Оптимальная организационная структура предприятия. Организационные структуры. Сравнение. Оптимальный вариант. Эффективная, наилучшая модель. Эффективность управленческой оргструктуры Эффективная организационная структура

Организации создают структуру для того, чтобы обеспечивать координацию и контроль деятельности своих подразделений и работников. Структуры организаций отличаются друг от друга сложностью (т.е. степенью разделения деятельности на различные функции), формализацией (т.е. степенью использования заранее установленных правил и процедур), соотношением централизации и децентрализации (т.е. уровнями, на которых принимаются управленческие решения).

Строение организации отражает ее структурная схема. Объединение организации в единое целое связано с использованием систем информации и механизмов связи, дополняющих ее структурную схему. Схема любой организации показывает состав отделов, секторов и других линейных и функциональных единиц. Именно поведение персонала определяет эффективность функционирования организационной структуры в большей мере, чем формальное распределение функций между подразделениями. организационную структуру любой коммерческой фирмы следует рассматривать с учетом разных критериев.

Особенности национальной культуры управления не оставляет надежд на то, что все само собой образуется. Практика показывает, что самые выигрышные экономически просчитанные проекты и бизнес-планы можно успешно провалить. Причина одна - бездарная организация и управление.

Вместе с тем опыт показывает, что даже в неблагоприятных экономических условиях, но при разумной организации дела можно добиться многого.

Организационная структура, даже если она идеально отлажена на какой-то момент времени, уже в следующий момент требует коррекции и настройки, иначе изменениями внешних или внутренних условий функционирования приводят организацию к диспропорциям. Если такая коррекция своевременно не проведена, диспропорции накапливаются и усиливаются негативные проявления.

Эффективность организационной структуры поддерживается постоянным регулированием, адаптацией ее конфигурации и пропорций к множеству изменений внешних и внутренних (структурообразующих) факторов, к которым относятся:

1. Цены и спрос на товары и услуги, сырье, материалы, стоимость рабочей силы, налоги;

2. Банковские процентные ставки;

3. Административное законодательство;

4. Технология производства, включая оборудование;

5. Численность, квалификация, образование, способности работников;

6. Производственные площади, всевозможные нормативы и многое, многое другое.

Эффективность организационной структуры должна оцениваться на стадии проектирования, при анализе структур управления действующих организаций для планирования и осуществления мероприятий по совершенствованию управления. Комплексный набор критериев эффективности системы управления формируется с учетом двух направлений оценки ее функционирования:

1. по степени соответствия достигаемых результатов установленным целям производственно-хозяйственной организации;

2. по степени соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям к его содержанию, организации и результатам.

Критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей системы управления при относительно меньших затратах на ее функционирование. Критерием эффективности мероприятий по совершенствованию организационной структуры служит возможность более полного и стабильного достижения установленных целей или сокращения затрат на управление, эффект от реализации которых должен за нормативный срок превысить производственные затраты.

Правила (призаки) построения:

1. Оптимальность – сокращение числа ступеней и уровней управления при

установлении рациональных связей между ступенями, уровнями и звеньями

управления.

2. Адаптивность – приспособляемость структуры к изменениям внешней среды.

3. Оперативность – быстрота реакции на принятие управленческих решений, а

также быстрое и чёткое их доведение до управляемой системы.

4. Надёжность – достоверность передачи всей информации от управляющей системы

к управляемой и обратно.

5. Экономичность – минимизация затрат на содержание аппарата управления, при

Элементы и признаки эффективности организационной структуры.

Организационная структура - это целостная система, специально разработанная таким образом, чтобы работающие в её рамках люди могли наиболее эффективно добиться поставленной цели

Признаки эффективной организационной структуры :

1. Структура соответствует стратегии организации.

2. Структура соответствует среде функционирования организации.

3. Отсутствие противоречий между элементами оргструктуры.

Понятие организации и её функции.

Для эффективного функционирования менеджмента должна быть создана организация, в которой осуществляется деятельность менеджеров.

Понятие организации с течением времени претерпело ряд существенных изменений. На начальном этапе организация представлялась как структура любой системы. Когда "менеджмент" как наука выделился в самостоятельную область знаний, слово "организация" стало ассоциироваться с сознательно определенной, заданной структурой ролей, функций, прав и обязанностей, принятых на предприятии (в фирме). Т.е. под "организацией" следует понимать предприятие, фирму, учреждение, ведомство и иные трудовые формирования.

Из всего многообразия определений понятия "организация" можно выделить следующие.

1. Организация как процесс, посредством которого создается и сохраняется структура управляемой либо управляющей системы.

2. Организация как совокупность (система) взаимоотношений, прав, обязанностей, целей, ролей, видов деятельности, которые имеют место в процессе совместного труда.

3. Организация как группа людей с общими целями. Чтобы считаться организацией, трудовое формирование должно" отвечать следующим обязательным требованиям

1) наличие не менее двух людей, которые считают себя частью этой группы; *""

2) наличие по крайней мере одной общественно полезной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы;

3) наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Таким образом, организация - это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей

цели или целей.

Основная функция организации - адаптация, рост, развитие. Дихотомическая классификация функций: внешние и внутренние функции.

Внутренние функции - это самоорганизационный процесс, имеющий отношение к системе оплаты, власти, авторитету в данной организации, психологическому климату, дисциплине, корпоративным культурным ценностям, одним словом, организационной культуре.

Внешние функции определяют активность организации в рыночной, технологической, информационной, правовой, культурной среде. Выживаемость организации - результат взаимодействия двух функций: внешних и внутренних.

Функции организаций (П. Друкер).

1. Маркетинг.

2. Инновация.

3. Организация человеческой деятельности.

4. Обеспечение источников финансирования.

5. Обеспечение физическими ресурсами.

6. Поддержание социальной ответственности.

7. Обеспечение дохода и прибыли.

В стартовый период любого коммерческого предприятия, как правило, продажами занимается собственник бизнеса. И это вполне естественно: именно он более всех заинтересован в «выживании», становлении и развитии своего предприятия, вот и берет на себя функции по привлечению клиентов.
Если владельцу коммерческого проекта не удается сформировать первоначальную клиентскую базу, о дальнейшей судьбе его компании не стоит и говорить - можно считать, что такой фирмы не существует. Если же заказчики имеются, и их количество неуклонно растет, увеличивается и объем работы. Значит, появляется множество административных вопросов, которые необходимо решать, причем делать это системно, а не время от времени. Со всеми этими задачами единолично руководитель не справится, следовательно, понадобится увеличение штата: нужны будут не только сотрудники для приема, обработки и выполнения заказов, но и менеджеры, к которым перейдут функции по привлечению новых клиентов. Перед компанией встанет новая цель по созданию и организации отдела продаж.

Создание отдела продаж - важнейшая задача для владельца компании

Типичная ошибка многих начинающих бизнесменов - оставление за собой обязанностей руководителей подразделений, занимающихся продажами. В результате ситуация, как правило, складывается следующим образом: привлеченные ранее клиенты худо-бедно позволяют компании, что называется, оставаться на плаву и даже какое-то время получать прибыли. Только вот у основателя бизнеса не хватает времени не только на привлечение новых заказчиков, но и на поддержание и укрепление отношений со старыми. Лояльность клиентов снижается, и через какое-то время они прекращают сотрудничество.
Как говорится, свято место пустым не остается: там, где не успеваете действовать Вы, появляются конкуренты. Очень часто в их роли выступают местные компании, ведущие активную экспансию, либо региональные представительства федеральных фирм. Практика показывает, что в их штате обязательно есть инициативный и амбициозный человек, на плечах которого лежит координация эффективной работы полноценного отдела продаж, а его заработок напрямую зависит от количества привлеченных клиентов и полученных от них заказов.

Оценив ситуацию, такой менеджер применяет неоднократно проверенную на практике и реально действенную схему. Для начала находится компания N, которая не слишком озадачена встречами и личными контактами с клиентами, - идеальная мишень для атаки более энергичного и предприимчивого конкурента. Синхронные обращения к заказчикам N, предложение более выгодных условий, использование потенциала личного обаяния - и задача решена: 30–50 % клиентов перешли к вам, план продаж перевыполнен, бонусы получены, перспективы дальнейшего развития очевидны.
Что же происходит в это время с компанией N?
То, что она потеряла 50 % клиентов, означает, что обороты не просто упали - рухнули, и, скорее всего, неизбежны убытки. Восстановить утраченную клиентскую базу, когда на рынке уже действуют более активные и успешные соперники, практически невозможно. Владелец бизнеса, который все еще остается главным продавцом, безуспешно тратит время и силы на борьбу с хроническим безденежьем, и значит, пополнением рядов заказчиков заниматься ему вновь некогда. Вспомните афоризм небезызвестного Козьмы Пруткова: «Нельзя объять необъятное». В данном случае эти слова как нельзя более точно определяют суть происходящего. Дела наваливаются, усталость накапливается, и стоит предпринимателю немного расслабиться, опустить руки - с бизнесом можно распрощаться.

Вывод однозначен: организация отдела продаж, делегирование его сотрудникам полномочий по поиску и привлечению клиентов и системный контроль такого подразделения - вот меры, которые должен принять генеральный директор, если он действительно дальновидный коммерсант, нацеленный на развитие своего предприятия.
Организация отдела продаж: советы практиков
Организация работы отдела продаж - сложный процесс, развивающийся по своим законам и требующий соблюдения важных правил. Некоторые коммерсанты пытаются (как они утверждают, на первых порах) ограничиться наймом одного-двух сотрудников. Рассуждают приблизительно так: «Посмотрим, как пойдет дело. Справятся, значит, их достаточно. Если нет, возьмем других». Сразу же хотим предостеречь: полумеры нужного результата не обеспечат.
Практика показывает, что минимально стабильное количество штатных единиц в подразделении - пять рядовых сотрудников плюс главный менеджер (руководитель). Такова неоднократно проверенная в деле организационная структура отдела продаж. Каждый человек, пробовавший себя в роли коммерсанта (неважно, успешно или нет), скажет, что обращение к потенциальному клиенту вовсе не равно получению заказа: в среднем на 25 контактов приходится 1 заключенная сделка. Кроме того, не у каждого человека, начинающего работать менеджером, все получается, и в результате многие уходят.
Именно поэтому необходимо брать такое количество сотрудников, которое соответствует среднестатистическим показателям, а лучше - больше, чтобы естественный отсев не помешал работе Вашей компании. Пытаясь ограничиться минимальным числом работников, владелец компании становится похож на «оптимиста», который, прыгая через пропасть, рассчитывает, что сначала преодолеет пятую часть расстояния, а уж потом...

Проведите экспресс-аудит отдела продаж самостоятельно по 23 критериям и определите точки роста продаж!

Провести аудит

Посредством правильной организации отдела продаж, состоящего из специалистов, прошедших специальное обучение, можно в минимальные сроки выйти на запланированные результаты и приносить реальную прибыль компании.
Типовая структура отдела продаж выглядит следующим образом: нижнюю ступеньку иерархической лестницы занимают 5 (или больше) рядовых менеджеров, которые находятся в подчинении начальника отдела. Последний, в свою очередь, подчиняется коммерческому директору предприятия, который подотчетен уже лишь исполнительному и генеральному директорам. Наличие двух руководителей подразделения - коммерческого директора и начальника отдела - позволяет максимально эффективно обеспечивать планирование, контроль и другие административные функции. Кроме того, такая структура использует потенциал взаимозаменяемости: если какой-либо из начальников отсутствует, отдел не остается «обезглавленным».

Можно пойти еще дальше и усовершенствовать типовую структуру важнейшего подразделения коммерческого предприятия: ввести в штат еще одного сотрудника - администратора. Как правило, это молодая или средних лет женщина, склонная к ведению административной работы, умеющая выполнять рутинную работу с документами. В принципе, это секретарь с расширенным кругом обязанностей: подготовка и оформление всех необходимых документов для всех менеджеров (типовые коммерческие предложения, договоры, счета, счета-фактуры, акты выполненных работ и пр.); своевременное внесение изменений и дополнений в электронную клиентскую базу и т. д.
Администратор - ценный сотрудник? Серьезно?
Да серьезно, и на это есть ряд весомых причин!
Во-первых, он освобождает менеджерам время для непосредственной работы с клиентами, а заодно лишает их возможности под благовидным предлогом увиливать от непосредственных обязанностей.
Во-вторых, избавляет компанию от проблем с неверно составленными или неграмотно оформленными документами, утерянными или испорченными базами данных.
Порядок - вот главное, что добавляется в работу отдела продаж, если в нем есть администратор.

Найти подходящего администратора значительно проще, чем менеджера по продажам. Оклад такого сотрудника значительно меньше, чем у коммерсантов. Отсюда еще одна статья экономии: время, высвобожденное от работы по оформлению документов у квалифицированных высокооплачиваемых менеджеров, расходуется более рационально. Получается, что затраты на содержание администратора с лихвой окупаются дополнительными контрактами.
Администратор может быть полезен даже при минимальном штате отдела продаж, состоящем из двух-трех менеджеров и начальника. Максимально выгодно наличие этой единицы в крупных компаниях, где работают до десяти менеджеров и более, а также есть два-три руководителя отдела.
Типовая структура отдела по продажам, дополненного администратором, будет выглядеть практически так же, как и приведенная выше, с небольшим отличием: в подчинении у начальника подразделения оказываются и менеджеры, и администратор.
© Константин Бакшт, генеральный директор "Baksht Consulting Group".

Лучший способ быстро освоить и внедрить технологию построения отдела продаж - посетить тренинг К. Бакшта по управлению продажами "Система продаж".

А.Г. Гилемханов,

главный специалист по сбыту, ОАО «Нижнекамскнефтехим »

ВЕСТНИК. 2008. № 4(23)

ЭФФЕКТИВНАЯ ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА

С ростом компании все труднее поддерживать уровень эффективности деятельности. Во многом это связано с увеличением количества работников, а самое главное - с отсутствием универсальных организационных структур и механизмов координации деятельности работников в рамках организационной структуры. Общепринято, что не существует наилучшей структуры для всех компаний. Более того, считается, что на протяжении жизни одной компании может потребоваться несколько раз сменить форму организационной структуры, приводя ее в соответствие с новыми целями и условиями функционирования организации.

Однако для крупных промышленных предприятий, имеющих в основном функциональную организационную структуру очень сложно, а иногда и невозможно перейти к новой структуре. Процесс ее смены всегда проходит долго и болезненно, чаще всего приводит к увеличению штатов и к полной неразберихе в течение первого года деятельности после реорганизации. Не зря организационную структуру сравнивают со скелетом организма человека.

С учетом практической сложности смены организационной структуры возникает необходимость изначально построить универсальную организационную структуру, которая имела бы преимущества существующих структур и была свободна от их недостатков.

В настоящее время известны функциональный, дивизионный, проектный, матричный типы организационных структур. Они созданы с учетом базы, которая наиболее значима для достижения стратегических целей организации. Базой могут быть функция, продукт, регион, клиент или проект.

Структуры, департаменты которых формируются вокруг базовых функций организации, называются функциональными. Структуры, принявшие за основу группирования продукт, регион или клиента, называются дивизионными. Структуры, формируемые на базе проекта, называются проектными. Структуры, в которых организационные звенья создаются на базе двух признаков одновременно (функций и проекта), называются матричными.

К сожалению, каждая из перечисленных структур имеет существенные недостатки. Перечислим некоторые из них.

Недостатки функциональной структуры:

1) затрудненность межфункциональной координации. Фактически ответственным за полную удовлетворенность потребителя продукцией/услугой является только одно лицо - генеральный директор;

2) перегруженность руководства решением оперативных вопросов в ущерб задачам стратегического управления;

3) замедленность реакции на изменения внешней среды. Это происходит в связи с многочисленными бюрократическими процедурами согласования, возникающими в результате вынесения на уровень высшего руководства вопросов, требующих координации действий функциональных подразделений;

4) ведомственность подразделений. Работников отличает узкопрофессиональное видение проблем, ориентация на цели «своего» подразделения в ущерб общим целям организации, у менеджеров отсутствует системный подход к решению общих проблем организации;

5) нет стимулов для развития духа новаторства и предпринимательства.

Недостатки дивизионной структуры:

1) возможен разрыв стратегического и оперативно-тактического уровней управления. Чем независимее дивизионные лидеры от «высших эшелонов власти» организации, тем этот разрыв опаснее. Утратив контроль над ситуацией в дивизионах, руководство организации не в состоянии сформировать реалистичную общую стратегию, а лидеры дивизионов, лишенные ориентиров развития, принимают решения, зачастую противоречащие интересам организации в целом. В итоге стратегические цели

организации не достигаются, а менеджеры высшего уровня становятся зависимыми от дивизионного руководства;

2) проблема согласования интересов организации и входящих в нее дивизионов. Автономия подразделений создает опасность усиления дивизионного «местнического эгоизма», нацеленного на преимущества собственного подразделения в ущерб общему результату;

3) снижение качества выполнения функциональных задач. Это вызвано потерей наиболее квалифициро -ванных специалистов из-за притупления у них чувства профессиональной ценности;

4) увеличение затрат из-за дублирования функциональных департаментов на корпоративном и дивизионном уровнях и неоптимального размера подразделений.

Недостатки проектной структуры:

1) продолжительный период «настраивания» команды на работу, включающий периоды формирования команды, приспособления ее членов друг к другу и нормализации взаимоотношений внутри коллектива;

2) возникновение проблемы трудоустройства специалистов после завершения проекта;

3) дублирование существующих в организации функциональных служб.

Недостатки матричной структуры:

1) конфликтность структуры. Подрыв принципа единоначалия. Борьба за власть. Склонность к анархии;

2) психологические проблемы персонала, связанные с неопределенностью и переменчивостью структуры;

3) увеличение управленческого аппарата (у каждого специалиста - два начальника);

4) удлинение сроков принятия решений из-за необходимости многочисленных согласований.

Вышеуказанные недостатки заставляют руководителей отвлекаться на пересмотр уже сформированных организационных структур и прорабатывать способы устранения недостатков, встраивание которых только усложняет структуру Поэтому изначально организационная структура должна основываться на целях, которые руководство стремится достичь.

Основными признаками эффективной организационной структуры являются:

1) соответствие структуры стратегии организации;

2) управляемость структуры;

3) отсутствие противоречий между элементами структуры;

4) соответствие статуса руководителей и работников значимости исполняемых функций.

Организационная структура - это прежде всего элементы и только потом статические (структуры) и динамические (механизмы координации деятельности) способы взаимодействия между ними.

При разработке настоящих организационных структур в качестве элементов принимают только должностные позиции, а взаимодействие между ними устанавливают с помощью разделения труда и координации работ. Обычно трудовой процесс разделяют на отдельные операции и закрепляют за отдельными должностными позициями организационной структуры. Это позволяет сократить потери рабочего времени на переключение между разными видами деятельности, отшлифовать мастерство работника в выполнении назна-

ченной операции и применить специализированное оборудование. Следствием этого является значительный рост производительности труда. Однако структура, где в качестве элемента принята должностная позиция, имеет следующие недостатки:

1) уменьшение значимости функций,

2) преобладание «человеческого фактора» в вопросах распределения наказаний и поощрений,

3) распределение функций и ответственности с учетом внешнего ощущения загруженности работников, а не с учетом реальной принадлежности функции,

4) перемешивание функций между подразделениями,

5) сложность внедрения механизмов управления деятельностью,

6) сильная зависимость значимости подразделения от степени приближенности отдельных работников к высшему руководящему составу или к представителям власти,

7) отсутствие реальных оснований для сокращения или дополнительного найма работников,

8) замедленность реакции на изменения внешней среды.

Анализ признаков эффективности и практический опыт работы показал, что организационную структуру крупного промышленного предприятия в современных условиях целесообразнее выстраивать из трех взаимосвязанных структур.

Первая структура - структура целей. Она является основой всей организационной структуры и позволяет получить первый признак эффективности. Структура целей состоит из следующих элементов: стратегии организации, стратегических и нестратегических целей, задач и операционных результатов. Схематично структура целей представлена на рис. 1. Структура целей позволяет связать все цели и задачи организации в единое целое, отказаться от функций, которые противоречат стратегии, и определить для каждого исполнителя, каким образом его действия способствуют реализации стратегии.

Вторая структура - структура элементов управления

Позволяет спроецировать на деятельность организации механизмы управления и устраняет противоречия между элементами структуры. Структура элементов уп -равления сформирована из вертикальной и горизонтальной направляющих. На рис. 2 показан один из примеров структуры элементов управления, построенной на базе структуры целей, изображенной на рис. 1.

Элементами вертикальной направляющей структуры элементов управления являются операция, процесс, функция и деятельность. Первые два элемента являются элементами исполнения (исполнителей), а последние два - элементами управления (руководителей).

Вертикальная направляющая структуры элементов управления выстраивается на базе структуры целей. Для достижения целей подбираются соответствующие виды деятельности. В зависимости от цели виды деятельности могут быть стратегическими и нестратегическими. Под стратегическими понимаются ключевые виды деятельности, которые способствуют достижению какой-либо цели организации и имеют кардинальное значение для успешной реализации стратегии. Например, стратегическим видом деятельности может быть сбытовая деятельность, а нестратегическим видом дея-

Цель 1 (стратегическая)

Задача 1.1

Стратегия

а р т (с ь 2 ическая)

Задача 1.2

Результат 1.1.1

Результат 1. .2

Результат 1. .3

Результат 1. .4

Результат 1. .5

Результат 1. .6

Результат 1. .7

Результат 1. .8

Результат 1. .9

Задача 1.3

Результат 1.2.1

Результат 1.2.2

Результат 1.2.3

Результат 1.2.4

Результат 1.2.5 Результат 1.2.6

Результат 1.2.7 Результат 1.2.8

Результат 1.2.9

Цель 3 (нестратегическая)

Задача 2.1

Результат 1.3.1

Результат 1.3.2

Результат 1.3.3

Результат 1.3.4

Результат 1.3.5 Результат 1.3.6

Результат 1.3.7 Результат 1.3.8

Результат 1.3.9

Задача 2.2

Результат 2.1.1

Результат 2.1.2

Результат 2.1.3

Результат 2.1.4

Результат 2.1.5 Результат 2.1.6

Результат 2.1.7

Результат 2.1.8

Результат 2.1.9

Задача 3.1

Ре зул ьтат 2.2.1

Ре зул ьтат 2.2.2

Ре зул ьтат 2.2.3

Ре зул ьтат 2.2.4

Ре зул ьтат 2.2.5

Ре зул ьтат 2.2.6

Ре зул ьтат 2.2.7

Ре зул ьтат 2.2.8

Ре зул ьтат 2.2.9

Задача 3.2

Результат 3.1.1

Результат 3.1.2

Результат 3.1.3

Результат 3.1.4

Результат 3.1.5 Результат 3.1.6

Результат 3.1.7 Результат 3.1.8

Результат 3.1.9

Задача 3.3

Рез ул ьтат 3.2.1

Рез ул ьтат 3.2.2

Рез ул ьтат 3.2.3

Рез ул ьтат 3.2.4

Рез ул ьтат 3.2.5

Рез ул ьтат 3.2.6

Рез ул ьтат 3.2.7

Рез ул ьтат 3.2.8

Рез ул ьтат 3.2.9

Результат 3.3.1

Результат 3.3.2

Результат 3.3.3

Результат 3.3.4

Результат 3.3.5 Результат 3.3.6

Результат 3.3.7 Результат 3.3.8

Результат 3.3.9

Рис. 1. Структура целей

Рис. 2. Структура элементов управления

тельности - учетная деятельность, которая призвана обеспечить соблюдение законодательства через ведение бухгалтерского, налогового и финансового учетов. Деятельность - это совокупность функций объектов, входящих в одну и ту же систему отношений, обеспечи-

вающих поддержание всей системы в одном и том же качестве и реализацию определенных программ и целей. Деятельность - это элемент высшего порядка.

Для решения конкретных задач подбираются функции. Одна задача может решаться осуществлением

одной и более функций. Функция - это внешнее проявление свойств какого-либо объекта по отношению к результатам исполнения определенных операций или процессов в данной системе отношений. Результатов исполнения операций или процессов в сбытовой службе может быть множество: заключенных договоров, проведенных переговоров, отгруженной продукции, полученных денежных средств и т.д. Однако кто-то должен подчинить все эти результаты одной задаче. Если начальник отдела в сбытовой службе, являющейся социальной системой отношений, не будет проявлять свои «свойства» по отношению к вышеуказанным «результатам», то он не сможет достичь своей задачи. Функция оценивается конечным результатом исполнения функции - степенью решения поставленной задачи в стоимостном выражении.

Для исполнения конкретных операционных результатов прописываются операции или процессы. Операция -это законченное действие или ряд действий, имеющих только один из двух критериев оценки: исполнено или не исполнено. Операция не имеет качественного содержания (хорошо или плохо), ее исполнение не зависит от квалификации работника. Операция оценивается ценой с единицей измерения: рубль за одну операцию.

Процесс - это совокупность действий, которая характеризуется началом и концом. Процесс имеет единственный критерий оценки - время исполнения - и накладывает на входящие в него действия временные рамки. Процесс - это альтернатива операции. Обычно чем более автоматизированы процессы на предприятии, тем больше используются операции для оценки деятельности работников. И наоборот: при малой автоматизации максимальное использование приобретают процессы. Исполнение процесса зависит от квалификации работника. Чем выше квалификация, тем быстрее будут осуществлены действия, входящие в процесс. Другими словами, процесс имеет качественную характеристику. Оценивается процесс ценой с единицей измерения: рубль за установленную единицу времени (обычно «рубль в час»).

Таким образом, деятельность работника-исполни-теля может быть:

Операционной, т.е. представленной только в виде совокупности операций;

Процессной, т.е. представленной только в виде совокупности процессов;

Смешанной, те. совмещать в себе как операции, так и процессы.

Наиболее эффективны «операционные» предприятия. Обычно полный переход на операции достигается за счет автоматизации деятельности с помощью корпоративных информационно-интегрированных систем управления предприятием (КИИСУП).

Элементами горизонтальной направляющей структуры являются департаменты по продукту, региону или клиенту Горизонтальная направляющая структуры призвана обеспечить связь операций и процессов, исполняемых в отношении одного и того же продукта, региона или клиента. Это своеобразный конвейер, где каждый работник, входящий в один и тот же департамент, выполняет только свои операции и процессы. После создания горизонтальной направляющей структуры важно обеспечить:

Размещение работников одного департамента в одном помещении в непосредственной близости друг от друга;

Назначение премий работникам по результатам работы каждого департамента.

Благодаря этим двум условиям для руководства департаментами в горизонтальной направляющей структуры отпадает необходимость вводить дополнительного руководителя.

Грамотно выстроенная структура элементов управ -ления позволяет:

1) легко сформировать структуру должностных позиций;

2) однозначно определить потребность организации в работниках;

3) закрепить каждое должностное лицо за конкретной деятельностью, функцией, операцией или процессом;

4) избежать несогласованности действий работников.

Третья структура - структура должностных позиций -

обеспечивает соответствие статуса руководителей и работников значимости исполняемых функций. В этой структуре должностное лицо - это всего лишь связующее звено между потребностью исполнения конкретных действий и департаментом конкретного продукта, региона или клиента. На рис. 3 изображена структура должностных позиций, которая сформирована на базе структуры целей (см. рис.1) и структуры элементов уп -равления (см. рис.2).

В книге «Структура в кулаке: создание эффективной организации» Г. Минцберг выделил пять основных координационных механизмов, применяемых организациями для согласованного выполнения рабочих задач подразделениями и отдельными должностными лицами:

1) прямой контроль,

2) стандартизация трудовых процессов,

3) стандартизация знаний и навыков,

4) стандартизация выпуска,

5) взаимные согласования.

Г Минцберг утверждает, что для каждого существующего типа организационной структуры характерен основной механизм координации рабочих задач.

Однако предлагаемая новая организационная структура эффективно использует все пять механизмов координации деятельности, которые накладываются на структуру элементов управления (см. рис. 2).

Механизм прямого контроля является практически единственным инструментом решения нестандартных проблем межфункциональной координации. В случае возникновения нестандартной проблемы, требующей согласованных действий разных функциональных подразделений организации, проблема переадресуется более высокому уровню управления - руководителю, которому подчиняются данные функциональные подразделения. Механизм прямого контроля в структуре элементов управления работает в ее вертикальной направляющей на уровне связи: деятельность - функция.

Стандартизация трудовых процессов позволяет точно описать содержание выполняемых операций и процессов на уровне исполнителей. Это описание прописывается в должностных инструкциях. Кроме того, на каждую операцию или процесс назначается процент,

Руководитель функции 1.1

Руководитель функции 1.2

Руководитель функции 1.3

Руководитель функции 2.1

Руководитель вида деятельности 1

Директор

Руководитель вида деятельности 2

Руководитель Руководитель Руководитель Руководитель

функции 2.2 функцш 3.1 функции 3.2 функции 3.3

Руководитель вида деятельности 3

Рис. 3. Структура должностных позиций

который отражает его значимость среди других операций или процессов внутри одной функции. Через этот процент по результатам деятельности происходит распределение фонда оплаты труда.

Стандартизация навыков и знаний предполагает, что в процессе труда могут участвовать лица с точно определенным уровнем подготовки. Обычно организация полагается на данный координационный механизм, когда задачи, стоящие перед работниками, слишком сложны, чтобы стандартизировать процесс их решения или результат В структуре элементов управления стандартизация навыков и знаний производится в верти-кальной направляющей на уровне таких элементов управления, как вид деятельности и функция. Результат управления видами деятельности и функциями оценивается в процентах от результатов исполнения подчиненных операций или процессов.

В отличие от вышеперечисленных механизмов механизм стандартизации выпуска работает в горизонтальной направляющей структуры элементов управления (см. рис. 2). Для каждого департамента продукта, региона или клиента устанавливаются планы. Резуль -тат труда оценивается по степени исполнения планов. В зависимости от результатов назначаются премии работникам, входящим в один и тот же департамент. Заранее определенный процент от этой премии начисляется руководителям функций и деятельностей.

В горизонтальной направляющей структуры элементов управления действует также механизм взаимных согласований. В связи с тем что в один департамент входят работники, осуществляющие различные функции, согласование документов, договоров и проектов в одном департаменте может происходить более опера-

тивно и результативно. Еще большего эффекта можно достичь, если исполнителей одного департамента разместить в одном помещении.

Предлагаемая эффективная организационная структура свободна от недостатков существующих организационных структур и сохраняет их достоинства, а также позволяет подстраиваться под любую рыночную ситуацию: при ее изменении руководство просто переводит основное внимание на горизонтальную или вертикальную направляющую системы элементов управления, без перестройки всей организационной структуры.

Одним из основных преимуществ эффективной организационной структуры является полная взаимосвязь должностных позиций, рычагов управления и целей организации. Однако предлагаемая организационная структура имеет следующие недостатки:

1) сложность восприятия. Объединение большого количества информации усложняет возможность доходчиво донести до руководства и исполнителей схему работы структуры;

2) сложность построения. Структура заставляет пересмотреть все существующие операции, процессы, функции и соотнести их с объявленной стратегией. К тому же достаточно трудно для каждой операции найти видимый результат и назначить на него цену;

3) необходимость содержания дополнительного коллектива квалифицированных работников, которые бы выстроили структуру, организовали и осуществили переход с существующей структуры к новой и поддерживали логику структуры в процессе дальнейшей деятельности организации. Кроме того, возникает необходимость согласования этим коллективом работников любых изменений, касающихся организационной структуры.

Создать оптимальную структуру предприятия – это значит создать оптимальную систему структурных подразделений, эффективную систему разделения труда по этим подразделениям и систему координации деятельности. В предприятиях численностью более 15-20 человек – это иерархическая система.

Уже никто не спорит с тем, что «стратегия определяет структуру» и оптимальная организационная структура предприятия – это структура, которая обеспечивает наиболее эффективную реализацию стратегии. В свою очередь стратегия базируется на «дереве целей», которое исходит от социально-экономической цели предприятия и задает частные цели всем структурным подразделениям.

Таким образом, если мы построим «дерево целей», то одновременно мы определим и оптимальную организационную структуру предприятия.

Основы создания такого дерева кратко описано в статье «Цель предприятия и стратегия ее достижения. Концептуальные основы» . В этой статье приведены следующие уровни дерева целей и стратегий:

Стратегия общего целеполагания
Социально-экономические цели на ближнюю и дальнюю перспективу.
Общая стратегия
Социально-экономические цели по направлениям деятельности.
Баланс производства, исследований, развития и других возможных направлений.
Предметная стратегия (определение предметов деятельности)
Техническая стратегия (определение каждого предмета деятельности)
Производство и реализация (внедрение) каждого предмета деятельности – тактика

Стратегия и структура строятся сверху вниз. Исходная цель – это, как отмечалось, социально-экономические цели на ближнюю и дальнюю перспективу. И это цели уровня собственника и руководителя предприятия. Исходя из которых руководитель предприятия и должен определить социально-экономические цели по направлениям деятельности, и, конечно, вначале определить эти направления. Понятно, что определить их можно по-разному, в зависимости от компетенций и личных привязанностей.

Какие направления деятельности может устанавливать руководитель. Это, во первых, управленческие и вспомогательные (бухгалтерия, АХО, ИТ, планово-диспетчерские, и т.д.), здесь мы не будем на них останавливаться, хотя понятно, что они имеют свои частные цели и свою организационную структуру.

Один из вариантов целей верхнего уровня (топ-менеджеров) – это, например, выявление требование рынка, разработка новой конкурентоспособной продукции, ее производства с малыми издержками, реализации продукции, и соответственно создается линейная организационная структура с формированием структурных подразделений по функциональному признаку (рис. 1, эти подразделения на всех рисунках выделены желтым цветом).

Рисунок 1. Линейная организационная структура с формированием структурных подразделений по функциональному признаку

Цель: минимальная себестоимость продукции
Политики достижения цели: специализация, разделение труда
Организационная структура: линейная функциональная организационная структура
Возможные проблемы: недостаточное качество продукции, сложность мотивации по конечному результату предприятия

Однако сразу отметим, что сами маркетинг, разработка, производство, реализация – это не цели, это функции. Цель, к примеру, подразделения разработки – это проекты по новой продукции - разработка документации на продукцию, и не просто документация, документацию на продукцию, которая будет потребляться в заданных объемах в течение заданного жизненного цикла продукции и приносить предприятию заданный конечный социально-экономический эффект. И оценивается достижение цели подразделения разработки именно полученным эффектом от каждого проекта, а не числом человеко-часов затраченных на проект или числом выпущенных форматок документации. Если такая цель будет сформулирована, а ее достижение будет контролироваться и оцениваться, то подразделение будет работать эффективно, будет координировать свою деятельность и с другими подразделениями, влияющими на конечный результат. Только так можно выделить каждому подразделению требуемые ресурсы и получить эффективную структуру.

В случае линейной организационной структуры с формированием подразделений по функциональному признаку отмеченные подразделения работают по принципу конвейера, но, в отличие от жестко регламентированного конвейера сборочного цеха, при передаче промежуточных результатов между подразделениями возникают многочисленные нестыковки, непонятно на ком ответственность за конечный результат. При такой постановке целей руководитель предприятия должен иметь достаточные компетенции для решения вопросов между маркетингом, разработчиками, производством и реализацией.

Другой вариант стратегии – это, например, выделение целей создания и выпуска одного продукта, создания и выпуска второго продукта, и т.д. продукции и соответственно формируется линейная организационная структура с формированием комплексных структурных подразделений по продуктовому признаку (рис. 2), комплексные подразделения выделены на всех рисунках зеленым цветом. В этом случае руководитель предприятия уже не вмешивается в утряску вопросов разработки, производства и реализации, каждое подразделение полностью отвечает за свой продукт – конечный результат и подразделения, и предприятия в целом, что повышает качество продукции. Однако здесь имеется дублирование функций и большая себестоимость продукции.

Рисунок 2. Линейная организационная структура с формированием структурных подразделений по продуктовому признаку

Цель: Высокое качество продукции
Политики достижения цели: универсализация (противоположность специализации), замыкание всего комплекса работ по каждому продукту (группе родственных продуктов) в одном подразделении
Организационная структура: линейная продуктовая организационная структура
Возможные проблемы: высокая себестоимость продукции

Аналогично могут создаваться структуры с комплексными территориальными подразделениями, подразделениями, ориентированными на разных потребителей, и т.д.

Для обеспечения сокращения дублирования функций на верхнем уровне создаются и комплексные подразделения и функциональные, последние работают на все продукты под двойным управлением комплексного подразделения (горизонтальные связи) и руководителя предприятия (рис. 3). Это матричная организационная структура. В этой структуре комплексное подразделение ведет создание, выпуск и реализацию своего продукта через все функциональные подразделения и полностью отвечает за него.

Рисунок 3. Матричная организационная структура с производственными (продуктовыми) и функциональными подразделениями

На рисунке 4 приведен другой вид матричной структуры, где комплексные подразделения работают под двойным управлением: руководителя предприятия и функциональных подразделений.

Рисунок 4. Матричная организационная структура с производственными (рестораны) и функциональными подразделениями

Цель: Оптимальное соотношение цена-качество продукции продукции
Политики достижения цели: совместная специализация и универсализация
Организационная структура: матричная организационная структура
Возможные проблемы: сложность организации двойного управления

Таким образом, во-первых, мы должны определить стратегию предприятия, какие цели и как мы поставим подразделениями перед верхнего уровня, одновременно решить, какие подразделения мы должны сформировать.

Определившись со структурой подразделений верхнего уровня предприятия, мы можем перейти к структуре каждого из этих подразделений. Нетрудно понять, что это делается совершенно аналогично. Например, в подразделении верхнего уровня предприятия, целью которого является создание и реализация продуктов 1 и 4, мы можем выделить частные цели разработки, производства, реализации и соответствующие подразделения второго уровня иерархии. По продуктам 2 и 3 (например, это программные продукты) все работы ведутся в одном подразделении.

Рисунок 5. Линейная организационная структура с формированием структурных подразделений по продуктовому признаку с раскрытым вторым уровнем иерархии

Разработка стратегии и структуры начинается с самого верхнего уровня и идет, по такой схеме, до самого нижнего уровня иерархии, до каждого рядового сотрудника. Это подробно описано в статье «Разработка эффективной стратегии и структуры предприятия – практическая пошаговая методика» .

Самым трудным является верхний уровень структурных подразделений, когда из общих социально-стратегических целей формируются предметные цели по конкретной продукции, конкретным проектам по внутренней и внешней среде. Здесь не может быть никаких формальных правил. А если формировать структурные подразделения без задания им конкретных целей, то и эффективное управление практически невозможно, ведь любое управление – это управление по достижению поставленной цели.

Когда же предметные цели определены, то на нижних уровнях вопрос уже много проще – декомпозиция «предмета» на его компоненты и цели по созданию этих компонент уже достаточно понятны.

Отметим еще вопрос адаптивности к изменениям окружающей среды, во многом решаемый делегированием полномочий и децентрализацией. Если в линейной продуктовой структуре рис. 2 продуктовым подразделениям дать существенные полномочия по целеполаганию: определению продукции, объемов выпуска, формирования бюджета и его распоряжением, и т.д. (в определенных рамках), то это будет уже дивизиональная структура из структурных подразделений, самостоятельно и оперативно решающих возникающие проблемы с внешней средой без излишней бюрократии. Если матричной организационной структуре рис. 4 ресторанам дать существенные полномочия, то это будет уже сеть относительно самостоятельных ресторанов.

Цель: высокая адаптация к изменениям внешней среды
Политики достижения цели: делегирование полномочий, децентрализация
Организационная структура: дивизиональная организационная структура, сетевые организационные структуры
Возможные проблемы: возможность доминирования целей децентрализованных подразделений над целями предприятия, снижение управляемости

Таким образом, ставя в соответствии с общей целью предприятия, частные цели и формируя под них структурные подразделения, мы получаем оптимальную организационную структуру предприятия для достижения поставленной цели и стратегии ее достижения, построенной по разработанному дереву целей.

Список литературы

1. Жемчугов А.М., Жемчугов М.К. // Официальное издание Международного научно-исследовательского института проблем управления Международный журнал «Проблемы теории и практики управления» №5 2014 г. с. 75-80.

2. Жемчугов А.М., Жемчугов М.К. Разработка эффективной стратегии и структуры предприятия – практическая пошаговая методика // Проблемы экономики и менеджмента №6 2013 г. с. 15-21.

Какая модель управленческой организационной структуры наиболее эффективна? На какой модели остановиться? (10+)

Линейно-функциональная, дивизионная, матричная организационные структуры - Сравнение

В такой модели в проекты выделяются все производства (под производством понимается выпуск продукции или оказание услуг) и все проекты развития. Производственные проекты должны приносить доход. Проекты развития могут доход не приносить, но перед ними руководство тоже ставит конкретные измеримые задачи, которые они должны решить, например, подготовить к производству новый продукт. Как мы видим на схеме на примере секретаря, сотрудник может участвовать в нескольких проектах и подчиняться сразу нескольким руководителям в рамках отведенного на их проекты времени.

Так как матричная модель - довольно хитрая, приведу небольшой пример. Пусть нам нужно запустить электронный документооборот с клиентами. Создается проект. Назначается его руководитель. Перед ним ставится задача - предоставить клиентам возможность подавать заявки в электронном виде, решить задачу нужно к такому-то числу. В проектную группу включаются айтишник, юрист, специалист по маркетингу, секретарь для ведения документации. Рассмотрим для примера работу юриста в такой группе. Его линейный руководитель дает ему распоряжение - участвовать в этой проектной группе, расходовать на этот проект столько-то времени, учитывать внутренние юридические нормативы и рекомендации. Руководитель проекта поручает этому юристу проработку конкретных вопросов по проекту, ставит сроки. Руководитель проекта может направлять линейному руководителю представления на поощрения или взыскания, потребовать замены специалиста, если тот не справляется, предлагать изменение лимитов времени, выделяемых сотруднику на проект в сторону увеличения (если перегруз) или уменьшения (если на данном этапе работы мало). Юрист может обращаться к своему линейному руководителю за помощью в юридических вопросах, если он в ней нуждается.

Оптимальная организационная структура

Встает вопрос, какая организационная структура является наиболее эффективной? Самой оптимальной является матричная модель управления с учетом одного НО . Для работы в матричной структуре требуется очень квалифицированный и мотивированный управленческий персонал. Поэтому эффективно работающих компаний с матричной моделью управления совсем немного. Лично я встречал их только в сфере управленческого консалтинга. Управленцы этих компаний не только сами совершенствуют свои навыки менеджмента, но и обучают им. Видимо, это позволяет отшлифовать свою работу так, что работа в матричной структуре уже не вызывает сложностей.

Линейно-функциональная модель - самая простая в реализации, но подходит для относительно небольших, компактно расположенных организаций. По мере роста компании эффективность такого подхода резко снижается, так как все решения по всем вопросам принимаются централизованно, а вопросов становится огромное количество сразу по массе направлений. Удерживать в голове все эти темы оказывается невозможным. Например, руководитель службы информационных технологий вынужден держать в голове особенности автоматизации всех участков и всех офисов, а главный бухгалтер - помнить особенности налогообложения и схем учета самых разных бизнесов и стран, где эти бизнесы работают.

Дивизионная модель в реальности встречается чаще всего. Хоть она теоретически не оптимальна, но позволяет решать бизнес - задачи с распространенными на рынке управленческими кадрами, имеющими опыт либо собственного предпринимательства, либо работы в подобной структуре. Функции руководителя дивизиона в составе крупной компании очень походи на функции руководителя небольшого предприятия с детальной отчетностью перед владельцами.