Ja ometi on inimmõistus püüdnud seda enam kui 2000 aastat tulutult mõista, teisest küljest on tal õnnestunud vähemalt ligikaudselt palju tähendusrikkamate ja keerukamate vormide analüüs. Miks nii? Sest arenenud keha on kergem uurida kui keharakku. Veelgi enam, analüüsimisel majanduslikud vormidÄrge kasutage mikroskoopi ega kemikaale. Mõlemad tuleb asendada abstraktsiooni jõuga.

Karl Marx. Kapital. 1. köide. Eessõna esimesele väljaandele.

Äriprotsessidest räägitakse palju ja sageli enamasti just seoses äri automatiseerimisega. Kasutan ka seda terminit, sh oma artiklites CRM-süsteemidest, ERP-st, töötamisest BPMN-i tähistustega, IDEF0-ga ja muude vahenditega, mida võib vaja minna ärikonsultandi töös ja automatiseerimissüsteemide juurutamisel. Samas ei leidnud ma Runetist mõistetavat ja üksikasjalikku definitsiooni mõistele “äriprotsess”.

Paljud autorid kasutavad seda "vaikimisi" mõistena "intuitiivne" ilma dekodeerimata või tekitavad alternatiivset terminoloogiat kasutades üldiselt täiendavat segadust, näiteks kirjutavad nad äriprotsessi asemel "äriüksus" jne.

Selles artiklis otsustasin rääkida sellest, mis on äriprotsess, rääkida selle kontseptsiooni tekkimise ajaloost ja sellest, kus seda saab ja tuleks rakendada. Äriprotsesside teemale kavatsen pühendada ka järgmise artikli, milles räägin, kuidas äriprotsesse õigesti kasutada.

Äriprotsesside määratlus

Niisiis, mis vahe on äriprotsessil ja funktsioonil või isegi tavalisel protsessil? Mis vahe on nendel terminitel? Jõudsin järgmisele järeldusele:

Äriprotsess on inimese (või mitme inimese) tegevuse loogiline jada meeskonnas. Äriprotsessi kirjeldamise eesmärk on teatud toimingute analüüs ja reguleerimine meeskonnas.

Miks ma panen erilist rõhku inimestele ja meeskonnale:

1. Äriprotsess toimub alati inimese osalusel. Kui meetmeid võetakse automaatne süsteem või programm, see pole enam äri, vaid tehnoloogiline protsess või spetsifikatsioon. Ja siis hakkavad kehtima veidi teistsugused standardid, kirjeldusmeetodid ja juurutusfunktsioonid.
2. Äriprotsess hõlmab alati mitut inimest, kas otseselt või kaudselt. Isegi kui inimene töötab üksi (näiteks kirjanik), on tal ikkagi kliente (kirjastusagentuur) ja tarbijaid (lugejaid). Samuti ei tööta müüja "vaakumis" - tal on toodete tarnijad ja ostjad ning kõik need inimesed on ka ühel või teisel viisil äriprotsessi kaasatud.

Miks ma kirjutan meeskonnast, mitte äristruktuurist või ettevõttest? Sest äriprotsessi mõistet saab muuhulgas kasutada selleks mittetulundusühing. See võib olla heategevus, patsienti külastav kiirabi või isegi õhtusöögi korraldamine ilma müügi või kasumita. Samas on võimalik kirjeldada ka äriprotsessi, kuna meil on inimesi, kes teatud tulemuse saavutamiseks teatud toiminguid teevad.

Äriprotsessi kirjeldus

Samuti on oluline määratleda äriprotsessi kirjeldus:

Äriprotsessi kirjeldus on töötajate tegevuste järjestuse kirjeldus nende täitmisel teatud toimingud graafilisel ja tekstilisel kujul, et reguleerida tegevusi meeskonnas, analüüsida ja optimeerida nende järjestust.

Ja siin on vaja mõista, et äriprotsessi ilma kirjelduseta pole olemas. Alles kirjeldamise protsessis ilmneb äriprotsess, s.t. üht ilma teiseta on võimatu realiseerida.
Samas peavad kõik toimingud, mida äriprotsessis kirjeldatakse, olema loogilised, nende järjestus peab viima teatud eelnevalt seatud eesmärgini.

Äriprotsesside kirjeldamine on loominguline töö. Isegi kui kirjeldate "mis on", on mõned ebatäpsused siiski lubatud, nurgad on "silutud", mõned toimingud jäetakse tajumise hõlbustamiseks ära. Ja kui kirjeldada “mis peaks olema”, siis luuakse olemasoleva põhjal midagi uut. Samas piiravad ärianalüütikut endiselt ranged piirangud – reeglid, süntaks, loogilised piirangud.

Mina isiklikult võrdlen uue äriprotsessi loomist peenikese niidi peal loovuse, kunsti ja range matemaatika harmoonilise kombinatsiooni tasakaalustamisega.

Samal ajal peate mõistma, et ükski äriprotsess ei saa olla täiuslik ja vastata 100% tegelikkusele. Alati on ruumi mingisugustele lihtsustustele ja oletustele, kuskil ka kõige rangemate regulatsioonide rakendamisel teeb see omad korrektiivid inimfaktor.

Lisaks, nagu teate, on igas uues olemis alati võimalus edasiseks täiustamiseks. Ja ka äriprotsesside loomine kinnitab seda filosoofilist teesi. Ükskõik kui palju sa ka ei üritaks äriprotsessi täiuslikult kirjeldada, on selles siiski midagi, mida saab samuti parandada kas praegu või tulevikus.

Ja siin on ühest küljest väga oluline ise õigel ajal peatuda, sest uuendatud äriprotsesse rakendavad reaalsed inimesed, kes on harjunud töötama "vanamoodi" ja peate arvestama nende inertsiga. mõtlemise ja õppimise taseme kohta. Samuti nõuab teatud investeeringuid automatiseerimine, mis tavaliselt sisaldub äriprotsesside kaasajastamisel. Ja siit tuleb lähtuda tõelisi võimalusi klient.

Sellest kõigest peab ärikonsultant ise selgelt aru saama, teadma, kus ja mis eelduste tasemel ta äriprotsessi kirjeldamist lihtsustas ning kus otsustas objektiivsetel põhjustel (rahandus, inimfaktor) mõne otsuse tulevikku lükata. Ja seda kõike tuleb osata ettevõtte juhile lihtsalt ja selgelt selgitada.

Peamine erinevus äriprotsessi ja tehnoloogilise protsessi vahel seisneb selles, et tehnoloogilise protsessi väljund on üks üsna kindel tulemus. Näiteks kui me räägime tootmisest, siis väljundiks peaksid olema teatud parameetritega tooted.

Muidugi on isegi tehnoloogilises protsessis võimalus abielluda, kuid mitte üks loomulikest valikutest, vaid rikkumise tagajärjed tehnoloogiline protsess. Äriprotsessis viibides võib “väljund” tulemus erineda sõltuvalt teatud tingimuste täitmisest äriprotsessi “kehas”, mis viidi läbi rikkumiste ja ebaõnnestumisteta.

Selguse huvides võib tehnoloogilise protsessi kirjeldus välja näha järgmine:

1. Võtame tooriku A;
2. Ühendame selle toorikuga B;
3. Töötleme parameetrite C all;
4. Me saame detaili.

Kõik on üheselt mõistetav ja mingeid tinglikke "kahvleid" ei pakuta.

Äriprotsessis peetakse järgmist olukorda üsna normaalseks:

1. Saame sisendandmed A:
   • Kui andmed vastavad tingimusele B, minge toimingute jadale C;
   • Kui andmed vastavad tingimusele D, tehke toimingud E.
2. Tulemus edastatakse väljundisse.

Need. juba protsessi algoritmis võimalikud tingimused ja erinevad toimingud olenevalt alg- või vaheandmetest.

Termini ajalugu

Olen rohkem kui korra lugenud infot, et IDEF0 äriprotsesside tähistus tekkis peaaegu 19. sajandi keskel. Teise maailmasõja perioodist kirjutavad realistlikumad autorid. Kuid nad eksivad ka.

Näiteks kui ma IDEF0-st artiklit kirjutasin, tõid mõned lugejad tähistuste näidetena näiteid mõnest ministeeriumide ja osakondade juhistest Esimese maailmasõja ajal või isegi varem ning graafilise kuvana käsitleti sõjaliste operatsioonide diagramme ja visuaalseid kujutisi. Kuid see kõik ei ole äriprotsessi kirjeldus. Kõiki eelnimetatut võib nimetada meetoditeks, visuaalseks demonstratsiooniks, juhisteks, kuid ei saa nimetada märgeteks.

Tähistused on kaasaegne mõiste, pealegi on notatsioonid midagi, mis on hästi välja kujunenud, standardiseeritud, s.t. käskude ja märgete kogum, mida kasutavad paljud inimesed, mitte ainult üks või kaks organisatsiooni. Äriprotsesside või näiteks programmeerimise kirjeldamiseks võite välja mõelda oma erikeele. Kuid seni, kuni see massikasutuses "sissejooksu" ei saa, ei tuvastata ega kõrvaldata vastuolusid, mitmetähenduslikke tõlgendusi ja muid puudujääke, kuni sellest ei saa inimeste jaoks väljakujunenud ja tuttav standard, ei saa seda nimetada märkimiseks. Märgistustest kavatsen hiljem pikemalt kirjutada. Nüüd pöördume tagasi mõiste "äriprotsess" esilekerkimise teema juurde.

Tegelikult ilmus äriprotsesside kirjeldus ja BPMN-i tähistus XX sajandi 70ndatel, kui Infosüsteemid. Nii terminit ennast kui ka tähistusi oli algselt vaja just infosüsteemide arendamiseks.

Fakt on see, et pärast infosüsteemide kasutamise algust on inimeste töö korraldamise keerukus organisatsioonides kordades kasvanud. Lisaks ei mõista masinad abstraktsiooni, nad nõuavad ranget algoritmi ja teatud teabe sisestamise ja töötlemise järjekorda. Kui enne automatiseerimise algust, kui info liikus otse inimeselt inimesele, oli vastastikuse mõistmise probleem inimestevahelise suhtluse tasandil, siis nüüd on vaja seda rangelt reguleerida.

Sellest tulenevalt oli vaja luua ametijuhendid mitte ainult organisatsiooni inimeste kohta, vaid ka nende suhtluse kohta infosüsteemidega. Ja siin ei olnud piisavalt tekstilisi märgendeid (juhendeid), kus kõik kirjeldused olid vabas tekstis, need osutusid ebaolulisteks ja ebamugavateks. Standardiseerimise vajadus oli tegelikult eriline käsukeel ja üheselt mõistetav tegevuste jada. Pealegi, erinevalt masinkeeltest, peaksid need tähistused muutuma ühtviisi mugavaks nii masinkoodiks tõlkimiseks kui ka inimese tajumiseks.

Esimesed metoodiliselt väljatöötatud äriprotsesside tähistused (ja ma räägin metoodiliselt arendatud tähistustest, näiteks IDEF3 ***) ilmusid USA sõjaväes. Põhjus on ilmne – juba siis kasutas USA sõjaväes kaugühendusi kasutades automatiseerimist, s.t. sama süsteem, millest hiljem sai Internet. Ja sellise infosüsteemide rakendustaseme juures oli äriprotsesside tähistuste vajadus eriti aktuaalne.

*** Metodoloogiliselt läbitöötatud noodikirjade teemal tahan ka paar sõna öelda. Miks ma tõin näiteks IDEF3: ma pole veel näinud metoodiliselt rohkem arendatud süsteemi äriprotsesside kirjeldamiseks. Isegi BPMN 2.0 arendatakse ja täiustatakse endiselt. Ja kui loete IDEF3 ingliskeelset kirjeldust (ma pole veel vene keelde tõlget näinud), saate hinnata ka selle arengu sügavust.

Väga kiiresti saavutasid metoodika ja tähistused ärikeskkonnas tohutu populaarsuse.
Märkused võimaldasid hankida vahendi inimeste ja digitaalsete infosüsteemide koosmõju kirjeldamiseks.

Nende abiga õnnestus äri optimeerida, s.t. saada paremat jõudlust sama kuluga.

Optimeerimisvõimalus pakkus ettevõttele erilist huvi. Nagu teate, peate millegi parandamiseks selgelt aru saama, mis teil on ja mida soovite sellest muuta. Ja graafilised tähistused näitasid selgelt mõlemat olukorda - lähtepunkti ja soovitud tulemust, aga ka kõige probleemsemaid kohti. Nende andmete põhjal osutus optimaalse lahendustee valimine ja parima uuendusvõimaluse simuleerimine palju lihtsamaks kui ilma selliste mugavate tööriistadeta.

Just siis ilmusid äriprotsesside ja äriprotsesside tähistused, kaks lahutamatult seotud mõistet.

Väga oluline on mõista, et puudub näiteks eraldi "müügiäri protsess". On olemas müügiprotsess, millest saab äriprotsess, kui seda kirjeldatakse tähistusega. Need. ilma kirjelduseta äriprotsessi tähistuses tegelete müügiga, keegi ei vaidlusta seda. Kuid kuigi kindlat kõigutamatut ja ühemõttelist kirjeldust pole, on teie müük mõnes mõttes spontaanne nähtus. Ja need muutuvad äriprotsessiks alles pärast seda, kui need on tähistuse raames kirjeldatud ja selle kirjelduse praktikas rakendatud.

Müük on kõige lihtsam ja ilmsem näide. Igaüks meist ostja rollis ja paljud meist müüja rollis tunnevad seda protsessi. Ja me kõik teame, et isegi sama inimene erinevaid olukordi(Sest erinevad kaubad, erinevad ostjad, erineva ilmaga ja üldiselt olenevalt tujust) müüvad mõnevõrra erinevalt. Aga kui kirjeldada ja selgelt reguleerida teatud äriprotsessi, siis olenemata sellest, millise jalaga müüja hommikul tõusis, on müügiprotsess teatud viisil standardiseeritud, piiratud teatud piiridega ja selle tulemusena stabiilsem.

Miks modelleerida (kirjeldada) äriprotsesse

Nagu ma rohkem kui korra kirjutasin, töötan peamiselt väikeste ja keskmise suurusega ettevõtetega, kus pakun laia valikut teenuseid - alates probleemide tuvastamisest ja " kitsaskohad» ettevõtte töös kuni minu pakutud lahenduste elluviimiseni tasemel tarkvaratooted ja automaatikasüsteemid.

Äriprotsesside modelleerimine aitab lahendada kahte probleemi korraga:

• Äriõpe. Graafiline esitus diagrammide kujul, s.o. äriprotsesside modelleerimine võimaldab kiiresti mõista ettevõtte iseärasusi ja tuvastada võimalikud kitsaskohad.
• Nähtavuse pakkumine. Nagu teate, "üks pilt on väärt tuhat sõna". Seetõttu aitab ettevõtte töö skemaatiline esitus juhil ja ettevõtte omanikul palju kiiremini mõista probleemi olemust ja hinnata pakutud lahendusi. Ärikonsultandi (muide, ka tarkvaratoodete juurutamise spetsialisti) töös on väga oluline, et klient mõistaks kõiki lahenduse eeliseid. Mitte vähem oluline pole Tagasiside- diagrammil olev juht näeb mõningaid puudusi isegi projekti arutamise etapis ning rakendamine toimub ilma täiendavate raskusteta ja projektis "liikvel olles" muudatuste tegemiseta.

Ja selle termini tekkimise ajaloo uurimise kombinatsioon minuga isiklik kogemus annab järgmise definitsiooni:

Äriprotsessid peavad esitama keerukat teavet hõlpsasti arusaadavas vormis õppimiseks ja otsuste tegemiseks.

Kujutage ette tavaline firma, mis koosneb erinevatest osakondadest: raamatupidamine, personal, müügiosakond, ladu, tarne, tootmine jne. Eelkõige on üks inimene – ettevõtte juht. Ta ei saa füüsiliselt asjatundlikult aru igat tüüpi äriprotsessidest. Seetõttu palkavad nad erinevaid spetsialiste. Kuid ta peab seda kõike tõhusalt juhtima ja teatud juhtudel ka moderniseerima.

Siin tulevadki sisse äriprotsessid. Kus teatud tüübid inimtegevust ettevõttes kirjeldatakse graafiliste tähistega ja esitatakse viisil, mis aitab juhtkonnal mõista täpselt, kuidas igas etapis tööd tehakse ja mida saab siin parandada. Samas ei pea ettevõtte juhil olema kindla profiili kõrge kvalifikatsiooniga spetsialist.

Loomulikult ei saa sellel tasemel hakkama ilma teatud teabekadudeta. Graafilise märgistuse abil on võimatu kirjeldada iga töötaja töö kõiki nüansse ja detaile. Kuid need infokaod osutuvad protsesside üldiseks mõistmiseks ja otsuse langetamiseks tähtsusetuks.

Kuidas kirjeldada äriprotsesse

Reaalselt toimivate äriprotsesside kirjelduse saamiseks piisab, kui hoolikalt uurida iga töötaja tegevuste jada. Need. teatud protsessi käivitamiseks on vaja hankida infot sissetulevate andmete kohta, väljaminevad - s.t. töötaja tegevuse tulemus, samuti samm-sammult fikseerida vajalikud toimingud.

Pärast kogu teabe kogumist tuleb see tõlkida graafiliseks märgistuseks. Siin tasub mõista, et äriprotsesside kirjelduste koostamisel peetakse "heaks vormiks" just graafilisi märgendeid. Enda jaoks saate koostada tähistust nii, nagu soovite, ka kirjelduste tekstivalikud on olemas ja neid kasutavad näiteks mõned tarkvaraarendajad. Aga kui kirjutate märge, mida teised inimesed loevad, olgu see tarkvaraarendaja või ettevõtte juht, valige graafika.

Selle otsuse põhjus on lihtne: teave on paremini tajutav graafilisel kujul. Kui pakud inimesele “teksti seina”, kulub tal palju aega ja vaeva, et aru saada, millest sa üldse räägid. Ja kogu ülesande katmine sel juhul on peaaegu võimatu. Teine asi on graafilised diagrammid - siin saate äriprotsesse uurida erinevad tasemedüksikasjad ja igaüks saab kiiresti graafilise skeemi „üldvaadet heita”.

1. Kogume protsessis osalejaid (töötajaid);
2. Kogume protsessi alustamiseks vajalikku ja piisavat sissetulevat teavet;
3. Kogume kasutatud süsteeme. See võib olla raamatupidamissüsteem, CRM, e-post, Exceli tabelid jne. Kõik, mida teoses reaalselt kasutatakse, tuleb fikseerida.
4. Määratleme eeldatava tulemuse – mis juhtub protsessi lõpus.
5. Kogume inimese sooritatavate toimingute jada.
6. Me isoleerime tingimused. Sõltuvalt erinevatest sisendandmetest ja vahetulemustest võivad toimingud olla erinevad.
7. Kirjeldame kogu kogutud teabe graafilisel kujul mugavas tähistuses (IDEF3, BPMN 2.0 jne).

Äriprotsesside kirjeldamise reeglid

Eespool rääkisin palju loomingulisest lähenemisest, võimalustest kaasata tegevuste tingimusi ja valikuid äriprotsesside kirjeldusse. Sellest tulenevalt võib tunduda, et igasugust kirjeldust inimese tegevusest "tööl" võib pidada äriprotsessi kirjelduseks. Tegelikult on olemas ranged raamistikud ja reeglid, mis määravad, kas toimingute loendit võib nimetada äriprotsessi kirjelduseks (graafilisel või tekstilisel kujul) või mitte:

• Täielikkus.Äriprotsess peab selgelt vastama selle ees seisvale küsimusele. Kui me räägime teatud toote või teenuse müügiprotsessist, siis äriprotsess peab täielikult kirjeldama määratud tulemuse saavutamiseks vajalikke toiminguid, mis kulmineeruvad just sellise tulemusega (teatud eeldustega, mida eespool mainisin).
• Kokkuvõtlikkus.Äriprotsess peab ühendama piisavuse, s.t. kirjeldage kõiki vajalikke samme ja toiminguid, olles samal ajal tajumise hõlbustamiseks võimalikult lühidalt. Isiklikult mõtlesin enda jaoks välja “15 minuti reegli” - kui selle aja jooksul suudan ettevõtte juhtkonnale tutvustatud äriprotsessi selgitada, siis saab seda ka kliendile näidata. See selgub kiiremini - suurepärane, see võtab rohkem aega ja sõnu - peate mõtlema, mida saab vähendada ja lihtsustada.
  Nägin kunagi isiklikult äriprotsessi graafilist kirjeldust, mis oli tehtud 2 meetri pikkusele (ja vastava laiusega) lehele. Isegi lihtsalt seda arvesse võtta ja mõista, kuhu nool viib, on äärmiselt keeruline. Ja kuidas seda kliendile selgitada, ma isiklikult ei kujuta ette.
  Pidage meeles, et inimene tajub visuaalselt määratletud teabehulka, mis on muu hulgas piiratud lehe või ekraani teatud suurusega (see on tingitud nägemise iseärasustest), aga ka elementide arvuga (aju võimekus on ka piiratud). Klient saab aru lihtsast ja ülevaatlikust äriprotsessist, kui skeemi lihtsalt pilguga “kattes”. Keeruline ja detailidest üleküllastatud, peate rohkem kui ühe tunni õppima, et mõista, mida seal kuvatakse. Tõenäoliselt ei uuri ettevõtte juht, kes ei ole üksikute osakondade töö ekspert ja kellel on ka vaba aja hulk piiratud, lihtsalt nii keerulist struktuuri ega mõista isegi kõige enam. kasumlikud pakkumised.
• Üldtunnustatud tähistuste kasutamine.Ärge leiutage oma tähistust ja reegleid. Kasutage tähistusi, mida kasutatakse kõikjal maailmas. Nägin mõne kodumaise autori raamatus katseid luua oma süsteem tähistused. Ja ausalt öeldes ei saanud ma aru, miks nad teevad enda ja oma lugejate elu keeruliseks. Siin, nagu keelegagi – võid välja mõelda oma erikeele, aga keegi peale sinu ei saa sellest aru. Ja kui see osutub olemasolevatega sarnaseks, siis võib tekkida ka segadus. Või peetakse teid kirjaoskamatuks, kuna te ei kasuta tuntud keelte reeglite järgi kirjavahemärke, keeldumissõnu jne. Nii on ka märgenditega – neid on juba väljakujunenud, inimestele teada ja mis on samuti oluline, intuitiivsed tähistused. Seetõttu said nad populaarseks, kuna nende loomise ja täiustamise käigus testiti pidevalt nende lihtsust, ühemõttelisust ja mugavust. Kui kasutate valmismärke, mõistetakse teid, tajutakse teid kui asjatundjat ja tähistusreeglid ise päästavad teid loogikavigade eest. Isiklikult soovitan IDEF3 ja BPMN 2.0.
• Kõiki äriprotsessis osalejaid tuleb arvestada ja neile otse näidata. Ja seda tuleb teha ilma nummerdamisega allmärkusi kasutamata, kommentaare Swimmi jooneobjektides (spetsiaalsed joonealused märkused) jne. Fännid teevad sellega sageli pattu, et luua oma kujundused, selle asemel et kasutada valmis märke. Kusagil nende nimed ei sobi, kuskil arvavad nad, et pikk nimi äriprotsessi kehas on ebamugav. Seetõttu tuleb joonealustest märkustest vaadata, kelle kohta täpselt kõnealune, või unustavad selliste äriprotsesside loojad lihtsalt ühe osaleja märkida.
• Kasutajasõbralik kirjeldus. Kõige tähtsam on see, et teie tarbija, see, kes seda märget loeb, peab kiiresti ja ideaalis isegi ilma teie selgitusteta aru saama äriprotsessi kirjeldusest.

Kõik muu sõltub ainult sinust ja äriprotsessi kirjelduse tarbijast. Kui teile väga meeldib erinevate värvide kasutamine (noolte või esemete jaoks), on see minu arvates üsna vastuvõetav. Märkmeid saate luua ka mitte ainult minu pakutud tööriistades, vaid igas teile sobivas keskkonnas. Kui märge järgib ülaltoodud reegleid ja on teie tarbijale arusaadav, olete loonud täpselt selle, mida vajate. Ja see on tõesti äriprotsessi kirjeldus, professionaalne ja tööks optimaalne.

Levinud müüdid ja väärarusaamad

Ära leiuta ratast uuesti! Pole vaja oma tähistusi välja mõelda.

Sageli joonistavad inimesed olemasolevate tähistuste omaduste uurimise asemel vabas vormis graafikuid erinevates graafikaprogrammides.

Ma ei soovita seda teha. Esiteks, valmistööriistade kasutamisel ei pea te oma nimetusi ja standardeid leiutama. Kõigele on pikalt mõelnud. Samas on standardsed tähistused tõesti intuitiivsed, üheselt loetavad ja paljudele teada. Teiseks on valmissüsteemidel (IDEF3, BPMN 2.0 jne) hästi välja töötatud metoodika ja ranged piirangud. Neid võib tajuda kui programmeerimiskeelt ja keskkonda selle keelega töötamiseks. Siin ei saa te lihtsalt palju vigu teha, süntaksistandardid ja keskkond ise päästab teid sellest (redaktori piirangud, automaatsed kontrollid).

Ärge ajage segamini ettevõtte äriprotsesside ja IT-süsteemide äriprotsesside kirjeldusi.

Paljudes automatiseeritud süsteemid, näiteks 1C või Zoho CRM, on olemas oma olemid, mida nimetatakse "äriprotsessideks". Kuid neil olemitel pole selles artiklis kirjeldatud äriprotsessidega mingit pistmist. Pea neid "homonüümideks", st. terminid kõlavad justkui ühtemoodi, aga meie puhul on tegemist ettevõtte töö kirjeldusega ning IT-süsteemides funktsioonide ja aruannete grupi nimetusega.

Levinud viga: äriprotsess toob tingimata väärtust (kasumit).

Kuulsin isegi tuntud esinejatelt, et äriprotsessid peaksid olema kasumlikud. Pealegi nägin isegi äriprotsessi loomisel “vigade analüüsi”, mille puhul pööratakse palju tähelepanu sellele, et 70% tegevustest ei kanna mingit väärtust.

Tegelikult on äriprotsessid erinevad. Mõne tulemuseks on tõepoolest kasumi teenimine, näiteks otsemüük. Muudel juhtudel on raske rääkida väärtuse omandamisest ja üldiselt tegude hindamisest sellest vaatenurgast. Näiteks kuidas saate hinnata kaupade tarnimise või maksudeklaratsioonide koostamise ja saatmise äriprotsessi väärtust?

Usun, et äriprotsess ei pruugi tuua mingit väärtust, kui mõistame seda kui otsest kasumit ettevõttele. Protsessikeskse lähenemise juurutamine ja äriprotsesside juurutamine on suunatud rohkem millelegi muule - väärtuse säilitamisele, s.o. sama kuluga rohkem jõudlust.

Kas on võimalik luua ideaalset äriprotsessi – millal tuleks lõpetada?

Ei. Äriprotsess peaks olema lihtne, arusaadav, mugav, loetav. Kuid see ei saa kunagi olema täiuslik.

Tööle asudes tundus mulle endale alati, et ma ei tööta millegi kallal, kuskil oleks saanud paremini teha. Ja sageli palusid kliendid mul seda või teist protsessi üksikasjalikumalt kirjeldada. Ja pidasin seda ka oma puuduseks.

Tegelikult on äriprotsesside modelleerimine kõigest eelnevast lähtudes mingi oletus, loominguline protsess. Teisest küljest ei teadnud ma omal ajal isegi, mida vastata palvetele kirjeldada rohkem “seda” ja “seal”. Kuid aja jooksul sain aru, et ärimodelleerimine ei ole pelgalt loovus, vaid omamoodi dialektiline protsess. Ja äriprotsessi loomine kannab alati oma negatiivset mõju. Siin tasub tõesti läheneda küsimusele filosoofilisest vaatenurgast. Ja äriprotsessi loomisel peame meeles pidama, et kõike ei saa korraga katta ja seetõttu jääb see alati ebatäiuslikuks. Kuid samal ajal paneme sellesse juba seda, mida me tulevikus parandame. Sellele tasub läheneda lihtsalt kui faktile.

Teie äriprotsess peab lahendama ülesande, vastama küsimusele, mida projekti raames käsitletakse. Kõik muu on tulevase võimaliku koostöö küsimus. Täpselt nii tasub klientidele selgitada, miks ei täpsustata mõnda protsessi ega joonistata mõnda muud arutletavaga seotud äriprotsessi.

Äriprotsesside loomine algab nende kirjeldamisest. Äriprotsesside kirjeldamist saab teha erineval viisil. Igal neist on nii plusse kui miinuseid. Kirjeldusi on 3 tüüpi – tekstiline, tabel ja graafiline. Loomulikult on need puhtal kujul haruldased. Enamikul juhtudel kombineerime neid meetodeid ühel või teisel kujul. Kui aga keskendud, võtad aluseks ühe kolmest elemendist – tekstikirjeldus, tabelid või äriprotsesside diagramm, siis seda tehes valid ühe kirjelduse tüübist.
Äriprotsesside juhtimine ilma neid kirjeldamata on äärmiselt keeruline.

Äriprotsesside tekstiline kirjeldus

Tõenäoliselt kõige lihtsamini rakendatav ja levinum variant. Kõik, mis äriprotsessis toimub, on kirjeldatud sõnadega, st. selle tulemusena saame teksti. Äriprotsesside ülesehitamine eeldab üsna suure hulga elementide ja võimaluste kirjeldamist äriprotsessi arendamiseks, tekst võib osutuda väga tülikaks. Mäletan tõesti protsessi, mille tekstikirjeldus võttis 32 lehekülge ja diagramm - ainult 3.

Äriprotsesside tekstis kirjeldamise eelised

• Väga lihtne teha – lihtsalt istu maha ja kirjuta.
• See ei nõua erilisi oskusi - pimedad ajad on möödas, nüüd saavad kõik kirjutada :)

Miinused

• Teksti on raske töödelda – tekstimassiividega töötamine on üsna keeruline, sest peame leidma sõnade taga peituva olemuse.
• See raskendab protsessi terviklikku tajumist – teist lehekülge lugedes võid juba unustada, mis oli esimesel. Keerulist, hargnenud protsessi kirjeldavat teksti on väga raske lugeda. Peate pidevalt tagasi minema, et aru saada, millega tegu. Selle tulemusena on pildi tajumine täielikult häiritud.
• Põhimõtteliselt on sellest raske aru saada – kui teksti valmistab ette kirjutamisoskuseta inimene, muutub selle lugemine piinamiseks. Igaühel on oma keel ja mõnikord võib see olla väga raske. Kas olete "halbu" raamatuid näinud? Protsessi kirjeldus võiks veel hullem olla :)
• Seda on raske struktureerida ja analüüsida – protsessil võib olla mitmeid arenguviise. See tähendab, et olenevalt tulemustest, sündmustest ja tingimustest teostame protsessi käigus erinevaid toiminguid. Kujutage nüüd ette, kuidas oleks seda tekstis kirjeldada. Väga raske on hoida lihtsat struktuuri, kui ühel lehel on kümneid "kui"-sid. Selle tulemusena nõuab analüüs teilt palju pingutust ja titaanlikku eeltööd.

Vihje – kasutage struktureeritud loendeid

Äriprotsesside kirjeldus tabelite kujul

Laud on suurepärane! Ma armastan laudu. Sa võid neid tundide kaupa vaadata ... ja ei leia oma küsimusele vastust :) Nali naljaks. Tegelikult ei olegi ettevõtte äriprotsesside kirjeldamine lingitud tabelite kujul nii halb mõte. Vähemalt palju parem kui tekstikirjeldus. Suurim väljakutse on valmistumine kena muster tabelid, kuhu tegelikult siis andmed sisestatakse.

Äriprotsesside tabelite kujul tekstiga kirjeldamise eelised

• Suhteliselt lihtne valmistada - malli ettevalmistamine pole nii keeruline. Peaasi, et see oleks selge neile, kes selle täidavad. Lisaks võimaldavad kõik tabelarvutusprogrammid (näiteks Excel) lisada tabeli lahtritesse kirjeldusi. Kasutage seda võimalust andmete selgitamiseks.
• Malli täitmine on suhteliselt lihtne – kui mall on selge, pole selle täitmine jällegi keeruline. See ei nõua erilisi oskusi ja teadmisi.
• Struktuuri olemasolu - tabel ise viitab juba teatud struktuurile.
• Digitaalsete andmete töötlemise mugavus - kõige parem on töötada numbritega tabelis. Seega sobib antud andmetüübi jaoks seda tüüpi kirjeldus kõige paremini. Tabelis olevaid andmeid, isegi tekstiandmeid, on palju mugavam võrrelda ja analüüsida.

Miinused

• Pole kompaktne – suurte protsesside kirjeldus koos paljude alamprotsesside ja elementidega näeb välja nagu "leht". Sellist vaadet on raske kompaktseks nimetada.
• Puudub vajalik detail – selleks, et tabel oleks kompaktsem, tuleks andmemahtu piirata. See tähendab, et isegi kui sisestate teksti tabelisse, peab see olema piiratud. See tähendab, et vajalike detailide saavutamine ei pruugi olla lihtne.
• Taju terviklikkus puudub – suur hulk andmeid ei aita sellele kaasa. Kuigi kui teil on vaja vaadata ühe toimingu (alamprotsessi) andmeid reas või sama tüüpi andmeid veerus, on parem tabelit mitte välja mõelda.
• Harusid on keeruline kuvada – sama probleem, mis tekstiga. Suurt hulka harusid ja mis kõige tähtsam, hargnemistingimustel põhinevat protsessi arengut on üsna raske visualiseerida.
• Nõuab ettevalmistust - peate kulutama aega hea malli ettevalmistamiseks.

Vihje – pane alamprotsessid, tegevused ridadesse ja andmed veergudesse. Nii on seda lihtsam mõista. Ühe suure tabeli asemel kasutage lingitud tabeleid.

Kirjeldus diagrammi kujul, äriprotsessi mudel

Märtsiks ma kassi ei tõmba. Ettevõtte äriprotsesside graafiline kirjeldus diagrammi, mudeli kujul on parim kirjeldustüüp. Enamik spetsialiste on pikka aega eelistanud kirjelduse graafilist tüüpi. Vaadake lihtsalt selle tüübi plusse ja miinuseid.

Äriprotsesside kirjeldamise eelised mudeli kujul

• Tajumise lihtsus – meie aju on paigutatud nii, et me tajume pilti kiiremini kui midagi muud. Seetõttu on skeemi väga lihtne mõista. Aju “pildistab” skeemi ja töötleb seda alateadlikul tasemel, mitu korda kiiremini kui meie teadvus. Skeemi on lihtne tajuda ka seetõttu, et näeme koheselt elementide omavahelisi seoseid.
• Taju terviklikkus - 1 skeem on protsessi mudel teatud tasemel. See tähendab, et diagramm annab meile kohe aimu protsessist tervikuna. Eelkõige selle piiride, põhielementide jms kohta. Kui protsess on mitmel tasandil üksikasjalik, jäävad diagrammid ikkagi seotuks.
• Vajalik ja piisav detailsus – samas saab diagrammil kuvada suhteliselt palju detaile ilma tajukvaliteedi kaotamata.
• Protsessi harude ja arenguteede visuaalne kuvamine - õigesti koostatud diagramm annab kohe aimu, kuidas protsess õiges versioonis peaks arenema. Nagu ka muud stsenaariumid.
• Automatiseerimise mugavus – paljud tarkvaratööriistad võimaldavad tõlkida diagramme programmeerimiskeeltesse, mis lihtsustab oluliselt tarkvaraarendajate ja juurutajate elu.

Miinused

• Nõuab erioskusi - peate teadma, kuidas diagramme õigesti koostada. Teadke erinevaid tähistusi. Ja mõnikord isegi iseseisvalt koostage elementide komplekt, mida kasutate kirjelduste ja reeglite jaoks.
• Suhteliselt rohkem aega kirjelduse koostamiseks – hästi üles ehitatud protsessimudel peaks olema lihtne ja arusaadav. Skeemi kui sellise koostamiseks peate kulutama palju aega. Iga loll võib selle keeruliseks teha, aga lihtsus nõuab oskust;)

Investeering graafilist tüüpi kirjeldusse tasub end üsna hästi ära.

Vihje – äriprotsesside kirjeldamiseks võib piisata 3-5 graafilisest elemendist (kujundist).

Lõpuks

Selle tulemusena kasutate igat tüüpi kirjeldusi. Dokument nimega "Äriprotsessi kirjeldus ..." sisaldab nii graafilist diagrammi kui ka tabeleid ja teksti. See sobib. Kuid minu nõuanne on keskenduda graafilistele mudelitele ja vältida teksti. hea mudel ei pea kaasnema tekstiga. Enamikel juhtudel.
Äriprotsesside loomine algab nende kirjeldamisest.

Täiesti nõus. Aga jututeemaks oli protsesside kirjeldamine, mitte nende jälgimine. Vastan aga võimaluste piires offline nõustamise raames.
Loomulikult on vaja protsesse jälgida, muidu pole kogu meie töö sentigi väärt.
Selle protsessi haldamiseks on vaja väljundi, sisendi ja protsessi mõõdikuid. Vertikaalsete sisendite puhul on eelistatav ka indikaatorite olemasolu. Ressursi sisendi jaoks võimaldavad kvantitatiivsed näitajad arvutada kulusid ja jälgida kvaliteedinäitajate vastavust. Perioodilistes auditites ja enesehinnangutes kasutatakse nii ressursside kui ka piirangute mõõdikuid.

Kuid kas iga protsessi on vaja jälgida? Kas ma pean määrama iga protsessi jaoks mõõdikud? Millistesse protsessidesse investeerida?
Ei ja veelkord ei. Selektiivsus on vajalik. Esiteks peate jälgima andmete kogumise kulusid ja kulusid. Ja kõigepealt allutage prioriteetsed protsessid monitooringule. Kuidas teha kindlaks prioriteetsed protsessid ja kuidas teha kindlaks, millised protsessidest vajavad täiustamist, millised ümberkujundamist ja millised ainult suuremat tähelepanu? Valides protsesse, mis nõuavad kas täiustamist või ümbertöötamist või ainult erilist tähelepanu, tuleks lähtuda järgmistest kriteeriumidest:
1. Protsessi tähtsus:
mida olulisem on protsess, seda hoolikamalt peate seda jälgima;
protsessi tähtsuse määrab selle tulemuste tähtsus.
- Näitajad: nii tõhusus kui ka tõhusus.
2. Protsessi jõudlus - protsessi võime täita eesmärke, mida mõõdetakse protsessi tellija rahuloluga.
3. Protsessi efektiivsus – kulud ja tähtajad.
Valikukriteeriumiks on näitajate määrav väärtus Tähtsuse poolest on definitsiooni järgi parim kohtunik organisatsiooni juhtkond. Kuigi juhtkond peab prioriteediks seadma erinevad tegevusvaldkonnad ja klientide või muude sidusrühmade kategooriad, saavad iga klientide või muude sidusrühmade klassides kõige paremini hinnata nende organisatsioonilt saadava suhte suhtelist tähtsust kliendid või muud sidusrühmad ise. Seetõttu peaksid olulisuse astet mõõtma just nemad.
! On ütlematagi selge, et otsuse tulemuste lõpliku hindamise, eelkõige erinevate protsesside suhtelise tähtsuse kohta ettevõtte põhiprotsesside seas peaks tegema juhtkond. protsessi tulemus peaks alati olema kohtunik.
Tarbijad saavad kõige paremini hinnata saadud toodete ja teenuste kasutussobivust – ja üldiselt rahulolu ootustega.
Muud sidusrühmad (aktsionärid, juhtkond, töötajad, äripartnerid, ühiskond) on ka parimad hindajad selle üle, mida nad saavad. Erinevate klientide ja teiste huvirühmade suhtelise tähtsuse kindlaksmääramine on strateegia küsimus ja seega ka juhtkonna vastutus.
Kliendid ja teised sidusrühmad tuleks seejärel kaasata iga eeldatava kvaliteedi elemendi suhtelise tähtsuse kindlaksmääramisse. Kuna klientide jaoks kvaliteedi loomiseks eksisteerivad protsessid, on klient organisatsiooni protsesside suhtelise väärtuse loomulik kohtunik:
– abiprotsesside sisetarbija;
– turule suunatud protsesside väline tarbija;
– muud sidusrühmad neile suunatud protsesside jaoks.
Teisisõnu, tarbijad ja teised huvirühmad teavad rahulolu põhjustavaid tegureid ja nende kaalu määramist.
! Tippjuhtkond teeb lõpliku otsuse protsessi tulemuste "valideerimise" kohta, mille käigus kliendid ja teised huvirühmad on määranud olulisuse (ja täiendab seda sellega, mis on asjakohane e.

Äriprotsesside kirjeldamisel kasutatakse kahte tüüpi tööriistu – vertikaalne ja horisontaalne kirjeldamine.

Vertikaalse kirjelduse korral näidatakse äriprotsesside puus ainult tegevusi ja nende hierarhilist järjestust. Sel juhul on ainult vertikaalsed lingid vanema ja lapse töökohtade vahel (joonis 4a).

Horisontaalse kirjeldusega näidatakse ka, kuidas need tööd on omavahel seotud, millises järjestuses neid teostatakse, millist infot ja materjalivood nende vahel liikudes. Sel juhul ilmnevad horisontaalsed lingid äriprotsesside mudelis vahel erinevaid teoseid, mis moodustavad protsessi (joonis 4b).

Joonis 2. Äriprotsesside vertikaalne ja horisontaalne kirjeldus

Organisatsioonidisaini spetsialistid kasutavad äriprotsesside kirjeldamisel erinevat terminoloogiat. Näiteks vertikaalset kirjeldust nimetatakse funktsionaalseks kirjelduseks, horisontaalset protsessikirjelduseks või lihtsalt äriprotsesside kirjelduseks.

2.2 Äriprotsesside horisontaalne kirjeldus.

Praegu on äriprotsesside horisontaalseks kirjeldamiseks kolm peamist viisi: tekst, tabel, graafiline. Kirjeldame neid meetodeid lühidalt.

1. Tekst

See meetod pole midagi muud kui äriprotsessi tekstiline järjestikune kirjeldus. Palju Venemaa ettevõtted on välja töötanud ja kasutavad oma tegevuses regulatiivseid dokumente, millest osa on protsessiregulatsioonid ja ei ole midagi muud kui äriprotsesside tekstiline kirjeldus. Toome näitena meie mööblitöökoja ühe äriprotsessi tekstilise kirjelduse:

Äriprotsess: "Esitage tellimus" - Müüja võtab ostjalt vastu tellimuse, vormistab lepingu, võtab vastu ettemaksu. Ettemaks kantakse raamatupidamisele. Teave tellimuse kohta saabub direktorile ja käivitatakse järgmine äriprotsess “Tellimuse täitmine”.

2. Tabelikujuline.

Ettevõtte tegevuse analüüsi ja optimeerimise eesmärgil ei ole äriprotsesside tekstiline kirjeldus optimaalne. Fakt on see, et äriprotsessi kirjeldust teksti kujul on võimatu süstemaatiliselt kaaluda ja analüüsida. Inimese aju tajub tekstilist teavet järjestikku. Näiteks kui inimene loeb määrust ja jõuab selle lõpuni, unustab ta peaaegu alati selle, mis oli dokumendi alguses. Äriprotsessi tekstilise esituse teine ​​puudus on see, et inimmõistus on kujundatud nii, et see suudab tõhusalt töötada ainult piltidega. Tekstilise informatsiooni tajumisel ja analüüsimisel lagundab inimese aju selle mitmeks pildiks, mis võtab lisaaega ja vaimset pingutust. Seetõttu jätab äriprotsesside tekstilise kirjelduse kasutamisel soovida tegevuste optimeerimise otsuste jõudlus ja kvaliteet, mis tuleb eriti esile siis, kui otsuse teeb grupp inimesi.

Omal ajal arendasid infotehnoloogia spetsialistid äriprotsesside kirjeldamiseks struktureeritumat lähenemist. Nad tegid ettepaneku jagada äriprotsess struktureeritud tabeli lahtriteks, kus igal veerul ja real on konkreetne väärtus. Seda tabelit on lihtsam lugeda, sealt on lihtsam aru saada, kes mille eest vastutab, millises järjestuses äriprotsessis töid tehakse ning vastavalt sellele on äriprotsessi lihtsam analüüsida. Äriprotsesside kirjeldamise tabelivorm on tõhusam kui tekstiline ja infotehnoloogia spetsialistid kasutavad seda praegu aktiivselt äriprotsesside kirjeldamiseks nende automatiseerimisülesannete täitmisel.

Tabel number 1. Äriprotsessi tabeli kirjeldus "Esitage tellimus".

	Operatsioon	Vastutav	Mis (sisselogimine)	Alates (müüja)	Mis (Välju)	Kellele (kliendile)
	Võta tellimus vastu	Müügimees		Ostja
	Koostage leping	Müügimees				Direktor, bp. "Tellimuse täitmine".
	Hankige ettemaks	Müügimees	Ettemaks	Ostja	Ettemaks	Raamatupidamine

3. Graafika.

Viimasel ajal on intensiivselt arendatud ja kasutatud äriprotsesside kirjeldamisel graafilisi lähenemisi. On tõdetud, et graafilised meetodid on kõige tõhusamad ettevõtte tegevuse kirjeldamise, analüüsimise ja optimeerimise probleemide lahendamisel.

Selgus, et graafika on hea, sest inimese vaateväljas paiknevat graafilist infot tajub tema aju samal ajal. Teiseks eeliseks on see, et juhil, nagu igal inimesel, on parempoolne mõtlemine ja ta mõtleb kujundite kujul. Ta tõlgib igasuguse tekstilise teabe kujutisteks. Juhul, kui talle esitatakse teavet graafiliste piltide kujul, suureneb oluliselt tema analüüsi- ja otsustusvõime.

Joonis 2.1 Äriprotsess "Kassasse"

Käesolevas töös kirjeldame äriprotsesse tekstiliselt ja graafiliselt.

Vladimir Repin

tegevdirektor OÜ "Vladimir Repini juhtimine"

Venemaa ABPMP liige

juhtimiskonsultant

Ärikoolitaja

kandidaat tehnikateadused

Artiklis käsitletakse protsesside kirjeldamise tähise valimise küsimusi hilisema reguleerimise eesmärgil. Võrreldakse omavahel sageli kasutatavaid töövoo tähistusi, näiteks: "Lihtne vooskeemi" MS Visios, "Protseduur" Business Studio, ARIS eEPC notation jt. Märkuste võrdlemisel keskendutakse organisatsiooni töötajatele lihtsate ja arusaadavate protsessiskeemide loomisele.

Ettevõtete ärianalüütikutele on artiklis käsitletud teesid tõsine põhjus mõelda, kui tõhusad on nende arenduskäsitlused. graafilised skeemid organisatsiooni protsessid.

Sissejuhatus

Graafiliste protsessiskeemide koostamise üks olulisemaid eesmärke on nende hilisem kasutamine organisatsiooni regulatiivdokumentides. Reeglina kasutavad neid skeeme töötajad, kellel pole keeruliste tähistuste väljaõpet, puuduvad süsteemianalüüsi oskused jne. Nende jaoks on väga oluline skeemide lihtsus ja selgus. Keerulised, keerulised skeemid, mis sisaldavad palju erinevaid sümbolid inimesed tajuvad neid halvasti, mis raskendab nende praktilist kasutamist. Seetõttu on praktilistel eesmärkidel oluline protsesside kirjeldamise tähise (meetodi) õige valik ja kasutamine. Milliste kriteeriumide alusel tuleks selline märge valida? Kuidas võrrelda erinevaid tähistusi omavahel? Vaatleme mitmeid näiteid äriprotsessi kirjeldamiseks populaarsete tähiste abil ja proovime neile küsimustele vastata.

Märkmete võrdlus

Võrdluseks valiti järgmised protsessikirjelduse tähised:

1. "Lihtne vooskeemi" (koos dokumentide liikumise kuvamisega, kasutades plokki "Otsus");
2. "Lihtne plokkskeem" (ilma dokumentide liikumist kuvamata, ilma "Lahendus" plokke kasutamata);
3. Business Studio süsteemi "protseduur" (üks valikuid esindus);
4. ARIS eEPC.

Testjuhtumiks valiti lihtne ja intuitiivne protsess. Selle protsessi kirjelduse tulemused on esitatud joonisel fig. 1-4.

Riis. 1. Protsessiskeem MS Visio märgetes "Lihtne vooskeemi" (koos dokumentide liikumisega, kasutades plokki "Lahendus")

Joonisel fig. 1 on protsessi toimingute järjestus ajas näidatud paksude nooltega ja dokumentide liikumine on näidatud õhukeste punktiirnooltega. Plokke "Lahendus" kasutatakse klassikalisel viisil. Nad kuvavad teavet (küsimusi), millest "sõltub" protsessi edasine käik. Selline lähenemine "teemantide" kasutamisele on väga levinud. Kuid tegelikult peaks kogu otsustamise ja teatud väljundite (dokumentide) moodustamise loogika sisalduma protsessi toimingutes. Kui järele mõelda, pole nende "teemantide" joonistamise väärtus (tähendus) ilmne. Mis need objektid on: protsessioperatsioonid, sündmused? Tundub, et see pole ei üks ega teine. Need on pigem avaldused otsuse tegemiseks mingil tingimusel. Aga me töötame ju välja protsessiskeemi inimeste jaoks, mitte ei kirjuta arvutiprogrammi mingis erikeeles. Arvutiprogrammis oleks “teemant” täisväärtuslik toiming tingimuste vms võrdlemiseks. Protsessiskeemil tuleb aga näidata reaalseid objekte – inimeste poolt teostatavaid protsesse, dokumente, infosüsteeme jne. Mõelge, kas kas on õige näidata skeemil "teemante" protsessitoimingutest eraldi? Selle asemel saate teha järgmist.

• Kirjeldage otsustamisloogikat vaadeldava protsessi skeemi toimingute jada kujul;
• Kirjeldage loogikat vastava alamprotsessi etappide diagrammi kujul, liikudes allolevale tasemele;
• Kirjeldage loogikat tekstis (operatsiooni tekstiatribuutides) ja seejärel kuvage see protsessi täitmise ajakavas.

Sõnastagem ülaltoodud (joonis 1) "teemantide" kasutamise meetodi "plussid" ja "miinused".

"Lihtne vooskeem" MS Visios (koos dokumentide liikumisega, kasutades plokki "Lahendus")

Joonisel fig. Joonisel 2 on toodud näide samast protsessist, mida on kirjeldatud ainult ilma "Lahendus" plokke ja dokumente kasutamata. Lihtne on kontrollida, kas sellel diagrammil on 24 graafilist elementi vähem kui joonisel fig. 1. Skeem Joon. 2 tundub palju lihtsam. Graafilistest elementidest see ei pimesta ning informatiivsuse seisukohalt on see skeem lõppkasutajale üsna arusaadav ja ligipääsetav. Kui protsessi iga toimingu puhul on selle rakendamise nõuded kirjeldatud tekstis, siis kombineerides tabeli- ja graafilisi esitusvorme, on võimalik adekvaatselt kirjeldada protsessi läbiviimise korda ettevõtte töötajatele.

Riis. 2. Protsessi skeem MS Visio märgetes "Lihtne vooskeemita" (ilma dokumentide liikumiseta, ilma plokki "Lahendus" kasutamata)

Protsessi graafilise esituse "plussid" ja "miinused" joonisel fig. 2 on näidatud allpool.

MS Visio "lihtne vooskeemita" (ilma dokumendi liikumiseta, ilma plokki "Lahendus" kasutamata)

Üldiselt kasutatakse skeeme joonisel fig. 2 on mugav nii arendajatele kui ka nende skeemide järgi töötavatele töötajatele.

Joonisel fig. 3 on näidatud Business Studio modelleerimiskeskkonna tähistuses “Protseduur” moodustatud protsessiskeem. Skeemil on mitu funktsiooni. Esiteks kasutatakse plokke "Otsus" mittestandardsel viisil - mitte graafilise elemendina küsimuse kuvamiseks ja hargnemiseks, vaid täisväärtusliku otsustusprotsessi toiminguna. Business Studios on "rombil" peaaegu kõik atribuudid täielik protsess, kuid seda ei saa lagundada (võib-olla teevad süsteemiarendajad selle aja jooksul võimalikuks). "Rombi" kasutamine (neljanurga asemel) muudab diagrammi selgemaks. Samal ajal saab teemandiatribuutidesse sisestada mis tahes tekstilist teavet: kirjeldus, algus, lõpp, tähtaja nõue jne.

Protsessi diagrammi teine ​​tunnusjoon, mis on näidatud joonisel fig. 3, on noolte kasutamine. Toimingute jada kuvamiseks võite kasutada noolt, millel on üks ots - nool "eelisjärjestus". Dokumentide liikumise näitamiseks saate kasutada kahe otsaga noolt. Business Studios saate aga pääseda ainult üht tüüpi noolte, "eelisjärjestuse" noolte kasutamisest. Samal ajal saab nimetatud nooltele kinnitada vajaliku arvu dokumente, mis on määratletud tegevusobjektide kataloogis.

See lähenemisviis võimaldab:

• Vähendage oluliselt graafiliste elementide arvu protsessiskeemil ja samal ajal;
• Protsessi eeskirjades kuvada vajalik teave sissetulevate ja väljaminevate dokumentide kohta.

Seega, ilma diagrammi ebavajalike elementidega risustamata, saame protsessi täielikult kirjeldada ja kogu vajaliku teabe määrustesse üles laadida.

Asjaolu, et noole nimi ei sõltu sellele lisatud dokumentidest, võimaldab teil diagrammil olevaid nooli nimetada töötajatele kõige arusaadavamal ja mugavamal viisil. Näiteks saab konkreetsete dokumentide komplekti siduda järjekoha noolega “Aruannete komplekt on koostatud”. Noole nimi näitab sel juhul täitjale sündmust, mis lõpetas eelmise toimingu nimega "Koostage päeva sularaha sissenõudmise aruanne". (Pange tähele, et STU metoodikas on protsessioperatsiooni järel olev nool olem, mitte sündmus. Pärast plokki “Lahendused” saate näidata lahenduse võimalikke tulemusi).

Riis. 3. Business Studio süsteemi “protseduur” (variant “Lahenduse” plokkide ebatraditsioonilise kasutamisega)

Protsessi graafilise esituse "plussid" ja "miinused" joonisel fig. 3 on näidatud allpool.

Business Studio süsteemi "protseduur" (variant "Otsus" plokkide ebatavalise kasutamisega)

Business Studio kasutamise puhul saab märget "Protseduur" kasutada veidi erineval viisil. Artikli autor kaldub järgima joonisel fig. 3.

Joonisel fig. Joonisel 4 on kujutatud vaadeldava protsessi diagramm, mis on välja töötatud ARIS eEPC notatsioonis. Pange tähele, et mõned protsessi toimingud ei mahtunud diagrammile. See kõige lihtsama protsessi mittetäielik diagramm, mis on tehtud ARIS eEPC notatsioonis, sisaldab nelja loogikalauset ja kaheksat sündmust! Diagrammi lugev inimene peab suutma kõiki neid loogilisi operaatoreid õigesti tõlgendada. Ilma eriväljaõppeta ja teatud oskusteta selliste diagrammide lugemisel ei suuda tavaline töötaja tõenäoliselt aru saada kõnealuse protsessi loogikast ilma üksikasjaliku tekstilise kirjelduseta või kvalifitseeritud ärianalüütiku abita.

Pange tähele, et ARIS eEPC tähistuses olev protsessiskeem võtab oluliselt rohkem ruumi kui joonisel fig. 1-3. Sellise skeemi moodustamise keerukus on samuti oluliselt suurem.

Riis. 4. Protsessiskeem ARIS eEPC-s (ehitatud Business Studios)

Protsessiskeem ARIS eEPC-märkuses (sisseehitatud Business Studios)

Üldiselt, kui te ei kavatse SAP R / 3 osta, pole ARIS eEPC-tähistuse valik ja kasutamine artikli autori arvates optimaalne lahendus. Protsessikirjelduste puhul tasub tähelepanu pöörata visuaalsemale ja intuitiivselt arusaadavamale tähistusele. Mõne jaoks võib aga ARIS eEPC tähistus tunduda selgem ja arusaadavam. Mingil määral on see maitse asi.

Protsessi kirjeldus hilisemaks automatiseerimiseks

Huvitav on kaaluda ülaltoodud äriprotsessi kirjelduse näidet, kui see on esitatud BPMN 2.0 tähistuses. See tähistus on mõeldud "käivitatavate" protsesside, st BPM-süsteemi toetatud protsesside kirjeldamiseks.

Teie arvamus BPMN 2.0 kasutamise kohta. Ärikonsooli ettevõtte peadirektor A. A. Belaichuk jagab:

"Joonis fig. 5 näitab sama protsessi BPMN-i tähistuses. Nagu näeme, on see joonis sarnane joonisega fig. 1: BPMN-i tähistuses on ülesanded tähistatud ristkülikutega, kahvlid rombidega ja andmed on esitatud dokumenditaolise ikooniga. Juhtvood on pidevad jooned, andmevood on katkendlikud.

Tuleb märkida, et sellel diagrammil on kaasatud ainult väike osa BPMN-i tähistusest: paletis on saadaval ainult üks tüüpi kahvlid 5-st, üks tüüpi ülesanded 8-st. Lisaks laiemale paletile on see tähistus mida eristab võimalus modelleerida mitte ainult isoleeritud töövoogu, vaid ka mitmeid protsesse, mis suhtlevad üksteisega sõnumite või andmete kaudu. Lisaks on see märge rangem: see ei määratle mitte ainult ikoone, vaid ka reeglid, mille järgi neid saab omavahel kombineerida. Vajaduse selliste reeglite järele tingib asjaolu, et BPMN-i tähistus ei keskendu mitte ainult sellele, et inimesed seda loevad, vaid ka otsesele täitmisele spetsiaalselt. tarkvara- BPM-süsteemi "mootor".

Samal ajal, nagu näidatud toodud näide, kui kasutada BPMN-i paleti piiratud alamhulka, ei osutu see keerulisemaks kui tuttav vooskeem. Noh, neile, kes soovivad BPMN-i professionaalselt omandada, soovitame spetsiaalseid koolitusi bpmntraining.ru.

Riis. 5. Protsessi skeem BPMN 2.0 tähistuses

Elupraktika

Joonisel fig. Joonisel 6 on kujutatud ärianalüütikute poolt üsna välja töötatud protsessi diagrammi fragment konkreetne ettevõte nende enda tähistuses. Skeem on üles ehitatud "Lihtsa plokkskeemi" põhimõtete järgi - plokki "Lahendus" kasutatakse selle klassikalises versioonis. Lisaks on diagrammil näidatud palju muid sümboleid, mida kasutatakse mittestandardsel viisil.

Riis. 6. Ühe ettevõtte protsessiskeemi näited

Skeemi koostamisel Joon. 6, ärianalüütikud ilmselt "võitlesid" nähtavuse ja maksimaalse selguse eest tavakasutajale. Nad püüdsid protsessiskeemide tekstilisi kommentaare minimeerida või isegi kõrvaldada. Esinejad printisid lihtsalt A3 formaadis skeemi, mida lugedes sai kohe kõik selgeks: mida teha, kuidas, milliseid dokumente kasutada jne.

Vaadeldav skeem ei ole muidugi lihtsuse ja selguse näide. Kuid see loodi selleks, et edastada protsessi elluviijatele võimalikult palju kasulikku teavet.

järeldused

Seega on ilmne, et protsesside kirjeldamisel tuleks püüdlema lihtsuse ja töötajate jaoks arusaadavuse poole.

Keeruliste formaliseeritud tähiste kasutamine protsesside kirjeldamisel toob kaasa:

• Raskused tavatöötajate skeemide kasutamisel (tõlgendamisel);
• Protsesside kirjeldamise töö korraldamise võimatus (raskused) osakondade töötajatel, kes ei ole läbinud erikoolitust;
• Ärianalüütikute tööjõukulude märkimisväärne kasv skeemide koostamiseks;
• Lisaraskused vooluringide dokumenteerimisel (suur maht jne).

Seetõttu ärge risustage protsessiskeemi erinevate graafiliste elementidega. Kuid isegi kui neid kasutatakse, on parem, kui need kannaksid töötajatele kasulikku teavet, mitte ei oleks lihtsalt modelleerimismärkide formaalse rakendamise tagajärg.

http://finexpert.ru/ — suhtluskeskkond professionaalidele http://bpm3.ru/ — protsessid, projektid, tõhusus