Методы автоматизации бизнес процессов. Автоматизация бизнес процессов и ее задачи. ПитерСофт: BPM – это продукт, в котором

ПитерСофт: BPM – это продукт, в котором:

Сначала специальный пользователь рисует схемы исполняемых в информационной системе бизнес-процессов,

Потом настраивает их связь с учетной системой (например, 1С:ERP 2),

Потом все пользователи запускают свои процессы на выполнение,

Руководитель контролирует ход их выполнения,

Анализируются полученные данные по процессам,

Принимаются решения по оптимизации процессов, исходя из анализа.

ПитерСофт: BPM способен автоматизировать бизнес-процессы всех областей деятельности предприятия. Продукт позволяет создать единую процессную информационную модель данных всего предприятия в целом.

Зачем вообще нужно внедрять продукт "ПитерСофт: BPM"? Рассмотрим следующий пример:

В классической учетной системе есть документ "Расходная накладная". Он имеет два состояния: "не проведен" и "проведен". Во 2 случае отгрузка считается произведенной, клиент становится должен денег, а товара (или готовой продукции) на складе уже нет. В плане учета задача решена.

Но на самом деле, в процессе передачи товара клиенту участвует несколько служб, и каждая должна своевременно выполнить свою задачу, иначе произойдут ошибки. Т.е. процесс должен быть построен и выполнен правильно. В данном случае, задействован менеджер, который договаривается о том, что клиенту будет произведена поставка в такое-то время и на таких-то условиях (доставка или самовывоз). Бухгалтерия должна выписать документы. На складе должна быть подобрана правильная номенклатура.

Логисты должны своевременно заказать транспорт и произвести доставку. А бухгалтерия потом должна получить подписанные возвратные документы. И последовательность задач не должна быть перепутана, и стартовать каждая из задач должна своевременно и с нужной информацией.

В этом случае можно бесперебойно небольшим количеством сотрудников обеспечить большое количество отгрузок.

Телефон используется, только если что-то пошло не так. Все задачи пользователям приходят в системе BPM и там же ставится отметка об их выполнении. В любой момент времени менеджер знает, что происходит в данный момент с заказом номер 24975.

Классическая учетная система не решит процессных вопросов. Это задача системы BPM.

Каким компаниям это может понадобиться?

Это предприятие, в котором:

существуют рутинные процессы, автоматизация которых может сэкономить время;
уже решены срочные вопросы учета и требуется автоматизация взаимодействия между сотрудниками различных подразделений;
работает более 10 сотрудников, являющихся пользователями ПК и работающих в рамках решения общих задач;
у сотрудников есть своя специализация (это не вариант, когда "все делают все");
сотрудники разделены территориально, находятся в разных помещениях;
требуется организация работ по высоким стандартам, например, ISO9000

Какие еще процессы можно автоматизировать?

Автоматизировать можно любые процессы. Но лучше автоматизировать те, которые являются самыми интенсивными и где есть наибольшие потери информации и времени.

По функциям это:

Согласование договоров;
Закупка материалов;
Согласование выплаты денежных средств;
Прием заказов;
Прием и управление рекламациями;
Обеспечение производства;
Подготовка командировки;
Авансовые отчеты;
Инвентаризация на складе;
Процесс приемки товара;
Прочие процессы

Список бизнес-функций, которые можно автоматизировать в рамках процессного управления, можно писать бесконечно. В любой отрасли есть свои уникальные процессы, автоматизация которых может существенно облегчить жизнь и управление их руководителю.

Почему "ПитерСофт" умеет внедрять BPM?

Сотрудники "ПитерСофт" сначала изучают предметную область Заказчика, какой бы она ни была сложной, потом предлагают решение для автоматизации. Когда требуется сделать постановку учета в незнакомой для нас предметной области, мы это делаем.

Подробнее

Для того, чтобы автоматизировать любое предприятие, необходимо понимать, какие информационные потоки протекают на предприятии, какие учетные механизмы применяются, какие пользователи какие данные в какой момент времени должны вносить, чтобы предприятие могло получить необходимую отчетность.

Эксклюзивная индивидуальная работа "под ключ"

Иногда бывает так, что предприятие имеет особенности, не позволяющие использовать "типовую" схему работы. В этом случае, для проведения правильных настроек, нужно досконально разобраться в нюансах и тонкостях деятельности предприятия. Часто сотрудники предприятия заказчика сами не знают, как необходимо отражать свою деятельность в информационной системе, или сотрудники различных подразделений не могут договориться о схемах взаимодействия друг с другом, как разделить полномочия и зоны ввода информации в систему.

Для этого используется наш опыт и те лучшие практики, которыми мы обогатились за время работы с другими заказчиками. Мы проводим постановку или оптимизацию схем учета, постановку бизнес-процессов или их оптимизацию, создаем правила работы подразделений в рамках учетной системы. Согласованное с заказчиком видение этих правил мы воплощаем в настройках информационной системы.

Сотрудники "ПитерСофт" разбираются во всех видах учета (производственный, складской, финансовый, оперативный, управленческий, бухгалтерский, налоговый и др.).

Подробнее

Руководителям любого производственного предприятия каждый день необходимо принимать управленческие решения, исходя из сложившейся на предприятии ситуации. Лучше всего актуальное положение дел отражается в количественном выражении, т.е. нужно знать, есть ли на расчетных счетах деньги на закупку материалов и выплаты зарплаты, есть ли достаточное количество материалов на складах, чтобы выпустить требуемую партию в срок, есть ли у поставщика материалы по той цене, которая войдет в калькуляцию заказа и так далее. Данные в количественном выражении всегда актуальны только тогда, когда на предприятии работает учет, иначе приходится работать только интуитивно, "по наитию". Для большого предприятия такая работа неприемлема. Значит, необходимо вести и складской учет, и финансовый, и оперативный, и учет резервов, и бухгалтерский и т.д. Все эти виды учета сходятся в единую систему под названием 1C:ERP 2.

Почему ERP? По определению, т.к. ERP – система управления ресурсами и процессами предприятия.

Сотрудники "ПитерСофт" знают продукт "ПитерСофт: Управление процессами", т.к. являются его разработчиками.

Подробнее

В 2007 году на рынок нами была выпущена BPM-система "ПитерСофт: Управление процессами", которая разрабатывается и гибко настраивается под специфику предприятия заказчика и позволяет управлять бизнес-процессами внутри отдельных подразделений, управлять бизнес-процессами взаимодействия предприятия в целом и процессами взаимодействия со всеми контрагентами.

Сотрудники "ПитерСофт" имеют большой опыт внедрения BPM и смежного решения 1С:Документооборот.

Подробнее

Автоматизация процессного управления – это ключевая компетенция компании "ПитерСофт".

За 10 лет клиентами стали более 300 предприятий, в общей сложности были автоматизированы более 20 000 рабочих мест по технологии управления процессами. Перечислим некоторые из проектов по внедрению BPM системы: Фонд имущества Санкт-Петербурга, Северо-западная рыбопромышленная компания – Мурманск, Газтехлизинг, производственная компания "Красный Яр", ЦНИИ судового машиностроения, Прионежская сетевая компания, ГК "Содружество" и др.

Продукт входит в программу обучения более 10 ведущих ВУЗов России. По сей день продукт продолжает совершенствоваться, аккумулируя самые современные технологические новинки.

Подробнее

Сотрудники "ПитерСофт" выполняют проекты, обучая сотрудников Заказчика работе с программным продуктом "ПитерСофт: Управление процессами". При этом, решая те или иные задачи автоматизации, мы наращиваем свой опыт и познаем различные варианты работы с программными продуктами. Также, мы всегда критично относимся к своим знаниям, к требованиям к системе, к задачам, которые ставит Заказчик. Когда нам есть, что подсказать, мы делаем это. Не в наших правилах слепо соглашаться с тем, что нам кажется неправильным. В этом случае мы постараемся убедить Заказчика принять более верный с нашей точки зрения вариант. Но бывает, что и Заказчик убеждает нас, и мы добавляем в этом случае новую практику в свою копилку знаний, расширяя свой кругозор. Оттачивая свое мастерство, мы становимся еще более полезными для Заказчика консультантами.

Система ценностей

Подробнее

Когда ты являешься мастером своего дела, появляются такие понятия и потребности, как профессиональная гордость за те результаты, которые предоставляются заказчику. Хочется сделать такой продукт, чтобы заказчик оценил класс предлагаемых профессиональных услуг. Мы уважаем своих заказчиков. Поэтому в случае, когда у наших клиентов возникают новые потребности – развитие внедренной системы, новое внедрение на родственном предприятии, сопровождение системы, они стремятся продолжить работу с нами. И мы вместе работаем годами, и мы получаем новых клиентов по рекомендациям. Мы осознаем, что хорошо и честно работать – выгодно и правильно во всех смыслах.

Продукт работает в одной базе с учетной системой и для пользователя нет границы между учетной системой и системой BPM. Это единое целое. Настройка происходит без программистов.

"ПитерСофт: Управление процессами" способен автоматизировать бизнес-процессы всех областей деятельности предприятия. Продукт позволяет создать единую процессную информационную модель данных всего предприятия в целом.

Автоматизация бизнес процессов – деятельность, направленная на упорядочивание и регламентацию существующих в компании бизнес процессов, методами специализированного программного обеспечения. Такое определение, основано на описании термина бизнес-процесс:

«Бизнес-процесс – это упорядоченная во времени совокупность работ, предназначенная для получения желаемого результата».

Существует, множество программ, призванных обеспечить автоматизацию процессов. Предлагается автоматизировать как отдельные бизнес-процессы, например, CRM, так и все бизнес процессы компании комплексно. Возможно использование как программ-сервисов, без приобретения и инсталляции, так и десктопных программных продуктов. Среди которых представлены и относительно доступные конфигурации 1С и мощнейшие и дорогие решения, типа SAP.

Но прежде, чем решать какая система вам подходит больше, следует провести анализ, предлагаемых к автоматизации процессов.
Для начала, следует разделить процессы компании, на бизнес процессы:

Управляющей системы;
Управляемой системы.

Для повышения эффективности исполнительной системы , применяется не только автоматизация бизнес процессов, существует достаточное количество инструментов и технологий нацеленных на совершенствование процессов управляемой системы. Которые доказывают свою эффективность тем, что приняты на вооружение компаниями – мировыми лидерами .

Но именно фокусировка на совершенствовании бизнес процессов управляющей системы приносит максимальный вклад в повышение эффективности бизнеса.

«Эффективные бизнес-процессы – ваше мощное конкурентное преимущество!»

К методам совершенствования процессов управляющей системы можно отнести:

Социально – психологическое обеспечение;
Мотивацию персонала;
Автоматизацию бизнес процессов.

Подробнее про автоматизацию процессов на 1С или SAP

Про автоматизацию процессов хочется поговорить отдельно. Все книги про управление бизнес-процессами , которые мне доводилось читать, в один голос кричат:

«Внедряя типовые системы автоматизации бизнес процессов 1С или SAP, вы лишаете свой бизнес индивидуальности», и даже: «Типовая автоматизация процессов приведет ваше дело к неминуемому краху».

Позволяю себе не согласиться с этими выводами!
Откуда берутся такие умозаключения?
Давайте разберемся, что стоит за словами: «система автоматизации бизнес процессов» .
И так, любая информационная система, в том числе и система автоматизации бизнес процессов, укрупненно представляет собой:

Базу данных – там хранится информация в виде взаимосвязанных таблиц, в определенных разрезах и с определенной глубиной детализации;
Пользовательский интерфейс – видимая часть программы, манипулируя которой пользователь заносит данные или формирует отчеты;
Программные методы работы с базой данных – своеобразный мост, соединяющий интерфейс и базу данных.

Думаю, что мало у кого возникает, мысль, что база данных и программный код ввода и вывода информации могут привести к краху вашу компанию, значит все дело в пользовательском интерфейсе . Давайте копнем поглубже.

Процессы подлежащие автоматизации

Какие основные процессы, подлежат автоматизации в первую очередь? Конечно же это самые рутинные бизнес-процессы:

Процесс регистрации платежей, как входящих, так и исходящих;
Процесс выписки первичной документации;
Процесс отражения затрат.

А именно из зарегистрированной этими бизнес процессами информации будет формироваться львиная часть отчетности, для принятия решений. И это дает основную ценность автоматизации.

Много ли уникальности у каждой компании в описанных процессах ?

Если конкурентное преимущество вашего бизнеса, заключается в уникальности этих процессов – наверняка поделившись этой информацией вы произведете фурор в «менеджерской» науке.

Можно конечно привести пример, более сложных бизнес процессов программы по автоматизации которых также распространены на рынке, например, автоматизация CRM.

Но, опять хочу высказаться в поддержку систем автоматизации бизнес процессов. Ваши маркетологи (маркетеры) или продажники придумали, что-то намного лучше воронки продаж, или XYZ анализа?

Если нет, то все подобные инструменты, в той или иной степени представлены в предлагаемом на рынке софте.

Недостатки систем автоматизации

Тем не менее и у систем автоматизации бизнес процессов есть недостатки и обусловлено это, тем, что разрабатываются они как универсальный инструмент, пригодный к использованию в любом бизнесе.

К ним можно отнести:

Отсутствие некоторых, действительно важных, для вас реквизитов. Да, я признаю, что такие реквизиты возможны.
Не достаточно удобный интерфейс.
Нюансы использования, на разных устройствах.
Быстродействие.

Но большинство этих проблем можно решить тщательным подбором решения, ну и конечно любая система обладает возможностью кастомизации под клиента, тут только вопрос цены.

Предоставляемые продукты – это передовой опыт автоматизации бизнес процессов заключенный в программный код – пользуйтесь им.

Кроме того, используя типовые системы автоматизации бизнес процессов, вы сможете оценить эффективное или не эффективное влияние автоматизации на ваш бизнес. И сделаете это с относительно малыми затратами.

А теперь давайте обсудим реальные причины «краха бизнеса»

Все эти причины, лежат в желании произвести интенсивные изменения в бизнесе, повысить его эффективность, но чужими руками без своего вмешательства и естественно без личной ответственности.

А возможно просто, не желание изменений, а проект автоматизации используется как оправдание: «Вот старались, но не получилось».

Некоторые причины провалов автоматизации проектов:

Негативное отношение к мнению внедренцев 1с или SAP: «Кто они такие, такие, советовать нам изменять наши бизнес-процессы…». И это даже на руку внедренцам, делать то, что уже сделано, да еще и на веки привязывать к себе заказчика, т.к. кроме конкретного разработчика, уже никто не сможет разобраться в нетиповом коде.
Не желание вникать в процедуры, предусмотренные программным продуктом. Тут в принципе, есть логика. Можно сказать, что это не дело высшего руководства, разбираться с программным продуктом. Но ошибка в том, что руководителя проекта внедрения автоматизации бизнес процессов, как правило нет (формально назначенный, это тоже самое). А руководители на местах, как правило реагируют на автоматизацию, так: «Ладно, так и быть, сделайте как есть и не приставайте». Это путь в никуда!
Наличие «священных коров» таких сотрудников, которые способны противостоять любым новациям, даже спущенным с самого верха. В конечном итоге высшее руководство, встает на сторону «коров» и сливает проект автоматизации бизнес процессов.
Не желание элементарно навести порядок и обозначить кто за что отвечает, переломив все отговорки типа: «Нам некогда заниматься писаниной».

Резюме

В целом, конечно же, автоматизация бизнес процессов – сложный и ответственный процесс, в котором должны быть задействованы лучшие силы как компании заказчика, так и компании внедренца. А к выбору системы автоматизации бизнес процессов, надо подходить взвешенно и скрупулезно.

Но, для мелкого и среднего бизнеса автоматизация процессов должна основываться, на стандартных решениях, а крупные компании возможно позволят себе собственные кастомизированные разработки с целью получения максимальной выгоды от внедрения.

Современный бизнес в некоторой степени отличается от бизнеса предыдущих поколений, если говорить о мире в целом, и в корне, кардинально – от предпринимательской деятельности в нашей стране, где было достаточно просто выполнять свою работу и производить определенный «плановый» продукт, без оглядки на внутреннюю эффективность. Но изменение политической ситуации в стране, мировой технический прогресс вместе с конкуренцией изменили вектор построения компаний, по сути, вынудив предпринимателей новой эры концентрировать свои усилия, в первую очередь, на продуктивности работы. Произошло сразу несколько серьезных преобразований бизнеса, бизнес-инструментов и бизнес-систем, одним из которых стало появление таких понятий, как процессное управление и бизнес-процессы.

О том, почему процессное управление сегодня – самый продуктивный метод управления бизнес-цепочками внутри компании, какую роль бизнес-процессы и их автоматизация играют в компаниях, каким образом, собственно, возможно автоматизировать процессы и что дает с точки зрения результативности система автоматизации бизнес-процессов компании – поговорим в сегодняшнем материале.

Развитие бизнес-процессов в современном мире

В некотором смысле бизнес-процессы существовали еще на заре предпринимательской деятельности. Интуитивно люди, которые занимались торговлей, уже выстраивали некоторые упорядоченные наборы последовательных действий, чтобы достигнуть какого-то результата в плане экономической эффективности. Тогда для них, скорее всего, это выглядело просто логичным или удобным способом организации своей предпринимательской деятельности. Поэтому термин «бизнес-процесс» вошел в употребление, означая нечто понятное на интуитивном уровне любому, кто занимается бизнесом.

Изначально бизнес процессы фактически представляли собой инструкции, фиксировавшие наиболее корректное описание того, как надо выполнять определенные действия. Технически это были разрозненные регламенты того, как компания выполняет те или иные процедуры. Позже предприниматели осознали необходимость работы с этими документами на более глубоком уровне. Это был первый опыт исследования бизнес-процессов, чтобы повысить их продуктивность.

В 20-х годах XX века процессы начали описывать не только словами и последовательностью, но простейшими блок-схемами с графическим оформлением взаимосвязей на подобии: «если сделать так – будет это, если сделать иначе, будет то». Потом пришло время связанных алгоритмов, вместе с которыми бизнес-процессы, как элемент управления эффективностью и предприятием в целом, все более формализуется и закрепляется в качестве MUST HAVE во всех отраслях предпринимательской деятельности.

С приходом компьютерной эры и открытием новых возможностей в части технического сопровождения бизнес-процессов, начались попытки перевода бизнес процессов в электронный вид, формирования устойчивых горизонтальных и вертикальных связей между различными процессами, а вместе с этим и первые попытки автоматизации небольших участков деятельности.

Все это и являлось прародителем будущей тотальной автоматизации бизнес-процессов, направленной на повышение эффективности компании. Впоследствии целый ряд разработчиков, увидевших потенциал автоматизации бизнеса и возможность разработки решения, которое можно будет внедрять фактически неограниченное количество раз в разных компаниях, вышли на рынок автоматизации и стали предлагать бизнесу различные решения в области бизнес процессов, применимые для любых функциональных уровней бизнеса.

Началось тотальное моделирование бизнес-процессов, появились электронные системы контроля и учета, качества, развились процедуры стандартизации и регламентирования нормативных показателей и путей минимизации отклонений от них.

Так сформировалась и продолжила свое развитие идея о необходимости строить ориентированный на результат бизнес, опирающийся на определенные стандарты. Фактически, это был ответ на вызов времени и необходимости повышать свою конкурентоспособность, это «ответ на вызов потребителей» и логичное развитие компаний и рынка.

Бизнес-процесс как ключ к успеху

Любая коммерческая компания ориентируется на единственный результат – заработок денег. Для достижения этой цели в компании, в зависимости от сферы ее деятельности и размера, осуществляется определенное количество действий. Все они при этом должны иметь определенный конечный результат, а совокупность этих результатов в итоге приводит компанию к реализации поставленной задачи и получению прибыли. Поэтому любая компания независимо от вида ее бизнеса, отрасли, географии и других характеристик будет представлять собой систему взаимосвязанных бизнес-процессов независимо от того, чем эта компания занимается.

Любой бизнес-процесс в компании, в свою очередь, имеет владельцев и цепочку участников, совместная работа которых в рамках определенного запланированного стандарта обеспечивает достижение нормативного результата. Помимо этого каждый процесс имеет заданные точки контроля, по которым владельцы процессов могут контролировать промежуточные результаты и при необходимости принимать управленческие корректирующие меры.

Именно в совокупности результатов различных процессов компании и заключается цель основной деятельности.

Сегодня управление бизнес-процессами стало не просто важной, а скорее неотъемлемой частью бизнеса эффективных предприятий. Сложно представить себе по-настоящему прогрессивную и экономически эффективную компанию, система организации которой не базировалась бы на процессном подходе к бизнесу. Составными частями бизнес-процессов регламентируются нормативные производственные показатели, расходы финансовых и производственных ресурсов, продуктивность персонала и фактически экономический потенциал предприятия.

Параллельно бизнес-процессы стали выполнять и еще одну важнейшую функцию: нейтрализацию влияния человеческого фактора. Независимо от степени технической оснащенности компании или уровня технического прогресса в компаниях все равно работают люди, а не роботы, поэтому на определенном организационном уровне влияние человеческого фактора проявляется в любом случае. Для того чтобы возникла возможность нормативного контроля действий персонала, в бизнес-процессах прописываются ключевые показатели эффективности для сотрудников компании, степень их ответственности и фактической продуктивности в рамках рассматриваемого процесса. Таким образом, обеспечивается органическое функционирование системы, в которой «все на своих местах» и контроль ведется не только за итоговой результативностью процесса, но и за вкладом в процесс каждого включенного в него звена бизнес цепочки.

С аналитической точки зрения система бизнес-процессов становится источником индикаторов, метрик и знаний для менеджмента организации, поскольку позволяет не только контролировать текущий статус, но и формировать прогнозы и сценарии для повышения эффективности компании в перспективе. Аналитика бизнес процессов, или как это принято называть в экономической литературе – исследование бизнес процессов, позволяет максимально детально рассматривать бизнес с точки зрения ориентира на продуктивность. Менеджмент при правильном подходе к модернизации процессов может постепенно улучшать практически все ключевые показатели компании:

Улучшить производственный процесс с точки зрения его скорости, стоимости и качества продукции;
Повысить продуктивность и эффективность персонала, а также вытекающие из этого вопросы личной финансовой мотивации и общего фонда расходов труда на персонал;
Оптимизировать административный блок процессов и расходов операционного характера;
Повысить качество внутренней структуры, порядка документооборота и внутренней операционной дисциплины в компании;
Улучшить качество внешних и внутренних коммуникаций компании.

Вообще, процессный подход предполагает постоянное улучшение и стремление к бесконечной оптимизации компаний, поэтому перечислить все функциональные центры, работу которых можно улучшать на основе аналитики процессов этих центров – невозможно. Поэтому необходимо в первую очередь руководствоваться логикой и ориентироваться на специфику конкретной организации, здраво оценивая реальный потолок улучшения того или иного процесса. Улучшение ради улучшения не имеет никакого смысла с точки зрения повышения экономической эффективности. Индивидуальные особенности конкретного бизнеса гораздо лучше определят необходимость и правильный путь для оптимизации, чем шаблонные улучшения, пропитанные философией бесконечного повышения эффективности.

Бесплатная
консультация
эксперта

Наталия Сиворина

Консультант-аналитик 1С

Спасибо за Ваше обращение!

Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Автоматизация бизнес процессов как путь в будущее

Эра цифровой экономики дала бизнесу множество новых возможностей для повышения собственной процессной эффективности. Ведущие бизнес-аналитики активно трудились над разработкой темы процессного управления и оптимизации бизнес процессов в последние десять лет. Было разработано множество различных подходов и принципов управления компаниями, основанных на методике бизнес-процессов, и каждый из них заслуживает особого внимания (в частности также подразумевает возможность управления бизнес процессами). Они могут обладать разной степенью эффективности для конкретной компании, поскольку в какой-то мере зависят от вида бизнеса, масштаба и других характеристик экономики предприятия, но все они позволяют сделать вывод, что автоматизация бизнес процессов – это самый короткий путь к прогнозируемой модели управления и развития бизнеса.

На этом пути автоматизация бизнес процессов дает возможность повысить конкурентоспособность через увеличение продуктивности конкретного участка бизнес цепочки, облегчая ряд совершенно стандартных операционных процедур:

Автоматизация упростит вопросы учета и отчетности, первичного бухгалтерского учета, ввода больших массивов информации, контроля товарных остатков и прочих математически/вычислительных процедур, которые традиционно являются преимущественно ручным блоком трудоемких операций. Чаще всего это достигается внедрением в практику использования автоматизированных IT-технологий, ориентированных на обработку документов и самостоятельное проведение операций, замены ввода данных на различные элементы сканирований и прочие упрощения таких рутинных процедур.
Автоматизация процессов позволяет сократить или оптимизировать основные издержки предприятия. Основными расходными статьями традиционно являются производственный процесс и персонал компании, а автоматизация процессов даст возможность выделить основные узкие места и ключевые неэффективные звенья кадрового состава, а также добиться снижения расходов за счет исключения этих составляющих из операционной деятельности.
Автоматизация процессов дает возможность повышать качество выпускаемой продукции за счет соблюдения нормативных требований и реализации мероприятий внутреннего контроля.
Автоматизация процессов дает возможность высвободить интеллектуальный ресурс управленческого звена и ключевых специалистов компании, перенаправив их усилия с выполнения трудоемких и рутинных ручных операций на развитие компании.

Главный принцип любой автоматизации заключается в том, что она должна быть интегрирована на все уровни организационной структуры, связанные с данным (автоматизированным) бизнес-процессом. Нельзя автоматизировать процесс документооборота, не включив в него курьерскую службу компании и секретариат. Или, например, автоматизировать какой-либо цикл производственного процесса, но не автоматизировать вопросы логистики или работы с рекламациями клиентов. Если бухгалтеры продолжают считать платежки руками на калькуляторе, имея автоматизированный процесс согласования счетов и визирования оплаты, то бизнес процесс можно считать автоматизированным не полностью. А это, в какой-то мере, лишает его смысла вообще, потому что в случае возникновения ошибки (человеческий фактор), отследить ее вовремя не получиться, и она повлияет на последующие процессы.

Компании сталкиваются с разными сложностями при автоматизации бизнес процессов в зависимости от своих внутренних особенностей.

Например, ведение ручной бухгалтерии и разрозненного финансового учета табличного вида, по сути, тоже имеет определенное количество процессов внутри своей структуры, но внедрение комплексной автоматизации в это рабочее поле вызовет определенные проблемы, обусловленные не только техническими особенностями, но и противодействием со стороны персонала.

Поэтому проекты по автоматизации бизнес процессов почти всегда разрабатываются с нуля, так как невозможно, не погружаясь в специфику компании, определить те проблемы, которые могут всплыть в отдельно взятой организации. Случаются ситуации, когда менеджмент принимает решение об автоматизации, не приняв в расчет, что компания к ней попросту не готова, и реализовать проект не представляется возможным в принципе. Для того чтобы этого избежать, следует отчетливо представлять цель, которую необходимо достичь в результате автоматизации, определить, какие ресурсы нужны для достижения цели, какой персонал будет вовлечен в реализацию автоматизированного бизнес процесса, и какие рыночные тенденции могут оказать влияние на бизнес процесс в краткосрочной перспективе.

Только проработанная стратегия автоматизации процесса может обеспечить конечный результат и исключить риск работы ради работы. Всем известны примеры полной неработоспособности бизнес-процессов после их «автоматизации» или ситуации, когда невозможно завершить проекты по автоматизации из-за внутренних факторов. Поэтому немного остановимся на типичных проблемах, с которыми сталкиваются компании, занимающиеся и бизнес процессов:

Ошибки при переносе процесса в автоматизированную систему – самая частая проблема, вызванная желанием сэкономить. Неопытные менеджеры, чаще всего сами держатели процесса, пытаются перенести свою работу в информационное поле и автоматизировать. В результате – потеряны детали, нарушена или вообще не соблюдается логика, нет последовательности автоматических действий, а весь автоматизированный процесс можно назвать разве только «костылем». Это логичный результат, потому что профессионалы продаж не могут быть профессионалами в области построения автоматизированных бизнес процессов. Такая работа требует особой квалификации и опыта, а результат может быть достигнут только совместными усилиями узких специалистов и владельца процесса. Если речь идет о процессе распространяющимся за рамки одного подразделения или компания решила автоматизировать сложный процесс (закупочный, производственный и т.п.), то только квалифицированная команда способна детально исследовать процесс «как есть» и создать работоспособную автоматизированную схему.
Саботаж автоматизации – это проблема, которая делит пальму первенства с ошибками при переносе процесса в автоматизированную систему. Команда, понимая, что автоматизированный процесс высвобождает у них временной ресурс, начинает мешать внедрению автоматизации, руководствуясь инстинктом самосохранения или элементарным нежеланием что-то менять в работе и учиться новому. Эту проблему достаточно сложно нивелировать на сто процентов, хотя при грамотном менеджменте и наличии реальных планов на ресурс в лице персонала, можно донести до команды, почему менеджмент принял решение об автоматизации, и какую роль в дальнейшем будет играть тот или иной специалист. Конечно, это не сработает, если ключевая цель автоматизации – сокращение издержек на персонал (а для многих компаний персонал по-прежнему остается самым дорогостоящим звеном).
Техническая неподготовленность персонала – проблема, которая проявляется, как правило, либо в самом начале автоматизации, либо, наоборот, когда проект закончился и уже запущен. Вопрос торможения автоматизации в связи с техническими затруднениями, по сути, меньшее из зол, с которым можно столкнуться в этой сложной работе, поскольку всегда есть возможность произвести обучение персонала и создать в компании внутреннюю систему наставничества во избежание таких проблем в будущем.
Не рассчитали свои силы – проблема инвестиционного характера. Планы на автоматизацию формулировались колоссальные, ресурсы компании были посчитаны неверно, и поэтому в какой-то момент стало очевидно, что на реализацию проекта не хватает ресурсов. Что делать? Оптимизировать сам процесс внедрения (время, скорость), искать ресурсы (заемные, отсрочки), менять условия (добиваться скидок, менять подрядчиков, сокращать объемы команд) и искать возможности для завершения процесса автоматизации любыми доступными способами, если он в итоге сулит компании прибыль.

Если указанные выше ошибки бизнесу удалось преодолеть, поскольку проблемные ситуации были проработаны заранее, перед ним встанет вопрос, как правильно отрегулировать автоматизированный бизнес процесс. Рассмотрим свойства таких бизнес-процессов поподробнее:

Автоматизированный бизнес процесс должен обладать целью и задачами, которые компания решает в рамках этого бизнес процесса. Это значит, что любой пользователь процесса и менеджер компании, взглянув на бизнес процесс, может понять, какова конечная цель бизнес процесса, какие задачи необходимо выполнить, а также кто возьмет на себя ответственность за их выполнение на пути к этой цели. Например, если автоматизированный бизнес процесс – кросс-сейл товарных остатков прошлого года, то глобальная цель такого проекта заключается в том, чтобы распродать залежавшийся товар. Задачи на пути к достижению этой цели: формирование товарного ассортимента, написание скрипта на сайт, прикрепляющего товары по особому алгоритму в рекомендации покупателям, е-мейл рассылка по установленным правилам, установление скидок на товар прошлой коллекции и прочие действия, за каждым из которых закрепляется ответственный специалист или подразделение.
Четкий автоматизированный процесс должен быть отрегулирован во времени. Это фактически главный принцип процессного управления: все действия и организация работы должна укладываться в какое-то регламентное время. Соответственно, говоря о первом примере с распродажей остатков, у такого проекта должен быть определен диапазон активности и скорость продуктивности. Диапазоном будет ограничено время начала работы и подведения результатов по процессу в целом, а скорость продуктивности (также измеряемая временем) даст возможность анализировать вклад каждого звена процесса в общий результат, контролируя при этом нарушение сроков исполнения работ, не обоснованное объективными причинами.
Автоматизированный бизнес процесс должен иметь разделение на этапы и точки контроля. Это помогает контролировать ход выполнения процесса в зависимости от его стадии или фазы, распределять ответственность между участниками процесса и дополнительно оперативно анализировать процесс на этапе неполного завершения. Важно заметить, что внутри этапов команде предоставлена максимальная свобода действий и последовательности их активностей, но на точках контроля требуется жесткая отчетность по нормативному результату этапа и беспрекословное соблюдение назначенных сроков.
Система нормативов автоматизированного бизнес процесса должна содержать достаточно сведений для возможности контролировать ход процесса. Процесс обязательно регламентируется набором документов и отчетностью. Совокупность этих элементов управления процессом позволяет команде искать выходы из затруднительных ситуаций в рамках установленного поля, а не просто следуя инструкции.
Автоматизированный бизнес процесс можно рассмотреть не только с точки зрения указанных ранее аспектов, но и в разрезе используемых для его реализации ресурсов: рабочих часов, финансов, оборудования, технологий и прочего. Все эти вопросы должны быть изначально продуманы и рассмотрены на этапе внедрения бизнес процесса с учетом неких прогностических изменений ситуации, чтобы гарантировать завершение бизнес-процесса запланированным результатом.
Ответственные за исполнение и результативность бизнес процесса люди. Насколько бы ни была совершенной система автоматизации бизнес-процессов, ей нужен живой контролер, способный смотреть на ситуацию глобально и критически. Поэтому любой автоматизированный бизнес процесс должен быть обеспечен ответственными за его исполнение сотрудниками, задача которых заключается не только в предметной функции, но и в контроле ключевых точек процесса.
Информирование участников – важнейший элемент взаимосвязанной системы бизнес процессов, который является также и инструментом контроля. Наибольшую продуктивность показывают системы автоматического информирования обо всех происходящих в бизнес процессе действиях, построенные по принципу точек, на которых система сама генерирует уведомления и информирует особый список участников. Конечно, ручное информирование тоже работает, но требует дисциплины и очень часто дает определенные сбои.

Исходя из вышеперечисленного, очевидно, что автоматизация бизнес процессов, вне зависимости от локации, отрасли, рынка или направления бизнеса, то есть для любой компании – это принципиально новый уровень ведения бизнеса. Переоценить выгоды от внедрения автоматизированных бизнес-процессов невозможно, поскольку в эпоху жесточайшей конкуренции и цифровой экономики они становятся абсолютной необходимостью для тех компаний, которые хотят сохранить и приумножить свою долю рынка. Внедряя у себя автоматизированные бизнес процессы, компания не просто получает в свой актив определенный набор очевидных преимуществ по сравнению с конкурентами, она выводит свой бизнес на принципиально новый уровень ведения бизнеса. Отчасти этот процесс можно назвать мировоззрением, ориентированным на внутреннюю результативность и повышение эффективности. В двадцать первом веке ручной труд больше не является основой экономики, и компании могут ускорить свое развитие, увеличить продуктивность и скорость своей работы, улучшить показатели качества обслуживания или снизить затраты за счет интеллектуальных достижений человечества в области автоматизации бизнес-процессов.

В период кризиса в бизнесе в целях предотвращения всевозможных проблем, а также чтобы сделать работу в целом более эффективной, компании применяют методы, которые называются комплексной автоматизацией. При помощи этого метода можно добиться существенного снижения издержек как технологического, так и финансового характера.

Что представляет собой автоматизация бизнес-процессов

В бизнес-процесс всегда включены различные этапы, функции, шаги и другие действия, производимые с определенной последовательностью. Основная цель применения бизнес-процессов – достижение предприятием определенных намерений (совокупности процессов с того момента, как принимают заказы, до того как их выполняют). В бизнес-процесс включены все участники организации, взаимодействующие между собой. Речь идет о руководителях, клиентах и сотрудниках фирмы.

То есть работу любого предприятия можно рассматривать как совокупность различных бизнес-процессов, связанных между собой. В компаниях все бизнес-процессы условно делятся на три вида. Это:

основные (ключевые) бизнес-процессы , направленные на создание ценности услуги или товаров для покупателей и повышающие их стоимость на промежуточной ступени создания (к примеру, монтажа, производства, разработки);
поддерживающие бизнес-процессы , нацеленные на то, чтобы предоставлять нужные для ключевых процессов ресурсы, а также обеспечивать инфраструктуру компании (речь здесь может идти об управлении ресурсами, обработке информации и обслуживании);
процессы развития , обеспечивающие усовершенствование работы компании в будущем; в рамках данных бизнес-процессов обучается и повышает свою квалификацию персонал, происходит планирование дальнейшей деятельности;
управляющие бизнес-процессы , направленные на решение задач компании путем планирования, мотивации и обучения персонала, оперативного управления.

Исходя из всего вышеперечисленного, можно сказать, что любой руководитель должен управлять бизнес-процессами, поскольку именно от этого во многом зависит успех и процветание компании. Любой директор нацелен на организацию работы своего предприятия таким образом, чтобы выполнение бизнес-процессов велось в соответствии с составленной ранее схемой. При этом в деятельности компании не должны присутствовать сбои. Затрачивать время на работу с документацией в идеале также следует по минимуму.

Эффективных методов организовать свой бизнес на сегодняшний день много. Среди наиболее полезных и рациональных можно выделить комплексную автоматизацию бизнес-процессов на базе разработки своей модели информационной системы или уже готовой, но адаптированной под свое предприятие. Надо отметить, что такая система автоматизации дает возможность сделать производство более прибыльным, существенно сократив издержки.

Желаемого результата от автоматизации бизнес-процессов ждать не стоит при старом подходе к модели управления организацией. Традиционная производственная культура, чаще всего, пользуется функциональной управленческой моделью бизнес-процессами, которую применяют в течение уже довольно длительного периода времени. До сих пор она дает управленцам хорошие возможности для роста и развития. Самый большой дефект в ней – наличие задержек и потеря информации. Как правило, эффективные методы воздействия обсуждаются в устном формате. А поскольку такая форма имеет свойство искажать информацию, сведения после «переговоров» становятся недостоверными.

В современном бизнесе и экономической практике применяется множество методик для развития. Если же рассматривать не мировые тенденции, а отдельно взятую компанию, можно сказать о ряде проблем и симптомах, при которых комплексная автоматизация технологических и бизнес-процессов крайне необходима и важна. В этой статье мы рассмотрим все «с конца», описав совершенную с управленческой точки зрения компанию. Итак:

Фирма работает бесперебойно, сотрудники координируют действия и осуществляют деятельность слаженно.
На предприятии отсутствуют потери и задержки, информация не искажается.
Выполняя повседневную работу, специалисты предприятия остаются, прежде всего, клиентоориентированными и выполняют задачи фирмы, отодвигая личные потребности и интересы на второй план.
Все сотрудники прекрасно понимают, как их деятельность влияет на показатели организации.
На предприятии ясно, какой сотрудник отвечает за те или иные функции и цели.
На выполнение каждой задачи отводится определенное время.
Компания работает в интересах своих клиентов, и именно на это направлена ее деятельность.

Если все это присутствует на вашем предприятии, делать ничего не нужно – пусть компания растет дальше. Если же все совершенно иначе, стоит задуматься об автоматизации бизнес-процессов, поскольку именно она позволит сделать деятельность вашей фирмы более успешной и продуктивной.

Какова цель автоматизации бизнес-процессов предприятия

Каждая компания ведет свою деятельность, чтобы решить поставленные задачи, а потому каждый из бизнес-процессов необходимо выполнять для достижения целей фирмы. Если такой подход вам близок, значит, ваша организация ориентируется на достижение определенных целей, как и все сотрудники, трудящиеся в ней. На предприятии все работники, бизнес-процессы и действия должны быть продуктивными и преследовать одну цель. Только в этом случае можно говорить о перспективности работы компании в будущем.

В настоящее время многие предприниматели отдают предпочтение автоматизации технологических и бизнес-процессов. Это дает возможность решать следующие задачи:

1. Распределение ответственности

За каждое действие и бизнес-процессы в отдельности должен отвечать определенный человек. Именно это лицо заботится об эффективности выполняемого действия, может повлиять на ход событий, внести коррективы в деятельность, если это будет нужно. В бизнес-процессе есть определенные задачи и функции, а у каждого из них, в свою очередь, – тот, кто отвечает за их выполнение. Хорошо, если в компании есть вариант распределять функции и задачи между сотрудниками с помощью автоматизации. Если система выстроена грамотно, становится понятно, кто ответственен за выполнение тех или иных задач в бизнес-процессе.

2. Обеспечение целостности информации

Практически в каждой организации возникает проблема функционального управления, связанная с потерей, задержками или искажением информации. Этот вопрос можно решить благодаря автоматизации бизнес-процессов, поскольку исполнители всегда могут получить доскональную информацию о выполнении тех или иных задач. Каждый пользователь знает, что требуется сделать, и как достичь желаемого результата. Задачи могут сопровождаться различными объектами, к примеру, файлами Microsoft Office (Word, Excel).

Надо отметить, что при работе учетной системы на 1С платформе в качестве объектов могут выступать документация или накладная по расходам. Когда сотрудник получил ту или иную задачу, он не будет тратить время на поиск нужных ему данных, поскольку все важные для проведения той или иной работы сведения прикреплены к задаче.

Когда задание выполнено, сотрудник делает в системе соответствующую пометку. Далее система автоматизации начинает передавать информацию по управлению процессом другим сотрудникам. Такой подход существенно облегчает жизнь и руководителям, и сотрудникам компании. Сведения не искажаются, сохраняются, нет задержек. Кроме того, минимизируются риски невыполнения и несвоевременной сдачи задач. Исполнители не тратят много времени на поиск нужных сведений, а сама информация остается в первозданном неискаженном виде.

3. Соблюдение сроков

Компании, использующие традиционные управленческие методы, часто сталкиваются с нарушением сроков. Именно поэтому система автоматизации должна осуществлять четкое управление временем решения задач. Очень удобно, когда можно говорить как об относительных сроках решения задач, к примеру, «в течение 3 часов после получения», так и об абсолютных – «к 15.00 последнего дня этой недели». При этом система автоматизации выдает напоминания и производит контроль над сроками выполнения задач. В результате, менеджер фирмы получает возможность осуществлять контроль сроков выполнения любой задачи и получать статистику по сегодняшнему дню и за прошедший период.

4. Контроль

В системе должна быть отчетность. Необходимо осуществлять контроль над текущим состоянием компании: какие процессы выполняются в данный момент. Так, к примеру, из отчета можно узнать, что в данный момент сотрудники выполняют столько-то заказов по изготовлению оборудования и столько-то по его монтажу.

В идеале система также должна показывать, соблюдаются ли сроки решения задач. Возможность отслеживать эти бизнес-процессы позволяет руководителям контролировать, кто соблюдает сроки, а кто нет. Также необходимо анализировать статистику выполнения бизнес-процессов за прошедшие периоды: что было выполнено, были ли срывы и переносы сроков. Анализируя эти данные, работа предприятия может быть улучшена, а специалистами принят ряд организационных и кадровых решений.

Какие выгоды приносит автоматизация управления бизнес-процессами компании

За счет автоматизации бизнес-процессов компания может существенно повысить уровень и качество оказываемых услуг. Автоматизация бизнес-процессов практически исключает человеческий фактор, что особенно влияет на работу с большим объемом информации. Сделав выбор в пользу автоматизации бизнес-процессов, вы достигнете:

Снижения числа ошибок.
Увеличения скорости проведения операций в рамках цикла.
Повышения производительности работы на предприятии.
Высокой точности проводимых операций и скорость принятия решений.
Уменьшения издержек и времени, которое тратите на выполнение работы.
Снижения возможного количества вариантов результатов.
Выполнения нескольких операций в параллельном режиме.

После того как вы оптимизировали бизнес-процессы, проанализируйте варианты их автоматизации. В некоторых случаях автоматизация бизнес-процессов не даст желаемых результатов, принеся только убытки. Речь, в частности, идет о следующих ситуациях:

когда вы автоматизировано выполняете операцию, нельзя поддерживать необходимый уровень качества;
автоматизация бизнес-процессов – сложное с технологической точки зрения мероприятие;
при переходе на автоматизацию бизнес-процессов значительную часть сотрудников нужно или переобучать, или увольнять;
как услуги, так и продукция обладают коротким жизненным циклом;
спрос на рынке нестабилен, производство требует постоянного внесения поправок.

В каких сферах работы нужна автоматизация бизнес-процессов предприятия

Как правило, автоматизация бизнес-процессов начинается с длительной рутинной работы, от которой прямо зависит и доход, и выручка фирмы. Второй вариант – работа над проблемными участками и пробелами в производстве. Итак, что же нужно сделать?

Первое – автоматизация решения трудновыполнимых задач. К ним относятся, к примеру, такие мероприятия, как учет розничного товарооборота, анализ движения продукции, планирование финансовых потоков, распределение и учет рабочего времени, расчет себестоимости товаров и услуг.

Второе – автоматизация может затрагивать работу тех сотрудников компании, которые выполняют простые, но рутинные действия. Здесь можно отметить логистов, телемаркетологов, менеджеров по продажам. Также можно избавить некоторых работников от выполнения ряда действий. К примеру, очень разумно со стороны руководства компании вести учет товаров в интернет-магазине.

Третье – автоматизация бизнес-процессов может быть использована для наведения порядка, в частности, отслеживания запасов на складе, контроля дебиторской задолженности. Вы можете узнавать, насколько заняты работники, продуктивна ли их деятельность, выполняют ли они все поставленные задачи. Автоматизация бизнес-процессов, всех и сразу, не нужна. Если потребуется, вы можете поэтапно заниматься расширением масштабов автоматизации бизнес-процессов на предприятии. Таким образом, создание единой системы управления будет постепенной. Самое главное – вы должны помнить, для чего внедрили на предприятие автоматизацию бизнес-процессов. Данная система должна быть полезной и решать определенные задачи. В противном случае вы потратите время и силы на ее внедрение.

Мнение эксперта

Что автоматизировать в первую очередь

Анатолий Зубейров ,

генеральный Директор компании «Миллсистемс», Москва

Автоматизация, прежде всего, должна коснуться тех бизнес-процессов, которые требуют серьезных затрат в плане труда. Если речь идет о крупном масштабном предприятии, можно упорядочить оборот документов внутри компании, касающихся поставок и расчетов между различными ее подразделениями. Информационная система должна самостоятельно отслеживать все бизнес-процессы, не привлекая к этому персонал.

Что касается средних по размеру предприятий, здесь автоматизацию бизнес-процессов следует применять к покупателям и поставщикам – их взаимодействию между собой. Прежде всего, об автоматизации бизнес-процессов стоит задуматься торговым фирмам с несколькими десятками номенклатурных позиций и большим количеством контрагентов. Маленьким компаниям необходимо позаботиться о том, чтобы работа с IT велась максимально просто, а деятельность фирм при этом оставалась столь же эффективной. Чтобы вести все бизнес-процессы, на предприятии должно быть минимальное количество работников.

Качественная автоматизация складской логистики, доставки и сбыта ведет фирмы к снижению затрат, а также позволяет избежать:

оплаты труда лишних сотрудников, работающих по найму;
неэффективного использования транспорта, находящегося в собственности компании, и избытка площадей на складах;
потери товара, имеющего ограниченный срок годности;
переплат за транспортные услуги различным предприятиям (это станет возможным за счет оптимизирования тарифов и организации доставок).

Как выбрать программное обеспечение? Прежде всего, оно должно позволять проводить автоматизацию бизнес-процессов всех цепочек. Необходимо, чтобы всю операцию со всеми этапами можно было выполнять в кратчайшие сроки. Важно, чтобы об использовании программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов знали все сотрудники, даже если они недостаточно владеют компьютером.

На каких уровнях проводится автоматизация бизнес-процессов компании

Автоматизация бизнес-процессов нужна, чтобы поддерживать управление на всех ступенях предприятия. Следует сказать о нескольких уровнях управления в компании. Речь идет о тактическом, стратегическом и оперативном. Опираясь на эту систему, стоит выделить следующие уровни автоматизации бизнес-процессов:

Нижний уровень автоматизации или уровень исполнителей. Здесь речь идет об которые проходят регулярно. Цель автоматизации в данном случае – решение срочных задач, например, производство, поддержание заданных параметров и определенных рабочих режимов (температуры на складе и др.).
Уровень управления производством или тактический уровень. на данной ступени позволяет грамотно распределять задачи между всевозможными процессами на нижнем уровне. В качестве примеров можно привести управление деятельностью на производстве и сопряженные с этим бизнес-процессы. Речь, в частности, идет о планировании производственной работы, обслуживании, управлении документацией и ресурсами компании.
Уровень управления предприятием или стратегический уровень. в этом случае позволяет решать как прогнозные, так и аналитические задачи. Данный уровень, направленный на стратегическое и денежно-хозяйственное управление, нужен, чтобы поддерживать работу высшего звена управления компанией.

Мнение эксперта

Что включается в программный комплекс для управления бизнес-процессами

Алексей Тулешов ,

генеральный директор компании «Сити-Бокс», Москва

При реализации проектов по автоматизации бизнес-процессов компании нередко опираются на практику других фирм в своей отрасли и начинают с оптимизации наиболее важного, на их взгляд, процесса. Но использование такого подхода оправдано не во всех случаях. К примеру, наше предприятие пока не начало проводить автоматизацию главного бизнес-процесса – работы с клиентами. Ряд других бизнес-процессов наша компания по максимуму автоматизировало, опираясь на опыт западных фирм, которые работают в схожей с нами отрасли. Мы искали готовые решения в России, однако безрезультатно. В связи с этим мы начали разработку собственного программного комплекса, позволившего управлять бизнес-процессами. Этот комплекс состоит из трех блоков.

Программа управленческого учета дает возможность осуществлять контроль над оказанием услуг, в том числе, дополнительных (транспортной логистики, работ по погрузке и разгрузке, продаже коробок, стеллажей, замков, стоек). Все эти услуги приносят нашей компании порядка 20 % от всей прибыли.
CRM-система работает на поддержание взаимодействия с клиентурой.
Система управления контентом (CMS) дает возможность управления сайтами, блогами и иными инфоресурсами.

Чтобы создать такую систему, мы потратили порядка 2,5 миллиона рублей. 500 тысяч рублей из этой суммы мы направили на подготовку ТЗ для специалистов по разработке. На данный момент мы завершаем тестировать систему, но основная часть работ завершена, и мы уже можем сказать: чтобы реализовать подобный проект, необходимо порядка 6 месяцев – одного года.

Какой подготовки требует автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов подразумевает проведение минимум четырех типов мероприятий.

Шаг 1. Проведите аудит бизнес-процессов

Основная задача аудита – выделение ключевых бизнес-процессов и лиц, которые являются ответственными за достижение этой цели. Вам следует обсудить с руководством всех важных отделов предприятия и выяснить следующие моменты:

Кто является ответственным за выполнение той или иной задачи.
Проверить коллектив на наличие сотрудников, которых можно было бы назвать «серыми кардиналами». Речь идет об излишне амбициозных людях, которые на незаконных условиях могли бы прийти к управлению, тем самым помешав автоматизации бизнес-процессов.

Пусть бизнес-процессы в вашей компании описывают приглашенные консультанты. Это будет самым разумным решением, поскольку вы получите объективное описание и информацию о том, насколько они эффективны.

Шаг 2 . Назначьте руководителя проекта

При назначении сотрудника, ответственного за автоматизацию бизнес-процессов, учтите, что вы не достигнете успехов в следующих случаях:

Если руководить проектом будет менеджер среднего звена, поскольку вышестоящие сотрудники не станут выполнять его указания.
Если руководство будет осуществлять первое лицо предприятия. Обычно типовых сотрудников не интересует автоматизация бизнес-процессов и подобные ей мероприятия.

Самое рациональное решение – доверить выполнение этой задачи человеку, который обладает подобным опытом в управлении и, к тому же, имеет необходимые навыки руководства и коммуникации. Далее вам следует:

сделать сотрудника, ответственного за ведение проекта, своим замом и выделить ему кабинет в непосредственной близости к вам;
поручить руководителю проекта рассказывать вам о любых попытках «непримирения» с новой системой в коллективе;
поручить ему разработку требований и указаний, необходимых к исполнению со стороны других членов коллектива.

Вы должны продвигать свою линию и рассказывать сотрудникам о необходимости выполнения всех предписаний проекта.

Шаг 3. Выберите IT-решение

Не надо вестись на сказки специалистов-консультантов, а тем более – покупать непроверенные или недавно появившиеся на рынке программы. В идеале нужно:

изучить российские компании, которые работают в вашей сфере, и узнать о внедренных ими решениях по автоматизации бизнес-процессов;
рассматривать только те компании, где реализация системы автоматизации бизнес-процесса прошла удачно;
убедиться в том, что автоматизация бизнес-процессов состоялась не только документально, но и на деле.

Важно непрерывно спорить со своими сотрудниками. Выслушивайте подчиненных, разговаривайте о возможных вариантах. Например, если ваша компания связана с производственной деятельностью, обойдитесь без внедрения именно на производстве дорогостоящей программы.

Шаг 4. Определите премиальные

Автоматизация бизнес-процессов не работает, если сотрудники компании не обладают достаточной мотивацией. Вам следует обсудить с собственником финансовые вопросы и договориться о сумме, которая будет направлена на премию за эффективное внедрение на предприятии автоматизации бизнес-процессов на каждом этапе.

Рассчитывать размер премии – очень субъективный вопрос. В этом случае важно не забывать о человеческом факторе, поскольку именно он является ключевым. Если вы – руководитель предприятия, то отлично знаете о запросах своих подчиненных. Кто-то вполне доволен небольшой премией за хорошую работу, а кто-то недоволен и годовой выплатой в качестве поощрения.

Если IT-система, которую вы внедряете, стоит недорого, не нужно устанавливать большой размер премий, ведь вы не заинтересованы в повышении стоимости проекта. Другой вопрос, если предстоит работать со сложной ERP-системой, которая позволит вам полностью перестроить деятельность предприятия. Здесь логично позаботиться о крупном размере премиального фонда, а то и повысить уровень затрат на IT-систему.

Мнение эксперта

Как повысить заинтересованность сотрудников в автоматизации

Андрей Кистенев ,

генеральный директор компании «Интото» (служба доставки Shop-Logistics), Москва

Именно работникам вашего предприятия предстоит изучать интерфейс программы. В связи с этим вполне логично выслушать их предложения по поводу изображения на экране, желаемого дизайна, кнопок на мониторе и прочих составляющих. Если вы будете работать в тесном формате со своими подчиненными, то непременно избежите «бунта» при введении автоматизации бизнес-процессов. Мне кажется, разумнее сотрудничать в данном вопросе не со всем коллективом, а с его частью, конкретно – с линейными руководителями. К примеру, в ходе совещания я озвучиваю некоторые жалобы клиентов, связанные с системой автоматизации бизнес-процессов, и советуюсь с подчиненными, что делать, чтобы избежать подобных ситуаций в дальнейшем.

В ходе обсуждения мы приходим к общему знаменателю и определяем, в чем причина того или иного сбоя. В данном случае я спрашиваю у начальника отдела, что нужно предпринять, чтобы избежать подобных ситуаций в дальнейшем. Руководитель, в свою очередь, осознает проблему и предлагает оптимальные пути ее решения. Поскольку он заинтересован в улучшении ситуации, то будет лично контролировать процессы внедрения автоматизации бизнес-процессов и следить за качеством работы всех сотрудников.

Исходя из практики нашей компании, могу сказать: каждый отдел на предприятии всегда уверен, что изменения коснутся его и именно с негативной стороны. В связи с этим общие собрания перед внедрением автоматизации бизнес-процессов очень полезны, поскольку вы получаете возможность более подробно разъяснить о ключевых моментах того или иного вопроса, а также выслушать пожелания и мнения сотрудников.

Как определить, какая система автоматизации бизнес-процессов необходима

Чтобы перейти от ручного рутинного труда к IT и сделать выполнение рабочих бизнес-процессов более быстрым и удобным, применяют именно системы автоматизации, состоящие из различных программ и сервисов. Говоря иначе, система автоматизации бизнес-процессов – это и сложная ERP-система, и «облачный» сервис. В любой системе автоматизации бизнес-процессов есть два ключевых элемента, один из которых ввод (сбор) информации, второй – предоставление обработанных данных в нужном для руководителя или профильного мастера типе или формате.

Есть хороший вариант моментального получения «воронки продаж». Необходимо лишь своевременно вносить сведения о коммуникациях с потенциальными покупателями товаров и услуг, указывать, в каком формате проводятся переговоры, успешны ли они, и по их результатам фиксировать в программе данные о сделках, которые состоялись. Так система автоматизации бизнес-процессов может существенно облегчить работу предприятия. Когда накопятся некоторые статистические данные, вы можете сделать вывод о качестве и интенсивности работы ваших менеджеров.

Стоит отметить, что все зависит от масштабности и многогранности бизнеса. Именно этот показатель влияет на количество исходных сведений, разнообразие и детальность итоговых отчетов о проделанной работе. Системы автоматизации по тому же принципу применяются для иных процессов. Благодаря продуманным IT-технологиям руководители предприятий могут за доли секунды получить важные для них данные, в частности, в каком количестве в компанию поступает прибыль, какие расходы несет компания, и какова их структура, насколько рентабельны проекты, эффективно ли работают менеджеры.

Выбирая систему автоматизации бизнес-процессов, помните, что у вас есть два варианта.

Использовать типовой (коробочный) продукт.
Разработать и внедрить индивидуальное программное решение.

Наиболее простой задачей представляется внедрение стандартного решения по автоматизации бизнес-процессов. Финансово, к тому же, это более выгодно. Но следует отметить, что не каждую типовую модель можно адаптировать к своему предприятию. В некоторых программах по автоматизации провести донастройки нельзя, либо подобные действия существенно ограничены. Это же распространяется на облачные сервисы.

Чтобы выбрать подходящую именно вам программу, нужно выполнить проработку значительного объема информационных данных. Современный рынок представлен программной продукцией и обладает своими преимуществами и нюансами. Важно ответить на ряд ключевых вопросов:

Автоматизация бизнес-процессов и задач какого рода планируется.
В соответствии ли находится функциональная составляющая программы с теми задачами, которые необходимо решить благодаря ей.
Реально ли провести донастройку системы применительно к своей бизнес-практике.
Можно ли будет внести изменения в систему в случае необходимости, если вдруг изменятся условия ведения бизнеса или процессы в нем.
Является ли система простой и удобной в эксплуатации.
Возможна ли интеграция системы с другими сервисами и приложениями.
Возможно ли входить и работать в системе с планшета или смартфона.
Есть ли сотрудник, которому можно было бы поручить реализацию технической поддержки.
Какова стоимость поддержки и внедрения.

Чтобы ответить на эти вопросы, можно провести консультации со специалистами компаний, которые выпускают программное обеспечение. Хорошо, если вам также удастся пообщаться с предпринимателями, работающими над подобными проектами. Опираясь на их практические рекомендации и опыт, вы получите ценные сведения и сможете выбрать тот или иной продукт.

Какие есть средства и технологии автоматизации бизнес-процессов компании

Рассмотрим ряд распространенных в России средств автоматизации бизнес-процессов.

Enterprise Resource Planning, что также называют планированием ресурсов предприятия. В данном случае происходит автоматизация глобальных бизнес-процессов на предприятиях – финансового потока, сотрудников, операционной деятельности, управления производственным процессом. В крупных ERP-системах есть и бухучет, и функции для контроля, расчета зарплаты, учета кадров и времени, и управление финансами. Как правило, такими системами пользуются масштабные фирмы, подразделения которых находятся на разных территориях, в связи с чем руководство хочет знать, насколько прозрачны бизнес-процессы, как они формируются и трансформируются.

Чтобы внедрить Enterprise Resource Planning, необходимо тщательно подойти к данному вопросу, так как процесс касается разных отделов и категорий юзеров. Многие предприятия совершают большую ошибку, внедряя данную систему по автоматизации бизнес-процессов к себе в компанию, когда на деле не особо в ней нуждаются.

Customer Relationship Management (CRM-системы). Цель сложных программных решений данного типа – автоматизировать отношения с клиентами. В данный момент они имеют тесную связь с ПО SFA (Sales Force Automation) и включают в себя особенности обеих систем. Надо отметить, что автоматизация бизнес-процессов CRM на сегодняшний день – самое универсальное и востребованное ПО.

Работая с Customer Relationship Management, сотрудники компаний знают информацию о каждом из своих клиентов, управляют бизнес-процессами и выполняют ряд других функций. Ранее в качестве ключевых пользователей CRM выступали коммерческие службы и топ-менеджеры, но сейчас эти системы идеально подходят практически к каждому предприятию. Если необходимо, компания может выбрать автоматизацию бизнес-процессов CRM и применить ее для работы в своей отрасли.

Что касается различий в CRM-системах, здесь речь идет о количестве возможностей. Это может быть как сложная и многоступенчатая ERP, так и простая записная книжка. Если CRM-система составлена грамотно, ее можно легко интегрировать с 1С, разным ПО для работы аналитического и оперативного типа в фирмах.

PM (Project Management) являются системами, с помощью которых можно управлять проектами и целями, распределяя задачи по ответственным сотрудникам и оговаривая сроки их выполнения. Обычно подобные системы учитывают финансовые стороны проектов, ресурсы человеческого и материального характера. Пользуясь системой управления данного типа, вы можете контролировать выполнение задач в самом проекте, планировать результаты, узнавать о загрузке ресурсов.

Масштабы систем различны. Это могут быть как системы для крупных производств, так и небольших стартапов. Отличия также заключаются в функционале, целях и задачах.

Business Process Management System (BPMS). Речь идет об автоматизации бизнес-процессов. Это обособленный или соединенный с CRM/ERP/ECM вид ПО, который изучает процессы на предприятии как шаги в определенной последовательности с действиями и сроками, ответственными лицами на каждом из этапов. Подобные системы позволяют моделировать, запускать бизнес-процессы, а также производить их анализ. Business Process Management System (BPMS) дают возможности для создания алгоритмов бизнес-процессов с использованием как нативных редакторов, так и специальных нотаций (BPMN 2.0).

Сколько стоят услуги автоматизации бизнес-процессов

Сложно однозначно ответить на этот вопрос. Здесь можно провести аналогию, задав, к примеру, вопрос: «Сколько стоит дом?». Вы можете уложиться в миллион рублей, а можете в десять. Все зависит от качества стройматериалов, площади помещения, типа отделки. Так же и с ПО. Вам следует определить: решение каких задач первостепенно для вас, будет это типовым продуктом или настраиваемым, использование каких ресурсов вам потребуется, какое количество рабочих мест будет подключено и т.п.

Рассчитывая цену автоматизации бизнес-процессов, примите во внимание:

Затраты на саму систему (цену коробки или стоимость аренды, если используете «облачные» приложения).
Расходы, связанные с настройкой ПО и обучением сотрудников компании по работе с ним.
Расценки на регулярное техобслуживание.

Здесь можно сказать и о непрямых расходах, куда входят, к примеру, временные затраты директора и других участников проекта, являющихся ключевыми.

Основные этапы автоматизации бизнес-процессов

Этап 1. Определение целей автоматизации

Чтобы принять решение о начале работы, связанной с автоматизацией бизнес-процессов, нужно определиться со стратегическими целями данного мероприятия. Подумайте, чего вы хотели бы достичь.

Этап 2. Формализация бизнес-процессов

Чтобы описать бизнес-процессы, определите, какие в нем есть подпроцессы, в какой последовательности следует выполнять все мероприятия, как движется информация, подумайте о наличии ресурсов и ограничений. Здесь учитываются также показатели эффективной работы и результативности бизнес-процессов: сколько времени и денег требуется на их выполнение, насколько качественен итоговый результат, насколько он точен и стабилен. На выходе получается реальная модель бизнес-процессов.

Этап 3. Оптимизация бизнес-процессов

Как только модели разработаны, специалисты проводят их тщательный анализ и переводят из реальной модели в желаемую. После этого составляют план мероприятий, которые позволили бы достичь заданные цели с использованием бизнес-процессов. В завершении данного этапа происходит выстраивание бизнес-процессов для исключения задержек, лишних и необязательных операций. В результате проведения оптимизации оргструктура компании может быть реорганизована.

Этап 4. Разработка технического задания

Определение точных задач, решение которых зависит от участия владельцев.

Этап 5. Кодирование бизнес-процессов и разработка должностных инструкций

Процесс кодирования информации производится организациями, занимающимися внедрением. Для простоты обучения и эксплуатации систем, рекомендуется разрабатывать служебные инструкции на ранних этапах.

Этап 6. Обучение персонала

Обучение персонала необходимо в тех случаях, когда происходит изменение структуры работы. Этот этап предполагает возможность сопротивления ввиду изменений в составе сотрудников.

Этап 7. Опытная эксплуатация

Для того чтобы оценить продуктивность введенных систем, применяйте ее на практике. Это поможет избежать вам возможных ошибок.

Как внедряется автоматизация бизнес-процессов на предприятии

Внедрением называется процесс предоставления ПО бизнесу, который нуждается в усовершенствовании.

Простыми задачами «внедрения» принято считать, например, установку ПО на компьютеры компании, регистрацию в удаленных сервисах, копирование данных и так далее. После этих операций можно переходить на этап эксплуатации, приступая к работе в привычном режиме, начинать заполнение клиентской базы и др.

Более сложными заданиями называются те, для выполнения которых составляется план, разрабатывается алгоритм решения определенных задач, дорабатываются системы под определенные требования компании. На следующем этапе выбираются специалисты в сфере программирования для проведения автоматизации бизнес-процессов. Выбор состоит из двух более востребованных вариантов. Например, программисты, специально вызванные извне, и программисты, работающие в вашей организации.

Разберем оба варианта создания автоматизации бизнес-процессов, которые, на первый взгляд, кажутся не столь примечательными.

Остановив свой выбор на программистах из вашей компании, вы на шаг приближаетесь к успешному выполнению поставленных задач, потому что ваши специалисты уже понимают, на чем специализируется компания. Они и правда имеют представление о вашей фирме, но это еще не гарантирует хорошего результата, так как их отношение к работе не столь ответственное, как должно быть. У вас не получится составить для специалистов определенный график или увеличить скорость работы. Нормированный рабочий день программистов предполагает работу по основным вопросам, а вот времени на работу по автоматизации бизнес-процессов недостаточно. Замена таких работников невозможна, так как язык написания кодов уникален у каждого программиста.

А вот специалистам извне неизвестен род деятельности вашей компании, что непременно скажется на качестве выполняемой ими работы. В основном, им несвойственен должный подход к работе, поэтому следует с осторожностью относиться к выбору специалистов для автоматизации бизнес-процессов на вашем предприятии.

При выборе специалистов по внедрению системы автоматизации бизнес-процессов, нужно серьезно отнестись к характеристикам предполагаемых партнеров. Для этого необходимо провести исследование и изучить цены на рынке услуг. Удовлетворительное соотношение цены и качества встречается крайне редко. Поэтому установите для себя ограничения в тарифах и руководствуйтесь этим при выборе партнера. Крайне важно наличие у партнера сертификата соответствий согласно международному стандарту ISO.

После выбора некоторых специалистов желательна реальная встреча со всеми потенциальными партнерами. Задайте ряд вопросов, напрямую касающихся введения в компании систем автоматизации бизнес-процессов. Узнайте, например, каковы условия заключения сделки, имеется ли опыт работы с компаниями, род деятельности которых схож с вашим. Благодаря этой информации вы будете иметь представление о вашем, возможно, будущем партнере.

Чтобы грамотно сделать выбор в пользу какой-либо организации, следует учитывать уровень вашей компании. Если фирма является не крупным брендом, а небольшим предприятием, который занимается одним видом деятельности, лучше всего будет выбрать партнера такого же уровня. В этом случае работа с подобными организациями будет идти быстрее и стабильнее, так как вопросы, возникающие у вас, лучше решать именно с небольшими компаниями.

Какие риски скрывает даже самая эффективная автоматизация бизнес-процессов

Нельзя забывать о возможных рисках после процесса внедрения. Риски могут быть разными. Все зависит от изменения срока выполнения, внедрения до протеста со стороны сотрудников и возможных изменений в структуре бизнес-задач. Во избежание возможных рисков важно серьезно подойти к поиску квалифицированных специалистов, изучить имеющееся ПО для будущей стабильной работы систем. При личном участии хозяина бизнеса шансы на успешный «апгрейд» значительно увеличиваются. При выполнении всех перечисленных выше рекомендаций вам гарантирован благоприятный результат.

Грамотное разъяснение компании о пользе и результативности автоматизации бизнес-процессов поможет избежать возможного сопротивления работников. После разъяснения у сотрудников должно создаться ощущение неизменности принятого решения. При возникновении каких-либо проблем следует решать их незамедлительно, так как любая задержка приведет к существенному ухудшению работы компании. Для улучшения процесса внедрения автоматизации бизнес-процессов рекомендуется поощрять сотрудников премиями. Этим приемом можно добиться улучшения качества выполняемой работы.

Проблемы автоматизации бизнес-процессов и способы их решения

Проблема 1. Проект не разбит на управляемые блоки, не выделены контрольные точки, и в результате сроки реализации проекта затягиваются

Для разных направлений проекта существуют различные варианты решения:

Для полноценной работы следует выделить несколько направлений, а для контроля за ними – назначить руководителей.
Также следует выделить общие логические схемы, установить последовательность операций по внедрению системы автоматизации бизнес-процессов, проанализировать конечный результат вашей работы.

Проблема 2. Не определены логические рамки проекта, постоянно возникают новые пожелания, что приводит к затягиванию проекта

Нужно четко указать в утвержденном документе ограничения (рамки) для выбранного вами проекта. Этими ограничениями могут являться технические задания, проекты и проектные решения. Процесс автоматизации бизнес-процессов должен четко отражать все цели данного плана.

Проблема 3. Ресурсы привлекаются в проект не вовремя, их качество не соответствует решаемым задачам

Оцените необходимый объем ресурсов и сроки их вовлечения. Ответьте честно на вопрос: есть ли эти ресурсы сейчас, будут ли в нужный момент? Найдите компромисс между потребностью в ресурсах, их наличием и сроками реализации проекта.

Проблема 4. Персонал компании оказывает сопротивление

С помощью различных информационных ресурсов сообщайте сотрудникам об автоматизации бизнес-процессов. Большое внимание уделяйте информации, в которой рассказывается о важности и ценности внедрения. Объявляйте сотрудникам о заинтересованности вышестоящих лиц в исходе процесса. Найдите организатора протеста, постарайтесь уладить конфликт, в случае неудачи – увольте.

Проблема 5. Отчетность о ходе проекта носит формальный характер, реальных демонстраций и тестирования функциональных возможностей не происходит.

Выделение отличных результатов среди возможных неудач поможет организовать весь рабочий процесс. Для предотвращения будущих срывов сроков изучите всевозможные варианты решения проблемы. Например, проведите анализ полученных результатов после определенного периода времени. Если итоги не удовлетворяют сотрудников компании, доработайте показатели до идеала.

Проблема 6. Отсутствует эффективная система управления проектом .

Во время совещаний, на которых вы присутствуете, видите, как сотрудники компании участвуют в спорах, конфликтах, тем самым демонстрируя неуверенность. Для устранения таких конфликтов рекомендуется нанять специалиста по конфликтологии, который поможет урегулировать все имеющиеся сложные ситуации.

Проблема 7. Проект имеет низкий приоритет у исполнителя и выполняется по остаточному принципу.

Исполнитель не заинтересован в работе и не уделяет проекту достаточного количества времени. Нужно попытаться найти причины такого халатного отношения к проекту и попробовать устранить их. В случае неизменности ситуации следует заменить исполнителя.

Проблема 8. Не определены цели проекта, не утверждены критерии достижения целей и оценки результатов проекта .

Оценивание результатов происходит по личным предпочтениям, что пагубно сказывается на общей оценке всего проекта. Критерии оценки составляются индивидуально, в зависимости от направления проекта. Например, направление «Управление отношений с должником» обязывает к созданию критерия успешности, которое помогает компании грамотно подходить к вопросу о задолженностях клиентов. Таким критерием может являться увеличение процентной ставки на фиксированную сумму (1,45 % годовых). Определение цели проекта для последующих этапов реализации поставленной задачи поможет компании быстрее добиться положительных результатов.

Информация об экспертах

Анатолий Зубейров , генеральный директор компании «Миллсистемс», Москва. Компания «Миллсистемс» является официальным дистрибьютором информационной системы Sellora Management System. Sellora Management System – это система управления ERP, отвечающая запросам любого бизнеса и подходящая для любого предприятия. Кроме того, система отлично оптимизирована под реалии российского рынка, т.е. учитывает все национальные особенности отечественного делопроизводства.

Алексей Тулешов , генеральный директор компании «Сити-Бокс», Москва. Сфера деятельности: предоставление в аренду частным лицам складских ячеек (или боксов). Количество складов: 2. Численность персонала: 20. Годовой оборот: свыше 100 млн руб. (в 2012 году).

Андрей Кистенев , генеральный директор компании «Интото» (служба доставки Shop-Logistics), Москва. Андрей Кистенев окончил МФТИ. С 2008 года работает в области электронной коммерции; ранее участвовал в проектах по автоматизации бизнеса. Сфера деятельности: грузоперевозки, в том числе по заявкам интернет-магазинов. Численность персонала: 30 (в штате), 40–70 курьеров (штатных и внештатных).

Вокруг термина «автоматизация бизнеса» сложилось довольно большое количество мифов, стереотипов и предрассудков. Например, что автоматизация необходима исключительно крупным компаниям, а небольшим предприятиям вполне можно обойтись без нее. Или, что системы автоматизации – штука чрезвычайно дорогостоящая, и далеко не факт, что затраты когда-нибудь окупятся. Для этой статьи мы собрали вопросы, которые обычно задают предприниматели по поводу автоматизации, и подготовили на них понятные ответы.

Автоматизация бизнеса – что это такое

Автоматизация бизнеса – это переход компании с трудоемких ручных операций на использование современных информационных технологий в оперативной работе. Также под автоматизацией подразумевают внедрение современных технологий там, где раньше они вообще не применялись.

В малом бизнесе автоматизацию применяют обычно в двух случаях:

в основных бизнес-процессах – это, к примеру, могут быть автоматизация продаж или автоматизация взаимодействия с клиентами (она же - внедрение CRM);
в поддерживающих процессах, которые напрямую на увеличение доходов не влияют, но являются обязательными для бизнеса – например, бухучет и отчетность.

Соответственно, мотивы и цели автоматизации могут быть разными – в первом случае это нужно, чтобы повысить доходность бизнеса, во втором – чтобы сократить затраты времени и денег.

Что из себя представляют системы автоматизации и как они устроены

Системы автоматизации - это те самые программы и сервисы, которые применяются для перехода от ручного труда к информационным технологиям. Иными словами, и сложная ERP-система, и «облачный» сервис для интернет-магазина – это система автоматизации.

Любая система автоматизации состоит из двух ключевых элементов: сбора (ввода) данных и предоставления собранной и обработанной информации в том виде, объеме, формате, в котором она нужна руководителю или профильному специалисту.

Например, если в систему внести информацию о контактах с потенциальными клиентами, затем указать, на какой стадии находятся переговоры с каждым из них, аккуратно вводить данные о результатах переговоров и о состоявшихся сделках, – то в хорошей системе автоматизации для управления продажами можно моментально получить «воронку продаж», а при накоплении некоторой статистики – и прогноз продаж в зависимости от того, насколько интенсивно сегодня поработали ваши менеджеры.

Чем больше и сложнее бизнес, тем больше нужно исходной информации и тем разнообразнее и детальнее должны быть итоговые отчеты.

Аналогично системы автоматизации работают и для других процессов. Руководитель моментально может получить информацию о состоянии дел в компании: сколько денег на счетах, сколько вы должны и сколько должны вам, какова структура расходов и рентабельность проекта, сколько «холодных» звонков сделали сотрудники, какова реальная эффективность каждого менеджера и т.д.

Зачем вообще нужна автоматизация, что она дает компании

Если вкратце, то правильно проведенная автоматизация позволяет делать следующее:

эффективно поддерживать оперативную деятельность – организовать учет и контроль;
быстро и правильно готовить документы для клиентов, подрядчиков и партнеров – от коммерческого предложения до акта сверки;
оперативно получать любые отчеты о реальном положении дел в компании;
оптимизировать расходы на персонал, более эффективно использовать рабочее время и компетенции сотрудников, разгрузив их от рутинной работы;
улучшить бизнес-процессы в компании;
минимизировать негативное влияние на бизнес «человеческого фактора»;
безопасно хранить информацию - каждый сотрудник работает только с теми данными, к которым ему дан доступ;
улучшить скорость и качество обслуживания клиентов.

В небольшом бизнесе эти эффекты обычно заметны уже через несколько недель.

Какие бизнес-процессы можно и нужно автоматизировать

Обычно автоматизацию начинают с массовых трудоемких рутинных операций, с процессов, которые в наибольшей степени влияют на выручку и прибыль компании, или же с наиболее проблемных участков.

Во-первых, можно автоматизировать задачи, которые вручную выполнять очень трудоемко или вообще невозможно - учитывать розничный товарооборот, анализировать движение товаров, планировать денежные потоки, планировать и учитывать рабочее время, рассчитывать себестоимость и т.д.

Во-вторых, можно автоматизировать работу сотрудников, выполняющих стандартные рутинные операции (телемаркетологи, логисты, менеджеры по продажам и т.д.) или вообще снять определенные работы с сотрудников (например, настроить автоматическую синхронизацию данных о наличии товаров на складе и на витрине интернет-магазина).

В-третьих, можно использовать автоматизацию для того, чтобы «навести порядок в доме» - взять под контроль дебиторку, складские запасы, занятость сотрудников, выполнение ими нормативов по звонкам и встречам с клиентами и т.д.

Необязательно автоматизировать сразу все бизнес-процессы. По мере необходимости можно постепенно расширять масштабы автоматизации в своей компании. И создавать единую систему управления последовательно.

Главное, помнить о целях, ради которых была затеяна автоматизация. Автоматизация ради автоматизации - это пустая трата времени и ресурсов.

Как выбрать программный продукт для автоматизации

При выборе системы автоматизации вы можете пойти двумя путями: 1. Использовать типовой (коробочный) продукт. 2. Разработать и внедрить индивидуальное программное решение.

Стандартное решение проще внедрить, и оно обойдется дешевле. Но нужно иметь в виду, что не каждый типовой продукт можно доработать под свои задачи - в ряде программ возможности донастройки сильно ограничены или вообще исключены. Кстати, то же самое относится и к облачным сервисам.

Выбор конкретной программы – дело довольно ответственное, необходимо будет проработать довольно существенный массив информации. Программных продуктов на рынке много, у каждого свои особенности и преимущества. Вы должны получить ответы на следующие важные вопросы:

какие конкретно задачи и процессы планируется автоматизировать;
соответствует ли функционал системы тем задачам, которые нужно будет решить с ее помощью;
возможно ли донастроить систему под свою бизнес-практику;
возможно ли будет при изменении бизнес-процессов или условий ведения бизнеса быстро изменить систему, не прекращая ее эксплуатации;
насколько система проста и удобна в использовании;
возможно ли интегрировать систему с другими приложениями или сервисами;
поддерживается ли работа системы на планшетах, смартфонах;
кто и как будет осуществлять техническую поддержку;
сколько стоит внедрение и поддержка.

Для ответа на эти вопросы целесообразно проконсультироваться с представителями вендоров (т.е. компаний-разработчиков ПО). Если есть возможность - пообщайтесь также с коллегами-предпринимателями, решающими похожие задачи; их опыт даст вам ценную информацию, которая поможет сделать выбор в пользу того или иного программного продукта.

Сколько стоит система автоматизации

Это риторический вопрос, и однозначного ответа на него не существует. Сколько стоит сделать ремонт? Можно сделать за 100 тысяч рублей, а можно за миллион, всё зависит от площади помещения, задач, качества материалов и т.д. Стоимость конкретного программного решения также будет зависеть от многих переменных: какие задачи предстоит решать с помощью системы, типовой это продукт или настраиваемый, какие ресурсы потребуются для внедрения, сколько рабочих мест будут подключены к системе и т.д.

Стоимость автоматизации складывается из нескольких составляющих:

стоимость самой системы (стоимость коробки или арендные платежи - в случае использования «облачных» приложений);
затраты на настройку системы и обучение персонала;
стоимость регулярного сопровождения.

К этому можно добавить непрямые затраты – например, затраты времени директора и ключевых пользователей на участие в проекте.

Как происходит внедрение системы автоматизации и к ак выбрать компанию-подрядчика

Внедрение - это процесс подгонки софта под бизнес и, отчасти, бизнеса – под софт.

Для простых задач или процессов «внедрение» будет заключаться всего лишь в установке софта на свой компьютер (или регистрацию в «облачном» сервисе) и вводе начальной информации. Сразу после этого можно начинать выписывать документы, заполнять базу клиентов или выдавать задания.

Для более сложных задач (например, расчет плановой рентабельности заказов в момент заключения сделки – для того, чтобы не сработать в убыток), возможно, потребуется доработать систему под те условия и практики, которые сложились в компании. В правильно выбранной системе обычно поддерживается какой-то типовой процесс для подобной задачи. Но на практике каждая компания имеет свою методику. Вот эту специфику в процессе внедрения и потребуется отразить.

Внедрение можно выполнить своими силами или пригласить специалистов. Но не стоит надеяться, что подрядчик сделает всё в лучшем виде без вашего участия; ключевые сотрудники и руководство компании должны будут активно участвовать практически на всех этапах, от того, чем глубже вы погрузитесь в процесс внедрения, во многом будет зависеть успех проекта.

Выбирать партнера по внедрению нужно примерно так же, как бригаду для ремонта квартиры.Проведите мониторинг рынка и выявите компании, чьи компетенции достаточны для решения ваших задач, а условия оптимальны по соотношению «цена/качество». Крайне желательно, чтобы у вашего потенциального партнера был сертификат соответствия системы управления качеством международному стандарту ISO 9001:2008. Проведите встречи со специалистами компаний из этого шорт-листа (в том числе обязательно пообщайтесь с сотрудником, который будет сопровождать ваш проект). Изучите портфолио, обратив особое внимание на то, имеет ли подрядчик опыт успешного внедрения системы автоматизации в компаниях, чья специализация и сфера деятельности совпадают с вашими. Целесообразно также пообщаться с первыми лицами этих компаний и узнать их мнение о вашем потенциальном партнере – успешно ли прошло внедрение, довольны ли результатами работы, качественно ли организован гарантийный сервис, с какими трудностями столкнулись и т.д.

Также при выборе подрядчика имеет смысл использовать принцип соразмерности: если у вас небольшая компания, то целесообразно вести дела также с небольшой фирмой – все согласования будут проходить быстрее, по спорным вопросам с равным партнером договориться проще и т.д.

Каковы риски при внедрении системы автоматизации

Конечно, при внедрении системы автоматизации существуют определенные риски – от срыва сроков и превышения бюджета, до сопротивления персонала и необходимости изменения отдельных бизнес-процессов под требования системы. Но большинства проблем можно избежать, если правильно определить задачи, требующие автоматизации, качественно провести мониторинг существующих программных продуктов и вдумчиво подойти к выбору партнера по внедрению. Также важным условием успешной реализации проекта является личное участие первого лица компании/владельца бизнеса, в этом случае риски "получить не то" существенно снижаются.

Что касается сопротивления персонала, то здесь очень важно, с одной стороны, провести качественную работу по разъяснению выгод и преимуществ автоматизации для компании и всех работников, а с другой – создать у всех сотрудников, включая топ-менеджмент, твердое ощущение неизбежности изменений. Если будут происходить случаи срыва каких-то процессов, необходимо по горячим следам разбираться и устранять препятствия. Хорошим инструментом внедрения является поощрение сотрудников за вовлеченность в проект и за некие этапные достижения, это поможет добиться лояльности остальных членов команды.