tekkida küsimused.
Ühel tarnijal on nende toodete ainuõigused. Need on juhud, kui ost tehakse tootjalt või arendajalt.
Otseostmist saab kasutada juhul, kui te ei ole varem saanud tehingut muul viisil konkureerida.
Hädaolukordades, õnnetustes ja loodusõnnetustes muutub vajadus toote või teenuse järele sageli kiireloomuliseks.

Tähtis

Vastutus föderaalse monopolivastase teenistuse ees Korduv kunstlik ostude jagamine väiksemateks hindade jagamisel kuni 100 või 500 tuhande rubla ulatuses võib viia föderaalse monopolivastase teenistuse tähelepanu alla. Juba on olnud pretsedente, kui kliente selle eest karistati, sest.

sellised tegevused toovad kaasa artikli 11 rikkumise. Konkurentsikaitseseaduse artikli 17 kohaselt, samuti vastuolus artikli 1 1. osa nõuetega. 1; lk 1 h 1 art. 3 FZ nr 223-FZ, nimelt:

ausa konkurentsi arendamine, hangete avalikustamise ja läbipaistvuse tagamine, korruptsiooni ja muude kuritarvituste ennetamine;
hanke teabe avatus.

Seega otsepakkumine kuni 100 tuhat rubla. ja 500 tuhat rubla. peab alati olema põhjendatud ja ratsionaalne, kliendi maksimaalset kasu silmas pidades ning seaduste järgimist.

Otseost 223 ap is

Nõuded hankes osalejatele ja nende kehtestatud nõuetele vastavuse kinnitamiseks esitatavate dokumentide loetelu (punkt 9, osa 10, artikkel 4); Osalejatele hankedokumentatsioonis sätestatu kohta selgituste andmise vormid, kord, algus- ja lõppkuupäevad (punkt 10, osa 10, artikkel 4); Hankes osalemise taotluste hindamise ja võrdlemise kriteeriumid ja kord (p 12, 13, osa 10, artikkel 4). Ühelt tarnijalt ostu teatises ja dokumentides tuleb märkida loetletud teabe ja teabe puudumine.

Mida avaldada ostusaidil? Hankeplaan, mis peaks muuhulgas näitama tulevasi oste ühelt tarnijalt, sellise ostu teatist ja dokumentatsiooni, igakuist aruandlust sõlmitud lepingute kohta (sh ühe tarnijaga sõlmitud lepingute kohta) - kogu see teave tuleb postitada zakupki veebisait. gov. ru (artikli osad 2, 5, 19

Otseost 223 fl.

Tegelikult ei saa seda enam oksjoniks nimetada, kuna on üks pakkumine või tööpakkumine. Kui aga aktiivsust näitas üles ainult üks osaleja (teisi soovijaid polnud või nende avaldus ei läbinud testi), peab klient temaga koostööd tegema.

See olukord võimaldab teil teha oste 223-FZ all ühelt tarnijalt. Hea põhjus teadvustada ka kliendi ettevõttes tekkinud hädaolukorda, mis kutsus esile mittekonkureeriva hanke, samuti ajapuuduse traditsiooniliste hangete korraldamiseks. Mida hõlmab lepingu sõlmimise ettevalmistamine Ettevalmistusetapi eesmärk on valida teostav organisatsioon. Tavatingimustes vaatab klient läbi mitme tarnija ettepanekud ja valib neist kõige tulusama. Kui see pole võimalik, määratakse ülesanne tegijale, kes on hetkel vaba.

Garantii teenuste ostmisel ja hooldus varem otse tootjalt või tema ametlikult esindajalt ostetud kaubad juhul, kui teise töövõtja lubamine on vastuolus garantiiteenuse tingimustega.
Arhitektuurijärelevalveteenuse soetamine projekteerimis- ja inseneridokumentatsiooni koostamiseks ning ehitusjärelevalveks, kapitaalehitusprojektide remondi- ja rekonstrueerimisteenused, autoriseadmete valmistamine.

Meie riigi valitsus püüab täna luua hanke korras soodsat keskkonda terveks konkurentsiks hangetel. Kuid mõnikord tuleb ette olukordi, kus kauplemisprotseduuri pole lihtsalt võimalik korraldada.

Sel juhul võimaldab 223-FZ hankida ühelt tarnijalt. See võimaldab klientidel oma vajadusi võimalikult kiiresti täita.

Peaasi on teada sellise protseduuri tunnuseid. Otseostu iseärasused Ostmine ühelt tarnijalt liigitatakse mittekonkureerivaks. Klient on kohustatud eelnevalt välja töötama metoodika sellise protseduuri läbiviimiseks.

Kõik reeglid on dokumentatsioonis kirjas. See tuleneb 223-FZ artikli 3 3. osast. Dokument on avalikuks vaatamiseks postitatud ametlikule veebisaidile.

Dokumentatsioon võib sisaldada üldist lähenemist seda tüüpi hankele.

Näidatud on ainult üldised reeglid:

menetluse aluseks võib olla kliendiettevõtte sisedokument;
kliendil on õigus oma äranägemise järgi kajastada teavet väikesemahuliste pakkumiste läbiviimise kohta 223-FZ alusel hanke ja EISi osas;
klient peab seda korda kajastama kuuaruannetes hiljemalt 20 päeva jooksul pärast aruandlust.

Suured ettevõtted, kes korraldavad otseoksjoneid seaduse 223-FZ alusel, töötavad välja oma eeskirjad, mis määratlevad need protseduurid. Need sätted kirjeldavad kogu hankeprotsessi kuni 100 000 ühiku kohta.

hõõruda. ja 500 tuhat rubla. 223-FZ. Mõned suuremad kauplemisplatvormid, loovad oma portaalidesse spetsiaalsed jaotised ainult väikesemahuliste lihtsustatud protseduuride jaoks.

Hankespetsialist ja Šveitsi ettevõtte Siegel partner Ukrainas ja SRÜ riikides Marina Trepova rääkis Edinburghi ärikooli meistriklassis, kuidas optimeerida oste ettevõttes kriisi ajal.

Hanke rollist ettevõttes

Kõik on tuttavad mõistetega "tarnija", "varustusosakond". Nad tulid meile NSV Liidust. Nüüd on olemas ka tarneosakonnad ja tarnijad. Nende peamine ülesanne on tagada kaupade ja teenuste katkematu tootmine. Kuid nad ei täida strateegilisi ülesandeid. Ja mõiste "ostja" ilmus meie riigis 1990ndate lõpus - 2000ndate alguses. Ostjad kasvasid välja tarnijatest. Ostja täidab sama rolli, kuid mõningate uuendustega, mis on meile läänest tulnud. Nüüd ütleme, et tegemist on professionaalidega, kes toovad ettevõttele lisaväärtust. Räägime ostjate kui strateegiliste partnerite rollist: nad mõjutavad aktiivselt äritegevust, löövad selles kaasa ning toovad strateegiliste otsuste kaudu täiendavat kasumit ja väärtust. Nende funktsiooni ei rakendata mitte siis, kui kõik on juba otsustatud – “siin on sulle plaan, mine osta”, vaid just strateegilise planeerimise, otsuste tegemise algfaasis – ise toota või osta, ise teha või allhanke korras. , jne. Ukrainas hakkab see alles arenema, oleme Euroopast ja Ameerikast 5-10 aastat maas.

Ostja on selline väga poliitiline elukutse.

Ostja töö on ehted, sest ta peab ettevõtte kulusid vähendama ilma äri kahjustamata.
Hanke kohta

Inglise keeles on kaks sõna, mis vene keelde tõlgituna tähendavad "ostud": ostmine ja hankimine. Ostmine – viitab eelkõige hanke tehnilisele, tarneaspektile. Hanked on strateegiline osa.

Hankeprotsess peab tingimata sobima ettevõtte üldise strateegiaga. Muidu on see kaootiline, episoodiline.

Turundus on lihtsalt optimeerimise jaoks kündmata ala. Turunduses on suuri lisakulutusi väga lihtne varjata.

Kaasaegsed välismaised ettevõtted püüavad võimalikult palju funktsioone, sealhulgas hankeid, väljast tellida. Microsoft on peaaegu kõik hankefunktsioonid väljast tellinud.

Tavaliselt tehakse ostmine allhanke korras, kuid hankeid ei saa sisse osta.

Hanketegevuste raames teostatakse erinevaid ülesandeid: läbirääkimised, lepingute sõlmimine, tarnijate andmebaaside pidamine, dokumentatsiooni ja ERP süsteemide korrashoid. Selleks on vaja erinevaid inimesi. Üldjuhul headele strateegilistele läbirääkijatele tarkvaraga töötamine ei meeldi. Näiteks Microsoftil on eraldi keskused, mis tegelevad ainult teabe säilitamisega SAP-is.

Allhanget on otstarbekas kasutada väikeettevõtetes, kus ostjate hoidmine on kahjumlik. Võimalik, et allhankeettevõtted on spetsiaalselt loodud teatud kategooriasse kuuluvate klientide kogumiseks, mis võimaldab teil tarnida kaupu ja teenuseid parima hinnaga, klientidele märkimisväärse allahindlusega. See on Ukraina jaoks paljutõotav.

Mida saab tarnijate baasiga kriisiolukorras ette võtta? Esiteks, kui neid on liiga palju, siis tasub nende arvu vähendada vajalikuni. Andmebaaside haldamise ja lõputu pakkumismenetluse kulude kandmine on ebaratsionaalne. See võtab aega ja kasumit. Tarnijaid tuleb vähendada ja koondada. Lisaks tasub vähendada isegi ostjate kollektiivi, et oleks üks ostja ühes suunas, mitte rohkem. Kui ettevõttel on mitu esindust ja keskkontor, siis peate ühendama tarnijad - ja saate tohutult kasu.
Ostja tööriistade kohta

Kuidas vähendada kulusid ilma operatsioone kahjustamata? Alustuseks peate kasutama kategooriahaldust, mille abil saate märkimisväärselt vähendada vajalike kaupade ja teenuste ostukulusid. See on tööriist, mis võimaldab arukalt, strateegiliselt hallata teatud kategooriaid. Kategooria on kulude suund ettevõttes, millele kulutatakse palju raha ja mis on piisavalt suur, et seda tüüpi hangete jaoks eraldi turgu analüüsida ja vastavalt sellele strateegiat välja töötada. Näiteks IT-teenused, turundus, kindlustus. Kategooriatesse jaotamine sõltub ettevõtte spetsiifikast.

Kuidas kategooriate haldust praktikas rakendatakse? Esimeseks sammuks on ajurünnak ehk töörühma strateegiline sessioon, kuhu kuuluvad ostja, siseklient ja kõik ettevõtte spetsialistid, kes saavad otsuse langetamisel abiks olla. Selle tulemuseks peaks olema arusaam, mida siseklient vajab ja kuidas seda ettevõttes rakendada, tuvastades kõik riskid ja lõksud. Järgmisena viib ostja läbi turu-uuringu, otsib sobivaid töövõtjaid ja töötab välja nendega seotud riskid. Samuti peate analüüsima, millised teie praegused müüjad võiksid ülesande täita. Seejärel tuleb koostada mingi maatriks, kuhu paigutada kategooriad ja potentsiaalsed tarnijad, koostada spetsifikatsioon ja saata pakkumistaotlused.

Meie hankestrateegia sõltub töövõtjatest. Tänu süstemaatilisele lähenemisele nendega töötamisele vähendatakse riske ja suureneb tarnete väärtus, kuna need pakuvad rohkem uuendusi.

Iga töötaja peab olema hankepoliitikaga kursis ja sellest aru andma. See on normaalne, terve, piisav bürokraatia, mis aitab probleeme vältida.

Läbirääkimiste ja ostude kalender on süstematiseerimise ja strateegia seisukohalt väga oluline. See on platvorm konstruktiivseks dialoogiks sisekliendi ja kõigi asjaosalistega.

Tõenäoliselt pole käesolev artikkel enam hangete valdkonna professionaalidele, vaid üldiselt Hangetest ja kõigile huvipakkuvatest küsimustest, kuid nendest pole kombeks avalikult rääkida.

Olen viimasel ajal ettevõtete või sisejulgeoleku juhtidega peetud aruteludes tagasilöökide teemat korduvalt tõstatanud. Muidugi on esikohal seisukoht: "Meil pole seda ja kui me sellest teada saame, vallandame su." Ja teine seisukoht: "Turvateenistuse eesmärk on selliseid juhtumeid avastada ja uurida." Aga, sõbrad, peamine ja esmane küsimus - kas teile ei tundu kummaline, et kõik räägivad "tagasitõmbamisest" kui juba saavutatud faktiga töötamisest? Miks me tegeleme tuvastamise või uurimisega, kui peaksime? ÄRAHOIDMINE? Ja muide, ma arvan, et hankeosakondade töötajate põhinõuetesse “Läbirääkimisoskus” kirjutamise asemel tasuks pigem märkida “Oskus ehitada ja järgida läbipaistvat ja arusaadavat kaubahanke protsessi või teenuseid."

Enamasti viitab tagasilöök tarnija poolt kliendi ettevõtte töötajale mingisugusele stiimulile kasumliku lepingu sõlmimiseks, koostöö jätkamiseks või paremate tingimuste saamiseks. Tarnijad moodustavad selliseid lojaalsustasusid kõrgendatud hindade kaudu ja väga harva osast oma kasumist. Muidugi ei hõlma “tagasilöögi” armsaid väikeseid kingitusi ja märke pühadeks või erilistel puhkudel. On olemas suur hulk meetodeid, mida saab rakendada koos hankega või nende kontrolli all, et vältida või drastiliselt minimeerida mitte ainult tagasilööke endid, vaid ka töötajate esialgseid mõtteid, et üldiselt on sellist skeemi võimalik rakendada ka ilma jättes jälje. Pidage meeles, nagu ka SOXi puhul: eesmärk ei ole karistada ja töötada fait accompliga. Eesmärk on muuta see võimatuks täna või homme. Olgem ausad: ostud ja tagasilöögid Venemaal on nagu kaks tiiba. Ma kuulen mitu korda kuus lauseid, et kuna olen seotud ostudega, siis see tähendab, et elan tagasilöögist. Loomulikult on võimatu lühikese aja jooksul muuta suhtumist hankesse.

Soovin jagada mõningaid praktilisi tavasid, mida saate rakendada ja hallata, et hoida oma ettevõtet töötajate ja tarnijate pettuste riski madalal tasemel.

Protseduurid! Nii kummaliselt kui see ka ei kõla, peate nendega alustama. Just selgelt kirjeldatud erinevate osakondade vahelise suhtluse protsessid kaupade või teenuste hankimise protsessis võimaldavad teil kogu hanketöö ahelas standardiseeritud suhtumist. Kontrollige, kui selge on teie ettevõttel praegu pakkumiste läbiviimise kord, tarnijatele tasumise kord, lepingute sulgemise ja pikendamise kord või näiteks lepinguta arvete tasumise kord. Muide, poolt isiklik kogemus: mida rohkem lehekülgi on hankemenetluses, seda vähem tõhus see on. Eesmärk ei ole saada iga sammu kirjeldust – eesmärk on saada standardiseerimine, läbipaistvus ja avatus ühised protsessid interaktsioonid. Pange tähele, et protseduur ei pea tingimata kõike keelama ja kontrollima. Viige läbi riskianalüüs ja leidke tasakaal suurte lepingute bürokraatliku läbipaistvuse ning väiksemate ostude puhul leebema ja kiirema protsessi vahel.

Arhiividokumentide/dokumentide säilitamise süsteem– "iga samm" tuleks registreerida. Igas tööetapis peaks huvitatud töötajatel olema juurdepääs kõigi protsesside arhiveeritud andmetele, mis viisid suhetes tarnijaga konkreetse sündmuseni. Pakkumise puhul peab see olema tulemuskaart või salvestatud kinnituskirjad pakkujatelt, tarnijatelt saadud pakkumised või arutelukirjad hinnapakkumised. Silmast silma kohtumiste või telefonivestluste tulemuste põhjal tuleks kirjutada lühikokkuvõtted. Sellist teavet tuleks hoida eraldi kohas, kus on süsteemid selle terviklikkuse ja terviklikkuse jälgimiseks.

4 silma reegel. Kuigi see meetod ei mahu ühte väikesesse lõiku, peaks põhimõte olema selline, et tarnijaga suhtlemise igas etapis (valik, tingimuste läbirääkimine, lepingu allkirjastamine, maksmine jne) peaks olema kontroll vähemalt kahe erineva üle. osakonnad, et minimeerida kokkumängu tõenäosust. Näiteks Purchasingil ei saa olla oma tarnijaid ja ettevõte ei saa valida uut tarnijat ilma ostu heakskiiduta. Või tarnijale maksmise peavad kokku leppima mitte ainult kliendi töötajad, vaid ka rahalised vahendid.

Makse postitamine– tarnijad, kellega sõlmitakse ettemaksulepingud, peaksid kohe langema riski- ja täiendava kontrolli tsooni nii hanke- kui ka äripoolelt, sest suurendab tõenäosust petturlik tegevus tarnimata kaupade või teenuste osas. Ma pole kindel, et seda eset peaks üldse esile tõstma, sest. kõik hankespetsialistid peavad tasuma ettemaksu ainuõiguse vormingus. Tarnijatele kehtivad standardsed maksetingimused hetkel 15-30 päeva jooksul alates akti allkirjastamise kuupäevast. Suured turuosalised võivad dikteerida veelgi pikemaid tähtaegu. Protseduuride juurde tagasi tulles: miski ei takista protseduuris kirja panemast, et üldjuhul tuleb kõik tarnijad üle kanda järelmaksule ning erandites tuleb kokku leppida kohe kõrge tase ja pidevalt jälgida

Ostuosakonna töötajad peavad minema puhkusele ja ettevõttes edutama. Nii kummaliselt kui see ka ei kõla, võib kahtluse alla sattuda inimene, kes puhkusele ei lähe. Igapäevarutiini tegev töötaja, kes ei avalda soovi kasvada, võib olla kahtlustav. Selle riski vähendamiseks on vaja kehtestada reegel, et ostuosakonna töötajad on kohustatud kord aastas võtma 2-nädalase puhkuse ilma sisesüsteemidele kaugjuurdepääsu võimaluseta. Samuti arutage vähemalt kord aastas töötajatega nende karjääriplaane. Sest Hange töötab enamikul juhtudel mitmesuguste erinevaid projekte ja siseklientide seas on üsna ilmne, et arengukava hõlmab nii osakonnasisest kasvu kui ka maatriksarendust siseklientide seas.

Hangete audit ilma eelneva plaani ja aja kokkuleppimiseta. Praegune suund on auditite standardimise ja etteplaneerimise suunas. Kui aga teie ettevõte viib pidevalt läbi siseosakondade auditeid, arutage seda reeglit, kui siseklientidega töötades võetakse arvesse ka osakonna ja tarnijatega suhtlemise protsesse, kus ostmine on selle protsessi osa. Sel juhul on ostuosakond alati kontrolli all, nii üldplaneeringu kui ka ristfunktsionaalse suhte poolelt.

Tarnijate tuvastamine ja kontrollimine. Tarnijate kontrollimine on vajalik nii enne lepingu allkirjastamist kui ka valikulises režiimis. Kontrollimise all ei pea ma silmas hinnangut tarnija suutlikkusele täita lepingulisi suhteid, vaid finantsstabiilsuse, aruandluse hetkeseisu, omanike, kasusaajate ja võimalike piirangute kontrollimist. Praegu on turul suur hulk lahendusi, mis näitavad teie tulevasest partnerist terviklikku pilti TIN-numbri järgi. On väga oluline, et kontrolliprotsess hõlmaks arhiividokumentide jaoks saadud teabe terviklikkuse säilitamist. Seda tšekki ei pea turvateenistusele üle kandma. Piisab, kui tehakse audit ja määratakse vastutav isik. Tarnijatele, kellel on suuri kulutusi või agentuuriteenuseid pakkuvad tarnijad, saate lisada muudatuste juhusliku kvartaliülevaatuse protsessi. Lepingute puhul, kus on plaanis kasutada alltöövõtjaid, peaks selline kontrollimine kehtima ka nende puhul koos andmete kohustusliku säilitamisega Kliendi juures. Omast kogemusest tahan lisada paar punkti, millele alati tähelepanu pööran: tarnija töötajate arv ja pank, kus konto on avatud. Tõenäoliselt pole mul piinlik, kui tarnija esitas andmed TOP-100-s olevas pangas avatud konto kohta. Aga kui tarnija pole piirkondlikult spetsiifiline ja konto avatakse mõnes tundmatus pangas alates teisest või kolmandast sajast, on see märk täiendavaks järelkontrolliks.

Hinnapakkumised ja läbirääkimised ainult läbi elektrooniliste süsteemide. Olen seda teemat varasemates märkustes korduvalt puudutanud, keskendudes sellele, et sissejuhatus elektroonilised süsteemid läbirääkimised (oksjonid või turuplatsid) on oluline samm mitte ainult parima hinna saamiseks, vaid ka kokkumängu vältimiseks.

Pakkumisel peab olema võrdne osalemise võimalus. Tarnijad peavad enne pakkumise tegemist ette kirjutama täpse korra ja protseduurid. Väga sageli on pakkumisprotsess üksikasjalikult kirjeldatud ettevõtete siseprotseduurides töötajatele, kuid väga halvasti kirjeldatud osas, mis jääb ettevõttest väljapoole. Tarnijad peavad mõistma mitte ainult ajakava, vaid ka pakkumise põhitingimusi ja valikukriteeriume. Tarnijad peavad olema kindlad, et kogu neile saabuv teave on kõigi pakkujate jaoks samaväärne. Suurte hangete puhul tuleks anda tarnijad, kes ei võitnud Üldine informatsioon selle otsuse põhjuste kohta. Sellesuunalise töö tulemused suurendavad usaldust sisemiste klientide ja ostuosakondade võimalike manipulatsioonide puudumisel tarnija valiku etapis.

Igas lepingus peab olema üksikasjalik kirjeldus ostu laadi kohta.. Lihtne reegel: mida detailsem on ostu kirjeldus, seda keerulisem on seda varjata. Tarnijalepingus peaks olema üksikasjalik kirjeldus ja kulude jaotus projekti iga osa kohta. Selle reegli rakendamine võimaldab võrrelda ka erinevate pakkujate põhiteenuseid. Näiteks logistika, tugi, IT osa jne.

Igakuine kulude analüüs ja hankeplaan. Kui vaadata ettevõtte tavapärast tegutsemismudelit, siis müügiplaanid arutatakse tavaliselt peaaegu iga päev pisidetailideni läbi ja kulutused tulevad enamasti "suure pintslitõmbega" formaadis. Täpsem kulude analüüs tarnijate arvu, tasutud arvete arvu, tarnijate arvu spetsiifilise suhte analüüs, mis moodustab üle 70% kõigist kuludest, annab teile selge ülevaate sellest, mis toimub. Arvestada tuleb sellega, et nagu ka müügiga. See meetod töötab tõhusalt pideva aruandluse tingimustes, kuna võimalikud riskipiirkonnad on kohe nähtavad. Selle analüüsi kohaselt on vaja kokku leppida ja kinnitada tarnijatega tulevaste perioodide pakkumiste läbiviimise ja töötingimuste läbivaatamise plaan. Muidu puutusin sageli kokku olukorraga, kus firma teeb igal aastal suurepäraseid ja edukaid kirjatarvete ja paberi hankeid, kuid piltlikult öeldes ei märka turvateenuse pakkujat, kelle kulud erinevad kümnekordselt.

Kuulake tagasisidet tarnijalt. Eelmisel aastal rääkisin ühe kaasomanikuga võimalike tagasilöökide ärahoidmise teemal. suur ettevõte Venemaal. Lisaks mõningate selles märkuses kirjeldatud meetodite rakendamisele tegin ettepaneku, et kõik dokumendid (aktid, arved, lepingud), mis tarnijatele edastatakse, lisataks templile kirjaga: "Kallis partner, kui teate mõnest pettus või volituste ületamine, mis võib mõjutada meie ettevõtete suhtlemist, palun teatage. Anonüümselt...". Lisage ka spetsiaalne telefoninumber või e-posti aadress. Kui olete kindel, et kõik teie tarnijad - suured mängijad turul, siis tõenäoliselt ei saa pettus olla suures ettevõttes üldlevinud. Üks asi on see, kui müüjad arutavad võimaliku pettuse üle. Ja see on hoopis teine asi, kui seda kõike töötlevad töötajad, kes selle lähenemisviisiga ei nõustu. Dokumentide sulgemine käib läbi suure hulga tavatöötajate ja sellise süsteemi olemasolu julgustab vältima isegi vihjet tagasilöögile. Seda märkust kirjutades helistasin ettevõttele, millest kirjutan, ja küsisin tulemuste kohta. Need läksid väga hästi: aasta hiljem laekus üks teade, mille tulemusena viidi läbi uurimine ja tehti haldustoiminguid nii tellija kui tarnija poolt. See uurimine aitas mingil määral isegi taseme tõusule kaasa partnerlussuhted tarnijaga ja tellimuse täiendava mahu ülekandmine. Tööde järjekorra kohta laekus ka kolm märkust ja sooviavaldust. Ma ei ole kindel, et nii drastilisi meetmeid on kõigil juhtudel vaja, kuid iga-aastaste nõupidamiste planeerimine ja läbiviimine suurte tarnijatega ettevõtte juhtkonna tasandil on vajalik miinimum.

Minu hinnangul suudavad kirjeldatud meetodid tõhusalt ära hoida pettuse ohtu ettevõtte hangetel. Pärast nimekirja uuesti lugemist sain aru, et nende õige rakendamine ei nõua suuri investeeringuid, mis tavaliselt tekivad juba tehtud faktide uurimisel. Kui ostmine aitab säästa ja optimeerida, peaksid juhid aitama ostmisel end turvaliselt tunda, kui tagasilöögi teema kerkib esile.

P.S. Mõtlesin tükk aega, millisesse artikli ossa lisada mõni muu kontrollimeetod, kuid lõpuks jõudsin järeldusele, et see pole enam isegi mitte meetod, vaid väide, mille rikkumist võib samuti käsitleda signaal. Ma räägin avalikustamisest. Kuivõrd on teie töötajad aktiivsed osalised erialastel konverentsidel, foorumitel, sõnavõttudel? On ju hankespetsialistid iga päev suhetes kolmandate osapooltega ettevõtte esirinnas. Kus kõrge riskiga kiusatus protseduur katkestada. Autoriteet ja maine peaksid olema esikohal kõigile, kes on valmis petma. Arutage seda teemat töötajatega sagedamini.

Elame, valime parimad tarnijad. 🙂

Organisatsiooni hankestrateegia sõltub otseselt ostetavate kaupade kategooriast ja ostude grupist. Kui kaupade kategooriaga on enam-vähem selge, siis millisesse gruppi teatud kaupade ostmine kuuluda, tekib sageli küsimusi: "Mis see on?" "Kuidas liigitada?" "Milleks see on?". Nende küsimuste selgitamiseks teen ettepaneku seda teemat koos arutada.

Kui arvestada kaupu ja teenuseid, mida iga organisatsioon ostab, siis torkab silma kaks peamist rühma: need kaubad, mida kasutatakse otseselt kaupade või teenuste tootmisel ja mis kaudselt (seotud) osalevad selles. Tarneahela juhtimise rahvusvahelises terminoloogias nimetatakse neid: Otsehanked Ja Kaudsed hanked. Soovin, et jätaksite täpselt need nimed meelde, kuna nende gruppide täpne vene keelde tõlge puudub ja need on ostustrateegia määramisel äärmiselt olulised!

Ilma strateegiata ostud on ju ostlemine!

ma proovin lihtsaid näiteid ja neid kahte rühma on lihtne määratleda.

Otsehange- tooraine, kaupade või teenuste ostmine, mis mõjutavad otseselt organisatsiooni põhitoote tootmist (näiteks koksisüsi ja rauamaak mustmetallurgidele; sooda tselluloosi ja paberi tootmiseks; alumiiniumoksiid ja süsinikmaterjalid alumiiniumitootjatele; supermarketite müüdavad kaubad; komponendid ja tarkvara elektroonikatootjatele jne). Otsehange on selle ost, mis on otse kulbisse või ahju segatud, on vaja poeriiulil, millest põhitoode kokku pannakse. Nende kaupade puudumine laos/poe riiulil ja halb kvaliteet mõjutab koheselt organisatsiooni põhitegevust ja kasumit. Kõlab väga muljetavaldavalt, nõustuge ja kuidas mitte määrata otseostjaid organisatsiooni kõige olulisemateks isikuteks ja hankespetsialistideks, kui neist sõltub ettevõtte kasv ja kasum!?

kaudsed hanked- ostetakse kõike, mis ei ole otseselt seotud tootmiskuludega valmistooted või ei mõjuta otseselt kasumi saamist. Teisisõnu, need on seotud või "toetavad" kaubad, millel ei ole otseseid tarbimiskoefitsiente ja mida võetakse põhitoote maksumuses arvesse teatud kogusummas, mida nimetatakse "muudeks". Sellest on kahju, kas pole?

Kaudsed hanked hõlmavad järgmist nomenklatuuri:

- Kontoritööriistad

- kulumaterjalid printimiseks (kassetid, paber)

— Büroode ja ettevõtete hooldusteenused (puhastus, autovedu jne)

— Konsulteerimine, turundus

— Varuosad masinate ja seadmete remondiks

— Reisikorraldusteenused

— Kullerteenused

— Infotehnoloogia. Nii riistvara kui erinevate programmide ostmine

— pakendamine jne.

Üllataval kombel on Kaudhangete hulgas mõnikord ka logistika (transporditeenused)!

Nimetus ja veelgi enam sõna "kaudne" venekeelne tõlge seoses ostudega ("kaasasolev") tegi selle ostugrupi üle julma nalja. Paljud ettevõtted ja tippjuhid omistavad neile teisejärgulise rolli ega pööra sellele ostugrupile erilist tähelepanu. Märkimisväärses hulgas organisatsioonides neid oste isegi ei konsolideerita ja need tellitakse allhanke korras igale juriidilisele isikule (nt tehasele või kontorile) ilma keskhaldusettevõtte kõrge kontrollita.

Samal ajal on viimaste uuringute kohaselt nende ostude osakaal rahaliselt kuni 30% otsehangete eelarvest!

Arvatakse, et isegi kui kaudne hange äkki ei osta midagi valel ajal või ostab halva kvaliteediga, suudab organisatsioon ikkagi oma tooteid toota või teenuseid osutada, ehkki võib-olla väiksema efektiivsusega. Sellel rühmal on ka järgmised:

– Piiratud rahastamine

— Planeerimata ostude sagedane

- Kõrge konkurents. Erinevalt otsehangetest, kus tarnijate arv on tavaliselt väga piiratud ja ei muutu 5-10 aasta jooksul.

- suur hulk kliente. Iga allüksus/osakond ostab midagi, sama organisatsiooni sees saab kutsuda sama tarnijat sama tüüpi kaupa tarnima ja samal ajal inimesed ei suhtle, ei tea, et mahtusid saab konsolideerida.

Arvatakse, et otsehangete ostjad on hangetega paremini kursis, nad koostavad hankestrateegia, kooskõlastavad seda ettevõtte tippjuhtkonna tasemel. Nad tunnevad, et nende ostud on kõigile vajalikud ja olulised. Vahepeal ärge unustage kaudseid hankeid. Kui see moodustab 15-30% mitmemiljoniliste hangete eelarvetest, siis on summa fantastiline ning nõrk kontroll ja ostjate tunne, et nende ostud pole kellelegi olulised, võib kaasa tuua nõrga konkurentsi pakkumismenetluses, juhtide ebaausa käitumise. ja lõpuks teie organisatsiooni tarbetuid kaotusi.

Soovitan, et isegi kui tunnete, et teie ettevõttes pööratakse kaudsetele hangetele vähe tähelepanu, lähenege tööle kogu vastutustundega ja kes teab, võib-olla õnnestub teil tuua ettevõttele miljon dollarit, mida ta kavatses taotleda. Pank?!

Loomulikult ei saa ühes artiklis kirjeldada kõiki otsehangete ja kaudsete hangete taktikate ja hankestrateegiate tunnuseid. Millist hankeviisi valida ja milliseid vahendeid otsehanke või kaudse hanke puhul kasutada, pole lihtne ülesanne! Kui teil on raskusi, kirjutage meile.

Samuti ootaksime huviga otse- ja kaudhangete esindajaid, et täiendada seda artiklit asjakohase ja olulise teabega. Kirjutage, oleme huvitatud.