Какие коллегиальные формы работы наиболее эффективны. Документирование деятельности коллегиальных органов. Управление образовательной организацией

Управление предполагает умелое использование существующих закономерностей, создание хорошо продуманной системы взаимосвязей.

Управление дошкольной организацией (далее - ДО) - это целенаправленное воздействование на педагогический коллектив, а через него на воспитательно-образовательный процесс для достижения максимальных результатов качественного воспитания детей дошкольного возраста.

В соответствии с п. 26 раздела 2 Типовых правил деятельности дошкольных организаций (утверждены постановлением Правительства РК от 17.05.2013 г. № 499) управление дошкольными организациями строится на принципах единоначалия и коллегиального управления .

Коллегиальность - принцип управления, при котором руководство осуществляется группой лиц, обладающих равными обязанностями и правами в решении вопросов, отнесенных к компетенции этого органа.

При совещательной форме коллегиальность предполагает коллективное обсуждение вопросов и выработку рекомендаций по тому или иному вопросу. Решения, принимаемые этим органом, в основном более правильные, точные и объективные.

Коллегиальный орган управления не приказывает, а решает , и способствуют стабильности организации.

Согласно Уставу ДО (далее - Устав) управление деятельностью ДО осуществляется в соответствии с действующим законодательством РК, а руководство - директором, который назначается и освобождается от должности учредителем.

Управление воспитательно-образовательным процессом ДО в связи с повышением требований к организации педагогического процесса значительно усложнилось. Успех в этой работе во многом зависит от уровня руководства со стороны директора, умения правильно реализовать функции.

Формами коллегиального управления в соответствии с Уставом являются

  • совет ДО;
  • педагогический совет;
  • попечительский совет.

Данные формы управления обеспечивают единство управляющей системы в целом, определяют стратегическое направление развития ДО, всех его подразделений.

В ДО создана модель структуры управления, где каждый субъект имеет свое предназначение, конкретные цели, обязанности.

Рациональное распределение функциональных обязанностей в управлении позволит

Максимально использовать сильные стороны педагогов, сформировать внутри коллектива ядро, которое состоит из компетентных, авторитетных, уважающих друг друга сотрудников;

Руководителю делегировать часть своих полномочий и функций членам коллектива.

Совет ДО (далее - Совет) - форма государственно-общественного управления образованием , является представительным органом, работающим по принципу демократического парламента, в нем представлены все группы участников образовательного процесса.

Модель управления ДО, где от государственного монопольного принципа переходят к принципу соуправления государством и обществом, на практике работает таким образом, что именно управляющие организации образования определяют цели и стратегии развития, разрабатывают программы деятельности, согласовывают их со всеми участниками образовательного процесса и принимают решения по их реализации. Можно заключить, что Совет в такой модели - орган стратегического управления, а директор - менеджер по реализации стратегии.

Совет должен одновременно заниматься разными проблемами, касающимися вопросов организации жизнедеятельности детей в ДО, участвовать в стратегическом планировании и содействовать решению повседневных проблем. В результате чего для оптимизации работы Совета могут создаваться комиссии или рабочие группы, которым поручается подготовка решений по отдельным вопросам или предоставляются полномочия по планированию и реализации уже принятых решений.

Комиссии и рабочие группы - это формы структуризации деятельности совета ДО.

Посредством этих структур совет ДО осуществляет горизонтальное распределение своей деятельности по направлениям, определенным Уставом. При этом он также осуществляет вертикальное разделение своей деятельности, закрепляя за комиссиями и рабочими группами рекомендательные полномочия.

Для решения оперативных или проектных задач, которые не входят в компетенцию созданных комиссий, организовываются временные рабочие группы . Например, рабочая группа может быть организована для создания программы развития ДО, подготовки открытого мероприятия («Дней открытых дверей», благотворительной ярмарки и пр.), проекта для участия в конкурсах и т. д.

Могут быть созданы постоянно действующие комиссии : финансовая, учебная, организационно-правовая, по работе с родителями и местным сообществом.

Комиссии или рабочие группы действуют самостоятельно согласно своему графику работы, но итоги своей работы регулярно представляют на заседаниях совета. После обсуждения вопросов, подготовленных комиссией или группой, совет принимает необходимые решения.

Чтобы избежать принятия некомпетентных и неправомерных решений, совет может привлекать помощников, которыми могут быть работники ДО, родители, юристы, финансисты и иные специалисты, готовые консультировать, оказывать практическую помощь.

Педагогический совет - консилиум педагогов-профессионалов по вопросам учебно-воспитательного процесса, принимающий совместное решение, связанное с координацией специфических вопросов и педагогических задач. Является основным органом управления образовательным процессом.

Цель : объединить усилия коллектива ДО с целью повышения уровня воспитательно-образовательного процесса.

Задачи :

  • реализация государственной политики по вопросам образования;
  • повышение уровня образовательной работы в ДО;
  • внедрение в практику достижений педагогической науки и передового опыта;
  • обсуждение и выбор форм, методов образовательного процесса;
  • организация опытно-экспериментальной работы в ДО;
  • определение направлений взаимодействия с микросредой.

Обязательным условием правильной организации всей работы в ДО является сочетание коллективного руководства и персональной ответственности за свое дело каждого работника. На заседаниях педагоги приходят к единому решению по совершенствованию воспитательно-образовательного процесса, аттестации педагогов, организации опытно-экспериментальной и исследовательской работы. На педагогическом совете определяются перспективы развития ДО. Принятые решения обязательно исполняются всеми членами коллектива. Исполнение контролируется, фиксируется в протоколах, к оформлению которых предъявляются определенные требования.

Количество принимаемых решений не ограничивается, всё зависит от повестки дня, следовательно, если она состоит из 5 пунктов, то решений должно быть столько же. По одному из вопросов можно принять несколько решений или сгруппировать их в одно.

Заключительное слово - важнейший этап работы. Оно должно быть кратким, конкретным, содержать конструктивные предложения. Не всегда оправдано включение в него второстепенных вопросов бытового, хозяйственного и организационного характера. Такие проблемы нужно обсуждать на планерках. Темы, выносимые на педагогический совет, характер их рассмотрения отражают уровень руководства ДО.

Педагогический совет помогает в формировании коллектива единомышленников, создает условия для анализа и оценки существующих установок и принципов в соответствии с требованиями современной науки и передовой практики.

Чтобы педагогический совет стал органом управления, а его решения действенными и способствующими улучшению работы с детьми, каждому заседанию должна предшествовать детальная подготовка всех его участников. Организационному совету или всему педагогическому коллективу необходимо проанализировать свою деятельность, чтобы прийти на заседание с соответствующими выводами.

Решение, принятое в пределах компетенции педагогического совета и не противоречащее законодательству, является обязательным.

Попечительский совет - общественная форма управления, объединяющая на добровольной основе всех тех, кто заинтересован в развитии ДО. Способствует формированию устойчивого финансового внебюджетного фонда развития, содействует организации и совершенствованию образовательного процесса, осуществляет контроль за целевым использованием пожертвований, обеспечивает общественный контроль за соблюдением действующего законодательства, прав воспитанников, родителей и педагогов. Это не просто поддержка и финансирование, а диалог с властью от имени ДО и диалог с ДО от имени гражданского общества .

В состав могут входить родители (законные представители) воспитанников, педагогические работники ДО, представители различных форм собственности. Деятельность членов осуществляется на добровольных началах.

Попечительский совет принимает участие

  • в обсуждении Устава и локальных актов, касающихся взаимодействия с родителями, рассматривает вопросы о внесении в них изменений и дополнений;
  • в заслушивании отчетов директора о создании условий для реализации образовательного процесса в ДО;
  • в составлении отчетов педагогических работников, медсестры о состоянии здоровья воспитанников, ходе реализации общеобразовательных программ дошкольного образования, результатов готовности воспитанников к школьному обучению;
  • в рассмотрении докладов, информации представителей организаций, взаимодействующих с ДО по вопросам образования и оздоровления детей, в том числе о проверке состояния образовательного процесса, соблюдения санитарно-гигиенического режима ДО, охране жизни и здоровья воспитанников;
  • в планировании и реализации работы по защите прав, свобод и интересов воспитанников и родителей во время образовательного процесса в ДО;
  • в обеспечении безопасности всех участников образовательного процесса, содействует в организации совместных с родителями (законными представителями) мероприятий: родительских собраний, клубов, «Дней открытых дверей», субботников и др.

Кроме того, принимает решение о поощрении, награждении благодарственными письмами наиболее активных родителей и оказывает содействие ДО в привлечении дополнительных ресурсов из внебюджетных источников, в основном за счет добровольных благотворительных пожертвований в имущественной или денежной форме юридических и физических лиц, вносит предложения по совершенствованию образовательного процесса.

Таким образом, организация деятельности форм коллегиального управления обеспечит развитие государственно-общественных принципов управления образованием на новом уровне.

2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст).

3. Положение о Единой комиссии по размещению заказов. Утв. приказом Управления Роскомнадзора по Астраханской области от 01.02.2010 № 29.

4. Положение о комиссии по приемке и выбытию основных средств, нематериальных активов, списанию материальных запасов Министерства финансов Российской Федерации. Утв. приказом от 15.04.2010 № 197.

5. Положение о Научно-техническом совете ОАО «Газпром». Утв. приказом от 06.08.2004 № 58 с изменениями, внесенными приказом от 26.05.2009 № 143.

6. Положение об Ученом совете Московского государственного института электроники и математики (технического университета). Утв. решением Ученого совета МИЭМ 15.11.2005 г. №3.

7. Постановление Правительства Москвы от 06.05.2003 № 322-ПП (ред. от 26.07.2011) «Об административных комиссиях по делам об административных правонарушениях в городе Москве».

8. Приказ Минобрнауки РФ от 14.10.2009 № 406 «Об утверждении типового положения о комиссии по оценке результативности деятельности научных организаций, выполняющих научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы гражданского назначения, и типовой методики оценки результативности деятельности научных организаций, выполняющих научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы гражданского назначения».

9. Типовое положение о комиссии (уполномоченном) по социальному страхованию. Утв. ФСС РФ 15.07.1994 № 556а.

10. Типовое положение о комитете (комиссии) по охране труда. Утв. приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 29.05.2006 № 413.

11. Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 06.12.2011) «Об обществах с ограниченной ответственностью».

12. Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ (ред. от 30.11.2011) «Об акционерных обществах».

К коллегиальным органам управления (в терминах Федеральных законов «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью» ) относятся: общее собрание акционеров или участников, совет директоров (или наблюдательный совет), коллегиальный исполнительный орган (правление, дирекция).

На эффективность работы коллегиальных органов управления влияет ряд факторов:

Продолжительность заседания. Не должна превышать одного академического часа. На практике ввиду отсутствия культуры общения, культуры речи и мышления, общей культуры поведения заседания затягиваются. Часто время «крадут» те участники, кто хочет покрасоваться, продемонстрировать свой ум, независимость; суждений и т. п.

Состав обсуждаемых вопросов. При тщательном отборе состава вопросов, выносимых на коллегиальное обсуждение, можно сократить их количество в два-три раза. На коллегиальное обсуждение должны выноситься вопросы, действительно требующие коллегиального обсуждения.

Количество и состав участников. Численность группы должна находиться в пределах 5-10 человек. Участники заседания должны уметь играть следующие психологические роли:

¦ Председатель: терпимость к чужим решениям и мнениям, толерантность; знание участников группы, «общее руководство».

¦ Ускоритель решений: контролирует содержательный аспект совещания; легко совмещается с председателем.

¦ Генератор идей: способность к нестандартному мышлению, фантазерство.

¦ Оппонент: способность трезво и одновременно непредвзято

Оценивать предлагаемые решения.

¦ Разведчик: контактность с людьми и умение собирать информацию; связь с внешней средой.

¦ Доводчик: уточняющий человек, дотошный, «зануда».

¦ Практик-организатор: способный реализовывать принимаемые решения; «технолог» по реализации принятого решения.

¦ Душа группы: способность гармонизировать отношения; препятствовать возникновению конфликтов и напряженности.

Подготовка заседания. Раздаточный материал, определение времени проведения совещания (в 9-11, либо в 19-21 ч). С целью экономии продуктивного рабочего времени рекомендуется для совещаний использовать вечерние часы.

Процедура проведения. Наличие регламента, своевременное пре-кращение совещания в случае его безрезультатности. Регламент - это порядок проведения заседания: последовательность, время

Выступления. Бывают регламентно структурированные и регла-ментно неструктурированные заседания. Первые предполагают жесткий регламент. Его несоблюдение делает решение недействительным.

Регламентно неструктурированные заседания также предполагают наличие регламента, но менее жесткого. Его несоблюдение не делает решение недействительным.

Решение заседания состоит из констатирующей части, где излагается суть проблемы или задачи и проводится краткий анализ ситуации, и мероприятий по реализации задачи или решению проблемы с указанием сроков их реализации и ответственных за реализацию. Решение может быть подготовлено заранее в виде проекта, а после обсуждения на заседании проект решения корректируется и принимается в целом.

Принятое решение должно быть закреплено либо в распорядительском документе (приказ, распоряжение), либо в нормативном документе (документ многоразового использования).

Р ассмотрим состав и оформление документов коллегиальных органов, некоторые обязательные и новые аспекты их содержания на примере коллегиального исполнительного органа «оперативного» уровня (условно назовем его Правлением). Т.е. мы покажем общую деловую практику, без учета специфики отдельных коллегиальных органов, которая устанавливается на законодательном уровне (этим вопросам за последние месяцы мы посвятили несколько отдельных статей).

Состав документов

Обязательному документированию подлежит деятельность всех органов власти и управления, которые действуют на основе принципа коллегиальности.

Принцип коллегиальности соблюдается в деятельности:

  • органов государственной власти (заседание палат Совета Федерации, законодательного собрания субъекта РФ),
  • органов исполнительной власти (коллегия федерального органа исполнительной власти, администрация субъекта РФ),
  • органов местного самоуправления (собрание депутатов муниципального района, совета депутатов),
  • органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, ­правлений, комитетов, постоянно действующих комиссий и т.п.).

Деятельность коллегиальных органов документируется в обязательном порядке. Но ей подлежат также разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания и даже оперативные совещания, которые проводятся руководителем организации, его заместителями, руководителями структурных подразделений по вопросам текущей деятельности.

В зоне ответственности секретаря коллегиального органа по должности, корпоративного секретаря и юристов, организующих процедуры корпоративного управления, а также службы делопроизводства и ответственных за делопроизводство в подразделениях находятся соблюдение процедуры подготовки заседания коллегиального органа, включая публикацию и трансляцию информации и приглашений участникам заседания, правильность документирования принятых решений и обеспечение полноты доказательной базы их законности и исполнения в течение всего срока полномочий коллегиального органа.

В процессе деятельности коллегиального органа образуется совокупность взаимосвязанных документов , которая обычно называется функциональным документным комплексом . В состав комплекса входят документы, которые принадлежат к различным подсистемам и системам документации, но объединяются управленческой ситуацией и ­полномочиями органа, в котором они создаются.

Таблица 1

Примерный состав документов функционального документного комплекса, обеспечивающего деятельность коллегиального исполнительного органа (Правления)

Свернуть Показать

На основе данного примера можете проверить состав документов коллегиального органа в своей организации, уточнить его, а также возложить или делегировать ответственность за правильное формирование дел и обеспечение сохранности документов как минимум на секретаря Правления, корпоративного секретаря или службу делопроизводства, организовывать их взаимодействие в процессе обеспечения деятельности коллегиальных органов, чтобы при смене председателя Правления или корпоративного секретаря удобно было бы передать ­ответственность за документы по акту приема-передачи дел по должности.

Принадлежность документов к одному функциональному документному комплексу определяет единство оформления их реквизитов и единообразие некоторых речевых формул в текстах (например, формулировки вопросов должны быть единообразными в квартальном плане заседаний, повестке дня, протоколе, выписке из него, поручении).

При оформлении первых листов документов, входящих в функциональный документный комплекс о деятельности конкретного коллегиального органа, необходимо использовать общий бланк. Но опыт «лучших практик» сформулировал универсальную рекомендацию - оформлять все документы просто на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов заголовочной части по образцу общего бланка, который утвержден в организации (или даже на титульном листе, который может быть ­оформлен для положения и регламента работы коллегиального органа).

А для оформления некоторых документов (извещения о дате и времени заседания, письма-приглашения на заседание, списка участников заседания, бюллетеней голосования и т.п.) могут быть разработаны унифицированные типовые формы , удобные для электронной подготовки проектов документов. Они обычно утверждаются:

  • в составе положения, регламента работы коллегиального органа либо
  • вышестоящим органом управления по мере их разработки.

Некоторые публичные акционерные общества пытаются закрепить эти формы документов в своих книгах фирменного стиля (brand book) и заказывают их разработку «на стороне» у дизайнеров. Не стоит полностью отдавать эту задачу им на откуп. Ведь официальные управленческие документы и их форма не входят в зону ответственности маркетинговых и PR-служб. Репутационные риски при оформлении документов контролируют служба делопроизводства, корпоративный секретарь и ­юридичсекая служба.

Перечисленные в Таблице 1 документы в своей совокупности представляют собой доказательную базу принимаемых коллегиальным органом решений . Она может быть дополнена за счет документов, с помощью которых осуществляется контроль исполнения принятых решений, это:

  • регистрационно-контрольные карточки и
  • отчеты о состоянии исполнительской дисциплины (в разрезе ­вопросов, подразделений, исполнителей, сроков).

Если организация небольшая, не является источником комплектования архива , при этом руководство осознает, что «информация и документы - это актив, имеющий ценность», и самостоятельно отвечает за обеспечение их сохранности, то все документы данного комплекса могут быть сформированы в одно дело на срок полномочий данного коллегиального органа с обобщенным заголовком «Документы о деятельности Правления» , которое разделяется на несколько томов. При этом сроки хранения ­определяются по самому «старшему» сроку из всех документов тома:

Таблица 2

Свернуть Показать

Такой порядок формирования дел несколько не соответствует принятым правилам делопроизводства и архивного дела. Но он позволяет в процедурах слияния и поглощения, в ходе внутренних проверок и внешнего аудита, в процессе оценки деятельности, проводимой по процедуре выпуска ценных бумаг, сразу представить именно совокупность документов, составляющих доказательную базу принятых решений . При этом, конечно же, формирование документов коллегиального органа в дела и сроки их хранения прежде всего должны закрепляться номенклатурой дел, за разработку которой отвечает корпоративный секретарь или секретарь коллегиального органа по должности.

Если организация является источником комплектования архива , то схема систематизации дел в номенклатуре дел и порядок их формирования остаются обычными - в соответствии со сроками хранения в ­отдельных делах будут собираться:

  • организационные документы;
  • планы работы;
  • протоколы;
  • документы к заседаниям, включая проекты решений;
  • документы о подготовке заседаний.

Подготовку и проведение заседаний обеспечивают также документы, на основании которых проводятся административные и технические подготовительные мероприятия (см. в Таблице 3 документы, которые становятся основанием для отражения расходов в учете). Кроме того, деятельность коллегиальных органов отражается и в документах по вопросам бюджетирования системы финансовой документации (также ­отражены в Таблице 3).

Таблица 3

Документы, в которых также отражается деятельность коллегиального органа, но входящие в другие функциональные документные комплексы (по административно-хозяйственной / административно-организационной функции и по функции бюджетирования)

Свернуть Показать

«Лучшие практики» показывают, что компетенцию, полномочия коллегиальных органов необходимо конкретизировать в положениях и регламентах, которые разрабатываются на основании устава и с учетом требований действующих нормативных правовых актов. Наличие данных документов рассматривается как один из показателей качества управления организацией. Основные требования к их составлению мы изложили во мнении к статье о регламентации деятельности ­коллегиальных органов.

Рассмотрим справочно-информационные и распорядительные документы.

Приведем примеры оформления документов, которые вам необходимо будет направить участникам при подготовке заседания коллегиального ­органа.

Окончательно утвержденную повестку дня очередного совещания необходимо направить членам коллегиального органа по утвержденной в организации форме, добавив в нее как минимум информацию о лицах, приглашаемых на заседание, его месте и времени (Пример 1). Вместе с повесткой дня обычно направляется окончательно сформированный пакет материалов для рассмотрения на совещании.

Пример 1

Свернуть Показать

Приглашенным на совещание лицам из числа сотрудников вашей организации, которые не являются членами коллегиального органа, можно направить все ту же окончательную повестку дня (Пример 1) либо информацию в упрощенной форме, например, на электронную почту. А вот приглашенным лицам со стороны принято направлять официальное письмо-приглашение (Пример 2).

Пример 2

Приглашение на совещание «сторонним» лицам в форме письма

Свернуть Показать

Распорядительные документы по результатам совещания

Протокол

Рассмотрим подробно составление и оформление протокола - документа, фиксирующего ход заседания и принятые коллегиальным органом решения. В его типовой формуляр входят следующие реквизиты :

  • полное наименование организации с указанием организационно-правовой формы;
  • название вида документа (ПРОТОКОЛ);
  • дата (конкретная дата либо период, если заседание продолжалось 2 или 3 дня, например, 01-03.04.2015, или 01.04.2015 - 03.04.2015, или 01-03 апреля 2015 г.);
  • индекс (в пределах срока полномочий коллегиального органа или в пределах календарного года для оперативных совещаний при руководителе);
  • место составления;
  • вид заседания (на том месте, на котором в других распорядительных документах оформляется заголовок к тексту);
  • формализованные части текста пока не оформились как самостоятельные реквизиты и рассматриваются как отдельные элементы текста:
    • состав присутствующих (председатель; секретарь; список присутствовавших членов коллегиального органа; приглашенные лица, если таковые были). Отметим, что инициалы оформляются после фамилии. Должности членов коллегиального органа не указываются, т.к. это постоянный состав, где «все друг друга знают», а вот для приглашенных лиц должности принято указывать перед Ф.И.О. (а если человек приглашен из сторонней организации, то ее полное наименование включается в наименование его должности);
    • повестка дня, которая представляет собой список вопросов в форме заголовков к последующему тексту. По каждому вопросу принято указывать еще и докладчика;
    • факультативная отметка о способе документирования заседания коллегиального органа. Например:
      • «Заседание стенографировалось с 15:00 до 17:15 мск»;
      • «Заседание проводилось в форме видеоконференции с 20:00 до 21:05 мск. Системный администратор Петров П.Р.»;
      • «Заседание записывалось на диктофон. Ответственный - секретарь Косова И.И.»;
    • текст протокола составляется по формуле СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по каждому пункту повестки дня. Правда, в кратком варианте протокола первые 2 элемента этой ­триады отсутствуют, т.е. документируется только принятое решение;
  • подписи.

Обратите внимание: отметку о наличии приложений после текста и перед подписями в протоколе оформлять не принято. Достаточно рядом с документом, являющимся приложением и упомянутым в тексте, написать ­«(прилагается)», «(Приложение № 1)» или «Текст доклада прилагается».

Дополнительными (факультативными) реквизитами протокола могут быть:

  • место проведения заседания (адрес помещения, офиса);
  • время начала и общее время заседания;
  • фамилия и инициалы председательствующего на заседании или лица, открывающего заседание;
  • дата подписания протокола;
  • способ голосования по каждому вопросу (открытое, тайное, заочное; указывается в тексте).

Оформление реквизитов и полнота изложения текста зависят от того, какая разновидность протокола предусмотрена регламентом работы конкретного коллегиального органа. По степени полноты записи ­протоколы подразделяются на:

  • краткие и
  • полные , которые в свою очередь могут быть:
    • подробными текстовыми (текстовый способ документирования),
    • стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений),
    • фонографическими (звукозапись),
    • видеопротоколами (в результате проведения видеоконференций).

Полные протоколы должны содержать запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу обсуждения каждого вопроса, отметки о том, что в зале был шум, аплодисменты и т.п. (но, конечно, в зависимости от способа документирования). Полными протоколами обычно документируется проведение общих ­собраний акционеров и заседания совета директоров.

Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Т.е. протокол после повестки дня содержит краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме: НОМЕР ВОПРОСА - ПРИНЯТОЕ РЕШЕНИЕ (этот вариант показан в Примере 15 у п. 2 повестки дня в статье « »).

Примеры оформления полного и краткого протоколов, которые могут быть использованы в государственных органах и органах местного само­управления, приведены в Приложении № 16 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). На их основе абсолютно все организации, включая коммерческие, могут самостоятельно разработать и утвердить в составе соответствующего регламента форму протокола, которым будет документироваться принятие решений коллегиального органа с учетом уровня управления и статуса ­коллегиального органа. В регламентах удобно сразу закрепить, что ­протоколы:

  • заседания Правления должны быть подробными текстовыми (как в Примере 10) и сразу утвердить форму протокола,
  • а оперативные совещания, которые проводит еженедельно руководитель подразделения:
    • документируются краткими протоколами либо
    • проводятся в форме видеоконференции с последующим оформлением краткого текстового протокола или даже без него, но тогда с обязательным составлением поручений в форме ­распорядительного ­документа оперативного характера (как в Примере 13).

Прокомментируем путь от черновика к оригиналу . Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом либо секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности. А протоколы оперативных совещаний, которые проходят под ­председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или их помощники.

Секретарь заседания (по должности или избранный) при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, электронные презентации, ­информационные справки, проекты решений и др.

Необходимо помнить, что составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком . Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой, видеозаписью или фонограммой, отредактирован и оформлен в течение 1-5 дней после заседания. Поэтому и важно установить в регламенте работы коллегиального органа конкретный срок оформления оригинала протокола как официального документа. После голосования принятое решение не нуждается в каком-либо согласовании. Наоборот, за точность отражения в протоколе той формулировки решения, которая была представлена на голосование и получила силу официального коллективного решения, председатель и секретарь ­заседания несут ­юридическую ответственность.

Заметим также, что формулировка «Разное» в повестке дня, которая оформляется до заседания как самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, вполне допускается. А вот в оформленном протоколе она неуместна, т.к. документ составляется после заседания, когда уже возможно точно сформулировать все фактически рассмотренные вопросы и зафиксировать порядок принятия решений по ним.

Основную трудность представляет составление и оформление текста полного протокола. Секретарь заседания должен работать почти как синхронный переводчик, т.к. доклады, вопросы, выступления он «переводит» из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям в соответствии с требованиями делового стиля русского литературного языка.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по форме СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ, т.е. фактически по разделам. Разберем каждый из них.

Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами, после него ставится двоеточие. Далее с красной строки оформляются в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика без наименования должности (СЛУШАЛИ кого?), ставится тире и после него обычно кратко записывается содержание доклада. Т.к. доклад и его презентация представляются заранее, они в обязательно подписанном и датированном виде оформляются в статусе официального приложения к протоколу.

Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени (см. Пример 3). Если текст основного доклада заранее подготовлен, то при оформлении протокола удобно использовать и другой прием - кратко сформулировать тему доклада в соответствии с повесткой дня и после точки сделать отметку «Текст доклада ­прилагается» (Пример 4).

Пример 3

Свернуть Показать

1. СЛУШАЛИ:

Кузнецова А.И. - доложил об основных положениях Политики информационной безопасности на 2015-2016 гг. Отметил, что она полностью переработана и соответствует требованиям вступивших в действие с 01 января 2015 г. нормативных правовых актов. Предложил утвердить Политику информационной безопасности на 2015-2016 гг.

Пример 4

Свернуть Показать

1. СЛУШАЛИ:

Кузнецова А.И. - об основных положениях Политики информационной безопасности на 2015-2016 гг. Текст доклада прилагается.

Вопрос: Все ли группы мероприятий учтены в Политике информационной безопасности на ближайший период?

Да, все группы мероприятий в соответствии с установленными группами и видами рисков информационной безопасности.

Вопросы к докладчику и последующие вопросы к каждому из выступающих, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются с новой строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, ­допускается не указывать (см. Пример 4).

Все выступления по обсуждаемому вопросу оформляются после слова «ВЫСТУПИЛИ» от границы левого поля прописными буквами, после него также ставится двоеточие. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ кто?). После тире в форме косвенной речи ­записывается краткое или подробное содержание выступления.

Решения, принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». В деловой практике за каждым из этих слов закрепилась своя сфера употребления. Так, в протоколах общих собраний акционеров, учредителей, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов, собраний сотрудников (в рамках само­управления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп правильным считается употребление слова ­«РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, органов управления, т.е. «власть» ). В протоколах заседаний правлений, комитетов, президиумов, рабочих групп, оперативных совещаний и других коллегиальных органов «оперативного» уровня управления (исполнительные органы) правильным считается употребление глагола «ПОСТАНОВИЛИ».

Соответствующее слово оформляется от границы левого поля прописными буквами, после него опять же ставится двоеточие (см. Пример 5). Далее с красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы. Структура номера следующая: сначала идет номер вопроса повестки дня, потом точка и далее - номер решения при рассмотрении этого вопроса (например, 1.1 и 1.2, далее - 1.3 и т.п.). Если по вопросу принято единственное решение, его номер все равно должен иметь 2 части, разделенные точкой ­(например, 1.1).

  • что сделать - в какой, с какого или на какой срок?
  • кому - что сделать - к какому сроку? (п. 2.1 в Примере 5) либо
  • что сделать - к какому сроку? Ответственный - наименование должности, фамилия и инициалы конкретного исполнителя (Пример 6).

Пример 5

Свернуть Показать

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Утвердить и ввести в действие с 01 мая 2015 г. Политику информационной безопасности на 2015-2016 гг.

2.1. Начальнику управления безопасности Петрову И.В. довести Политику информационной безопасности на 2015-2016 гг. до сведения руководителей филиалов и ­региональных представительств. Срок - 28.04.2015.

Пример 6

Свернуть Показать

2.1. Довести Политику информационной безопасности на 2015-2016 гг. до сведения руководителей филиалов и региональных представительств к 28.04.2015. ­Ответственный - начальник управления безопасности Петров И.В.

Если решение было принято путем голосования, то его результаты оформляются по форме: «За - 10, против - 0, воздержались - 2» или «Единогласно» (этот краткий вариант показан в Примерах 7 и 8, а более подробный - в Примере 15 статьи «Регламентируем работу коллегиальных органов »). Соблюдение данной формы обязательно, когда оформляются решения о назначении, избрании или утверждении кандидатур или о персональном составе комиссий, комитетов, решения финансового характера и т.п. В иных случаях оно ­факультативно, потому в наших Примерах 5 и 6 отсутствует.

Вопросы, по которым необходимо оформлять в протоколе результаты голосования, должны быть обозначены в локальном нормативном акте, регламентирующем деятельность коллегиального органа. Но некоторые организации такую дифференциацию не устанавливают, а всегда ­фиксируют результаты голосования.

Хотя если решения коллегиального исполнительного органа приняты единогласно , то в распорядительных пунктах протокола результаты ­голосования обычно не указываются (см. Пример 10).

Пример 7

Свернуть Показать

ПОСТАНОВИЛИ:

За - 6, против - 0, воздержались - 1.

Пример 8

Свернуть Показать

ПОСТАНОВИЛИ:

4.1. Включить начальника управления безопасности Туранцева О.М. в состав ­членов Технологического комитета с 20.04.2015.

Единогласно.

Подписи председателя и секретаря коллегиального органа (по должности или избранных для выполнения этих обязанностей на данном заседании) оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются двумя-тремя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Удостоверения протокола печатью обычно не требуется.

Пример 9

Свернуть Показать

По общему правилу протокол подписывает председатель коллегиального органа и его секретарь, но возможны и иные варианты, например, добавление подписей всех членов коллегиального органа (см. Пример 15 статьи «Регламентируем работу коллегиальных органов »). ­Данный момент также должен определяться организационными ­документами.

Пример 10

Подробный протокол с продольным центрованным расположением реквизитов ­заголовочной части

Свернуть Показать


Выписка из протокола

Копии оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола необходимы не только для направления принятых решений на исполнение, но и для информирования о них всех заинтересованных лиц, имеющих право на информацию (в корпоративном управлении они называются стейкхолдерами, ими могут быть и контролеры, регуляторы, и простые граждане).

В последнее время в качестве формы представления информации о решениях коллегиальных органов часто используется выписка из протокола, которую имеет право удостоверять своей подписью секретарь (заседания или коллегиального органа), правильно оформляя отметку о заверении копии и удостоверяя ее печатью организации. В Примере 11 она оформлена в соответствии с рекомендациями ГОСТа 6.30-2003. Дополнительно в ней можно сделать факультативную запись о месте хранения протокола (Пример 12) в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х - этот вариант особо актуален для ­представления копий и выписок по требованию контролирующих органов.

Выписка из протокола - это копия части его текста , в ней реквизиты заголовочной и оформляющей частей документа остаются практически без изменений (нет только личных росчерков подписантов). Образец оформления выписки см. в Примере 17 статьи «Регламентируем работу коллегиальных органов

Для информирования о принятых решениях можно открыть доступ к электронному образу протокола в СЭД либо раздать его заверенные копии (с оформлением заверительной надписи по образцу из Примера 11 или 12), но только тем руководителям подразделений и сотрудникам, которые имеют соответствующие права доступа к служебным документам (видеть / читать все документы).

Поручение

Одной из форм направления решений коллегиального органа на исполнение, которая также поддерживает правило разграничения прав доступа к информации и документам, является поручение коллегиального органа. Поручения как документы нашли свое применение в основном в деятельности совета директоров и правления.

Поручение в последние 10-15 лет закрепилось в составе подсистемы распорядительной документации как новый вид документа, издаваемый, как правило, на основе единоначалия. Поэтому заголовочная и оформляющая части поручения коллегиального органа оформляются почти так, как в приказах и распоряжениях, а принятое решение, содержащее конкретные поручительские пункты, переносится (копируется) из раздела протокола «ПОСТАНОВИЛИ» (либо «РЕШИЛИ»). Подписывается поручение только председателем коллегиального органа.

Для оформления поручения удобнее угловое расположение реквизитов, т.к. ответственный исполнитель оформляется на площади, ­отведенной обычно для реквизита «адресат» справа.

Пример 13

Поручение с угловым расположением реквизитов заголовочной части

Свернуть Показать

Такая анкетная форма представления текста поручения удобна для постановки его на контроль и предоставляет возможности даже для автоматического составления документа по утвержденной типовой форме на основе протокола при условии, что его проект формируется в ­электронном виде в информационной системе.

Сроки хранения

Протоколы коллегиальных органов управления организацией (общее собрание, совет директоров, собрание учредителей и т.п.) и коллегиальных исполнительных органов (правление, президиум, коллегия и т.п.), а также протоколы заседаний комитетов, которые имеют право образовывать данные органы (согласно уставу) , в основном являются документами постоянного срока хранения (по ст. 18 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее - ПТУД).

Сроки хранения остальных разновидностей протоколов в зависимости от уровня управления и вида заседания должны определяться в самой организации председателями и секретарями коллегиальных органов в результате проведения экспертизы ценности при методическом руководстве службы делопроизводства и архива, а также закрепляться ­номенклатурой дел.

Пример 14

Свернуть Показать

Ст. 18 г) ПТУД устанавливает постоянный срок хранения протоколов совещаний, которые проводит руководитель организации. Если это совещание по стратегически значимым вопросам, которые входят в полномочия первого лица организации, то срок хранения действительно постоянный. Но если руководитель собирает разовые оперативные совещания или председательствует на заседаниях корпоративного совета (статус оперативного собрания руководителей всех подразделений, свое­образная «планерка», а не орган управления, предусмотренный уставом), то необходимо учитывать примечание (2) к статье 18 г), и тогда можно установить срок хранения ­протоколов корпоративного совета 5 л. ЭПК.

Срок хранения поручений коллегиального органа и выписок из протоколов заседаний, а также отчеты, полученные в процессе контроля за их исполнением, определяются по ст. 6 и 7 ПТУД. С учетом примечаний ­основной срок хранения поручений и выписок - 5 л. ЭПК .

Если организация является крупной коммерческой структурой и источником комплектования государственного или муниципального архива, то рекомендуем при формировании дел с протоколами и приложениями к ним, а также при проведении экспертизы ценности документов руководствоваться «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002) и ПТУД. Акционерные общества обязаны соблюдать сроки хранения и требования к обеспечению сохранности, которые установлены действующим в настоящее время постановлением ФКЦБ (новый регулятор - Банк России) от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». Установленные здесь сроки хранения документов соответствуют нормативным срокам, зафиксированным в ПТУД.

Для обеспечения процессов документирования коллегиальной деятельности на рациональной и эффективной основе считаем необходимым и обязательным условием плодотворное взаимодействие руководителей и секретарей коллегиальных органов со службой делопроизводства, которая знает и понимает документы.

Бюллетени для голосования, протоколы общего собрания акционеров и счетной комиссии, а также порядок хранения этих и других документов собрания вы найдете в статье «Документируем результаты годового общего собрания акционеров »

Довольно часто мелькает в СМИ, в деловой литературе, в документации. Попробуем детально разобраться, что же оно означает в общем, а также в узких специализациях.

Общее значение

В наиболее широком смысле коллегиальный орган управления - это организация исполнительной власти, в которой основные проблемы и вопросы решаются путем совместного обсуждения, дискутирования, учета мнения каждого из членов коллегии. Правильным считается то решение вопроса, за которое высказывается большинство. Затем данное решение оформляется в виде правового акта и подтверждается подписью председателя коллегии. Примером такого органа может служить Правительство РФ.

Виды коллегиальных органов

В целом делятся на единоличные и коллегиальные, в зависимости от числа ответственных лиц. Коллегиальность, в свою очередь, подразделяется на вертикальную и горизонтальную.

Вертикальная коллегиальность - такой тип, при котором нижестоящие должностные лица участвуют в обсуждении вопросов и проблем, входящих в компетенцию вышестоящих должностных лиц.

Горизонтальная коллегиальность - такой тип, при котором групповое обсуждение проблем происходит только кругом лиц, имеющих компетенцию на их решение.

Коллегиальный высший орган управления

Им является орган власти, имеющий самую общую компетенцию и самые широкие полномочия, являющийся главенствующим над другими органами управления. В современной российской системе власти им можно назвать Правительство. А, скажем, в Банке России высшим коллегиальным органом управления является Совет директоров.

Но таким главным подразделением управления могут еще обладать, к примеру, коммерческие и некоммерческие организации. Там основное предназначение, которым может обладать коллегиальный орган управления, - это ответственность за чёткое следование целям, ради которых создавалась организация. Его компетенция распространяется на изменение устава, определение приоритетных линий деятельности, участие в формировании решение вопросов, касающихся распоряжения имуществом, утверждение финансового плана, открытие филиалов и представительств, реорганизация и ликвидация организации.

Государственное управление

Коллегиальные управления - самостоятельная часть госаппарата, имеющая определенную область влияния, наделенная публичной формой власти. В первую очередь это политическая организация, обязательно обладающая государственно-властными полномочиями. Она обладает правом издавать законные акты, обязательные к исполнению тем, кому эти акты адресованы. Но при этом орган государственного аппарата не наделен правом выходить за пределы своей четко ограниченной компетенции. Немаловажно и то, что данный коллегиальный орган должен и обязан требовать исполнения своих решений, осуществлять надзор за их исполнением. При несоблюдении он имеет право использовать меры принуждения к нарушителям.

Таким образом, основные черты органа госуправления таковы:

  • он обязательно является частью государственного аппарата;
  • осуществляет от имени государства его функции, цели и задачи;
  • обладает полномочиями государственной власти;
  • это обязательно определенно оформленная ячейка человеческого общества;
  • он образован в порядке, строго прописанном законом;
  • имеет строго разграниченную структуру и степень компетенции;
  • несет ответственность за свою деятельность перед государством;
  • является исполнительно-распорядительным органом власти;
  • осуществляет специфическую форму государственной деятельности - управление.

Управление образовательной организацией

Исходя из третьей части 26 статьи ФЗ №273, в образовательном учреждении обязательно должен присутствовать единоличный управленец - ректор, директор или заведующий. А четвертая часть данного закона предусматривает коллегиальные органы управления образовательной организацией, подразделяющиеся на обязательные и факультативные.

Обязательный коллегиальный орган управления - это:

  • Собрание работников данного образовательного учреждения - в составе его полномочий трудовые, профессиональные, социально-экономические вопросы касаемо отношений работник-руководитель.
  • - орган школьного самоуправления, решающий вопросы относительно качества и уровня знаний учеников или студентов, повышения уровня квалификации преподавателей или учителей.

Факультативный коллегиальный орган управления - это:

  • Попечительский совет - орган, осуществляющий контроль за расходованием материальной поддержки, оказываемой образовательному учреждению.
  • Управляющий совет - орган, куда входят родители учащихся, решения которого обязательны для администрации организации.
  • Наблюдательный совет - контрольно-надзорный орган управления образовательной организацией.
  • Прочие органы.