Что такое «Система электронного документооборота», и зачем она нужна? ЭДО (электронный документооборот) Какие бывают системы документооборота

Не секрет что успешное ведение любого бизнеса в первую очередь зависит от того, как работает механизм упорядочения документации. Ведь работа с бумажной волокитой хотя и не приносит удовольствия, но является важным звеном в управлении компанией.

К тому же документацией следует заниматься своевременно, иначе она начнет копиться и теряться. Для того чтобы избежать возможных потерь была введена система электронного документооборота.

В этой статье мы расскажем: Что такое СЭД? Какие она имеет виды, преимущества и недостатки?

С развитием интернета время толстых папок, и пыльных архивов ушло далеко в прошлое. Теперь процесс работы с документами полностью автоматизирован. Необходимые бумаги можно найти в один клик, а архивация производится вообще без участия человека. Такие возможности предприятиям открывает СЭД.

Система электронного документооборота (СЭД) – это специальное программное обеспечение, благодаря которому происходит обработка документов в электронном виде. Другими словами, благодаря СЭД возможна передача документов между сотрудниками, выдача индивидуальных задач, архивация и т.д.

Наверняка многие организации умеют создавать электронные документы, хранить и передавать их. Однако просто электронный формат не будет иметь никакой юридической силы. Для того чтобы электронная бумага обрела вес, важно чтобы она была подписана обеими сторонами. В данном случае, документы должны быть скреплены специальной электронной подписью.

Следовательно, СЭД можно разделить на два вида:

1. Документооборот внутри компании между сотрудниками;
2. Документооборот между различными предприятиями и организациями посредством специальных каналов связи.

Для использования СЭД внутри организации необходимо специальное программное обеспечение. Обычно такую программу называют – платформой ЭДО. Кроме того, для бесперебойной работы такого ПО потребуется дополнительное оборудование. Например, сервера, сетевые каналы и прочее.

Оператор электронного документооборота понадобится в том случае, если необходима работа с бумагами между двумя различными фирмами. Такой оператор станет хорошим помощником. Ведь он умеет доставлять сообщения, проверяет, в каком формате документы пересылаются, требует и контролирует проставление электронной подписи, хранит и архивирует бумаги самостоятельно и т.д.

Таким образом, СЭД – это «кровеносная система» всего бизнеса. Она в значительной степени экономит время, и, несомненно, положительно сказывается на работе организации в целом. Но всегда ли от такого вида обработки информации имеется польза? И способна ли СЭД нанести урон бизнесу? Чтобы ответить на эти вопросы нужно рассмотреть положительные и отрицательные стороны электронного документооборота.

Плюсы и минусы ЭДО

Как и любой другой процесс ЭДО имеет как плюсы, так и минусы. Основные параметры представлены в таблице ниже.

Достоинства

Недостатки

Упорядочивание . Система автоматически проставляет номера документам, что избавляет от всяческих ошибок Отслеживание . В любой момент можно узнать, кто работает с документом Сохранность . Сотрудник не сможет потерять или испортить электронный документ Восстановление . Удаленный документ можно в любой момент восстановить Сохранность временных ресурсов . Электронный вид документа попадает каждому сотруднику в считанные секунды несмотря от мест их нахождения. Удобно работать . При необходимости сотрудник может менять исходную версию документа. ЭДО дает возможность восстановить каждую из них. Кроме того можно отследить фамилии тех специалистов, которые работали над бумагой. Доступность . Система ЭДО работает в режиме 24/7. Более того при подключении к ней с помощью интернета, сотрудник может в любое время работать с документацией, даже если он находится в больнице, или в отпуске. Планирование . Система дает возможность специалисту запланировать ход работы с бумагами. Можно установить дату, время исполнения, а так же очередность. И в нужный момент программа сама подскажет сотруднику о необходимости выполнения его работы. Удобный поиск . Программа разработана таким образом, что она дает возможность найти необходимый документ не только по названию, но и по ключевому слову. Экономия бумаги . Нет никакой необходимости распечатывать документацию, сшивать ее в папки и делать опись. Вся информация хранится в электронном виде, и в любой момент нужный документ можно вывести на бумажный носитель.

Денежные затраты . Создание ЭДО потребует определенных финансовых затрат. Деньги нужны на ПО и оборудование. Величина затрат будет зависеть от количества подключенных сотрудников. В среднем эта сумма составить порядка 100 000 рублей (*). Сразу пользоваться СЭД — не получиться . После приобретения установка, внедрение и отладка программы занимает большое количество времени, а также специальных навыков. Обучение персонала . Для того чтобы правильно пользоваться СЭД все задействованные сотрудники должны пройти специальное обучение. Обеспечение безопасности . Для сохранности информации руководители компании должны уделить особое внимание безопасности. А именно выпустить электронную подпись, определить кто из сотрудников, и какой доступ к бумагам будет иметь, а так же потребуется защитить программу от проникновения из вне. Потребуется администратор СЭД . В штате организации должен быть человек, который будет способен решать текущие задачи по работе в СЭД. А именно отлаживать работу сервера, помогать пользователям, следить за функционированием системы. Требуется постоянное резервное копирование . В целях сохранности информации пользователи должны постоянно сохранять документы. В некоторых случаях требуется существование электронного и бумажного документа . Если, например, у партнера не установлена СЭД, то при работе с ним документация должна быть как в электронном, так и в бумажном виде.

Реальная стоимость ведения электронного документооборота для малого бизнеса

(*) Если фирма небольшая, и подписывать документы собирается лично владелец бизнеса (или сам ИП), то затраты будут минимальными. Они состоят из покупки электронной цифровой подписи — 1500 рублей и доступа к сервису электронного документооборота — от 100 рублей.

Для небольших объёмов наша редакция рекомендует сервис Контур.Диадок . Если выбрать тариф «Универсальный «, то затраты составят всего 9 рублей за отправленный документ. Если сравнивать с пересылкой оригиналов документов по почте, то здесь отправка одного заказного письма внутри области составит минимум 50 рублей. Разница очевидна:

Всем новым пользователям система даёт 50 приветственных бонусных пересылок электронных документов.

Как видно из таблицы, несмотря на положительные стороны, СЭД имеет и отрицательные моменты. В основном они сводятся к материальным затратам, которые как оказалось, могут быть не маленькими.

Компания понесет значительные затраты не только на установку программного обеспечения, и покупку нужного оборудования, но и должна принять в штат работника, без специальных навыков которого, система электронного документооборота просто не будет работать. Такому сотруднику тоже требуется платить зарплату. А это еще одна статья в расходах.

Но не стоит забывать, что затраченные усилия в дальнейшем окупятся, и фирмы, работающие с СЭД, только выиграют. Ведь они будут экономить не только на времени обработки информации, но и значительно сократят расходы на оплату услуг, например, архивариуса. Плюс ко всему прочему электронному архиву не требуется дополнительного помещения, покупки дополнительной канцелярии и прочих моментов.

Что представляет собой система электронного документооборота?

Как правило, это система электронного документооборота (ЭДО), в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы. Они равносильны бумажным с собственноручной подписью. Чтобы вести электронный документооборот, нужен сертификат электронной подписи.

Интерфейс обычно состоит из 2-3 вкладок, среди которых контрагенты (ваши партнёры и клиенты участвующие в ЭДО) и основная вкладка — Документы . В данной вкладке в разделах Входящие и Исходящие будут содержаться отправленные вами и принятые документы.

Виды ЭДО

Несомненно, при внедрении электронного документооборота организации делают большой упор именно на эффективность. Сложно сказать какой вид ЭДО для определенной организации будет наиболее эффективен. Все зависит от направления деятельности предприятия и от его бизнес процессов.

Однако существует общая квалификация ЭДО по функциональности, технологии управления, составляющим компонентам и т.д. В связи с этим можно выделить основные виды СЭД:

• Система делопроизводства . Такой вид предназначен для ведения делопроизводства предприятия. Причем работа проводится по всем принятым правилам с вертикальным управлением, т.е. от начальника к подчиненному;
• Электронные архивы . Главная цель такой системы – это организация работы по хранению документации. Кроме прочего программа позволяет пользователю легко найти необходимую бумагу. Однако передача документации в такой системе будет невозможна;
• Workflow-системы . Такой вид системы широко распространен среди пользователей благодаря тому, что ее главная задача – это организация и автоматизация бизнес процессов. С таким ПО легко вести бизнес, а документооборот – это всего лишь повод для существования рабочих моментов;
• ЕСМ-системы . ПО позволяет пользователю внести новизну в систему управления организацией. С помощью комплексных систем, возможно, управлять: документами, подписями, потоками работ, знаниями сотрудников и прочее. Данный вид ЭДО будет значительно дороже, ведь он предлагает пользователю расширенный функционал.

Стоит отметить, что каждый вид СЭД становится наиболее масштабнее предыдущего, и дает больше возможностей пользователям. Однако для того чтобы оценить всю пользу электронного документооборота необходимо правильно сделать выбор.

Как правильно выбрать СЭД

Как уже отмечалось, выбор СЭД – это сложный процесс, который требует особого внимания. Кроме всего прочего руководству фирмы требуется учесть огромное количество решающих факторов, таких как направление деятельности предприятия, штат сотрудников, и т.д.

Например, для коммерческой организации будет правильно установить СЭД как между сотрудниками, так и между партнерами. Только так предприятие сможет получить необходимую экономическую выгоду.

Для государственного учреждения лучше сделать акцент на специфике его работы, и уделить большее внимание именно созданию электронных архивов. А так же требуется обучить сотрудников для работы с ними.

При выборе той или иной СЭД важно учитывать, отвечает ли система заявленным требованиям. К таковым относятся:

• Полнота функциональности;
• Удобство использования;
• С какой скоростью эта система внедрится в рабочий процесс;
• Наличие настроек, причем они должны быть гибкими;
• Имеется ли в системе возможность расширения функционала;
• Возможно, ли подогнать СЭД под существующее программное обеспечение предприятия;
• Легкость адаптации;
• Наличие технической поддержки. Важно чтобы такая помощь была на высоком уровне;
• Репутация производителя и т. д.

Принимая во внимание этот факт, пользователю следует придерживаться следующих действий:

1. Изучить функционал. Необходимо уделить особое внимание главе «Возможности». Важно чтобы производитель конкретно указал список выполняемых программой задач. Если конкретики нет, то стоит отказаться от такой системы СЭД;
2. Наличие тематических презентаций. Важно чтобы программа содержала демонстрационный материал, тем самым объясняла пользователю, как пользоваться функционалом;
3. Изучить скриншоты. Так руководитель сможет убедиться на самом деле ли, прост функционал, и обладает ли он заявленным требованиям;
4. Обязательно изучить отзывы реальных пользователей. Самый лучший вариант – это просмотр видеороликов на ютубе;
5. Многие производители предлагают руководителям бесплатные пробные версии. Так пользователь сможет понять подходит ли выбранный продукт или нет;
6. Что касается стоимости товара, то очевидно, что этот пункт не может не волновать покупателя. Сложно определить какой должна быть реальная стоимость СЭД, однако стоит изучить, с чего складывается та или иная цифра. Поэтому подробное изучение прейскуранта поможет покупателю избежать непредвиденных расходов и трат.

Стоит помнить, что сделать правильный выбор поможет только специалист. Поэтому выбор и установка СЭД должна проводиться только под пристальным вниманием человека, который владеет специальными навыками.

По причине дороговизны, далеко не все организации в нашей стране работают с СЭД. На сегодняшний момент пока только крупные фирмы делают обработку бумаг в электронном виде. Но все меняется, и вполне вероятно, что в ближайшее время по достоинству оценится необходимость работы с помощью СЭД, и многие фирмы смогут позволить себе вести электронный бизнес. А значит, станут наиболее эффективными и успешными!

• Обеспечение эффективного управления и прозрачности деятельности организации на всех уровнях.
• Поддержка системы контроля качества.
• Накопление информации, управление данными и регламентирование доступа.
• Формализация деятельности каждого сотрудника.
• Оптимизация бизнес-процессов.
• Экономия ресурсов за счет сокращения расходов на управление бумажной документацией.

Одним из важнейших современных трендов развития рынка ECM является адаптация интерфейсов систем электронного документооборота и хранения данных к удаленному доступу из любой точки («мобильный офис») и разнообразным мобильным устройствам. Растет интерес заказчиков к доступу к ECM-системам через нетбуки, смартфоны, коммуникаторы, планшеты и т.д. Специально разработанные интерфейсы для подобных устройств повышают удобство использования систем и мобильность пользователей, позволяют бизнесу увеличить скорость и гибкость всех деловых процессов.

При этом специально разработанные под мобильные устройства интерфейсы лишены тех недостатков, которые присущи обычному доступу к системам через веб-браузер: новые технологии позволяют обеспечить более богатый набор компонентов, интерактивность интерфейсов, более удобную работу с большими объемами данных, пониженные требования к каналам связи. Мобильное рабочее место для руководителя еще больше расширяет спектр возможностей и адаптирует систему под требования топ-менеджера: минимум необходимых операций, интерфейс, ориентированный на работу в режимах согласования, подписи и рассмотрения документов, поддержка различных мобильных устройств и платформ, возможность работы в off-line режиме и пр.

Современные технологии организации интерфейсов позволяют руководителю накладывать графические и голосовые резолюции на электронные документы – т.е., наряду с эффективностью электронного документооборота, система позволяет топ-менеджеру использовать любые удобные способы работы с документами.

Факторы создания СЭД

При организации и выборе СЭД в большинстве своем учитываются следующие факторы:

• Необходимость автоматизации административного управления организации, сложность структуры.
• Наличие территориально-удаленных подразделений.
• Наличие бумажного архива большого объема.
• Необходимость в управлении потоками работ.
• Требования по срокам хранения документов.
• Возможность интеграции с существующими системами.
• Необходимость хранения изображений документов, необходимость поддержки особых задач.
• Необходимость поиска информации,
• Обеспечение безопасности данных.
• Необходимость соответствия международным, отраслевым и государственным стандартам.

Классификация СЭД

• Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы).
• Системы с развитыми средствами workflow - рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам. С помощью этих систем можно организовать работы, для которых заранее прописываются все этапы следования и работы.
• Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Сочетают в себе элементы двух предыдущих.
• Системы, ориентированные на поддержку совместной работы. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они территориально удалены, и сохранить результаты этой работы.
• Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами, управления проектами, биллинга, электронной почты. Такие системы могут быть как автономными, так и функционировать в структуре любого из перечисленных классов систем.

Любая организация, которая желает получить в свое распоряжение современную высокотехнологичную структуру для работы с документооборотом, обладает богатым выбором программного обеспечения. При этом ставку можно сделать как на отдельные частные принципы и решения, что будет дешевле, или воспользоваться готовой комплексной системой «под ключ», что будет удобнее и эффективнее. При этом последний вариант, как правило, использует сложившиеся принципы работы с документами и соответствует нормативной базе большинства предприятий.

Основные принципы электронного документооборота

• Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.
• Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
• Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
• Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
• Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
• Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Основные понятия электронного документооборота

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ - документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Программные технологии СЭД

Автоматизация СЭД

История

Чем быстрее росло количество внутрикорпоративной информации, тем все более очевидной становилась неэффективность обмена традиционными бумажными документами, однако бурный рост СЭД испытали лишь с конца прошлого-начала нынешнего века. Только тогда организации целого ряда развитых стран - как правительственные учреждения, так и частные компании различных размеров - начали активный переход на безбумажный документооборот. В 2000 году рост мирового рынка СЭД достиг невероятного темпа в 89% в год. Именно тогда, в условиях настоящего бума в развитии интернет-технологий во всем мире, начало становиться реальностью решение основной трудности при внедрении СЭД - инерционности мышления, нежелания проводить глубокие изменения в инфраструктуре компании на уровне как высшего руководства, так и рядовых сотрудников. Количество компьютеров, установленных в организациях, и компьютерная грамотность работников неуклонно росли, что позволило без ощутимых потерь переходить на принципиально новые методы управления бизнесом. Российские предприниматели, привыкшие обращаться к опыту Западных стран при решении вопросов менеджмента, немного отставали, перенимая достижения зарубежных коллег. Но уже в то время, как в США принимались законы, определившие в том числе жесткие требования к документообороту и финансовой отчетности всех публичных компаний американского фондового рынка, в России на правительственном уровне существовало четкое понимание преимуществ, даваемых СЭД и подобными системами.

Сегодня электронный документооборот смело врывается в нашу жизнь, сегодня практически все компании применяют электронные документы, пользуются электронной почтой, электронные декларации, тем более что для налогообложения НДС обязательность деклараций установлена законодательно. Кто-то перешел дальше и использует в повседневной жизни системы электронного документооборота и перевел всю отчетность и первичные документы в электронный вид.

Понятие электронного документооборота и плюсы электронного документооборота

Электронный документооборот представляет собой способ работы с документами. Особенности электронного документооборота состоят в том, что электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью. Такой документ, подписанный ЭЦП, равен по своему значению документу на бумажном носителе.

Электронный документооборот имеет свои плюсы и минусы.

Таблица
Плюсы и минусы электронного документооборота

Плюсы электронного документооборота	Минусы электронного документооборота
Возможность быстро найти документы; Наличие централизованной структуры документооборота; Систематизированное хранение документов в электронном архиве; Простота в регистрации и согласовании документов; Возможность подписания и направления документов по электронным каналам связи, что экономит время; Возможность составления аналогичных документов; Проведение электронного аудита	Необходимость приобретения электронной цифровой подписи; Невозможность использования, если контрагент не применяет электронный документооборот; Дополнительные расходы на электронный документооборот; Отсутствие унифицированных форматов документооборота; Недоверие некоторых пользователей к электронным документам

Вместе с тем, электронный документооборот развивается все больше. И для этого есть предпосылки.

Во-первых, электронный документооборот предусмотрен в налоговом законодательстве. Например, при подаче отчетности по страховым взносам или НДФЛ, ее необходимо подавать в электронном виде, если численность компании составляет более 25 человек. Сдавать отчетность в электронном виде необходимо подавать декларацию в электронном виде. Кроме того, пояснения, если отчетность подана в электронном виде, в 2017 году также необходимо будет давать в виде электронного документа.

Во-вторых, электронный документооборот принят в бухгалтерском учете. Согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В-третьих, в 2017 году электронный документооборот получит еще большее развитие в судопроизводстве. Так, многие привыкли к тому, что решения судов публикуются в электронном виде в сети Интернет. Согласно статье 4 АПК РФ исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет». Аналогичные положения установлены в части гражданского процесса.

В-четвертых, электронные технологии плотно вошли в нашу жизнь в части применения электронного документооборота в тендерной документации, проведении электронных аукционов. Согласно статье Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ (ред. от 03.07.2016) «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» под аукционом в электронной форме (электронным аукционом) понимается аукцион, при котором информация о закупке сообщается заказчиком неограниченному кругу лиц путем размещения в единой информационной системе извещения о проведении такого аукциона и документации о нем, к участникам закупки предъявляются единые требования и дополнительные требования, проведение такого аукциона обеспечивается на электронной площадке ее оператором.

Пятая причина связана с тем, что сегодня многие компании работают в различных регионах, с разными городами, поэтому для организации эффективного бизнеса необходимо ускорить документооборот и упростить взаимоотношение между сторонами. В этой связи интуитивно многие компании вводят электронный документооборот.

Как ввести электронный документооборот?

На первом этапе необходимо принять принципиальное решение о введении электронного документооборота. Такое решение оформляется приказом по предприятию. Некоторые компании разрабатывают специальные локальные акты, которые регулируют документооборот и согласование документов внутри компании, к таким особенностям можно отнести согласование документов между отделами, постановка на контроль, подписание руководством и хранение архивных документов.

На втором этапе необходимо выбрать, какую подпись будет использовать компания при оформлении документов.

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:

1. получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
2. позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
3. позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
4. создается с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

1. ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
2. для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям (статья 5 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи». Однако очень во многих случаях документы требуется для целей безопасности именно усиленная квалифицированная подпись.

Третьим этапом будет выбор специального удостоверяющего центра. для выбора компании, специализирующейся на электронном документообороте, важно оценить удобство работы именно с определенной компанией. Важно установить стоимость предоставляемых услуг, возможность дополнительных функций, а также услуг по электронному документообороту, также важно установить, какую ответственность несет компания — удостоверяющий центр, в случае технических сбоев и проблем в ведении документооборота.

На четвертом этапе необходимо предоставить документы для заключения договора.

Пятым этапом является заключение договора с удостоверяющим центром. Согласно статье 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи» удостоверяющий центр — юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции.

Шестым этапом является внедрение электронного документооборота в компании, организация конкретного обмена электронными документами. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с утвержденным форматом.

Что должен содержать договор с удостоверяющим центром?

При заключении договора с удостоверяющим центром необходимо обратить внимание на правовой статус удостоверяющего центра. Аккредитация удостоверяющего центра осуществляется при условии, в частности, выполнения им требований о наличии финансового обеспечения ответственности за убытки, причиненные третьим лицам вследствие их доверия к информации, указанной в сертификате ключа проверки электронной подписи, выданном таким удостоверяющим центром, или информации, содержащейся в реестре сертификатов, который ведет такой удостоверяющий центр, в сумме не менее чем 1,5 млн руб.

Заключая договор с удостоверяющим центром важно обратить внимание на предмет договора. Согласно статье 432 ГК РФ это условия, обязательные для договоров данного вида. Договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. То есть важно прописать наиболее четко предмет договора.

Предмет договора следует из закона «Об электронной подписи».

Удостоверяющий центр:

1. создает сертификаты ключей проверки электронных подписей и выдает такие сертификаты;
2. устанавливает сроки действия сертификатов ключей проверки электронных подписей;
3. аннулирует выданные этим удостоверяющим центром сертификаты ключей проверки электронных подписей;
4. выдает по обращению заявителя средства электронной подписи;
5. ведет реестр выданных и аннулированных этим удостоверяющим центром сертификатов ключей проверки электронных подписей;
6. устанавливает порядок ведения реестра сертификатов;
7. создает по обращениям заявителей ключи электронных подписей и ключи проверки электронных подписей;
8. проверяет уникальность ключей проверки электронных подписей в реестре сертификатов;
9. осуществляет по обращениям участников электронного взаимодействия проверку электронных подписей;
10. осуществляет иную связанную с использованием электронной подписи деятельность.

Ответственность удостоверяющего центра наступает в случаях:

1. неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств, вытекающих из договора оказания услуг удостоверяющим центром;
2. неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей (п.3 статьи 13 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи»).

В качестве дополнительных условий договора с удостоверяющим центром может быть предусмотрено страхование.

Как организовать электронный документооборот внутри компании?

Внутри компании электронный документооборот должен быть организован как часы. Ведь важно, что электронный документооборот предполагает сканирование документов, подписание электронной цифровой подписью. А это значит, что нужен специалист, который отвечает за электронные скан-копии, а на рабочих местах руководителей должно быть установлено специальное программное обеспечение, позволяющее подписывать документы.

Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, поскольку печать не является обязательным реквизитом. Внутри компании могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Например, без электронной цифровой подписи может осуществляться постановка документов на контроль.

Если вы хотите организовать документооборот со своими контрагентами, то необходимо соответствующие положения включить в договор с контрагентом.

Документы формируются и подписываются в электронном виде. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

Проще всего организовать электронный документооборот с органами власти, например, с налоговой службой. для этого также необходимо получить электронную подпись и заключить договор с удостоверяющим центром. Чаще всего налогоплательщики предоставляют в налоговый орган декларации, пояснения, счета-фактуры. В качестве «обратной связи» документы формируются налоговой в соответствии с Приказом ФНС России от 15.04.2015 № ММВ-7-2 /149@ «Об утверждении Порядка направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи и о признании утратившими силу отдельных положений приказа Федеральной налоговой службы от 17.02.2011 № ММВ-7-2 /169@».

К таким документам относятся:

1. требования о представлении пояснений;
2. уведомления о контролируемых иностранных компаниях;
3. уведомления о вызове налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента);
4. налогового уведомления;
5. решения о приостановлении операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
6. решения об отмене приостановления операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
7. решения о проведении выездной налоговой проверки;
8. иные документы.

Таким образом, если говорить о внутрифирменных электронных документах, то их обращение будет регулироваться внутренними локальными актами, если говорить о взаимоотношениях с контрагентами, то такие взаимоотношения регулируются сторонами, а если документооборот организуется с органами власти, то органы власти будут действовать в соответствии с порядком электронного документооборота, принятым для конкретной компании.

Как организовать хранение электронных документов?

Основным нормативным актом, регулирующим хранение электронных документов, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, далее — Правила). В данном документе впервые устанавливаются правила хранения электронных документов.

Каким образом необходимо хранить документы?

Во-первых , необходимо подготовить номенклатуру дел конкретной организации. Номенклатура дел будет различаться в зависимости от компании, сферы деятельности.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Во-вторых , необходимо сформировать дела. для этого необходимо провести экспертизу ценности документов, которые будут храниться в электронном виде. Напомним, что есть нормативные сроки хранения отдельных документов. Например, бухгалтерские документы хранятся в течение 5 лет, а налоговые — в течение 4 лет.

В-третьих , необходимо проставить отметку, что данные хранятся в электронном виде в номенклатуру дел. Например, «Графики учета рабочего времени. Электронные документы».

В-четвертых , нужно заархивировать документы.

Прежде чем поместить электронное дело на хранение, его нужно:
— выгрузить из электронной системы (если документ создается в каком-либо специальном программном продукте);
— защитить от возможных изменений, сохранив в подходящем формате;
— записать на носитель информации.

Общепринятый формат для хранения и архивирования электронных документов — PDF/A. Следует отличать его от привычного PDF, с каждым обновлением которого появляются все новые возможности для работы с файлами. PDF/A предназначен для другого: это формат для долгосрочного архивного хранения электронных документов.

Пятым шагом является составление описей. В опись включаются все электронные дела, которые были сформированы в отношении электронных документов. Однако вместо количества листов, которое указывается при формировании дел на бумажных носителях указывается объем электронных документов.

Формат описи может выглядеть следующим образом:

Наименование должности руководителя структурного подразделения
	Подпись	Расшифровка
Дата подписи
СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы ДОУ
	Подпись	Расшифровка
Дата подписи
Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив)
	Подпись	Расшифровка
Дата подписи

В целом, хранить документы в электронном виде намного удобнее, ведь нет необходимости в дальнейшем при поиске документов перерывать целую комнату бумажной документации. Также проще предоставлять документы в электронном виде по запросу налоговой, Пенсионного фонда, а также иных проверяющих.

В некоторых случаях необходимо уничтожить документы. Например, достаточно долго хранились служебные записки, срок хранения истек и необходимо их уничтожить. В этом случае проводится экспертиза ценности документов. Такую экспертизу может провести специальная комиссии. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документов. Форма подобного акта разрабатываются компанией самостоятельно. И на основании акта диски или иные носители информации просто уничтожаются.

В заключение необходимо отметить, что, безусловно, будущее за электронными документами. Однако важно правильно организовать электронный документооборот. Многие компании сталкиваются с проблемами неправильной организации документооборота, когда к электронному документообороту подключается только одно рабочее место в отделе или даже департаменте, когда большая половина документов ведется по-прежнему на бумажных носителях. Поэтому все вопросы в отношении электронного документооборота нужно решать «на берегу» на этапе внедрения системы.

Сегодня 100% документов в офисе создают в электронном виде, но до сих пор более 80% из них распечатывают (для согласования, ознакомления, запуска в работу). Разве может такой подход быть эффективным?

Кажется, что внедрение электронного документооборота — самое разумное действие со стороны лиц, принимающих решение. Но бизнес-потребность в автоматизации формируется далеко не мгновенно. И только получив ряд сигналов, руководство приходит к выводу о том, что предприятию нужна специальная информационная система для управления контентом (ECM-система). Именно тогда появляется необходимость управлять информацией на всех стадиях её существования, пока она не устаревает.

Что такое электронный документ, СЭД, ECM

Существует множество определений. Мы постараемся дать вам самые понятные и ёмкие.

Электронный документ — набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохранённый на компьютере (файлы Word, Excel и т.п.). Он сопровождается карточкой с атрибутами — подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.) документ можно быстро найти.

Workflow (поток работ) — последовательность действий сотрудников в рамках определённого бизнес-процесса. Пример такой последовательности — получение документа, его регистрация, рассмотрение и исполнение документа, а бизнес-процесса — работа с обращениями граждан.

Электронный документооборот (ЭДО) — это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.

Нужна ли вам ECM-система

Чтобы оценить, нужна ли СЭД или ECM-система, ответьте для себя на следующие вопросы:

• можете ли быстро найти нужный документ, разговаривая по телефону с важным партнёром?
• получится точно сказать, какие из выданных вами поручений на текущий момент не выполнены и просрочены?
• вы уверены, что существующая скорость согласования документов создаёт положительный имидж вашей организации?
• вас устраивает объём бумаг, которые лежат на вашем столе?
• вы можете уверенно сказать, где в данный момент находится документ, который отправили на согласование?

Преимущества электронного документооборота

Прозрачность бизнес-процессов . Благодаря системе можно отслеживать все этапы в деятельности организации. Бизнес-процессы становятся абсолютно прозрачными для руководства, их легче контролировать.

Выше исполнительская дисциплина . По статистике, 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. С полным контролем всех этапов работ ECM-система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

Ниже трудозатраты руководителей и сотрудников. Система сокращает время, которое тратят работники практически на все рутинные операции с документами: создание, поиск, согласование и т.д. Ускоряется документооборот. И как следствие, быстрее проходят все процессы в организации.

Обеспечивается конфиденциальность информации . Утечка данных может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, ECM-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Все действия над документом (чтение, изменение, подписание) протоколируются.

Выполняются требования стандартов ISO 9000 . Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач в российских компаниях. В числе требований к системе менеджмента качества (СМК) есть прозрачно поставленный документооборот, а также информационное взаимодействие между сотрудниками.

Легко внедрять инновации и обучать новичков . Благодаря системе оповещения, построенной на базе ECM-системы, можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых работников за счёт быстрого поиска необходимой информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

Развитие корпоративной культуры . Внедрение ECM-системы налаживает и поддерживает внутреннюю политику компании, приводит к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

Больше конкурентных преимуществ . ECM-система напрямую влияет на конкурентные преимущества компании перед другими игроками рынка. Повышаются скорость и качество обслуживания клиентов за счёт быстрого движения информационных потоков и чёткого контроля всех процессов. Работа даже самого крупного предприятия становится более мобильной и меньше зависит от некоторых «незаменимых» сотрудников.

Технологии ECM

К управлению корпоративным контентом можно подойти как со стороны практики, так и теории.

Начнём с последнего. Обратите внимание на составляющие жизненного цикла, указанные в каноническом определении из глоссария AIIM (Association for Information and Image Management):

• захват (Capture),
• управление (Manage),
• хранение (Store),
• защита (Preserve),
• доставка информации (Deliver).

Управлять информацией необходимо на протяжении всего её жизненного цикла: от создания или поступления в организацию, до доставки конечному потребителю или уничтожения после окончания срока хранения.

Информация пронизывает все процессы организации, она создаётся и обрабатывается в разных ПО и при помощи различных приложений. Но только ECM-система делает акцент на едином подходе к управлению данными, на протяжении всей их жизни.

С точки зрения бизнеса в жизненном цикле документа важны этапы, которые оказывают непосредственное влияние на бизнес-процессы, когда он участвует в потоках работ (workflow). Но с технической точки зрения они не несут выраженной смысловой нагрузки и обозначены общим термином «управление документом».

Функционал и классификация СЭД и ECM-систем

По мнению исследовательской компании Gartner, к ECM могут быть отнесены системы, поддерживающие не менее 3 из 6 функций:

• управление документами: выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка документов иccт.д.;
• совместная работа над общими документами и поддержка проектных команд;
• сканирование документов и управление образами бумажных документов;
• управление записями для долгосрочного архивного хранения, автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам;
• workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения;
• управление веб-контентом для автоматизации публикаций, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.

Подробнее с данной темой вы можете ознакомиться в рубриках раздела «Функционал СЭД и ECM»:

Пример бизнес-процесса в ECM-системе

Чего не стоит ждать от ECM-системы

В настоящее время комплексная автоматизация предприятий строится путём интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определённый круг задач. Поэтому очень важно понять, что именно реализовывать в рамках каждой системы.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся требования бизнеса, реализация которых в СЭД и ECM-системе должна быть разумной.

Кадровое делопроизводство . Несмотря на то, что оно напрямую связано с документами, задача этого направления — не сам документооборот, а учёт и управление кадрами.

Сотруднику нужны различные выборки по персоналу — по образованию, полу, специальностям, дате приема/увольнения и т.д., для этого информация должна храниться в структурированном виде в базе данных, а не в виде отдельных неструктурированных документов.

Создание каждого документа должно отражаться на изменении состояния персонала, поэтому для автоматизации кадрового делопроизводства лучше использовать специализированные системы управления персоналом, которые могут быть интегрированы с ECM-системой для хранения неструктурированной информации (резюме, фотографий, кадровых приказов и т.д.). Кроме того, полезно автоматизировать в ECM-системе процессы согласования этих документов.

Учёт финансовых документов .Аналогично обстоит ситуация со структурированными финансовыми документами: счетами-фактурами, накладными, актами выполненных работ и др.

Для ведения налогового и бухгалтерского учета, которые основываются на первичных документах, предназначены специализированные бухгалтерские системы, а также специализированные модули ERP-системы. ECM-система не может их заменить, хотя сканирование и организация электронного архива скан-образов финансовых документов — это задачи СЭД. Необходимость внедрения подобных решений обычно возникает при большом количестве документов и участников бизнес-процессов, которые будут работать с финансовыми документами как с документами СЭД с учётом прав доступа, электронной подписи и т.д.

Кроме того, теперь можно осуществлять обмен финансовыми документами (счетами-фактурами, договорами, накладными и актами) с контрагентами в электронном виде. И хранение таких документов в СЭД даст дополнительное преимущество. .

Анализ и моделирование бизнес-процессов .

Как правило, для анализа и моделирования процессов используются системы класса BPM (). Это специализированные инструменты бизнес-аналитика предприятия или внешней консалтинговой фирмы. В моделируемых бизнес-процессах могут присутствовать действия, не связанные с документами, выполняемые вручную (например, доставка документов курьером), внешними субъектами (например, поставщиками) или с поддержкой других классов систем (ERP, CRM).

Классическая СЭД может дать информацию для анализа бизнес-процессов (например, в виде отчётов о задержках выполнения определенных типов задач). Но это только небольшая часть данных, необходимых для полноценного анализа.

Есть смысл интегрировать СЭД с системами моделирования по справочным данным, например, видам документов или оргструктуре.

Внедрение ECM-системы

Эффект от внедрения

Оценка результатов ECM-проекта ничем не отличается от анализа эффективности ИТ-проекта, а последнее - от оценки любого проекта компании.

Здесь мотивом выступает зрелость технологий компании, без которой предприятие просто не может считаться эффективным. В других случаях выгоды посчитать практически невозможно, хотя необходимость внедрения сомнений не вызывает. А иногда подсчёт эффекта обходится дороже самой технологии (как, например, предоставление сотрудникам неограниченного доступа к интернету). Во всех перечисленных случаях внимание уделяется скорее затратам на проект и потенциалу решения, в том числе тому, насколько легко с помощью внедренной системы будут решаться другие задачи компании.

СЭД и решения на её основе далеко не всегда можно отнести к системам, относительно эффекта которых всё понятно. Традиционные методики анализа эффективности использования активов к информации неприменимы, равно как и формула «отношение прибыли к общим затратам есть эффективность». Обусловлено это тем, что информация — нематериальный актив, участвующий в производстве совместно с материальными и трудовыми ресурсами. Внедрение ECM-системы при этом сопровождается изменением бизнес-процессов и трудозатрат. Расходы на информационные системы, включая и ECM, в большинстве случаев косвенные, исчислить которые на единицу продукции можно только с помощью некоторой модели экономического планирования. И формализовать часто достаточно сложно.

Этапы внедрения ECM-системы

Выбор и приобретение ECM-системы — это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем он заработает и реально начнёт приносить эффект, предстоит процесс внедрения.

Внедрение ECM-системы обычно состоит из следующих этапов:

• организация проекта, выделение персонала (руководитель проекта и рабочая группа);
• исследование предприятия и проектирование решений по использованию ECM-системы;
• настройка и адаптация ECM-системы;
• обучение персонала;
• опытная эксплуатация.

При любом варианте обязательными для успешного внедрения являются следующие правила:

• активное участие руководства в процессе внедрения и использования ECM-системы;
• выделение и углубленное обучение ключевых сотрудников для внедрения и поддержки ПО;
• организация обучения всех пользователей и предоставление инструкций п работе с системой.

Проблемы и риски внедрения ECM-системы

Во многом они совпадают с проектами внедрения других информационных систем и приводят к следующим негативным последствиям :

• нарушаются сроки и бюджет проекта;
• достигаются не все поставленные цели (система работает, но не в полном объеме: меньше/хуже, чем было запланировано);
• полностью срывается внедрение (система реально не работает).

Специфика рисков связана с тем, что большую часть сотрудников предприятия необходимо за короткий срок перевести на совершенно новые для них методы работы (чтение документов в электронном виде, получение в электронном виде резолюций и подписей руководства и т.д.). К наиболее характерным рискам внедрения ECM-системы стоит отнести:

• консервативность пользователей, непринятие новых методов работы;
• низкая компьютерная грамотность рядовых пользователей и высшего руководства;
• неструктурированность процессов (отсутствие регламентов);
• недостаточное/несоответствующее техническое оснащение;
• нечеткое управление проектом.

Пути предотвращения рисков стандартные:

• детальное и предварительное проектирование работы ECM-системы на данном предприятии;
• четкие директивы и личный пример руководства;
• обучение персонала и оперативная поддержка в решении проблем;
• поэтапность внедрения.

Достоверность и законность электронного документа

Сфера управления электронным контентом и безбумажное взаимодействие в компаниях сейчас активно развивается. Меняется и законодательство, какие-то правила фиксируются в нём после того, как устоялись в жизни, а какие-то, наоборот, вводятся после принятия новых норм на уровне государства.

Определение достоверности и юридической значимости бумажного документа — всем понятная процедура: документ должен иметь необходимые подписи и печати. Но как определить достоверность электронного документа?

Для этого создана электронная подпись (ЭП) — реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. Вы можете идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.

В самом простом представлении механизм ЭП работает следующим образом:

• выделяется удостоверяющий центр (подразделение или внешняя организация), который с помощью специализированного программного обеспечения генерирует так называемые «сертификаты ключей» для каждого пользователя;
• создаётся ключ ЭП — это уникальная последовательность символов. Он состоит из закрытого ключа, который доступен только своему владельцу и им можно подписать документ ЭП, и открытого ключа — доступен всем, с его помощью можно определить, кто и когда подписал электронный документ.

При использовании ECM-системы все «сложности», с которыми может столкнуться пользователь, скрываются. Пользователь, как правило, должен просто выбрать нужную функцию: «Подписать документ» (документ, подписанный ЭП, будет одновременно закрыт для изменений) или «Получить информацию о подписях». Легитимность электронных документов признается .

Напутствие

Желаем успехов в освоении новых знаний, а наши материалы на всегда помогут вам в этом.

Электронный документооборот или ЭДО - сегмент информационных технологий (и, одновременно, масштабная сфера правоотношений), который можно отнести к самым активно развивающимся в России и в мире. Ознакомимся с его сущностью, историей развития, а также с наиболее популярными программными продуктами, с помощью которых может быть организован электронный документооборот в организации.

Электронный документооборот (ЭДО): что это такое — определение по закону и по сути

Организация, планирующая участвовать в электронном документообороте, должна знать, прежде всего, то, что, собственно, данный термин обозначает. Определение понятия ЭДО можно найти, анализируя положения законодательства - которое прямо или косвенно регулирует правоотношения, характерные для областей применения ЭДО, или же изучив популярные точки зрения экспертов.

Начнем с поиска интересующего нас определения по правовой базе.

Следует отметить, что электронный документооборот, с одной стороны - особенно, в частных организациях (в государственных и муниципальных структурах дела могут обстоять иначе - но разница не слишком большая), не относится к числу сфер, которые бы строго регламентировались специальным законодательством. С другой, ЭДО сам по себе является достаточно сложной сферой правоотношений, в рамках которой у каждого из участников таких правоотношений могут возникать самые разные права и обязанности - в свою очередь, вполне себе регулируемые, и часто - весьма активно, на уровне нормативных актов (включая специальное законодательство).

Так или иначе, определение понятию «электронный документооборот» однозначно не дано в российских нормативно-правовых актах, принятых на федеральном уровне. Вместе с тем, данный термин очевидным образом складывается из двух составляющих:

1. Словосочетания «электронный документ» .

Понятие электронного документа раскрывается, в частности, в положениях статьи 2 Закона «Об информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ССЫЛКА). Там говорится, что под таким документом следует понимать документированную информацию в электронной форме, предназначенную для размещения или обработки на компьютерах, а также передачи между ними. В свою очередь, под «документированной информацией» закон понимает записанную на материальный носитель посредством документирования информацию, которая имеет реквизиты, что позволяют данную информацию (либо ее материальный носитель) определить.

В свою очередь, что же такое «документирование»? Не будет ошибкой обратиться в целях раскрытия значения данного слова к государственным стандартам. Так, в ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ССЫЛКА) сказано, что под документированием следует понимать «запись информации на носителе в соответствии с установленными правилами». При этом могут быть применены различные средства документирования - например, компьютерная техника, с помощью которой осуществляется запись данных на носителе.

1. Слова «документооборот» .

Оно по понятным причинам старше первого словосочетания. Его определения можно найти в некоторых нормативных актах, принятых еще в СССР (притом, что многие из них сохраняют юридическую силу до сих пор). Так, в «Положении о документах и документообороте в бухучете», которое утверждено Минфином СССР в 1983-м году (ССЫЛКА), сказано, что документооборот - это движение (создание, получение, обработка, архивирование) первичных документов. Это определение вполне актуально и сегодня - поскольку вполне соответствует типичному циклу обращения документов на современном предприятии.

Выходит, что мы, руководствуясь прямым прочтением закона (и допустимой его трактовкой по принципу правовой аналогии), можем сделать вывод, что под «электронным документооборотом» следует понимать создание, получение, обработку и архивирование информации, записанной на электронный носитель по установленным правилам .

Означает ли это, что обработка данных на компьютере, не соответствующая (либо частично соответствующая) указанному определению, не может ни при каких обстоятельствах считаться «электронным документооборотом»? Конечно же, нет - хотя бы в силу того, что любой закон, даже самый строгий, допускает в ходе правоприменительной практики приспособительную трактовку его норм в интересах улучшения качества регулирования правоотношений в его юрисдикции.

Поэтому, на указанные нормы закона - в частности, устанавливающие определения понятий «электронный документ» и «документооборот», мы вправе ориентироваться, но не обязаны во всех случаях им следовать. Тем более, что в среде экспертов распространены различные альтернативные трактовки понятия ЭДО - как похожие на ту, что мы вывели исходя из норм закона, так и весьма оригинальные.

Например, популярен подход, предполагающий, что «электронный документооборот» - это передача от одного компьютера (одной логической части носителя компьютера) к другому (к другой логической части) документов, которые:

• имеют юридическую силу, равную той, что характеризует аналогичные по назначению не электронные объекты документооборота;
• имеют принципиальную схожесть и общность области применения с аналогичными по назначению не электронными объектами документооборота.

При этом, электронный документ может иметь, в принципе, любую форму - как унифицированную, так и свободную (как и файловый формат такого документа - он может быть текстом, картинкой или, к примеру, видеороликом).

Таким образом, в определении ЭДО предлагается использовать такие фразы как «аналогичная юридическая сила» и «принципиальная схожесть и общность» — в контексте сопоставления электронных документов и не электронных. Как следствие, предполагается, что объектом электронного документооборота может быть:

• документ, у которого есть (принципиально может быть образован) не являющийся электронным аналог;
• документ, который может быть создан на основании не являющегося электронным аналога (или, наоборот, может быть основой для создания не являющегося электронным аналога).

Рассматриваемый подход позволяет «отсеять» из числа объектов электронного документооборота, к примеру, такие типы информации как системные файлы, скрипты, хэш-таблицы (поскольку у них нет аналогов, не являющихся электронными - ни с точки зрения «общности применения», ни с точки зрения юридической силы) - даже несмотря на то, что они могут соответствовать критериям «электронного документа», закрепленным в федеральном законодательстве, что мы рассмотрели выше (и даже подлежат «документообороту» в соответствии с теми же законными критериями).

Перед субъектом документооборота - например, коммерческим предприятием, может вовсе не стоять задачи «обособить», собственно, электронный документ от чего-то другого электронного, что нельзя считать объектом ЭДО. Вместе с тем, при установлении в локальных нормативах правил электронного документооборота в организации такому предприятию, так или иначе, придется данное понятие каким-либо образом закрепить в официальной формулировке. Без этого ответственный за ЭДО работник автоматически перестанет за что-либо отвечать - в силу отсутствия предмета такой ответственности (и с него нельзя будет ничего спросить).

Таким образом, при установлении локальных нормативов электронного документооборота в организации можно ориентироваться, условно говоря, на один из двух подходов в определении термина «электронный документооборот»:

• подход, в основе которого - раскрытие понятий «электронный документ» и «документооборот» на уровне действующих нормативных актов;
• подход, в основе которого - обособление объектов ЭДО от электронной информации, которая не может быть отнесена к таким объектам в силу того, что у нее нет (не может быть образовано) «юридически равных» (либо имеющих «схожую область применения») аналогов, которые используются не в электронном виде.

Соответственно, во избежание ситуации, когда ответственный за ЭДО работник не будет нести ответственность за обработку тех или иных документов, предприятию следует оговорить в локальных нормативах, какие именно документы будут считаться объектом электронного документооборота в организации, а какие - не будут, исходя из первого либо второго критерия (или иного, что разработан предприятием самостоятельно).

Полезно будет определить то, зачем фирме ЭДО в принципе.

Какую пользу приносит внедрение ЭДО на предприятии

К числу самых очевидных преимуществ электронного документооборота в организации и у ИП - в сравнении с бумажным, можно отнести:

1. Обеспечение отслеживаемости операций с документами .

Такая «отслеживаемость» может разниться в зависимости от того, в каком виде представлен ЭДО. Но даже если это документооборот на уровне «скопировал-вставил» — то к каждому файлу, так или иначе, по умолчанию приписываются атрибуты, отражающие, в частности:

• время их создания;
• время редактирования;
• время открытия.

«Системный» ЭДО - осуществляемый с помощью специализированных программ - систем электронного документооборота (о них мы подробнее поговорим далее), характеризуется возможностью фиксировать на основании электронных документов не только, собственно, совершение операций с ними, но и хозяйственные события, связанные со свойствами таких документов. Благодаря данной особенности, бизнес становится прозрачным для любых заинтересованных лиц - собственников, руководства, потенциальных инвесторов.

1. Повышение эффективности обработки документов (и, как следствие, улучшение производственных показателей на предприятии) .

Электронный документ почти всегда заполняется, отправляется (при необходимости - корректируется, дублируется) намного быстрее, чем бумажный. Возможно, данное преимущество электронного документооборота следует назвать ключевым. Контраргументами данному тезису могут быть, разве что, периодическое возникновение технических сбоев в системе ЭДО предприятия, а также появление проблем пользовательского характера - когда тот или иной сотрудник не знает, как правильно воспользоваться нужной функцией ЭДО в определенный момент. Действительно, в подобных ситуациях документооборот сильно «тормозится» — но при грамотной подготовке внедрения системы электронного документооборота в организации вероятность их возникновения будет минимальной.

Сотрудник компании, работающий в рамках ЭДО, имеет все шансы улучшить свои производственные показатели - в сравнении с теми, которые бы наблюдались при бумажном документообороте. Сокращение времени работы с документами позволяет ему сконцентрироваться на основной работе.

Кроме того, преимущество, отраженное в рассматриваемом пункте, образуется в том числе и за счет «отслеживаемости», о которой мы сказали выше: благодаря прозрачности движения документов, руководство имеет возможность контролировать работу подчиненных, давать ей объективную оценку, следить за качеством соблюдения им инструкций и предписаний - и все это очень оперативно.

1. Защита информации с помощью криптографии или ограничения доступа, резервного копирования .

Доступ к электронным документам и их содержанию могут быть исключительно надежно защищены с помощью цифровых технологий. При этом, возможно установление разных прав доступа к тем или иным документам для определенных категорий пользователей. Наличие необходимого количества резервных копий объектов ЭДО, причем, на распределенных носителях - важное условие обеспечения общего высокого уровня защиты данных.

Данные на бумаге могут быть защищены одним-двумя реально эффективными способами - и почти всегда это размещение документов в сейфе (или в ином защищенном для свободного доступа месте). Безусловно, где-то такой способ обеспечения безопасности данных и надежнее - но в перечне современных угроз конфиденциальности информации те, что требуют, условно говоря, применения сейфа вместо криптозащиты - занимают далеко не первые места.

1. Общее ускорение бизнес-процессов (в части внутренних коммуникаций как минимум, а при использовании ЭДО контрагентами - и в части внешних) .

В рамках электронного документооборота в организации поиск нужной информации работником или менеджером осуществляется, как правило, несопоставимо быстрее в сравнении с поиском данных, записанных на бумажные носители. Во многих случаях он осуществляется по заданным алгоритмам с минимальным участием человека - когда он получает только результат на свой запрос, не производя каких-либо существенных с точки зрения трудозатрат дополнительных действий.

1. Возможность организации дистанционной работы с документами (как на уровне взаимодействия работников друг с другом внутри корпорации, так и в части взаимодействия с контрагентами).

Благодаря интернету (и иным типам инфраструктуры для сетевых коммуникаций), сотрудники могут работать с ключевыми документами не только на своем рабочем месте, но и дистанционно - хотя бы из дома. При этом, благодаря технологиям шифрования, обеспечивается необходимая безопасность доступа к документам.

1. Сокращение (сведение к минимуму) издержек на обеспечение бумажного документооборота - представленных:

• закупкой самой бумаги;
• закупкой и обслуживанием принтеров;
• закупкой необходимых канцелярских принадлежностей;
• оплатой услуг транспортных компаний (при доставке бумаги), IT-специалистов (при установке и обслуживании принтеров).

Документы, распечатанные на бумаге, подлежат размещению в специальном архиве - который элементарно занимает место (и требует обустройства - например, покупки металлического сейфа). Это прямые расходы - которые прекратятся при переводе соответствующих документов на ЭДО.

Экономится и электроэнергия, если принтеры не используются. Хотя по электричеству тезис спорный: обеспечение электронного документооборота в организации часто требует использования высокопроизводительных серверов, постоянно работающих маршрутизаторов - которые питаются от розетки. Суммарно они потребляют немало энергии.

Полезно будет сказать и об очевидных недостатках ЭДО.

В чем заключаются недостатки

К числу узких мест применения ЭДО можно отнести:

1. Риск перехвата данных «хакерскими» способами .

Это как раз тот случай, когда информацию лучше хранить на бумаге в надежном месте. По мере распространения систем электронного документооборота в России и в мире хакерами создаются все более изощренные средства получения несанкционированного доступа к электронным документам. Безусловно, благодаря средствам криптографии и антивирусной защиты вероятность получения посторонними лицами доступа к объектам ЭДО может быть сведена к минимуму - но она все равно останется.

1. Невозможность гарантированного установления факта совершения человеком операции с документом .

Все операции с электронным документом формально совершает компьютер, а не человек. Тот факт, что ПК обрабатывает документ именно по воле пользователя, по умолчанию не считается «доказанным»: тому должно быть технически безупречное подтверждение. Которое в чистом виде ведущим IT-специалистам мира еще предстоит когда-то разработать, а пока в необходимых случаях (например, при судебных спорах между корпорациями) в расчет берутся различные косвенные подтверждения. Самые разные судебные прецеденты показывают, что применение электронно-цифровой подписи - казалось бы, самого надежного инструмента удостоверения обработки документа человеком, относится к числу именно косвенных доказательств.

Как следствие, электронный документооборот практически не распространен (либо применяется в ограниченном спектре функций), в частности:

• на начальных фазах кредитно-финансовых правоотношений — чтобы не вышло так, что банк открыл счет или выдал кредит компьютерному вирусу (но иногда случается и такое);
• в нотариальных правоотношениях - когда нотариусу желательно видеть перед собой человека, а не виртуального персонажа;
• в миграционных правоотношениях - когда пограничник вряд ли согласится выпустить человека за границу (или впустить его в страну), не видя его и его бумажные документы.

1. Зависимость субъекта документооборота от различных видов внешней инфраструктуры :

• связи;
• сервисов, занимающихся поставкой и обслуживанием компьютеров;
• информационной безопасности в широком смысле (куда могут входить и поставщики ЭЦП и разработчики антивирусов, поскольку и те и другие создают решения, так или иначе, направленные на обеспечение защиты информации).

Если в какой-либо из указанных инфраструктур произойдет сбой, то документооборот может резко встать. А в случае с использованием бумаги субъект документооборота предоставлен «сам себе», и ни от кого, строго говоря, технологически не зависит (даже если у него сломается принтер, то он может при желании написать нужные документы от руки).

Фирме, убедившейся в преимуществах внедрения электронного документооборота в организации (и принявшая во внимание недостатки такого документооборота), предстоит данное внедрение осуществить. Грубо говоря, если в фирме есть хотя бы один компьютер - на котором обрабатывается хотя бы один производственный документ, то можно считать, что у нее есть ЭДО - хотя бы на «низовом» уровне.

Но этот тезис не стоит воспринимать всерьез - поскольку реальное практическое применение электронного документооборота в организации на современном этапе производится все же на уровнях повыше того, при котором дело ограничивается процедурой «скопировал-вставил». ЭДО сегодня реализуется в ходе эксплуатации специальных программных продуктов - систем электронного документооборота или СЭД (в ряде случаев дополняемых функционалом, который в совокупности может превратить программный продукт в особый тип платформы для управления документами - ECM).

Рассмотрим подробнее, что представляют собой СЭД (и как соотносятся со схожими ECM-системами) подробнее.

Что такое СЭД и чем она отличается от ECM-системы

Выше мы рассмотрели несколько популярных определений понятию «электронный документооборот». Главным его объектом является, что совершенно очевидно, электронный документ - объект, который может быть «создан, получен, обработан, заархивирован» (и много чего еще - перечни операций могут быть гораздо шире в сравнении с тем, что приведен в советском нормативном акте о документообороте бухгалтерской первички).

Ключевая задача пользователя, осуществляющего документооборот — «создание, получение, обработку, архивацию» (пользуясь емкостью указанных терминов, условимся ограничиваться ими - при обозначении основных операций в рамках ЭДО), заключается в ведении учета указанных операций с документами. Он должен знать, когда, кем (с какой целью, с каким результатом) тот или иной документ был «создан, получен, обработан, заархивирован».

Соответствующий учет может вестись:

1. Самим пользователем вручную — с учетом тех возможностей, что предусмотрены операционной системой, которая обслуживает носитель данных, по умолчанию, а также с учетом функционала используемых им программ (который может задействоваться ограниченно активно, умеренно или очень активно).

Например, если индивидуальный предприниматель ведет очень простой по структуре бизнес и работает с 1-2 контрагентами, то может установить (по сути, для себя) ряд простых правил обработки данных, используемых в бизнесе. Как вариант, он может с установленной им самим периодичностью:

• запрашивать у контрагентов счета (или счета-фактуры) по электронной почте;
• скачивать их себе на «Рабочий стол», затем - подписывать с помощью ЭЦП, и отправлять почтой же контрагентам обратно.

Выходит, что весь ЭДО предпринимателя сведется буквально к нескольким операциям - не требующим применения какого-то дополнительного ПО: можно обойтись средствами Windows и сервера электронной почты. Они позволяют вести вполне себе полноценный учет «создания, получения, обработки и архивации» документов, используемых ИП.

1. Специальной программой документооборота СЭД (набором программ) автоматически - в рамках системного алгоритма (соответственно, при ограниченно активном, умеренном или очень активном участии пользователя).

Такой программой и будет СЭД. Она в соответствии с заданными правилами обеспечит своевременный и корректный учет «создания, получения, обработки и архивирования» данных. Кроме того, функционал СЭД может предусматривать опции, которые помогают пользователю осуществлять подлежащие учету операции. Например - предполагающие использование более удобной в сравнении с Проводником Windows, файловой программы.

При этом, конкретные СЭД могут «специализироваться» на определенных операциях с электронными документами, Так, выделяют системы, приспособленные преимущественно:

• к учету документов в рамках корпоративного делопроизводства;
• к учету архивных документов;
• к учету документов, которые связаны с рабочими потоками - Workflow.

Рабочий поток - это обычная для определенного участка управления бизнесом последовательность действий человека - владельца бизнеса, менеджера, рядового работника. Получение счетов-фактур из e-mail, их подписывание ЭЦП и отправка контрагенту обратно - часть Workflow ИП в примере выше. На крупном предприятии Workflow, очевидно, будет гораздо сложнее - и учет составляющих его операций почти наверняка потребует использования СЭД.

Есть, разумеется, различные универсальные программы документооборота (СЭД) - поддерживающие указанные выше операции во всех разновидностях. При этом, во многих случаях разработчики СЭД дополняют свои программы функционалом, который обеспечивает:

• автоматизацию сбора (накопления), хранения и передачи электронных документов;
• необходимый уровень безопасности движения документов внутри компании и за ее пределами;
• в необходимых случаях - создание, редактирование и исправление документов внутренними средствами;
• совместную работу нескольких пользователей с одним документом.

При наличии одной или нескольких функций из числа указанных выше (при том, что их перечень на практике может быть гораздо шире) универсальная (в ряде случаев - узкоспециализированная) СЭД приобретает признаки более функционального решения - ECM. На рынке современного ПО для организации ЭДО таких решений становится все больше, и потому иногда русская аббревиатура СЭД отождествляется с иностранной ECM. Во многих случаях здесь не будет никакой ошибки - однако, принципиальную разницу между СЭД и ECM все же нужно видеть.

СЭД (отметим, что в иностранных источниках ей соответствует аббревиатура EDMS) - это, главным образом, только учет операций с документами (иногда - помощь в их совершении). ECM – это не только учет, но и:

• во многих случаях - помощь в их совершении;
• большое количество типичных для СЭД функций одновременно;
• дополнительные функции (но, так или иначе, прямо или косвенно связанные с ЭДО).

Так или иначе, типичная ECM-система обеспечивает:

• ввод, формирование, импортирование документов;
• регистрацию документов;
• распознавание данных;
• индексацию документов;
• обеспечение поиска нужных данных;
• обеспечение сетевого обмена документами;
• обеспечение обмена дополнительными данными, что не обладают признаками документируемых (например, сообщений и файлов в корпоративном чате);
• защита содержимого документов и доступа к ним;
• вывод, экспортирование документов.

Как работает типичная СЭД, поддерживающая указанный функционал (полностью или в определенных сочетаниях)? Как правило, электронный документооборот на предприятии заключается в обороте электронного документа в рамках типичного цикла, который состоит из этапов, что могут быть определены исходя из содержания знакомых нам типичных операций, которые характеризуют документооборот .

Речь пойдет о таких этапах как:

1. Регистрация документа (созданного, полученного).

При создании документа СЭД присваивает ему установленный идентификатор (либо считывает те, что присвоены файлу по умолчанию). Впоследствии с помощью данного идентификатора система отслеживает то, каким образом документ обрабатывается далее (как и устанавливает тот факт, что он не обрабатывается - если это так и есть на самом деле).

1. Учет операций, отражающих обработку (редактирование, передачу, опубликование) документа - с использованием идентификатора, о котором было сказано выше.

В случае, если функционал СЭД предусматривает опции для осуществления обработки документов непосредственно (в этом случае правомерно говорить о функционале ECM-системы), то сведения по идентификаторам могут быть синхронизированы с записями, отражающими факт применения данных опций.

1. Учет архивации документов .

То есть - перемещения на носитель для долговременного хранения (при обеспечении, однако, возможности быстрого доступа к нему). Аналогично, средства архивации могут быть предусмотрены СЭД (скорее всего, ECM-системой). В этом случае ведется и учет их использования.

Теперь - подробнее о том, какими бывают решения в сегменте СЭД, на какие сегменты классифицируются

Какими бывают системы электронного документооборота СЭД: классификация продуктов

Эксперты выделяют следующие основные типы систем ЭДО:

1. Системы, обеспечивающие документооборот в целях оптимизации бизнес-процессов .

Такие системы рассчитаны на осуществление полного цикла оборота каждого документа, задействуемого в управлении бизнесом. Главный признак «оптимизирующего» решения - приспособленность к обеспечению документирования бизнес-процесса на любом участке производства, если того требуют сложившиеся правила документооборота в фирме.

1. Общекорпоративные СЭД .

Представляют собой универсальные, приспособленные к применению в любой отрасли решения - при этом, не всегда обеспечивающие необходимую локализацию учета бизнес-процессов. Как правило, рассчитаны на обработку объектов ЭДО, представленных в небольшой номенклатуре.

1. Узкоспециализированные системы .

Например - системы менеджмента Workflow. Предназначены они для достижения самой высокой оптимизации путей распределения файлов, используемых работниками корпорации в различных процессах. Как правило, более эффективны в сравнению с СЭД, у которых менеджмент Workflow – лишь одна из функций наравне с остальными (и не всегда базовая).

При этом, в рамках каждого из указанных типов решений можно обнаружить самые разные сочетания функций, характерных для СЭД (как следствие, иногда крайне сложно установить границу между конкретными разновидностями продуктов).

Приведенная выше классификация СЭД - не единственная из числа распространенных. Есть и иные. Например - та, что предполагает деление систем ЭДО по критерию способа обработки идентификатора объекта ЭДО.

Дело в том, что в рамках любой системы электронного документооборота осуществляется рассмотренная нами выше обработка идентификаторов объекта ЭДО - его атрибутов (по которым можно отследить операции с объектом). На практике идентификаторы объектов ЭДО в современных СЭД и сами файлы хранятся, как правило, распределенно - в специальных каталогах. В этом принципиальное отличие СЭД от обычной компьютерной файловой системы - в которой к файлам в общем случае не прилагается каких-либо внешних идентификаторов (есть только базовые внутренние, что входят в состав самих файлов - например, идентификаторы времени редактирования файла и иные, которые входят в рассмотренный нами выше учет операций с документами на «низовом» уровне).

Таким образом, от эффективности инфраструктуры управления каталогами, где хранятся идентификаторы файлов, являющихся объектами СЭД, в значительной, если не определяющей степени, зависит эффективность самой системы электронного документооборота. В зависимости от типов учитываемых файлов, их количества и интенсивности запросов к ним (которые также могут быть классифицированы по целям - прочтения, редактирования, копирования файлов) выбирается оптимальный тип каталога.

Современные разработчики систем электронного документооборота предлагают два основных принципа обеспечения функционирования таких каталогов (и, соответственно, два типа СЭД, классифицируемых по критерию способа обработки атрибутов):

• использование внутренней базы данных в программе, которая является основным рабочим модулем СЭД;
• использование внешней - и притом, во многих случаях стандартизированной, универсальной базы данных (часто - с открытым кодом, и потому доступной для конкурентов).

В системах электронного документооборота, предназначенных для обеспечения оборота сравнительно небольшого объема документов база данных может и вовсе отсутствовать: идентификаторы размещаются в обычных папках на компьютере (но при этом организуется эффективный доступ к ним). Фактически, это третий способ управления атрибутами. Но если применяется именно он, то системе ЭДО будет гораздо сложнее:

• обеспечить ограничение доступа пользователей к идентификаторам;
• обеспечить необходимую скорость обработки данных.

Вместе с тем, реализация использования баз данных в СЭД - процедура, которая значительно увеличивает себестоимость разработки системы. Для конечного пользователя - особенно, если в его деятельности не предполагается обработки значительного объема документов, фактор стоимости может быть существенным при выборе системы электронного документооборота (принятии решения о продолжении пользования имеющейся платформой).

Теперь - о том, какие конкретно задачи позволит решить внедрение СЭД (и о том, в каких случаях системы ЭДО не влияют заметно на эффективность бизнеса).

Какие задачи решает СЭД, а какие нет

Наибольшую практическую пользу от применения СЭД можно проследить при решении задач, связанных:

1. С оптимизацией поиска нужного документа .

Предполагается, что система электронного документооборота позволит найти документ быстрее, чем при поиске через Проводник Windows (или встроенную поисковую систему почтового клиента - как в случае с рассмотренными нами примерами Workflow предпринимателя). Быстрый поиск документов может сопровождаться наличием в программе электронного документооборота СЭД опций для его оперативного просмотра, редактирования, отправки (пересылки) адресату (скорее всего, в этом случае речь пойдет о продукте в сегменте ECM).

1. С контролем над статусом интересующих документов .

Данная функция будет интересна, прежде всего, руководителю предприятия: он, отправив тот или иной распорядительный документ подчиненному работнику, сможет с помощью системы электронного докуметооборта отслеживать выполнение распоряжения (фиксировать просрочку такого выполнения). Как вариант - также держать обратную связь с подчиненным работником (если у СЭД такая функция есть - при том, что ее также можно отнести к числу тех, что приближают по функционалу СЭД к ECM-системам).

Проводник и «почтовик» подобных функций, очевидно не имеют (а если и имеют, то они, как правило, не слишком хорошо масштабируются на уровень крупного бизнеса).

1. С учетом документов при интенсивном обороте, а также непосредственно с осуществлением такого оборота на практике - за счет стандартизации процедур обмена объектами ЭДО, как вариант, с использованием единых интерфейсов, если интенсивность зависит от производительности труда работников.

Так, если ИП и контрагент обмениваются счетами фактурами и каждый из них, условно говоря, использует свою почтовую программу, то скорость документооборота будет ниже, чем если бы ИП и контрагент использовали общую систему электронного документооборота: в ней процедура доставки счета-фактуры была бы мгновенной.

1. Со снижением количества трудоемких процедур учета бумажной документации .

Периодически бумажные документы нужно инвентаризировать, списывать - и все «вручную». При переводе таких документов в электронную форму время на их «обслуживание» значительно сократится, фактически, сведется к минимуму.

1. С установлением текущего местонахождения документа .

Эта функция, в целом, коррелирует с контрольной - но она несколько шире, поскольку предполагает оперативное обнаружение документа, не только переданного на исполнение, но и в принципе где-либо размещенного. Потерять документ, проиндексированный в СЭД, практически невозможно при условии, что она корректно работает.

В свою очередь, СЭД будет не слишком эффективной при решении задач, связанных :

1. С изменением и выбором пути движения документов .

Система электронного документооборота - это по сути, «большая и удобная» картотека объектов ЭДО, однако, не вьювер, не редактор, и не средство их приема-рассылки. Для решения каждой из таких задач применяются отдельные виды программного обеспечения. Программе СЭД по существу все равно, что за файл пущен в «картотеку» — текст, видео, картинка. Каждому из них будут присвоены по единой схеме атрибуты, благодаря которым становится возможным решение тех задач, которые СЭД призваны решать в первую очередь.

Однако, ECM-системы - более функциональная разновидность систем электронного документооборота, вполне могут быть приспособлены к решению подобных задач.

1. С обновлением (синхронизацией, согласованием) документов .

Данная функция близка первой - и может быть одним из источником формирования информационного потока, отражающего специфику выбора путей движения документов. Вместе с тем, она предполагает непосредственно редактирование файлов - пусть и с учетом их маршрутов. Обновление документов может быть осуществлено вручную пользователем либо на основании автоматических алгоритмом. СЭД - в виде ECM, часто поддерживает первый способ обновления, но редко - второй.

Автоматическое обновление документов предполагает применение алгоритмов, которые во многих случаях призваны обеспечивать одновременную обработку разных файлов, по результатам которой могут быть внесены изменения в другие связанные с ними файлы. Например, если учитываемый документ - зарплатная ведомость, то по мере изменения данных в тех учетных документах, которые влияют на расчет зарплаты (например, табеля посещений) она должна корректироваться. СЭД (и, как правило, ECM-системы тоже), как правило, не имеет достаточной производительности для такой корректировки автоматически - однако, способна проследить последовательность данной корректировки (как и фактов обращения к файлам, на основании которых она произведена).

Отметим, что в некоторых случаях система электронного документооборота может значительно ускорить юридические процедуры - установленные в целях согласования изменения различных документов ответственными работниками. Так, если на предприятии принято, что зарплатную ведомость визирует главный бухгалтер при согласовании с генеральным директором, то в СЭД могут быть предусмотрены специальные инструменты для оперативной отправки согласуемого документа от бухгалтера к руководителю (и обратно).

1. С моделированием движения документов (например, в целях установления того же оптимального маршрута их движения).

СЭД работает с документами в чистом виде - никак не анализируя то, в какой степени целесообразно направлять их по текущему маршруту. Не берется в расчет и способ доставки документов - как то прием-отправка через локальную сеть, интернет или физические носители.

В целях решения задач, связанных с моделированием движения документов, применяются специальные BPM-решения. При этом, реализованные в них алгоритмы моделирования могут предусматривать получение данных для анализа из реестров систем электронного документооборота. Таким образом, возможна интеграция BPM и СЭД - но только лишь для обеспечения функционирования платформы первого типа.

Отметим, что массовое внедрение систем электронного документооборота считается относительно новым (а иногда и «малоизученным») для России технологическим трендом. По-прежнему огромное количество предприятий - причем, самых разных по масштабам, в том числе и представляющих сегмент крупного бизнеса, не внедрили СЭД или внедрили его с ограничениями, которые не дают повода говорить о большой значимости применения таких систем в общем документообороте хозяйствующего субъекта.

Однако, новизна как таковых систем электронного документооборота в России - это заблуждение, о чем свидетельствуют различные исторические факты. Как и заблуждение - то, что в западных странах такие системы находятся на передовом уровне, а в России, как и в других странах бывшего СССР — «малоизученная», отстающая ниша. В доказательство - небольшая историческая отсылка к развитию рынка СЭД в нашей стране.

Развитие систем ЭДО в СССР и РФ: историческая справка

Первые шаги в организации документооборота в нашей стране и в мире практически совпали с появлением, собственно, компьютеров и средств для обеспечения обмена документами - электронных носителей, а затем и компьютерных сетей. В СССР компьютерные сети в основном использовались в военных целях, но в 60-х и 70-х годах стали появляться и гражданские проекты. В их числе - автоматизированные системы Сирена-1 и Сирена-2, использовавшиеся для бронирования авиабилетов со связанных в сеть компьютеров на кассах Аэрофлота, которые располагались в сотнях советских городов. Аналогичным по специфике поставленных задач проектом стала АСУ «Экспресс» - но только приспособленная к резервированию железнодорожных билетов.

В обоих случаях объектом электронного документооборота становились, таким образом, билеты на самолеты и на поезда. Если точнее, их электронные форматы, заносившиеся в установленном порядке в базу данных АСУ - равноценные юридически записям в бумажных авиатранспортных и железнодорожных регистрах, которые применялись до начала «компьютеризации» индустрии пассажирского транспорта СССР.

В 80-х годах советские исследователи стали более активно интересоваться проблематикой расширения электронного документооборота на иные хозяйственные сегменты. Прежде всего - на область делопроизводства. Первые шаги в данном направлении были осуществлены в ходе модернизации инфраструктуры документооборота высших органов власти - прежде всего, ЦК КПСС. Далее по аналогичным принципам произошло внедрение электронного документооборота и в других крупнейших властных структурах.

Вместе с тем, советские системы ЭДО, используемые в делопроизводстве, по существу были экспериментальными. В них не было общепринятых форматов используемых документов, не были стандартизированы перечни и порядок применения программного обеспечения, используемого для учета таких документов. Использовавшие советский опыт организации ЭДО уже российские предприятия также обходились локальными правилами работы с электронными документами - часто непохожими на те, что применялись контрагентами.

Первые полноценные системы электронного документооборота часто разрабатывались силами самих российских предприятий. Большие усилия, затраченные при создании таких программных средств, часто оказывались неэффективными из-за отсутствия большого потенциала для быстрого масштабирования СЭД: на параллельных участках производства, в филиалах и на дочерних предприятиях бизнес-процессы не были в должной мере совместимы со спецификой СЭД, разработанной для головной организации.

Как следствие, практическое применение ЭДО на российских предприятиях в течение довольно долгого времени считалось неоправданно дорогой (прежде всего, с точки зрения затрат на внедрение подходящего ПО) процедурой, и многие из них предпочитали сохранять документооборот на бумаге.

Вместе с тем, уже в начале 90-х годов на российском рынке стали появляться независимые поставщики СЭД - специализировавшиеся на разработке универсальных программных продуктов. Можно отметить, что эти продукты создавались с учетом российской - во многом унаследовавшей советские признаки, специфики движения документов внутри предприятия (и за его пределами). А именно - с учетом преимущественно вертикально ориентированного движения внутрикорпоративных документов (от начальства к подчиненным и обратно). В то время как западные продукты, наоборот, были приспособлены к горизонтальному документообороту (не учитывавшему к тому же, необходимость прохождения документами процедур, связанных с их регистрацией, согласованием, контролем исполнения). Как следствие, российские решение стали более востребованы, и соответствующий сегмент IT-индустрии начал развиваться быстрыми темпами.

В середине 90-х на регулярной основе проводились профессиональные конференции - с участием разработчиков и крупнейших потребителей систем электронного документооборота. Там обсуждались самые разные нюансы внедрения таких систем в российских организациях - как государственных и муниципальных, так и относящихся к частному бизнесу.

Участникам рынка и бюджетных отношений стали очевидны преимущества внедрения СЭД:

• сокращение времени оборота документов;
• снижение затрат на покупку бумаги и иной канцелярии, принтеров и их обслуживание;
• сокращение издержек на хранение документов (архивирование, инвентаризацию);
• во многих случаях - повышение уровня защищенности документов (даже в те периоды, когда не было распространено применение криптозащиты данных с помощью ЭЦП, могли применяться, к примеру, запароленные RAR-архивы).

Постепенно в спектре решений СЭД стала выделяться область продуктов, приспособленных к обеспечению электронного документооборота не только внутри организации, но и между независимыми хозяйствующими субъектами (как вариант, контролируемыми и контролирующими лицами - в том числе в правоотношениях между частными фирмами и государственными органами). Так начал развиваться электронный документооборот в современном понимании - как инструмент обеспечения обмена документами, которые юридически равнозначны аналогичным, что составлялись бы на бумаге.

Стало понятно, что самым эффективным способом обеспечения юридической значимости электронных документов будет задействование электронно-цифровой подписи - которая должна считаться юридически равноценной той, что проставляется человеком на бумаге. В начале 2000-х годов в России вводятся в действие первые федеральные нормативные акты, регламентирующие применение ЭЦП. На уровне федерального законодательства было установлено 3 вида электронной подписи - простая, усиленная и усиленная квалифицированная.

При применении простой электронной подписи юридическая значимость документов обеспечивается, если порядок такого применения в отдельном соглашении установили все стороны документооборота - при том, что положения такого соглашения не должны противоречить нормам федерального законодательства. В отношении усиленной ЭЦП действует то же самое правило - однако, она сама по себе может быть предпочтительнее простой по причине повышенной защищенности (которую в общем случае обеспечивает поставщик такой ЭЦП - и потому соглашение, как правило, выходит трехстороннее - между двумя сторонами ЭДО и поставщиком).

В свою очередь, применение усиленной квалифицированной ЭЦП (во всех случаях разрабатываемой поставщиками с особым уровнем компетенций) гарантирует юридическую значимость любого документа, который ей подписан - вне зависимости от того, заключили ли пользователи данной ЭЦП какое-либо соглашение между собой или нет. Достаточно самого факта ее использования в ЭДО каждой из сторон - которые независимо друг от друга заключают договор с поставщиком ЭЦП.

В современном электронном документообороте применение электронных подписей - явление общераспространенное. ЭЦП применимы в большинстве правоотношений с участием физических и юридических лиц. Хотя, безусловно, есть огромное количество исключений из этого правила: пока что нельзя, к примеру, получить полностью электронный паспорт гражданина РФ, или электронные права, либо трудовую книжку (хотя в отношении прав и трудкнижки в самое ближайшее время ожидаются заметные нововведения в части обеспечения их приспособленности к использованию в электронном виде, и притом при сохранении их юридической значимости).

Для чего используется электронный документооборот в России

С учетом специфики применения ЭЦП и технических возможностей прикладных программных продуктов, которые используются при ЭДО, в России сложилось несколько основных сегментов электронного документооборота:

1. ЭДО между гражданами и государственными органами .

Самый простой пример такого взаимодействия - отправка в государственные органы документов через сайт Госуслуги (и связанные с ним сайты различных ведомств - например, ФНС). Гражданин, имеющий специальную ЭЦП, отправляет в интересующий орган юридически значимые - то есть, аналогичные бумажным, запросы, документы, заявления - и получает оттуда столь же значимые юридически документы в ответ.

1. ЭДО между хозяйствующими субъектами - ИП, юридическими лицами .

Хозяйствующие субъекты могут обмениваться в электронном виде договорами, счетами, счетам-фактурами, актами приема-передачи, сверки и иными юридически значимыми документами, которые используются в бизнесе.

1. ЭДО между хозяйствующими субъектами и государственными органами .

Как правило, данный сегмент электронного документооборота содержит правоотношения, возникающие по причине наличия у хозяйствующих субъектов тех или иных обязательств перед государственными органами. Основных таких обязательства два - отчетность (по налогам, имуществу, финансовым операциям) и уплата предусмотренных законом сборов в бюджет.

Во многих случаях применение ЭДО для хозяйствующего субъекта, взаимодействующего с государственными органами - обязательство, установленное законом. Так, сдавать налоговые декларации по НДС нужно только в электронном виде. Прочие декларации - в электронном виде, если превышены показатели по численности штата хозяйствующего субъекта, выступающего работодателем.

1. ЭДО между государственными органами (внутри государственных органов) .

Здесь электронный документооборот может осуществляться в самых разных целях - как механизм текущего обмена данными при выполнении работы сотрудников ведомств, как способ контроля деятельности нижестоящих органов власти нижестоящими, как инструмент для осуществления договорных правоотношений между разными органами.

1. ЭДО между гражданами и хозяйствующими субъектами .

Пример такого электронного документооборота - заключение трудового договора на выполнение удаленной работы в соответствии со статьей 312.3 ТК РФ. Значительная часть кадровых документов в рассматриваемом случае оформляется в ходе взаимодействия между работодателем и работником с использованием систем ЭДО.

По мере развития межгосударственных отношений применение электронного документооборота постепенно выходит и на международный уровень. Так, в обозримом будущем ожидается появление квалифицированных подписей, имеющих одинаковую юридическую силу в странах ЕАЭС. Похожие инициативы реализуются в странах Юго-Восточной Азии.

При всем многообразии сегментов ЭДО в нашей стране действует функционирующая, в целом, по единым принципам национальная инфраструктура электронного документооборота. Она задействуется тем или иным образом при обеспечении документооборота в любом из указанных выше сегментов - ознакомимся с ее особенностями подробнее.

Как устроена инфраструктура ЭДО

Итак, мы знаем, что электронный документооборот в современном виде немыслим без электронно-цифровой подписи. Это позволяет говорить о том, что без ее применения он - в современном виде, нереализуем на практике. Вместе с тем, нельзя говорить о том, что именно ЭЦП - ключевое условие обеспечения обмена документами в электронном виде. Так, теоретически, можно узаконить применение тех же запароленных RAR-архивов - которые во многих случаях защитят данные не хуже самой мощной ЭЦП.

Все же главное техническое условие функционирования ЭДО - это не ЭЦП (которая может быть заменена чем-то другим, обеспечивающим юридическую значимость документов), а наличие, собственно, каналов обмена электронными документами. Работа таких каналов обеспечивается на трех уровнях:

1. Уровень «инфраструктура» — на котором обеспечивается физический доступ отправителя (получателя) к каналу обмена документами.

То есть - физическое подключение к интернету или иной сети - которая может по тем или иными причинам использоваться в качестве альтернативы ему. Например - если речь идет о передаче данных между военными ведомствами.

Но в общем случае это, конечно, интернет. Таким образом, за функционирование канала ЭДО на уровне «инфраструктура» отвечает, прежде всего, провайдер, к которому подключен участник ЭДО. По умолчанию любой российский провайдер обеспечивает доступ к любому сайту интернета. Поэтому, для организации электронного документооборта нет никакой разницы, через какого провайдера работать.

1. Уровень «шлюз» — на котором с помощью специальных аппаратных и программных средств осуществляются практические прием-передача установленных типов данных по физическим каналам, которые предоставлены на уровне «инфраструктура».

В свою очередь, за «шлюз» отвечает уже не провайдер - который уже выполнил свою задачу по предоставлению «инфраструктура» заинтересованным в электронном документообороте сторонам. Главное действующее лицо здесь - пользователь ЭДО. Он может в целях оптимизации документооборота задействовать знакомые нам системы ЭДО. Их поставщики часто именуются «операторами электронного документооборота».

Задача оператора ЭДО - принять исходный документ от отправителя и передать его в неизменном виде получателю. В предусмотренных случаях - обеспечив документу юридическую силу (за счет заверения его ЭЦП - которая может быть оформлена самим оператором электронного документооборота или доверенным удостоверяющим центром).

1. Уровень «роуминг» — на котором обеспечивается взаимосвязь и взаимная совместимость нескольких независимых инфраструктур ЭДО.

Системы электронного документооборота от разных поставщиков (операторов) формально и фактически могут быть совершенно независимы друг от друга. Как следствие, документооборот, в полной мере соответствующий юридическим требованиям, может быть в общем случае осуществлен только между пользователями, которые пользуются услугами одного оператора.

Вместе с тем, несмотря на независимость ЭДО, их работа может базироваться на единых принципах и стандартах. Благодаря этому, разные операторы ЭДО могут осуществлять взаимную интеграцию своих инфраструктур. Как следствие, каждый из них сможет обеспечивать юридически значимый электронный документооборот не только между своими пользователями, но и между своими пользователями и теми, что заключили договор с другим оператором.

Образуется, таким образом, «роуминг» ЭДО - расширение его «зоны покрытия» за счет интеграции инфраструктур электронного документооборота от разных операторов. Если говорить об интеграции национальных систем электронного документооборота, то речь пойдет о «роуминге» уже на междугосударственном уровне.

Вместе с тем, развитие «роуминговых» правоотношений характеризуется наличием большого количества препятствий - таких как, например:

• необходимость дополнительного инвестирования оператором в свою аппаратно-программную инфраструктуру в целях обеспечения ее совместимости с инфраструктурой другого оператора;
• увеличение риска перехода клиентов к другому оператору - который, при всех преимуществах партнерства в виде «роуминга», тем не менее, скорее всего, будет конкурентом.

Альтернативой заключению «роуминговых» договоров операторов друг с другом может быть обращение каждого из них к специализированному посреднику - роуминговому центру. Он - на одинаковых условиях для каждого оператора ЭДО, осуществит интеграцию их инфраструктур (и, соответственно, будет получен результат, аналогичный тому, который был бы достигнут при прямой интеграции инфраструктур операторов). При этом, операторам электронного документооборота не нужно будет беспокоиться о риске перетекания клиентов к конкуренту.

Предполагается, что роуминговый центр будет иметь передовое техническое оснащение и большие финансовые возможности - поскольку интеграция разных операторов предоставляет собой крайне капиталоемкую процедуру. Таким образом, на практике подобными центрами могут становиться, главным образом, крупнейшие корпорации - причем, напрямую связанные с отраслью коммуникаций (поскольку, в первую очередь, центру понадобятся компетенции, характерные для этой отрасли).

Данные особенности обуславливают лидирующие позиции роумингового центра от «Ростелекома» на российском рынке коммуникаций. Крупнейший оператор связи имеет все необходимые финансовые возможности и инфраструктуру для обеспечения интеграции разных операторов - всего их к «Ростелекому» подключено более 30. Другие крупнейшие российские роуминговые центры — «Софтехно» и НИИАС.

Отметим, что одним из ожидаемых трендов в области роуминговых правоотношений между операторами электронного документооборота является формирование «операторских» роуминговых центров - то есть, тех, что учреждаются не только в целях интеграции инфраструктур тех или иных операторов, но и в целях оказания услуг по интеграции по запросу любых других операторов.

Рассмотрев особенности развития рынка ЭДО в России, ознакомимся со спецификой законодательства, которое регулирует правоотношения на этом рынке.

Какие нормативные акты влияют на организацию электронного документооборота на предприятии

Определившись с тем, что именно «оборачивается» электронным способом - любые данные, что соответствую ФЗ и ГОСТам или же любые те, что не имеют соответствия не электронным данным по юридическим признакам и области применения, компания вводит внутренние правила электронного документооборота. Они должны составляться с учетом действующих нормативных актов - то есть, как минимум, не противоречить им (либо соответствовать отдельным положениям таких нормативных актов).

Главный нормативный акт, которым следует руководствоваться при осуществлении электронного документооборота в организации - Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ССЫЛКА). В данном случае его положения имеют значение не только как источники определения понятия «электронный документооборот», но и как содержащие нормы, которые устанавливают, в частности, юридический статус электронных документов, которыми обмениваются два разных хозяйствующих субъекта.

Так, в случае, если документ будет подписан ЭЦП, то он в соответствии с ФЗ № 149 должен рассматриваться как имеющий равную юридическую силу с тем, который был бы подписан обычной подписью представителя хозяйствующего субъекта - в случае, если такое подписание осуществлено в порядке, установленном законом или договором.

Что касается закона, то основной нормативный акт, регулирующий применение ЭЦП - это Закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ССЫЛКА). Так, в соответствии с ним любой документ, подписанный квалифицированной усиленной ЭЦП, признается юридически равным бумажному - в соответствующей области правоотношений. Вместе с тем, Закон № 64-ФЗ дает участникам ЭДО самостоятельно договориться о применении альтернативных подписей - простой и обычной усиленной. То есть - применить нормы не только закона, но и договора.

Другой важный нормативный акт при организации электронного документооборота - Закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ССЫЛКА). Не все типы данных, обрабатываемых в рамках ЭДО - персональные (прямо или косвенно относящиеся к физлицам), но значительная часть из них к таковым относится. Оборот персональных данных очень строго регулируется законом (в то время как «договору» в части применения норм Закона № 152-ФЗ почти нет места). Основная задача законодательства о персональных данных - обеспечение их защиты (конфиденциальности доступа к ним). Если говорить об иных видах данных, в отношении которых установлены особые требования по защите - наряду с персональными данными, к ним относятся, в частности:

• государственная тайна (доступ к которой регулируется Законом от 21.07.1993 № 5485-1);
• коммерческая тайна (Закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ).

К числу основных государственных стандартов, которые могут применяться в рамках ЭДО, можно отнести:

• ГОСТ Р 6.30-2003 (устанавливает требования к реквизитам документов);
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 (содержит различные определения по терминам, применяемым при организации документооборота);
• ГОСТ ИСО 15489-1-2007 (устанавливает порядок управления документами);
• ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 (устанавливает требования к системам электронного документооборота);
• ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 (устанавливает критерии обеспечения длительной сохранности электронных документов).

Есть большое количество официальных источников рекомендательного характера, которые дополняют федеральное законодательство. Они не нормативны, но де-факто активно используются частными и государственными предприятиями в качестве руководящих при организации электронного документооборота. В число таких источников входят:

• Государственная система документационного обеспечения управления (введенная Коллегией Главархива СССР в 1988 году);
• Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков их хранения (приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558);
• Общероссийский классификатор управленческой документации (утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299).

Можно отметить, что во многих общеотраслевых федеральных нормативных актах есть положения, прямо или косвенно относящихся к правоотношениям, которые имеют отношение к электронному документообороту. Примеры таких нормативных актов:

• приказ Минфина России от 25.04.2011 № 50н (устанавливает порядок применения электронных счетов-фактур);
• Гражданский Кодекс (в котором в принципе предусмотрено использование электронных документов - прежде всего, в целях заключения договоров);
• КоАП РФ, УК РФ (включающие положения, определяющие административные или уголовные меры наказания за правонарушения в сфере ЭДО);
• АПК РФ, УПК РФ, ГПК РФ (которые определяют порядок применения электронных документов в качестве доказательств в суде);
• Налоговый и Таможенный Кодексы (устанавливают требования к применению электронной отчетности);
• Закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (устанавливает возможность применения электронных первичных документов и требования к ним);
• Закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (устанавливает порядок работы с архивными документами, в том числе используемыми в рамках ЭДО).

Таким образом, на практике предприятию, внедряющему электронный документооборот, может потребоваться изучить самые разные сочетания нормативных актов - прямо или косвенно имеющих отношения к ЭДО. Знание нормативной базы позволит свести к минимуму риски совершения нарушений, которые могут привести к неприятным для организации правовым последствиям.

Какая ответственность предусмотрена за нарушения

Как мы уже установили выше, ЭДО - не самая регулируемая законом сфера в целом. Однако, в рамках не могут осуществляться вполне себе регулируемые правоотношения в самом широком спектре - в том числе те, которые характеризуются наличием строгих требований к участникам в части организации электронного документооборота.

Но что конкретно может нарушить организация, внедрившая у себя ЭДО? Например - следующее:

1. Обеспечить неправильное хранение (и получить санкцию по ст. 13.25 КоАП РФ — ССЫЛКА):

• ценных бумаг (за что предусмотрен штраф на юрлиц до 300 000 рублей);
• относящихся к страховой деятельности (штраф до 200 000 рублей);
• относящихся к деятельности кредитного кооператива (штраф до 50 000 рублей);
• прочих - по которым установлен особый порядок хранения (до 500 рублей на должностное лицо организации).

Указанные нарушения могут возникать, если организация пренебрежет нормами Закона № 125-ФЗ или, к примеру, приказа Минкультуры РФ № 558 (как вариант, спишет документ до истечения срока его хранения).

1. Нарушить правила работы с документами, используемыми в бухучете (и получить санкцию по ст. 15.11 КоАП РФ — ССЫЛКА).

Основные положения бухгалтерского законодательства, закрепляющие сроки хранения первички, закреплены в статье 29 Закона № 402-ФЗ. Кроме того, данный нормативный акт коррелирует и с приказом Минкультуры РФ № 558 (так, бухгалтеру нужно обратить особое внимание к срокам хранения бухгалтерских документов, приведенных в разделе 4.1 Перечня).

1. Нарушить порядок обработки персональных данных (и получить санкцию по ст. 13.11 КоАП РФ — ССЫЛКА).

К нарушителю здесь может быть применен широкий спектр административных мер. Например:

• штраф до 50 000 рублей (сейчас и далее — на юрлицо) - если произведена неправомерная или некорректная обработка персональных данных;
• штраф до 75 000 рублей - если не запрошено письменное согласие физлица на обработку персональных данных;
• штраф до 30 000 рублей - если организация не сформировала и не выложила в открытый доступ политику конфиденциальности.

Разглашение государственной и коммерческой тайны может привести к тому, что организацию оштрафуют на 5000 рублей (ст. 13.14 КоАП РФ — ССЫЛКА). Разглашение государственной тайны при определенных обстоятельствах признается уголовно наказуемым деянием в соответствии со ст. 283 УК РФ, предусматривающей применение в отношении виновного лица таких мер как:

• арест на 4-6 месяцев;
• тюремное заключение до 4 лет с дисквалификацией до 3 лет или без нее.

1. Сокрыть те или иные документы в корыстных целях (и получить санкцию по ст. 325 УК РФ — ССЫЛКА).

За подобное правонарушение предусмотрена уголовная ответственность в виде:

• штрафа до 200 000 рублей (либо зарплаты виновного лица за период до 1,5 лет);
• обязательных работ до 480 часов;
• исправительных работ до 2 лет;
• принудительных работ до 1 года;
• ареста на 4 месяца;
• тюремного заключения на 1 год.

1. Пренебречь необходимостью составления первичных налоговых или бухгалтерских документов (и получить санкцию по ст. 120 НК РФ — ССЫЛКА).

В данном случае фиксируется грубое нарушение правил бухгалтерского и налогового учета. За это фирму могут оштрафовать на сумму до 30 000 рублей.

Несмотря на наличие строгих санкций за неправильную организацию ЭДО, все больше предприятий стремится внедрить электронный документооборот на том или ином уровне управления бизнесом. Такие устремления не случайны: у внедрения ЭДО есть много преимуществ, и мы рассмотрели их выше.

Видео — сделки с применением электронного документооборота и анализ судебной практики:

Рассмотрим подробнее, каким образом такое внедрение осуществляется на практике - условившись, что управление электронным документооборотом будет осуществляться именно с помощью СЭД.

Как внедрить систему электронного документооборота в организации

Внедрение СЭД в организации осуществляется в рамках следующих этапов:

1. Установления перечня задач, которые предполагается решать с помощью систем ЭДО .

Распространенный метод установления круга таких задач - выявление наиболее явных проблем в текущем документообороте организации. Например, это могут быть проблемы:

• с отслеживанием статуса документа (когда непонятно, получил ли его адресат и начал ли работу с ним);
• с поиском нужных документов (когда они теряются или ищутся неприемлемо долго);
• со скоростью документооборота.

1. Выбор конкретной программы для организации электронного документооборота - исходя из тех задач, что призвана решить СЭД, которую планируется внедрить.

При этом, учитывается:

• то, насколько экономически выгодным будет внедрение конкретной программы (с точки зрения затрат на ее приобретение и ожидаемых результатов);
• планируемая интенсивность ЭДО в организации (то, насколько глубоко ЭДО будет внедрен в бизнес-процессы) и то, в какой степени выбираемые СЭД способны такую интенсивность обеспечить;
• ожидаемые сопутствующие затраты на установку конкретной системы электронного документооборота (например, на улучшение характеристик компьютерной техники или на закупку новой - если это необходимо, на обучение работников - если оно требуется).

В крупных организациях может быть осуществлено предварительное обследование текущей структуры документооборота - бумажного, или представленного ЭДО, не образующим систему (как в случае с ИП, который принимает и отправляет счета-фактуры по почте - только в более крупных масштабах). Главная цель такого обследования - установление типичных путей движения документов внутри организации. Затем собранная информация может быть передана поставщикам систем электронного документооборота из шорт-листа - чтобы каждый из них оценил, насколько предлагаемый ими продукт соответствует потребностям заказчика.

Оптимально, если у выбранной программы для ЭДО будет тестовая бесплатная версия, с помощью которой можно будет «отрепетировать» решение данных задач, и, если результат не устроит предприятие, попробовать другой продукт (желательно, также имеющий демо-версию).

А если бесплатной версии нет (или поддерживаемого ею функционала недостаточно для качественного тестирования работы системы электронного документооборота при решении конкретных задач), то с поставщиком можно попробовать договориться о предоставлении полноценной версии системы ЭДО.

1. Покупка и инсталляция СЭД, обучение работников в ходе практического ее использования.

Данный этап внедрения системы электронного документооборота в организации, с одной стороны, может быть крайне сложным технически - поскольку на практике может возникать большое количество нюансов, связанных с установкой дистрибутивов СЭД с учетом текущих особенностей вычислительной инфраструктуры предприятия. С другой - как правило, финальный участок внедрения СЭД не предполагает существенных организационных сложностей, поскольку основная их часть решена (принята во внимание и взята в приоритет) уже на предыдущих этапов внедрения системы.

На практике во внедрении системы электронного документооборота в организации, участвуют, таким образом, две стороны:

• само предприятие (в лице руководителей и подчиненных им ответственных специалистов);
• поставщики системы СЭД (и их партнеры либо подрядчики - которым может быть делегирована, к примеру, функция установки системы ЭДО на стороне заказчика, если ее не выполняет сам поставщик по каким-либо причинами).

Главный информационный источник, на базе которого осуществляется взаимодействие участников внедрения СЭД - это техническое задание от заказчика. В нем раскрывается суть его потребностей в части внедрения электронного документооборота в организации и, как следствие, определяется перечень требований к функционалу устанавливаемого программного обеспечение. Примечательно, что у таких техзаданий есть государственный стандарт, и его можно (во многих случаях - даже крайне желательно) задействовать заказчику при взаимодействии с поставщиком системы электронного документооборота. Речь идет о ГОСТ 34.603-89, устанавливающем требования к ТЗ на поставку автоматизированной системы - в то время как СЭД можно считать ее частным случаем.

Следующий шаг в развитии хозяйствующим субъектом инфраструктуры ЭДО - выстраивание межкорпоративного документооборота. Рассмотрим, каким образом это может быть сделано на практике.

Электронный документооборот между организациями и зачем он вообще нужен

Внедрение ЭДО с участием двух и более хозяйствующих субъектов предполагает решение следующих основных задач:

1. Формирование каждым предприятием рабочей группы, которая будет заниматься развертыванием межкорпоративного ЭДО.

В общем случае в такую рабочую группу входят генеральный директор, главный юрист, компетентные IT-специалисты фирмы, документовед.

1. Определение будущими сторонами ЭДО ожидаемого результата внедрения межкорпоративной СЭД.

Такой результат может предполагать решение лишь узкого круга задач - например, связанных только с приемом-передачей через СЭД счетов-фактур, или характеризоваться более широким охватом проблематики ЭДО (например, отражающей особенности процедур заключения договоров, подписания актов сверок, приема-передачи различной бухгалтерской документации с участием сторон).

1. Установление перечней документов, которые будут приниматься и передаваться по ЭДО.

При этом, в расчет берется техническая возможность, легальность и экономическая эффективность их приема-передачи в электронном виде.

1. Выбор конкретных программных продуктов для организации межкорпоративного ЭДО.

1. Обеспечение технической возможности внедрения выбранных программных продуктов для организации ЭДО, проведение предварительного обучения сотрудников.

Но стоит ли двум сотрудничающим фирмам предпринимать подобные усилия? Издержки от внедрения СЭД могут быть значительны - нужно убедиться, что они будут сопровождаться необходимым экономическим эффектом . Ключевое, что нужно знать при планировании внедрения межкорпоративной системы электронного документооборота - следующее:

1. Межкорпоративная СЭД тем более рентабельна экономически, чем больше у фирм:

• стабильно повторяющихся участков взаимодействия;
• перечни номенклатур используемых документов;
• сотрудников и должностей, взаимодействующих с имеющими аналогичные компетенции коллегами из партнерских организаций.

1. Внедрение межкорпоративного ЭДО может быть вынужденным (при том, что в случае неосуществления такого внедрения у фирмы могут появиться значительные по объему издержки или недополученная прибыль).

Так, если контрагент становится участником электронных торгов, то он практически наверняка внедрит всеохватный внутренний ЭДО и предпочтет работать, главным образом, с теми контрагентами, которые имеют аналогичную инфраструктуру. А если они нее не имеют - может отказаться сотрудничать.

1. Практический экономический эффект от внедрения межкорпоративного электронного документооборота, как отмечают эксперты, наступает во многих случаях не ранее полугода или года после такого внедрения.

Причины «торможения» эффекта могут быть как организационными (когда, например, у ответственных специалистов не оказывается полномочий на использование ЭДО - в силу того, что им забыли оформить доверенности), так и техническими (когда, например, у одной фирмы локальная сеть оказывается с меньшей пропускной способностью, чем требуется с учетом интенсивности трафика от контрагента с сетью, имеющей более высокую пропускную способность).

1. Если оба контрагента - новички в части внедрения ЭДО для взаимного обмена документами, то производить интеграцию имеет смысл постепенно.

При этом, начать во многих случаях целесообразно с подразделений, которые относятся к числу «зарабатывающих» — то есть, отделов продаж, сервисных подразделений. Они как никто другой ощутят экономию времени на документообороте и наверняка направят высвободившиеся рабочие часы на новые продажи.

1. Один из ключевых факторов успешного внедрения межкорпоративного ЭДО - обеспечение взаимопонимания ответственных работников каждого из предприятий в части применения тех или иных функций системы электронного документооборота, которая используется корпорациями.

Например, если сотрудник одной фирмы шлет своему коллеге в другой организации счет-фактуру, то у второго не должно быть никаких проблем с подтверждением ее получения. Лучший способ обеспечить соответствие взаимодействия сторон данному критерию - внедрить унифицированные интерфейсы приема-отправки счетов-фактур. Если у одной стороны будут вопросы по обработке документов, то другая сможет дать ответы на них - при том, что обе стороны будут видеть на экране примерно одно и то же.

Ознакомимся теперь с популярными программными продуктами для организации ЭДО и ценами на них (и учтем также предположительные сопутствующие расходы на их внедрение).

Какие программы документооборота СЭД представлены на российском рынке: обзор некоторых из них и сколько они стоят

Специфика российского рынка решений в сегменте СЭД характеризуется тем, что самыми востребованными из них становятся, как правило, готовые — «коробочные», продукты, либо те, которые созданы на базе какой-либо популярной платформы. Заказные СЭД - распространенные на Западе, в России пока что не пользуются значительным спросом, хотя он, безусловно, есть. Сам по себе рынок программ документооборота СЭД более, чем на 90% представлен именно российскими разработками, что неудивительно: западному поставщику систем ЭДО бывает сложно адаптировать свой продукт к традициям документооборота, которые сложились в нашей стране.

В случае, если предприятие решает задачу по внедрению всеохватной внутрикорпоративной системы электронного документооборота в организации, то речь пойдет о приобретении полнофункционального специализированного продукта, выпущенного одним из лидирующих на российском рынке брендов. К числу таких продуктов относятся:

1. «ДЕЛО»

Данный продукт многие эксперты относят к числу наиболее функциональных и технологичных на рынке. Подобные характеристики подтверждаются стабильно высоким спросом на соответствующий продукт со стороны бизнесов самых разных масштабов - от крупных холдингов до малых предприятий.

СЭД «ДЕЛО» (ССЫЛКА) относится к числу платформ, позволяющих реализовать наибольшую детализацию документооборота: в ней можно вести учет практически любых источников данных. Минусом системы эксперты называют относительно сложный интерфейс: на то, чтобы его освоить (обучить сотрудников ему), в ряде случаев требуется много времени.

Видео — обзор возможностей СЭД «ДЕЛО»:

Стоимость лицензии: порядка 11-13 тыс. рублей на 1 рабочее место при использовании СУБД Oracle, порядка 7-9 тыс. рублей при использование Microsoft SQL Server.

2. «Логика СЭД»

К числу основных преимуществ «Логика СЭД» (ССЫЛКА) можно отнести:

• отличную приспособленность к обеспечению ЭДО в организациях, где в отношении объектов ЭДО приняты многоуровневые механизмы согласования;
• обеспечение высокого уровня защиты объектов ЭДО от несанкционированного доступа;
• наличие большого количества возможностей для гибкой настройки ПО исходя из потребностей пользователя.

Видео — пример регистрации входящего документа в «Логика СЭД»:

Нарекания со стороны экспертов к программе прослеживаются, главным образом, в части ее интерфейса: его иногда именуют архаичным.

Стоимость лицензии: 5-6 тыс. рублей за 1 рабочее место.

3. «Е1 ЕВФРАТ»

«Е1 ЕВФРАТ» (ССЫЛКА) также относится к числу самых технологичных, и это прослеживается в части внедрения разработчиками данной СЭД многих инновационных функций - которые есть далеко не у всех конкурентов. В их числе - использование собственной мощной СУБД «Ника», практически не уступающей в части целевых функций Oracle и Microsoft SQL. Программа имеет удобный интерфейс, а также эффективную систему разграничения прав доступа к данным.

Видео — знакомство с СЭД «Е1 ЕВФРАТ»:

Главная жалоба экспертов на данную СЭД сводится к ее требовательности к производительности компьютера: на старых ПК программа «тормозит».

Стоимость лицензии: 5-7 тыс. рублей на 1 рабочее место.

4. 1С: Документооборот 8

Продукт 1С: Документооборот 8 (ССЫЛКА) будет оптимален для хозяйствующего субъекта, который привык использовать другие программные решения линейки 1С - поскольку разработан на базе платформы 1С: Предприятие. Рассматриваемый продукт универсален: может успешно применяться как государственными, так и частными предприятиями разного масштаба. Программы линейки 1С относятся к числу тех, которые можно наиболее гибко подстраивать под потребности конкретного пользователя, и решение 1С: Документооборот 8 - не исключение.

Видео — знакомство с работой 1С: Документооборот:

Стоимость лицензии: порядка 77 тыс. рублей на 10 пользователей (версия ПРОФ).

Если у фирмы уже есть лицензия на базовую программу - 1С:Предприятие, то продукт 1С:Документооборот 8 может быть надстроен над ней в качестве конфигурации. Ее стоимость составит порядка 36 000 рублей для версии ПРОФ.

5. DIRECTUM

Данное решение DIRECTUM (ССЫЛКА) относится к числу тех, которые по функционалу соответствуют большинству критериев, что позволяют назвать продукт ECM-платформой. Так, в ее функционал входит создание и редактирование неструктурированных документов - текстов, таблиц, рисунков, видео, работа с Workflow.

Видео — базовые возможности DIRECTUM:

К числу главных объектов критики экспертов к программе, опять же, относится сложный интерфейс. Также отмечается зависимость продукта от внешних платформ Microsoft.

Стоимость лицензии: от 7 тыс. руб. за 1 рабочее место.

Безусловно, все приведенные выше расценки - ориентировочные. На практике стоимость внедрения СЭД может быть значительно больше по причине необходимого во многих случаях приобретения дополнительного функционала рассмотренных нами программ.

Расценки на СЭД в серверной модификации (когда основные модули ставятся на главный компьютер корпоративной сети, и к ним организуется доступ со стороны пользовательских компьютеров) практически всегда намного выше, чем лицензии на рабочее место.

6. ЭДО Контур.Диадок и СБИС

Возможно, что предприятию вовсе не потребуется вводить всеохватный ЭДО, а только лишь на уровне отдельных процессов обмена документами. Например - в части основных согласительных процедур при взаимодействии с контрагентами, которые представлены в небольшом количестве.

Видео — знакомство с ЭДО Контур.Диадок:

В этом случае оптимальными будут решения СЭД от таких поставщиков как Контур.Диадок (ССЫЛКА) или СБИС (ССЫЛКА). Они отлично адаптированы для «ручного» обмена двух хозяйствующих субъектов договорами, счетами, актами, предоставления электронной отчетности в государственные органы .

Видео — знакомство с ЭДО СБИС:

Стоимость доступа к подобным облачным СЭД зависит от конкретного набора услуг по приему и отправке документов, предусмотренных подпиской. Во многих случаях базовые функции облачного решения предоставляются клиенту и вовсе бесплатно. Есть и просто дешевые варианты: например, по тарифу «Минимальный» (ССЫЛКА) от Контур.Диадок пользователю доступна передача 100 электронных документов поставщику за 900 рублей, а получение входящих документов — бесплатно.

В большинстве случаев, по аналогии с использованием мобильной связи, пользователи таких систем ЭДО получают входящие документы бесплатно и оплачивают только отправку исходящих электронных документов — в среднем от 5 до 8 рублей за документ.

Резюме

Электронный документооборот - крайне обширная сфера правоотношений. Она может затрагивать взаимодействие различных лиц внутри хозяйствующего субъекта, между хозяйствующими субъектами, между гражданами и организациями и государственными органами, между государственными органами.

Самый простой — «низовой», электронный документооборот доступен любому пользователю ПК. Каждый файл содержит атрибуты, отражающие время совершения различных операций с ним - по этим данным можно учитывать динамику совершения этих операций (хотя бы вручную).

Однако, все более распространена организация ЭДО с использованием специальных систем электронного документооборота. Они могут сильно разниться в зависимости от функций и решаемых задач.

В современном виде ЭДО, как правило, предполагает прием-отправку документов, заверенных той или иной разновидностью электронной подписи. Применение ЭДО хозяйствующим субъектом может предписывать закон - как в случае с налоговой отчетностью по НДС.

Видео — электронный документооборот на пороге цифровой экономики: