Завершила очередной этап проекта по внедрению информационной управляющей системы SAP ERP на крупном машиностроительном заводе. Внедрение системы позволило предприятию наладить автоматизированный контроль всех процессов, дало возможность сократить себестоимость, повысить прибыль от продаж в 1,7 раза и пройти сертификацию ISO/TS 16949.

О заказчике

Завод производит крепежные изделия и пружины для автомобильной промышленности. Среди потребителей его продукции - крупнейшие российские производители («ГАЗ», «КАМаз» и другие), их смежники и заказчики из СНГ. Предприятие выделялось в отдельное юрлицо и нуждалось в эффективной управленческой системе.

Проблемная ситуация

Проблема заключалась в номенклатуре - для производства детали требуется от 60 до 140 позиций инструмента. Предприятие выпускает до 50000 единиц техоснастки, на нем развернуто два производства - основное и инструментальное - работающие в три смены без выходных. Необходима была система, позволяющая проводить оперативный расчет потребностей для сбалансированной работы и выявлять реальную себестоимость изделий.
До внедрения решений АСАП Консалтинг предприятие прибегало к «лоскутной» автоматизации и платформам без централизованной базы данных, что приводило к проблемам:
противоречия баз и запаздывания данных на несколько дней;
появления информации «по факту», без возможности оперативной корректировки;
отсутствия данных о фактической себестоимости и затратах, невозможности предотвратить непроизводительные расходы.

Суть предложенного решения

У завода были строгие временные рамки, из-за чего от задачи отказывались исполнители. АСАП Консалтинг предложил информационную систему на базе комплекса SAP ERP, которая удовлетворяла требованиям и срокам благодаря собственной методике быстрого запуска.
Суть проекта - охват всех бизнес-процессов, от планирования ремонтов до формирования счетов клиентам, что должно было помочь:
реализовать планирование и перепланирование производства, расчеты и автоматическое формирование управленческой отчетности в режиме реального времени;
перейти от котлового метода расчета себестоимости к попередельному, партионному;
добиться прослеживаемости расходов от сырья к готовой продукции через переделы, минимизации простоев и затрат на устранение форс-мажоров.

Этапы внедрения

Специалисты АСАП Консалтинг ознакомились с имеющимися системами и, используя методологию компании и стандартные модули SAP, развернули пять основных модулей (плюс BC - техническая и системная поддержка проекта):
SD - управление сбытом;
MM - управление закупками и запасами;
CO - управление затратами и расчет себестоимости;
FI - РСБУ и НУ;
PP - планирование, учет и контроль производства.

Аналогичные модули были развернуты на инструментальном производстве. Это дало возможность:
наладить сквозное взаимодействие, автоматическое календарное планирование с учетом запасов на складах, суточной потребности в изделиях, приоритетов и мощности;
решить проблему мелкосерийности и номенклатуры (256000 изделий);
автоматизировать заказ инструмента для основного производства.

Результаты и динамика

За полгода специалисты компании дополнили существующие мощности, внедрили обновленный функционал без остановки действующего. В процессе реализации развивались бизнес-процессы:
PM/TOPO - техобслуживание и ремонт оборудования;
WMS - управление складами;
BW - информационное хранилище;
FM - финансовый менеджмент;
CS - сервис клиентов;
НУ и МСФО.

В ходе проекта произошло разделение одного юрлица на группу компаний без остановок производства. Техобновление провели в сжатые сроки. Результатом интеграции SAP стали:
снижение норм расхода материалов на 10%;
экономия затрат - 2,5 млн. долларов или 510 тонн металла;
рост маржинального дохода на 20%, а прибыли от продаж - в 1,7 раза.
Кроме этого, на предприятии:
отлажен оперативный контроль дебиторской и кредиторской задолженностей по материалам и продукции основного производства;
в 6 раз сокращено время вывода новых изделий на рынок (за счет интеграции системы PDM T-Flex с решением SAP);
создана база данных для инструмента из 256000 позиций (с разузлованием);
налажено планирование «деталь-инструмент» с отбалансированной мощностью;
повысилось качество изделий, что дало возможность пройти сертификацию по стандарту ISO/TS 16949 для расширения сбытового портфеля за счет заказчиков с жесткими требованиями.

Результат

Предприятие получило систему, позволяющую в режиме реального времени обеспечивать качество продукции и принимаемых на всех уровнях управленческих решений. В ней задействовано около 1500 компьютеров, работают 820 пользователей. За месяц формируются 16000 заказов и около миллиона бухгалтерских проводок.
Руководство завода отмечает полное соответствие ожиданиям и превышение их (резкий рост прибыли в первые три месяца после окончания проекта), готовность специалистов компании к совместной плодотворной работе, повышение уровня информированности сотрудников. Заказчик планирует дальнейшее сотрудничество - интеграцию системы с решением для потребителей, диверсификацию и ввод новых позиций (авиационный крепеж).

В этой колонке Вы узнаете, почему проекты SAP являются не просто техническими проектами по внедрению программного обеспечения. SAP является интегрированным программным обеспечением, ориентированным на процессы, что оказывает большое влияние на нашу деятельность. Его использование серьезно изменяет наш подход к проектам, а также представления о том, как должно выглядеть внедрение.

1.1. День, когда я постарел на 10 лет

Я помню то особое утро 1997 года, когда я прибыл в наш филиппинский офис. Тремя неделями ранее мы праздновали шампанским переход к продуктивной эксплуатации SAP. Наш проект в Маниле стал седьмым в Азиатско-Тихоокеанском регионе (APAC), поэтому хлопки открываемых бутылок становились для нас, регионального лидера в области программного обеспечения, приятной повседневностью. Целью нашего проекта было внедрение модулей Sales and Distribution (SD), Materials Management (MM), Production Planning (PP) и Quality Management (QM) на всех заводах-производителях региона APAC. В тот момент мы были вполне уверены, что предусмотрели все возможные препятствия на пути к успешному внедрению, и этот случай ничем не будет отличаться от других. Однако наш мониторинг, проведенный несколькими днями ранее, показал, что продажи на Филиппинах за месяц снизились на 40%, а производство замедлилось на 50%. Мы привыкли наблюдать пиковый объем сбыта и производства перед переходом к продуктивной эксплуатации, за которым обычно следовало снижение того же размера в первые недели после перехода на продуктивный режим работы. На опыте предыдущих проектов мы убедились, что это потенциальное снижение может оказать серьезное влияние на повседневную работу, сопровождаясь увеличением производственных запасов и проблемами с клиентами. 40-процентное падение было тревожным, поэтому я прибыл в офис лично, чтобы разобраться в делах на месте.

Около 9 часов утра, входя в офис, я наткнулся на Педро, который сказал мне, что у них возникли проблемы с производственными заказами из-за недопоставки сырья. Причина заключалась в работе отделов приемки и планирования: в первом поступавшие материалы не обрабатывались должным образом, а во втором для прогноза использовались некорректные данные запасов. Можно было ожидать, что положение дел еще более ухудшится, если мы не решим проблему немедленно. За процесс поступлений в проекте отвечал Карлос из отдела снабжения. К сожалению, он уволился из-за крупномасштабной реорганизации, которая произошла сразу после перехода к продуктивной эксплуатации SAP. Я был озадачен, услышав это, так как всего месяцем ранее Карлос был назначен на должность руководителя отдела снабжения.

Пока я пил свой кофе, мне объяснили, что региональный менеджер г-н Да Сильва находился на заводе, улаживая срочные дела. Мне это показалось неправильным. Г-н Да Сильва покинул офис, чтобы прояснить состояние производственных заказов? К тому времени, что я был там, я понял, что этот случай не относился к разряду простых срочных дел или небольших проблем. Ключевых пользователей не было в офисе, локальные ответственные за процесс больше не работали в компании, а пользователи, поддавшись паническим настроениям, снова вернулись к бумажному документообороту.

Примерно в полдень я стал свидетелем телефонного разговора г-на Да Сильвы с штаб-квартирой корпорации. Наш глобальный ключевой клиент в Детройте пожаловался, что его завод в Маниле получает некорректные поставки с опозданием, а его производственная линия остановится через два дня, если ситуация не будет исправлена немедленно. Я почувствовал приток адреналина. За следующие несколько часов я узнал, что г-н Да Сильва форсировал инициативу по созданию централизованной сервисной платформы для трех сфер деятельности нашей компании на Филиппинах сразу после запуска SAP в продуктивную эксплуатацию. “Теперь, когда новая система работает в продуктивном режиме, мы сможем реализовать нашу концепцию сервисного центра,” - сказал он. “Мы можем не ждать и сократить число специалистов по поддержке прямо сейчас.” Несколько недавно назначенных ответственных за процесс, а также хорошо обученных ключевых пользователей, работавших на этом проекте, было уволено, при этом бизнес-процессы не были изменены.

Примерно в 15:00 я сообщил о своих наблюдениях моему директору в Гонконге. Я был удивлен тоном своего собственного голоса: “Уэйни, деятельность этой компании скоро остановится. Поставки клиентам производятся едва ли не наугад, производство противоречит планам, которые базируются на неверных прогнозах, перемещение материалов не регистрируется, документы не печатаются, и мы даже не знаем, какие заказы были отправлены за прошлый месяц! Как мы можем выставлять счета?”

Как все могло прийти в такой упадок? После шести успешных проектов, в которых система стабильно и надежно работала, а бизнес-процессы выполнялись на высоком уровне, мы думали, что понимаем те изменения, которые происходят в процессах. Быть может, проблема заключается в людях?

Выше приведена вполне реальная ситуация, произошедшая в большой многонациональной организации. По нашему опыту мы знаем, что такое происходит очень часто. В большинстве случаев внедрения SAP (независимо от устанавливаемой версии) система запускается в работу при полном отсутствии или при совсем невысоком уровне знаний о самой организации и тех последствиях, которые вызовет в ней внедрение системы. Изменения должны предприниматься ровно в том темпе, в котором сотрудники смогут их воспринять и понять. Это - не переход от прежних систем к SAP, который является причиной раздражения для персонала, а скорее изменение процессов, которое требуется, чтобы наладить работу этих систем. Более точно, это - интеграция процессов.

1.2. Интеграция процессов

Эффективность организации зависит от отношений, выстроенных между процессами, системами и сотрудниками. Поэтому, хотим мы того или нет, внедрению SAP сопутствует деятельность в трех на первый взгляд не связанных друг с другом сферах деятельности: разработка программного обеспечения, деловое администрирование и организационная психология. Если один из этих трех элементов остается без внимания, то два остальных не смогут заменить его. Как показано на Рис. 1.1 , организационные изменения в процессе внедрения SAP находятся на пересечении этих трех составляющих: сотрудников, технологий и процессов. Внедрение SAP требует не только изменений в системах (технология), но также фундаментальных изменений методов работы (процессы) и, как результат, - приобретения новых знаний и навыков, изменения поведения (сотрудники).

Рис. 1.1 Пересечение трех составляющих

Вы наверняка знаете, что не все проекты SAP успешны, и что возврат инвестиций иногда не является адекватным. С другой стороны, существуют организации, увеличившие свою прибыльность во много раз именно благодаря внедрению SAP. Возникает резонный вопрос: “Что отличает успешные организации от неуспешных?”

Если мы посмотрим внимательней на то, что отличает организации, успешно внедрившие SAP, от организаций, внедривших SAP неудачно, то мы увидим, что последние под целью внедрения ошибочно подразумевали установку программного обеспечения. Даже если простое внедрение поддерживается некоторыми изменениями в управленческой деятельности, этого еще недостаточно, чтобы сделать внедрение SAP успешным. Организации, выигрывающие от внедрения SAP, выигрывают именно потому, что рассматривают этот проект как фундаментальную предпринимательскую инициативу, которая трансформирует все предприятие. Конечно, установка программного обеспечения является частью этого процесса, но лишь малой частью. Другими словами, успешные организации понимают, что в основе проблемы лежат организационные, а не технические моменты. В следующих разделах мы постараемся более подробно рассмотреть эту ситуацию.

1.2.1 Фрагментация процессов

Майкл Хаммер, первый выдвинувший идею реинжиниринга бизнес-процессов, указывает, что основная причина неудач при внедрении SAP заключается в игнорировании некоторых особенностей функциональной организационной структуры, когда каждая бизнес-функция становится самостоятельной и независимой, превращается в обособленную “крепость”. Он назвал эту ситуацию “фрагментацией процессов”.

Рис. 1.2 Функциональная организационная структура (Hammer, 1998)

Как видно из Рис. 1.2 , подразделения в функциональной организационной структуре отделены друг от друга. Их знания о сквозных бизнес-процессах и потребностях клиента определяются информацией, накопленной в их собственных системах. В такой организации любой ответственный за сбыт с удовольствием примет заказ у клиента, но как только речь зайдет об информировании клиента о производственном графике, он окажется бессилен. Производственные данные накапливаются в системе управления производством. Стены между этими “крепостями” не позволят руководителю производства ответить на вопрос о том, когда будет поставлен заказ. Согласно функциональной организационной структуре, это - не его работа. При этом ответственный за сбыт не сможет объяснить клиенту, когда ему будут возмещены деньги за возвращенный заказ. Эта информация находится под надежной защитой финансовой системы учета.

1.2.2 Последствия использования функциональной организационной структуры

В функциональной организационной структуре, показанной в разделе 1.2.1, жизненный цикл заказа клиента фрагментирован информационными системами, которые накапливают информацию о нем шаг за шагом. На каждом этапе процесса функциональная информация о заказе передается следующему отделу, из-за чего каждый раз возникают задержки в обработке. Кроме того, недоразумения и недопонимания возникают из-за того, что входящая информация не всегда интерпретируется в том ключе, который подразумевался передающей ее “функциональной крепостью” (см. Рис. 1.2 ). Каждый отдел использует свою собственную терминологию и “кодирует” сообщения по законам своей субкультуры.

Удивительно, но факторы, более всего препятствующие ориентации функциональной организационной структуры на клиента, в то же время являются краеугольными камнями рационального менеджмента, описываемого следующим образом:

Компетентность. Можно с уверенностью сказать, что наши организации не смогли бы добиться тех успехов, которых они добились, если бы наши сотрудники не были компетентны. Однако компетентные сотрудники создают границы вокруг своих областей компетенции и начинают идентифицировать себя с этими границами. Вместо того чтобы говорить “Я работаю для компании ABC”, сотрудники говорят: “Я - из отдела разработок/производства/финансов/снабжения”. Компетентные сотрудники любят оставаться компетентными. Именно за это качество их приняли на работу и именно с ним они себя идентифицируют.

Автоматизация. Администрирование и отчетность должны быть автоматизированы в максимально возможном объеме, а ИТ-системы должны поддерживать бизнес. Прежде это означало фокусировку традиционных информационных систем на “крепостях”. Традиционные системы были разработаны согласно техническим заданиям, полученным от компетентных менеджеров “крепостей”. Они обрабатывают только те данные, которые являются релевантными для их отделов, и создают только те отчеты, которые подтверждают их компетентность. Такой подход усиливает фрагментацию, делая процесс непрозрачным, громоздким и неэффективным.

Вознаграждения за повышение эффективности. Рациональный менеджмент утверждает, что вознаграждения, стимулы и системы измерений разработаны для поощрения высокой эффективности труда сотрудников. Однако в функциональной организационной структуре эффективность измеряется не эффективностью всего процесса, а уровнем эффективности каждого отдела. Ключевые показатели эффективности (KPI), используемые для поощрения профессиональных достижений (например, за грамотный подбор персонала, сокращение затрат отдела на 10%), на деле могут снизить эффективность всего “сквозного” процесса (например, от заказа до оплаты).

1.2.3 Что изменяется с внедрением SAP?

SAP - это интегрированное программное обеспечение, которое предназначено для всех “крепостей” организации и объединяет их с помощью общих данных и бесшовных интерфейсов. Целью SAP является сквозная интеграция фрагментов процесса, будь то процесс учета и отчетности, цикл от заготовки до получения оплаты, от заказа до получения оплаты или от найма до увольнения.

Интеграция фрагментированного процесса - это серьезная реинжиниринговая задача. Процесс становится прозрачным, поскольку выполнение транзакций ставится при разработке систем SAP во главу угла. SAP также адаптирует выполняемый поток данных под выполнение транзакции. Это очень важный момент, так как таким образом в корне изменяются методы работы сотрудников, а также способы распределения информации и принципы доступа к ней. Точнее говоря, вы столкнетесь со следующими результатами внедрения, которые заставят вас переосмыслить привычные способы достижения целей:

• Задачи более не сужены рамками информационной системы конкретного отдела. Вы не только будете иметь доступ к данным других “крепостей”, вы также сможете проверить пригодность введенных вами данных для дальнейшего использования. Это означает, что вам придется лучше понимать работу сотрудника, следующего за вами в процессе выполнения задания.
• Организационные границы исчезают, поскольку бесшовные интерфейсы позволяют охватить взглядом все организационные функции. На самом деле это вызывает у сотрудников “культурный шок”, так как им вдруг становятся доступны как все накопленные знания, так и неразбериха в других отделах. Привычная вертикальная коммуникация и информационные потоки ликвидируются и заменяются в функционировании процесса горизонтальными.
• Рядовые сотрудники получают определенное могущество, т.к. получают доступ к вселенной данных. Информация - это сила, поэтому такое перераспределение является большим делом, забирая часть этой силы у менеджеров и распределяя ее среди рядовых сотрудников. Однако, что нет никакого смысла в распределении полномочий между сотрудниками, если они не несут ответственности за свои действия. Критичным является своевременный ввод корректных данных. Поэтому возможно самым серьезным изменением является изменение отношения к делу: сотрудники перестают быть контролируемыми обработчиками данных и становятся самостоятельными ответственными личностями, обладающими глубоким пониманием происходящих процессов. SAP работает только тогда, когда сотрудники лично отвечают за информацию, которую они вводят в систему.
• Процессы становятся стандартизованными и система встраивает вас в строго определенные потоки операций. Счета-фактуры не оплачиваются без соответствующих заказов на поставку, уровни запасов не обновляются без надлежащего подтверждения производственного заказа, продукты не отгружаются без накладных и отпуска материала. Благодаря этому герой ские поступки (“Давайте просто сделаем это, а документы подготовим позже”) становятся невозможными. Это - настоящая проблема, если ежедневная работа состоит из несистемных вмешательств. Стандартные процессы также существенно влияют на способ ввода информации и изменяют требования к поддержке. Поскольку все отделы должны работать в одной системе с одинаковыми данными, то доступность системы и ее время отклика становятся критичными как никогда прежде.

1.2.4 В чем суть внедрения SAP: управление персоналом

SAP остается верен своему обещанию увеличить эффективность бизнес-процессов. Благодаря этому может полностью измениться ваш способ ведения бизнеса. Внедрение SAP позволяет совместно использовать данные и увеличивает межфункциональную коммуникацию. Вы получите эти результаты в любом случае, хотите вы того или нет, поэтому лучше как можно быстрее обрести контроль над этими процессами. При внедрении любого программного обеспечения мы обращаем внимание на следующие моменты:

• анализ потребностей
• конфигурация/разработка
• требования к оборудованию и системная производительность
• планирование загрузки
• очистка данных
• обучение пользователей
• приемочный контроль оборудования и пользователей

Эти факторы являются необходимыми, но не достаточными для успешного внедрения SAP. Успех внедрения SAP во многом зависит от управления нетехническим ресурсом - персоналом. Согласно Майклу Хаммеру (2005) ключевыми для успеха внедрения SAP являются следующие факторы:

• позиционирование внедрения SAP в качестве стратегической бизнес-проблемы
• проектные группы с выделенными ресурсами из всех отделов организации
• передача ответственным за процесс лицам полномочий для принятия решений (это пункт необходимо подчеркнуть особо, т.к. во многих организациях не всегда есть даже ответственные за процесс). Эти сотрудники должны иметь необходимый уровень полномочий, а также быть подготовлены к своей роли и понимать ее.
• постоянная работа на методологической основе с соблюдением плана проекта
• использование системы для быстрого принятия решений и отказ от повторных рассмотрений проблем
• концентрация усилий и сохранение энергии
• распределение времени и планирование от реалистичных и неизменных конечных сроков
• обеспечение внедряемости проекта посредством всестороннего участия компании
• обеспечение баланса усилий в рамках реалистичных возможностей и масштабов
• программное управление, объединяющее все вышеперечисленное
• серьезное отношение к каждому этапу
• безостановочное движение по пути управления изменениями: человеческий фактор
• ответственность в действиях и руководстве.

Обратите внимание, что ни один из этих критических для успеха факторов не является технологическим по своей природе. Все это - организационные проблемы. Следовательно, верно популярное утверждение Майкла Хаммера: “Персонал - самая большая проблема”.

1.2.5 Примеры компаний, серьезно относящихся к процессам

изменили свои процессы и структуры перед внедрением SAP. Необходимо убедиться, что сотрудники и структуры организованы таким образом, что могут безболезненно перейти к работе в полной интеграции друг с другом. Только после этого можно начать думать об увеличении эффективности работы вашей организации с помощью SAP.

Компания A: международная компания в химической промышленности

Будучи глобальным игроком химической отрасли, эта компания имеет законченную вертикальную цепочку от производства продукции до продаж населению. Исторически сложилось так, что рост бизнеса привел к появлению множества локальных пунктов продаж, каждый из которых имел небольшое производство и невысокую вместимость складских помещений. Каждый из этих пунктов обладал некоторой независимостью, которая способствовала высокому уровню децентрализации. Локальные пункты накапливали свой собст венный практический опыт, производили и вводили свои

собственные данные и основывали на этом свою работу. Поначалу было очень трудно убедить персонал в преимуществах стандартизации и централизации. Они организовывали свой мир привычным образом и все работало хорошо: локальные центры распределения с локальной поддержкой клиентов; локальные полномочия на закупки на большой территории; локальное планирование и выполнение транспортировок; локальное выставление счетов и локальные склады с запасными частями для операций по обслуживанию оборудования.

Из-за усилившейся конкуренции и сократившейся вследствие повышения цен на энергоносители и сырье прибыли, руководство компании приняло решение о запуске проекта стандартизации в международном масштабе. Результатом этого стала интегрированная среда SAP с географическим делением на регионы, включающие, в свою очередь, множество пунктов продаж.

Каждый пункт продаж централизовал свои бизнес-функции и стал выполнять их с учетом всего своего региона. Каждый регион получил центр обслуживания для каждой из следующих функций:

• распределение и складирование централизованы в одной точке. По-прежнему существуют локальные запасы, однако всеми запасами одного региона централизованно управляет один центр.
• что касается закупок, то потоки операций утверждения были установлены для целого региона, и один единственный сводный каталог обеспечил лучшие условия закупок, чем существовали прежде.
• появилась единая точка контакта для управления заказами и обслуживания клиентов.
• так же как распределение, было централизовано и планирование транспортировки.
• контроль над поставками запасных частей был достигнут с помощью консолидации в один центральный склад, обслуживающий целый регион.

Компания B: международный производитель автомобилей

В этой компании, имеющей представительства по всему миру, все процессы бухгалтерской отчетности поддерживались локальными системами, которые фокусировались, в первую очередь, на поддержке местных законодательных требований. Вдобавок к этому в большинстве случаев системы были установлены на локальных серверах. Это привело к следующему:

• фрагментированная среда бухгалтерского учета
• разработка систем бухгалтерского учета только для местных (законодательных) требований
• отсутствие стандартизованных или общих методов работы (принципов и правил бухгалтерского учета)
• объединение на уровне группы занимало слишком много времени
• фрагментированная информация
• системная фрагментация: огромное количество интерфейсов к другим локальным системам (т.е. системам учета поступлений заказов)

Вся эта ситуация вызвала снижение эффективности, выразившееся в слишком продолжительном времени выполнения процессов. К тому же техническая инфраструктура стала требовать от компании слишком больших расходов. Руководство компании приняло решение о внедрении SAP. Были получены следующие результаты:

• более интегрированная среда
• глобальная среда бухгалтерского учета
• стандартизованные методы работы, по преимуществу использующие системы бухгалтерского учета в группах; один глобальный план счетов
• замененные прежние системы
• оптимизация прохождения информации в организации, упростившая процесс объединения

Кроме того, с помощью внедрения глобальной структуры новая система позволила оптимизировать процесс управленческого учета.

Люк Галоппен

Люк Галоппен - управляющий директор Reply Management Consulting, консалтинговой компании, специализирующейся на организационных изменениях. Свой опыт в области организационных изменений при работе с программами SAP он собрал благодаря работе в разных сферах и общению с сообществами пользователей, а также различным во время выполнения различных задач в области менеджмента. Его клиенты работают в химической, газовой и косметической отраслях. Кроме того, он читает лекции на тему организационных изменений и коммуникаций в различных компаниях и в нескольких бизнес-школах. Г-н Галоппен имеет степень магистра прикладной экономики Лейвенского католического университета и степень магистра по европейским промышленным отношениям Уорвикской бизнес-школы.

В данной колонке публикуются некоторые главы из книги " Управление организационными изменениями при внедрении SAP®". Данная книга переведена и опубликована нашим издательством. Вы можете приобрести ее, перейдя по ссылке .

ALPE consulting предоставляет полный комплекс услуг по разработке и внедрению информационных систем на предприятиях различных отраслей и масштабов бизнеса.

Внедрение SAP: концептуальное проектирование, настройка и .

Внедрение решений SAP организуется на основе двух типов методологий:

ASAP Focus и инновационной методологии AGILE.

Этапы проекта внедрения по методологии ASAP Focus:

• Настройка и разработка решения
• Интеграционное тестирование
• Поддержка после продуктивного старта

Этапы проекта внедрения по методологии AGILE:

• Развертывание прототипа системы и подготовка проекта внедрения (детальный план проекта, организационные документы проекта, определение взаимоотношений между командами исполнителя и Заказчика с определением ответственных лиц)
• Оценка предлагаемых в прототипе решений в соответствии с требованиями бизнеса Заказчика и локальными требованиями законодательства (в случае ведения проектов за пределами территории РФ)
• Квалификация решения (согласование дельта-требований со стороны Заказчика, изложенных в концептуальном проекте)
• Настройка и разработка релиза 1
• Обучение ключевых пользователей
• Настройка и разработка релиза 2
• Тестирование прототипа и определение дельта-требований
• Настройка и разработка релиза 3
• Тестирование прототипа и определение дельта-требований=
• Настройка и разработка релиза 4
• Приемка системы
• Подготовка к продуктивному старту и старт
• Поддержка после продуктивного старта

*количество релизов определяется исходя из сложности общей функциональности. Преимущества данного подхода заключаются в том, что Заказчик «погружается» в функциональность системы на более ранних стадиях (требуется вводное обучение уже на этапе реализации релиза 1, затем промежуточные тестирования релизов в системе). Риски не соответствия реализованной функциональности требованиям Заказчика при этом стремятся к минимуму.

Миграция с SAP ERP на S4HANA

SAP S/4HANA - это ERP нового поколения для автоматизации основных процессов компании (финансы и управленческий учет, производство, логистика, продажи и сервис), которое призвано стать настоящим цифровым ядром вашего бизнеса.

Основные возможности и преимущества:

• Лучшие отраслевые практики, накопленные за 45 летний опыт компании SAP и ее партнеров.
• Новейший интерфейс пользователя FIORI унифицированный для любых устройств, позволит пользователям быстро адаптироваться к системе и получить удовольствие от работы.
• Использование сценариев машинного обучения для помощи в рутинных операциях.
• Поддержка концепции интернет вещей (Internet of Things) для объединения всех активов компании в единую сеть.
• Высокопроизводительная InMemory база данных SAP HANA дает возможность обработки огромного массива данных в режиме реального времени. Отчет, который строился несколько часов, вы получите за несколько секунд.
• Снижение TCO, за счет сжатия базы данных и ускорения регламентных процедур

ALPE4HANA

ALPE4HANA - локализованное решение для России на платформе SAP S/4HANA предназначено для производственных предприятий, предприятий оптовой торговли и содержит бизнес-процессы следующих функциональных областей:

• финансы (бухгалтерский учет, управленческий учет);
• планирование и учет производства;
• управление сбытом и продажами;
• закупки и управление запасами;
• а также включает специфичные для российских предприятий формы отчетности и первичного учета.

Преимуществом ALPE4HANA является то, что это готовое преднастроенное решение, позволяющее снизить риски при последующих внедрениях. В его основе лежит консолидация лучших проектных решений.

Это относительно доступное, с точки зрения бюджета, решение, в котором применены локализованные бизнес-процессы с готовой конфигурацией и документацией.

Большим плюсом с точки зрения заказчика является предсказуемость и наглядность работы системы. Уже во время демонстрации прототипа заказчик видит, что он получит в итоге.

В состав решения входят преднастроенные формы обязательной отчетности для Российской Федерации.

Представляет собой автоматизированную систему управления основными внутренними процессами компании, включая бухучет, финансы, производство, торговлю, управление персоналом, складскими запасами и многими другими направлениями деятельности. Best Practice в бизнес-процессах, гибкость, масштабируемость, адаптация под правовой контекст любой страны и индивидуальные потребности конкретного предприятия - основные факторы успеха системы, созданной немецкими разработчиками ПО и ставшей одной из наиболее применяемой во всем мире.

Внедрение SAP – серьезный, многоэтапный процесс перехода бизнеса на принципиально иные формы управления. Он предполагает проведение предпроектной подготовки и выбор оптимальных решений как с технической, так и с финансовой стороны.

Один из наиболее актуальных вопросов, интересующий клиентов, принявших решение осуществить внедрение SAP – стоимость проекта. Она складывается из множества факторов, но для нашей компании ее обоснованность является важнейшим критерием успешной реализации проекта. Наши специалисты предлагают рациональные решения, финансовая сторона которых просчитана с учетом максимальной практической отдачи для конкретного клиента.

Внедрение SAP системы по глубине проводимых преобразований можно считать одной из важнейших вех в истории развития компании, успех которой зависит от слаженной работы разработчиков и собственного персонала компании. При этом во внедрении системы принимают участие не только IT-службы, но и все остальные структурные подразделения.

Результаты внедрения SAP

Внедрение SAP на предприятии позволяет решать разноплановые производственные, маркетинговые и управленческие задачи, влияющие как на показатели работы в целом, так и по конкретным направлениям деятельности.

К числу основных преимуществ, достигаемых с помощью внедрения SAP, можно отнести:

• снижение себестоимости выпускаемой продукции (работ, услуг);
• повышение производительности труда за счет качественного изменения существующих подходов, методов управления и бизнес-процессов;
• укрепление договорной дисциплины и соблюдение сроков поставок;
• получение доступа к качественной аналитике;
• улучшение управляемости бизнес-процессами;
• повышение качества и скорости принимаемых управленческих решений;
• и как вследствие всех этих преобразований – повышение конкурентоспособности компании на рынке, увеличение капитализации и размера получаемой прибыли.

Основные этапы внедрения SAP

Успешная разработка и внедрение САП требуют полной интеграции предлагаемых SAP-технологий с существующей информационной архитектурой предприятия. От исполнителя это требует в первую очередь серьезных технических знаний, обширного опыта внедрения систем и модулей САП, а также глубокого понимания специфики бизнеса и производственной деятельности заказчика.

Основными этапами внедрения SAP являются :

• Подготовка проекта (Готовится устав проекта, план проекта, регламенты. Проводится обследование и разрабатывается архитектура решения)
• Разработка концептуального бизнес-проекта (Описание «to be» в терминологии SAP. Оргструктуры; основных данных; бизнес-процессов; выходных форм; отчетов; доработок. Подготовка сценариев для функционального тестирования)
• Настройка прототипа и ФТ (Настройка прототипа системы и тестирование согласно подготовленным сценариям. Подготовка основных данных заказчиком (справочники). Подготовка сценария интеграционного тестирования)
• Донастройка системы и ИТ (Интеграционное тестирование) (Донастройка системы по результатам функционального тестирования. Проведение интеграционного тестирования. Доработка основных данных. Необходимые разработки в течение проекта, занимающие обычно, не более 10-15% от общего объема работ)
• Подготовка системы к продуктивному старту (Развертывание рабочих мест. Обучение конечных пользователей. Загрузка основных и переменных данных.)
• Продуктивный старт и поддержка продуктивного старта (Дозагрузка основных и переменных данных. Оперативное сопровождение конечных пользователей. Закрытие первых периодов)

Уровень подготовки специалистов нашей компании, глубокие знания ими производственных процессов и механизмов управления бизнесом, а также наличие собственной методологии внедрения позволяет нам гарантировать быстрое и качественное внедрение SAP-систем различного уровня сложности.

В отличие от традиционных проектов по разработке программного обеспечения, внедрение SAP делится на три фазы: предвнедрение, внедрение и поствнедрение. Фаза предвнедрения рассматривается в главах 10 и 11. Внедрение с использованием методологии AcceleratedSAP (ASAP) рассматривается в главах с 12 по 17. Фаза поствнедрения обсуждается в главах 18 и 19.

Предвнедрение Стадия предвнедрения подразумевает формирование проекта и организационного комитета, создание команды проекта внедрения, а также установку компьютерного оборудования и программного обеспечения SAP. Установка программного обеспечения включает в себя подготовку оборудования и инфраструктуры, установку операционных систем, баз данных, клиентского программного обеспечения и системы SAP R/3. Административная функция при внедрении SAP подразумевает системное администрирование, оперативное управление R/3, администрирование сети, баз данных, принтеров, профилей клиентов и пользователей, администрирование безопасности и т. д. Другой важный аспект деятельности на этом этапе - обучение команды проекта внедрения и других пользователей, от этого аспекта зависит успех всего проекта.

Обучение Учитывая сжатые сроки проектов по внедрению SAP, компания SAP выделяет обучение как крайне важный компонент успеха любого такого проекта. Компания SAP предлагает широкий спектр курсов обучения, которые охватывают все организационные аспекты любого проекта SAP. Тематика этих курсов варьируется от общего обзора системы до тщательного изучения той или иной темы. Курсы обучения делятся на три уровня трудности:

Уровень 1 - Одно-двухдневные курсы, знакомство с технологией R/3 Уровень 2 - Трех-пятидневные курсы, обеспечивающие начальную специализацию в той или иной области Уровень 3 - Трех-пятидневные курсы, обеспечивающие глубокие познания в области, которая изучалась на уровне 2.

Курсы 10о уровня предназначены для тех, кто принимает принципиальные решения по системе, эти курсы рекомендуется проходить до начала проекта внедрения.

Компания SAP также предлагает Академические курсы для партнеров SAP, которые длятся 5-7 недель и включают в себя интенсивное изучение того или иного модуля (FI, СО, HR, SD, АВАР, Basis и т.д.). На этих курсах рассматриваются самые важные аспекты того или иного модуля, начиная от знакомства с модулем и заканчивая тщательным изучением конфигурации и работы на примере торговой компании. Выпускники этих курсов получают звание «Сертифицированный консультант» по тому или иному модулю. Раньше эти курсы были открыты только для консалтинговых партнеров SAP, сейчас они открыты для всех клиентов SAP.

Инсталляция SAP

Инсталляция SAP подразумевает установку базовой лицензии SAP и настройку пользовательского интерфейса. Это позволяет системе SAP осуществлять строгий контроль над качеством и эффективностью.

В недрение Малым и средним предприятиям компания SAP рекомендует ускоренную методологию внедрения AcceleratedSAP, которая состоит из пяти этапов:

Подготовка проекта

Составление схемы процессов предприятия

Реализация

Окончательная подготовка

Запуск и техподдержка.

Поствнедрение Фаза после внедрения подразумевает установку таких служб системы, как Справка SAP, систем восстановления потерянных данных и архивных систем. После внедрения базовых модулей можно приступать к внедрению других модулей - таких, как Хранилище данных SAP (BW), SAP Документооборот (Workflow) и т.д., а также ознакомиться системной архитектурой SAP, которая позволяет просто и быстро добавлять новые функции в систему.

Для эффективной работы системы SAP важнейшую роль играет обучение команды внедрения и конечных пользователей.