Срок внесения записи о переводе в трудовую книжку и в личную карточку работника. Оформление трудовой книжки Период внесения записи в трудовую книжку

Вопрос о том, в течение какого времени нужно заполнить трудовую книжку о приеме на работу, остается довольно острым и зачастую спорным. Хотя законодательством прописаны, казалось бы, четкие нормы.

Порядок оформления приема на работу

Для начала необходимо определиться с тем, как правильно оформлять прием сотрудника на работу.

Приемом на работу, согласно текущему законодательству, является тот момент, когда руководителем (работодателем) издается приказ о приеме на работу сотрудника. Приказ должен быть составлен на основании заключенного с сотрудником трудового договора, его условия должны соответствовать условиям, прописанным в трудовом договоре. Таким образом, сначала заключается трудовой договор и только после этого издается приказ, а не наоборот, как это часто случается. Очень желательно также заключить с сотрудником договор о полной материальной ответственности.

В трехдневный срок с момента фактического начала работы приказ должен быть объявлен сотруднику и выдан на подпись. Сотрудник вправе потребовать выдать заверенную копию приказа о приеме на работу.

При приеме на работу обязательно необходимо ознакомить сотрудника с правилами внутреннего распорядка и рядом других нормативных документов, которые применяются на предприятии – это осуществляется также под роспись.

Стоит учитывать, что в случае, если принятый сотрудник является бывшим государственным или муниципальным служащим, нынешний работодатель должен сообщить бывшему работодателю о принятии сотрудника на работу.

Ведение трудовых книжек

Все кадровики обязаны точно знать, когда делать запись в трудовой книжке о приеме на работу. Согласно Трудовому кодексу, работодатель ведет трудовую книжку только в том случае, если сотрудник проработал у него свыше пяти дней и данная работа является для него основной. Таким образом, запись в трудовой книжке может быть сделана даже на шестой день работы, но с указанием начала периода фактической работы на предприятии.

В случае, если у работника по каким-либо причинам нет трудовой книжки, работодатель должен ее завести, если сотрудник устраивается на основное место работы. Нормативных документов, которые заставляли бы проверять наличие трудовой книжки или предыдущие места работы (кроме трудоустройства на государственную или муниципальную службу), нет. Таким образом, наличие или отсутствие трудовой книжки узнается со слов сотрудника.

Если работа является неосновной, то сведения о совместительстве могут быть внесены в трудовую книжку по желанию сотрудника по его основному месту работы. Такие сведения вносятся на основании справки, выданной по месту работы по совместительству. Трудовую книжку никто не имеет права куда-либо передавать.

Статус трудовой книжки

Запись приема на работу в трудовой книжке является обязательной, но статус данного документа постепенно становится все меньше.

В СССР трудовая книжка была фактически единственным законным подтверждением стажа работника. Только с ней можно было заявить о своих претензиях на пенсию. Со временем система упрощала жизнь работнику, давая возможность подтвердить стаж иным образом.

Например, с 1997 года ФСС и Пенсионный фонд также стали вести учет стажа работы, так что с этого времени оформление пенсии фактически перестало зависеть от трудовой книжки. Каждый желающий сегодня может получить выписку о своем стаже, согласно с данными ПФ России.

Основания для подсчета стажа

Копии приказов о принятии на работу и увольнении также стали служить в качестве документов, подтверждающих стаж работы. Таким образом, теперь совершенно необязательно иметь трудовую книжку для того, чтобы начать оформлять пенсию – ранее без нее пенсионное дело заводить было нельзя.

Тем не менее, трудовая книжка является обязательной к оформлению на основном месте работы. Если сотрудник, по сути, может хоть на каждое место работы устраиваться без трудовой книжки, то работодатель о ее наличии должен позаботиться. Выходит, что трудовая книжка больше нужна работодателю, чем работнику. Для последнего достаточно, чтобы работодатель правильно проводил удержания и начисления на заработную плату.

Квалификация

Ранее в трудовую книжку необходимо было вносить абсолютно все изменения в статусе работника. Фактически единственным документом, который подтверждал смену квалификации, была именно трудовая книжка. Сегодня это делать не обязательно – о карьерном росте сотрудника информацию можно почерпнуть из его резюме, а не из трудовой. В случае возникновения вопросов можно обратиться к предыдущему работодателю. С одной стороны, это упрощает работу, с другой – появляются возможности для предвзятого отношения к работнику со стороны бывшего работодателя. Для работников же подобные нововведения хороши в том смысле, что некоторые отрицательные моменты трудовой деятельности можно скрыть.

Расчет пенсии

Ранее трудовая книжка сильно влияла на получение пенсии, потому что ею фиксировалась непрерывность стажа. Сегодня эта функция утрачена, так как величина начисленной пенсии находится в зависимости не столько от стажа, сколько от величины отчислений в Пенсионный Фонд. Минимальный стаж для того, чтобы получить пенсию, сегодня составляет 5 лет, к 2025 году возрастет до 15. Молодые россияне (родившиеся после 1967 года) имеют широкие возможности касательно получения пенсии и выбора пенсионного фонда, который будет обеспечивать их старость. Поэтому вопросом, как заполнить трудовую книжку при приеме на работу, озабочены больше кадровики.

Непрерывность стажа

Получение больничного листа сегодня также практически не зависит от стажа, а следовательно, и от заполнения трудовой книжки. С 2007 года непрерывность стажа не влияет на расчет больничного листа.

В целом, такой анахронизм, как непрерывность стажа, практически полностью остался в прошлом. Сегодня работник для получения хорошей пенсии фактически должен заботиться о правильности отчислений, приличном доходе и отсутствии нарушений трудовой дисциплины.

Награды

Не является обязательной сегодня запись о награждениях и поощрениях, хотя подобные разделы в трудовой книжке остались. В советское время они играли значительную роль в карьере работника – сегодня это осталось в прошлом. В основном такие записи делают в бюджетной сфере, особенно в государственной и муниципальной службе. В остальных же сферах деятельности такие записи не делают, а законодательно это в строгом порядке не регулируется.

Так ли нужна трудовая книжка работодателю

В данном вопросе закон можно трактовать двояко – в этом смысле есть определенные недоработки.

С одной стороны, законодательство четко регулирует наличие трудовой книжки и разграничивает понятия основного места работы и работы по совместительству. Есть разъяснения по поводу заполнения трудовых книжек.
С другой стороны, работодатель фактически может и не делать запись в трудовую книжку о приеме на работу, если с сотрудником подписан трудовой договор – контракт, в котором изложены все требуемые законодательством разделы и пункты.

Государственные предприятия стараются исправно вести трудовые книжки, так как в ходе проверок руководство может испытать неприятности. Для частных предприятий, особенно крупных, трудовая книжка является пережитком старого.

Что еще нужно знать о трудовой книжке

Если на предприятии трудовая книжка все-таки есть, необходимо знать еще ряд особенностей работы с ней.

Так как заполнение трудовой книжки и прием на работу – это пока требование, от которого массово не отказываются, заполнена она должна быть правильно:

в трудовой книжке желательно иметь запись о полученном образовании или приложить документ (копию документа) о его получении}
каждый прием на работу и увольнение должны быть скреплены печатью организации, которая хорошо видна и читаема}
каждая запись должна содержать документ, на основании которого она сделана, его номер и дату}
все записи должны быть сделаны читаемым почерком, без двусмысленностей}
при наличии исправлений они должны быть выполнены должным образом и заверены}
трудовая книжка всегда подается в оригинале.

Работник не имеет права выносить трудовую книжку, если является сотрудником данного предприятия – она выдается только при увольнении. По требованию, можно снять копию с отдельных страниц или скопировать всю трудовую книжку.

Перспективы использования трудовых книжек

Государство постепенно расширяет возможности сотрудников касательно подтверждения своего стажа, делая трудовые книжки уже не той ценностью, которой они были 25 лет назад. Однако полностью этот документ из оборота не ушел и к работодателям предъявляются законные требования по поводу ведения трудовых книжек.

К тому же, есть определенная категория работодателей, которая любит смотреть именно в трудовую книжку, а не в резюме, считая, что в последнем можно написать что угодно. С одной стороны, это даже верно: резюме подтверждается только подписью автора, а в трудовой книжке стоит печать предприятия, значит, есть высокий уровень ответственности. С другой стороны, тот факт, что сотрудник проработал на какой-либо должности определенное количество времени, еще не говорит о высоком уровне его способностей.

С развитием электронного документооборота значимость трудовых книжек становится все меньше. Правда, для карательных органов появилась лазейка в виде расхождения данных трудовой книжки и учета органов ФСС и Пенсионного фонда: есть повод провести проверку, в результате которой финансово могут пострадать и сотрудник, и работодатель. К тому же, электронный документооборот – это слишком большое для страны новшество, чтобы моментально прижиться. Многие просто отрицают электронный документ как таковой, а государство пока не утвердило нормативную базу, запрещающую их не принимать.

Вы можете пользоваться этими материалами в работе. Они наверняка Вам сослужат добрую службу. Однако перепечатка материалов этой книги на другие сайты без согласия авторов запрещена. Просьба отнестись с пониманием. В интернете можно оставлять ссылки на страницы данного раздела.

Выберите и нтересующий Вас раздел:

Правовое регулирование вопросов ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек и вкладышей в них

Образец заполнения титульного листа трудовой книжки по «старому» диплому в прошлые годы
Образец заполнения титульного листа трудовой книжки на основании «нового» диплома по последним требованиям законодательства (фрагмент)
Глава 4. Заполнение сведений о работе
4.1. Записи о приеме на работу
4.2. Записи о времени службы (доступно в справочной базе ИКС и в
Правила оформления записей о времени службы

.......//.

...///...

4.3. Записи о присвоении нового разряда/категории, установлении второй профессии (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
Записи о присвоении нового разряда, категории и т.п.
Записи об установлении второй профессии
4.4. Записи о переводах на другую работу (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
Правила оформления записей о переводе работника на другую работу
Записи о постоянных переводах
«Превращение» временного перевода в постоянный. Записи в трудовую книжку
4.5. Записи о переименовании и реорганизации работодателя – организации (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
Правила оформления записей о переименовании организации
Записи о реорганизации организации
4.6. Записи о переименовании должности (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
Сложности оформления переименования должности
4.7. Записи об увольнении
4.8. Записи о работе по совместительству (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
Правила оформления записей о работе по совместительству
Внутреннее совместительство
Внешнее совместительство
Внесение записей о работе по совместительству разными работодателями
Внесение записей о давно минувшем совместительстве
Глава 5. Записи о награждении (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
Глава 6. Дубликат трудовой книжки (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
Случаи, когда работнику может быть выдан дубликат трудовой книжки
Оформление дубликата трудовой книжки при утрате трудовой книжки работником
Оформление дубликата трудовой книжки в случае признания недействительной записи об увольнении или переводе на другую работу и в случае, если трудовая книжка пришла в негодность
Оформление дубликатов трудовых книжек при массовой утрате работодателем трудовых книжек
Вопросы-ответы по Главе 6
Глава 7. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
7.1. Изменение сведений о работнике на титульном листе трудовой книжки
Правила оформления изменений сведений о работнике на титульном листе трудовой книжки
Изменение фамилии
Изменение образования
7.2. Исправление ошибок на титульном листе трудовой книжки
Исправление на титульном листе трудовой книжки ошибок, обнаруженных сразу при заполнении титульного листа
Исправление «старых» ошибок на титульном листе трудовой книжки
7.3. Правила исправления записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки
Кто вносит исправления?
На основании чего производятся исправления?
Порядок исправления записей в трудовых книжках
7.4. Исправление ошибок в заголовках (наименование работодателя) перед записями в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки
Типичные ошибки, допускаемые при оформлении заголовков
Ошибка - пропущен заголовок и сделана запись о приеме на работу
Ошибка в заголовке
Случай, когда в разделе «Сведения о работе» поставили порядковый номер записи, дату внесения записи перед заголовком (наименованием организации) и/или указали приказ в графе 4 напротив заголовка, а не напротив записи о приеме
7.5. Исправление ошибок, допущенных при указании должности и структурного подразделения в записях о приеме на работу
Правила исправления ошибок, допущенных при указании должности и структурного подразделения в записях о приеме на работу
7.6. Исправление записей об увольнении в трудовой книжке
Исправление основания увольнения
Восстановление работника на работе
7.7. Исправление дат приема на работу (перевода, увольнения) в трудовой книжке
Сложности исправления дат приема на работу (перевода, увольнения) в трудовой книжке
7.8. Исправление даты и номера приказа в графе 4 разделов трудовой книжки
Сложности исправления даты и номера приказа в графе 4 разделов трудовой книжки
7.9. Исправление в трудовой книжке записей, внесенных ошибочно
Сложности исправления в трудовой книжке записей, внесенных ошибочно
7.10. Внесение пропущенных записей в трудовую книжку
Сложности внесения пропущенных записей в трудовую книжку
Глава 8. Вкладыш в трудовую книжку (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
Вопросы-ответы по Главе 8
Глава 9. Учет, хранение, выдача трудовых книжек (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
Учет и хранение трудовых книжек
Выдача трудовых книжек работникам

В российском законодательстве относительно различного вида документов существуют свои определенные правила по их заполнению. Также у каждого из них имеются сроки. Не является исключением рабочая книжка сотрудника. Каковы сроки заполнения трудовой книжки при приеме на работу? Этот вопрос актуален тем, что он требует развернутого и точного разъяснения.

Прием на работу сотрудника

Чтобы устроиться на работу, необходимо предъявить определенный перечень документации, подтверждающей многие интересующие аспекты для руководителя:

паспорт}
трудовая}
пенсионное свидетельство}
военный билет}
аттестат или диплом}
документы о дополнительном образовании.

Для получения отдельного рода работы могут потребоваться такие документы:

водительские права}
разрешение на данный вид деятельности}
медкнижка.

Другой вид документации не записан в Трудовом кодексе России. Руководитель и гражданин, пришедший к нему, должны об этом знать.

Работодатель, принимая на работу сотрудника, должен издать приказ о его назначении. На основании данного документа нужно будет внести запись в трудовую и личное дело.

Оформление трудовой книжки

Человеку, который хочет обрести работу, в обязательном порядке нужна его рабочая книжка. Если гражданин уже трудился в какой-либо компании, то данный документ должен быть у него на руках. Но когда человек пришел в первый раз устраиваться, то здесь нужно обратиться к работодателю.

По закону современные книжки можно приобрести в тех организациях, которые уполномочены на данный вид деятельности. Обычно предприятие закупает данный документ по цене, указанной в договоре.

Бланки трудовых находятся в кадровой службе или в подразделении, которое отвечает за них. По запросу работодателя происходит выдача книжки (нового бланка) сотруднику. При этом руководитель должен взять с него сумму, равную стоимости документа. Но есть исключения:

массовый характер уничтожения документации, которая находилась в организации}
неправильное заполнение бланка ответственным лицом.

Эти два случая говорят о том, что расходы на приобретение новой книжки ложатся на работодателя.

Также в каждой компании обязательно должны быть документы по учету трудовых:

книга по учету прихода и расхода}
книга по учету движения.

Эта бухгалтерская документация отслеживает все, что происходит с книжками сотрудников, а также ведет учет выдачи новых бланков и вкладышей.

Заполнение трудовой книжки

Книжка работника заполняется руководителем, кадровым работником, другим лицом, которое уполномочено на данный вид деятельности в связи со своими обязанностями. Первоначально трудовая оформляется в той организации, которая выдала сотруднику документ. Книжка имеет несколько разделов для заполнения:

титульник}
сведения о работе}
сведения о награждениях.

Каждая страница имеет свои правила при оформлении. Основная страница (титульный лист) несет личные данные о работнике:

дата рождения}
образование}
профессия, специальность.

В конце титульника есть специальная графа для подписи владельца и руководителя.

Сведения о работе и награждениях фиксируются на следующих разворотах книжки. Здесь прописываются все основные моменты работы сотрудника:

устройство}
перевод}
увольнение}
важные награждения и так далее.

При оформлении работника здесь же можно указать, что он являлся сотрудником особых подразделений (полиция, налоговая служба). При предъявлении военного удостоверения нужно вписать запись о службе в армии.

Любая информация в книжке работника должна подтверждаться определенным документом:

приказ}
документ об образовании}
решение собрания}
документ о смене личных данных.

И еще одна очень важная особенность в оформлении трудовой: каждая запись должна быть подтверждена подписью и печатью.

Как делают записи в титульном листе трудовой книжки

Для титульника есть одно важное правило: вносить информацию без ошибок. Когда на данной странице руководитель допускает неточность или недостоверность, то бланк считается испорченным. Составляется акт о его списании, который потом подшивается в отдельную папку, а затем испорченную трудовую уничтожают.

Существуют ситуации, когда ошибочную запись сразу не заметили. А работник очень долгое время проработал в организации, в трудовой отмечен его многолетний стаж. Здесь работодатели идут на уступки. Для исправления записи в титульнике аккуратно зачеркивают неверную запись и прописывают правильную.

Дополнения на титульном листе вносить можно. Это касается образования, профессии, специальности. Ставится запятая и после старой информации фиксируется новая. К тому же законодательство позволяет вносить изменения в ФИО владельца книжки. В этом случае полностью зачеркивают старые данные и рядом прописывают новые. Зачеркнутая надпись должна хорошо просматриваться. Зачеркивание отдельных букв или цифр запрещено.

Если сотрудник устроился в компанию, будучи студентом вуза, то информация о неполном высшем образовании непременно должна быть в титульнике трудовой. Когда работник получит диплом, он должен предъявить его руководителю для фиксирования информации о законченном высшем образовании.

В любом из этих вариантов сотруднику необходимо показать документ, который подтверждает подлинность информации. Его вписывают на обороте обложки трудовой (название, номер, число). Утверждается надпись подписью и печатью.

Как делают записи о работе и награждениях в трудовой книжке

Когда руководитель заполняет страницу, связанную с работой гражданина, то вначале он пишет название организации (полное и аббревиатура). Во многих компаниях существует уже заготовленная печать, в которой написано название предприятия. Для экономии времени просто ставится данный штамп в определенном месте трудовой.

Затем пишется порядковый номер записи, ее число, месяц и год. Основные данные фиксируются ниже наименования. При этом обязательно идет указание на статью Кодекса, Правил или Инструкции. По окончании записей нужно указать номер и дату документа, который является основанием для данной записи.

В книжке фиксируются только особые награждения. Мелкие поощрения – благодарности, грамоты – не вписывают. Также в трудовой не должны быть записаны наказания сотруднику. Единственное, что фиксируют – это увольнение (как вид наказания).

Так как информация в трудовой пишется от руки, ошибок не избежать. Если на основной странице неверное написание делает бланк непригодным, то в рабочих сведениях такие ошибки возможно исправить. Есть два важных вида ошибок:

пропущена запись}
допущена ошибка.

При допущении ошибки, неправильном написании запись также необходимо признать недействительной. Но при этом нужно зафиксировать правильное написание.

Еще один момент, который очень интересует кадровые службы и работодателей. Когда записей в книжке очень много и следующую вписывать некуда, то оформляется вкладыш в трудовую. С его помощью можно продолжить заполнение документа законным путем.

Документы, статьи ТК, подтверждение, подпись, печать – все это необходимо фиксировать в трудовой при заполнении и исправлении.

Когда идет заполнение рабочей книжки руководителем, то ему необходимо опираться на основополагающие документы:

Трудовой кодекс России}
Постановление о трудовых}
Постановление об Инструкции.

Соответственно, Правила и Инструкции, указанные в законодательстве, – это опора при оформлении книжек.

Если учесть, что по закону рабочая книжка ведется на всех сотрудников, которые работают в компании больше пяти дней, то оформление должно происходить, исходя из данного срока. Из этого следует, что для заполнения трудовой работодателю отводится семь дней со дня поступления сотрудника на работу. Также по всем правилам владелец книжки должен присутствовать лично в момент оформления и внесения всех записей в книжку. Его подпись потребуется и на титульном листе внизу страницы.

Работать с трудовой кадровик начинает со дня, когда сотрудник официально принят на определенную должность. Данный документ хранится в организации до того, пока работник не уволится. В таком случае при оформлении увольнения с указанием на необходимую документацию сотрудник обязан проверить правильность всех записей, сделанных в этой компании, и поставить свою подпись в знак подтверждения.

Копия трудовой книжки и ее сроки выдачи

При обращении во многие инстанции человеку необходимо собрать нужную документацию. В нее входит и копия трудовой. Руководитель не имеет права выдать книжку на руки, поэтому при подаче заявления от работника он должен за три дня выдать копию документа.

Каждая заполненная страница отпечатывается так, чтобы просмотреть записи представлялось возможным. Затем на каждой странице ответственный работник ставит должность, подпись и печать. По окончании процедуры необходимо заверить всю копию трудовой и написать «Копия верна». После этого нужно зафиксировать информацию о том, что сотрудник работает на предприятии по сегодняшний день.

Как и любая ксерокопия, копия книжки рабочего имеет свои сроки. При оформлении кредита (денежного, ипотечного) в банках требуется данный документ, который имеет срок действия в один месяц. Это в лучшем случае. Существуют такие банковские организации, которые устанавливают две недели и даже три дня. Это должно быть прописано в условиях при получении кредита, а компания обязана предупредить о сроках.

При оформлении заграничного паспорта УФМС установило месячный срок действия копии книжки. Но, идя на уступки, организация считает нужной возможность продления данного документа на рабочем месте гражданина при помощи повторной печати и подписи руководителя.

Есть и такого рода организации, где копия верна на протяжении трех месяцев с момента подписи ее работодателем.

Очень важно знать, что книжка работника – это его главный документ, который может подтвердить деятельность сотрудника, его стаж. Начисление пенсии тоже не обходится без трудовой. Именно поэтому стоит внимательно подходить к заполнению книжки и его срокам, установленным законодательством.

Кадровое делопроизводство

Ключевые слова:

1 -1

Аннинская школа интернат 35 01 09 2015 Принята воспитателем 2 категории в Приказ от 01.09.2015 № 136 дошкольное отделение Вносимые в трудовую книжку записи должны следовать одна за другой, а каждый из работодателей или кадровиков должен следить за наличием всех порядковых номеров. Можно ли сделать запись в трудовой книжке задним числом? В некоторых случаях запись вносится «задним числом». В этом нет ничего удивительного, если учесть, что записи могут вноситься в течение 5 рабочих дней после приёма работника. Главное, чтобы дата в графе не отличалась от указанной в трудовом договоре даты.Если, судя по документам, работник не вызывает доверия, вполне целесообразно сделать запись в трудовую книжку на пятый день, но не раньше. На практике часто встречаются случаи, когда недисциплинированные работники не выходили на работу на второй или третий день.

Запись в трудовую

Есть два важных вида ошибок:

пропущена запись}
допущена ошибка.

Ответственное лицо может забыть вписать в книжку наименование организации. Без данной записи вся нижестоящая информация будет незаконна. Поэтому неверную запись необходимо признать недействительной.
Ставится следующий порядковый номер в определенной строке, дата и запись о том, что предыдущие данные нужно считать недействительными. Затем ниже фиксируются наименование организации и остальные записи. При допущении ошибки, неправильном написании запись также необходимо признать недействительной.
Но при этом нужно зафиксировать правильное написание. Еще один момент, который очень интересует кадровые службы и работодателей. Когда записей в книжке очень много и следующую вписывать некуда, то оформляется вкладыш в трудовую.
С его помощью можно продолжить заполнение документа законным путем.

Когда вносить в трудовую книжку запись о приеме на работу

Первоначально трудовая оформляется в той организации, которая выдала сотруднику документ. Книжка имеет несколько разделов для заполнения:

титульник}
сведения о работе}
сведения о награждениях.

дата рождения}
образование}
профессия, специальность.

В конце титульника есть специальная графа для подписи владельца и руководителя.

Сведения о работе и награждениях фиксируются на следующих разворотах книжки.

Внимание

Если структура организации предусматривает наличие специального отдела по работе с кадрами или отдельного работника, ведающего кадровым делопроизводством – ответственность вменяется кадровой службе или кадровому работнику. При этом его деятельность должна курироваться работодателем, так как на него возложена ответственность за работу с документами повышенной отчётности и контроля, к которым относятся трудовые книжки и вкладыши к ним. Если штатное расписание не предусматривает должности кадровика, все записи делаются уполномоченным лицом, которое назначается приказом руководителя.

После этого назначения, специалисту придётся получить информацию о правильном ведении и заполнении ТК и других важнейших документов, так как он будет нести за них ответственность наряду с руководителем.

Запись в трудовой до истечения 5 дней

Переписать запись и признать её недействительной, могут и в том случае, если цвет текста сведений будет чрезмерно тусклым, что затруднит его прочтение. Инструкции предусматривают также использование чернил. В настоящее время этим разрешением кадровики активно пренебрегают, так как практически не осталось специалистов, виртуозно владеющих каллиграфией, что требует применения чернил. Если при их использовании будет поставлена чернильная клякса – книгу могут посчитать испорченной. Можно ли заполнять трудовую книжку гелевой ручкой? По поводу гелиевых ручек нет прямых указаний на запрет их использования. В то же время, их использование категорически не рекомендуется:

Их использование может привести к порче странички трудовой, где с обратной стороны уже сделаны записи.

Правила внесения записей в трудовую книжку

В такой ситуации оснований признавать запись о приеме на работу недействительной не возникает. Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости 2.Ответ: В какой срок нужно заполнить трудовую книжку новому сотруднику Трудовые книжки ведите на всех сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). Если срок работы меньше, то вносить запись не обязательно.

Трудовую книжку сотруднику, поступившему на работу впервые, заполните в присутствии сотрудника в течение недели со дня приема на работу (п. 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Если сотрудник вовсе не приступит к работе в день, установленный трудовым договором, то работодатель вправе аннулировать договор. О нюансах заполнения трудовой книжки в этом случае см.
Как аннулировать трудовой договор.

В течении какого срока делается запись в трудовую книжку

Также у каждого из них имеются сроки. Не является исключением рабочая книжка сотрудника. Каковы сроки заполнения трудовой книжки при приеме на работу? Этот вопрос актуален тем, что он требует развернутого и точного разъяснения. Прием на работу сотрудника Чтобы устроиться на работу, необходимо предъявить определенный перечень документации, подтверждающей многие интересующие аспекты для руководителя:

паспорт}
трудовая}
пенсионное свидетельство}
военный билет}
аттестат или диплом}
документы о дополнительном образовании.

Для получения отдельного рода работы могут потребоваться такие документы:

водительские права}
разрешение на данный вид деятельности}
медкнижка.

Другой вид документации не записан в Трудовом кодексе России.

Руководитель и гражданин, пришедший к нему, должны об этом знать.

В какие сроки делается запись трудовую книжку

Инструкцией, которая определяет:

Порядок внесения сведений о работе.
Использование сквозной порядковой нумерации, выполненной арабскими цифрами.
Запись дат с применением арабских цифр.
Соответствия даты, внесённой в ТК – первому дню выхода на работу.
Форму сведений о работе, которые вносятся в ТК.
Правильность формулировок и ссылок на статьи Трудового кодекса РФ.
Правильность внесения приказа о приёме (увольнении).
Отсутствие точек при внесении записей.
Отсутствие нумерации при внесении наименования организации.
Отсутствие печати при приёме на работу.
Наличие печати при увольнении с должности.

На основании инструкции смотрите пример заполнения трудовой книжки: № дата Сведения о приёме на работу, перевод … Наименование № и дата документа … число Мес.

Документы, статьи ТК, подтверждение, подпись, печать – все это необходимо фиксировать в трудовой при заполнении и исправлении. Срок внесения записи в трудовую книжку о приеме на работу Когда идет заполнение рабочей книжки руководителем, то ему необходимо опираться на основополагающие документы:

Трудовой кодекс России}
Постановление о трудовых}
Постановление об Инструкции.

Соответственно, Правила и Инструкции, указанные в законодательстве, – это опора при оформлении книжек. Если учесть, что по закону рабочая книжка ведется на всех сотрудников, которые работают в компании больше пяти дней, то оформление должно происходить, исходя из данного срока.

Из этого следует, что для заполнения трудовой работодателю отводится семь дней со дня поступления сотрудника на работу.

Инфо

А сделанная запись оказывалась бременем на совести у работодателя. Но если запись уже внесена, придётся вносить сведения об увольнении за прогул, опираясь на правила увольнения. Особые правила заполнения ТК предусмотрены для директоров, генеральных директоров и индивидуальных предпринимателей, которые являются учредителями организаций.

Нередки случаи, когда работник умирает не выходя на пенсию. В этом случае ТК также оформляется в соответствии с определённым алгоритмом. В неё вносится запись о смерти, а книжка выдаётся родственникам умершего работника или передаётся в архив.

Заполнение трудовой книжки - образец заполнения: Первые записи в ТК: особенности внесения Для внесения первой записи в трудовую книжку, которая заводится на предприятии работодателем или уполномоченным лицом, нужно соблюдать определённые требования.
Если трудовая книжка сотруднику заводится впервые, то работодателю необходимо оформить новую трудовую книжку не позднее недельного срока со дня приема (п.8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Подробнее о работе с трудовой книжкой читайте здесь: Таким образом, если работодатель не внес запись в трудовую книжку сотрудника до истечения пятидневного срока, а сотрудник решил уволиться, проработав менее этого срока, то со стороны работодателя это не будет являться нарушением. Если же запись о приеме внесена в трудовую до решения сотрудника уволиться из организации, то это также не является нарушением, так как п.10 Правил гласит, что в трудовую книжку вносятся все записи о работе и увольнении, в таком случае следует внести следующую запись — об увольнении сотрудника.

В ТК не вносятся сведения:

о больничных;
о декретном отпуске и отпуске по уходу за ребёнком;
о трудовых отпусках и командировках.

Не вносятся также сведения об испытательном сроке при приёме на работу. В этом случае используется определённый алгоритм внесения записи после прохождения испытательного срока на основании соответствующего приказа. Какой ручкой заполнять трудовую книжку? При внесении в книжку или вкладыш сведений о работе, а также при заполнении титульного листа, записи должны быть внесены аккуратно, без помарок.

Для этого у кадровика должна быть шариковая ручка синего, фиолетового или чёрного цвета, которая не мажет, и не слишком бледная. Запись должна служить долго и быть чёткой. В том случае если она размажется – её придётся восстанавливать.

Порядок заполнения трудовой книжки - последовательность действий по внесению записей в главный документ сотрудника, который отражает факт трудоустройства и подтверждает его рабочий стаж. По записям в этом документе происходят начисления пенсионных выплат, поэтому важно правильно внести все записи в этот документ. За ошибки, допущенные при внесении данных, отвечает работодатель. Расскажем, как заполняется трудовая книжка и дадим образец оформления трудовой книжки 2020 года.

Какими нормативными актами руководствоваться

В первую очередь необходимо упомянуть, что заполнение трудовых книжек регулируется статей 66 ТК РФ . Кроме того, нужно упомянуть два других основополагающих документа.

Образец и правила заполнения трудовой книжки утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 . В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей.

Помимо инструкции, которая отвечает на вопрос: как правильно вносятся записи в трудовой книжке (2020 год) — существуют также Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 .

Кто в ответе за грамотность оформления

Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

даты вписывают арабскими цифрами в формате «17.05.2019»;
используют перьевую, гелиевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета;
не применяют сокращений;
не зачеркивают записи при исправлении (не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
информацию о профессии и образовании тоже на основании соответствующих документов;
подпись работника должна заверить сведения.

Образец заполнения трудовой книжки 2020

Бланк трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Образцы покажут, как заполнять трудовую книжку (2020) по разделам и как должна выглядеть титульная страница.

Документ содержит три части:

титульная часть — основные сведения о работнике;
сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
сведения о награждениях.

Рассмотрим, как правильно заполнить каждую часть книжки.

Заполнение титульного листа

Титульный лист нужно оформлять особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк книжки в негодность.

На этой странице трудовой должна содержаться следующая информация:

Ф.И.О. владельца;
дата его рождения;
образование (среднее, среднее специальное, высшее);
наименование профессии, как в дипломе;
дата открытия книжки;
подпись лица, заполнявшего бланк;
печать организации (если есть).

Эта страница заполняется только по данным документов, которые предоставил работник. Это должны быть паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.

Титульный лист трудовой книжки (2020) выглядит следующим образом:

Раздел «Сведения о работе»

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

Порядковый номер текущей записи.
Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, переводов на другую должность.
Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

Сведения в этот раздел должны быть включены в течение 7 дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и так далее.

Реорганизация предприятия также отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении.

Не нужно говорить о том, насколько важно правильное заполнение трудовой книжки (2020) — ведь от этого могут зависеть размеры будущей пенсии работника, других социальных выплат

При переводе

Переход с одной должности на другую также отражается в этом разделе трудовой книжки.

Различают два вида переводов:

внутренний — работник меняет должность, находясь в одной организации;
внешний — меняется работодатель. При этом предыдущий трудовой договор разрывается и заключается новый.

При внутреннем переводе в третьей графе книжки записывают «переведен на должность... » и указывается новая должности и название отдела, если он менялся.

При внешнем переводе указывается номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях нужно указать должность работника.

При совместительстве

Сюда же могут быть внесены сведения о работе по совместительству. Записьв книжке также производится на основании предоставленных документов из другой организации. То есть работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

полное и сокращенное название организации;
наименование должности работника;
дату принятия на работу;
реквизиты организации.

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, руководитель предприятия, которое считается основной работой, издает приказ о внесении дополнительной записи в трудовую книжку. Формулировку можно увидеть, открыв наш образец, как правильно заполнить трудовую книжку при совмещении.

При увольнении

Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

В третье графе указываются основания увольнения, а в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение трудового договора.

Эти записи в трудовой книжке должны быть заверены печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то все это должен осуществлять руководитель организации.

Раздел «Сведения о награждениях»

Еще одним разделом трудовой книжки, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:

вручение государственных наград (а также присвоения почетных званий);
награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
трудовые поощрения, прописанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.

Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:

1 графа — порядковый номер записи;
2 графа — дата награждения;
3 графа — название компании, должность и вид награждения;
4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.

Внесение исправлений

С течением времени данные, указанные в трудовой книжке, могут изменяться. Например, женщина выйдет замуж и поменяет фамилию или работник получит дополнительное образование. Как внести в книжку изменения?

Если произошла смена фамилии, имени, отчества, то существующая запись перечеркивается одной чертой, а слева вписывается новая информация. Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, который явился основанием для изменений (например, свидетельство о заключении брака). Новые данные заверяются подписью ответственного работника, вносившего исправление, расшифровкой подписи и печатью организации (если есть).

При присвоении новой классификации в образовании существующая запись зачеркивается одной чертой, а выше пишется новая.

При переименовании организации исправления вносятся следующим образом:

Графы 1 и 2 остаются пустыми.
В графе 3 фиксируется изменение названия организации. При этом указываются прежнее и новое названия в полной и краткой форме.
В графе 4 проставляются реквизиты документа, на основании которого произошло изменение названия.

Если во время заполнения трудовой книжки была допущена ошибка или внесена неправильная запись, зачеркивать ее нельзя.

После неправильной записи ставится номер следующей по порядку. Во 2 графе проставляется дата внесения изменений. В 3 графе указывается «Запись №... считать недействительной». После чего должна следовать правильная запись.

Для заполнения графы 4 есть два варианта:

повторно указать дату и номер приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
указать номер и дату приказа, изданного для внесения исправлений.

Вкладыш

После того, как все чистые страницы в трудовой будут заполнены, данные будут вноситься на бланке вкладыша, который дополнительно приобретает работник. Вкладыш заполняется работодателем аналогично трудовой:

заполняются личные данные сотрудника;
проставляется дата;
заполняются актуальные сведения, касающиеся работника;
записи заверяются подписью и печатью организации.

Бланк вшивается в конце заполненной трудовой книжки. На титульном листе основного документа ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.

Количество вкладышей, которое может быть у работника, законодательно не установлено.

Как и к трудовой, к оформлению вкладыша тоже есть свои требования:

обложка должна быть неповрежденной;
недопустимо исправление ошибок;
вкладыш не имеет юридической силы без самой трудовой;
если вносятся изменения в саму трудовую, они должны быть внесены в каждый вшитый бланк вкладыша.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ был у работника, то для восстановления он должен обратиться к последнему работодателю. Чтобы дубликат оформили, нужно подать соответствующее заявление, которое должно быть рассмотрено в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника могут попросить документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы.

В новой трудовой на титульном листе сверху должно быть написано «Дубликат». Дальнейшее заполнение происходит стандартно. Все данные о предыдущих местах работы заполняются на основе предоставленных работником документов.

Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него.

Как заверить копию

Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, нужно на имя работодателя написать заявление. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
по центру — слово «Заявление»;
далее текст самого прошения (в нашем случае текст может быть такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
дата и подпись.

После принятия заявления в трехдневный срок должна быть подготовлена и выдана заверенная копия трудовой.

Важно помнить, что с 01.07.2018 в силу вступил новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования у оформлению документов», который внес небольшие изменения в порядок заверения копии трудовой книжки.

Чтобы сделать все правильно, нужно придерживаться определенного алгоритма:

Сделать копии всех заполненных листов. При этом копии должны быть односторонними.
Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа нужно заклеить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько всего листов.
Заверять нужно каждую откопированную страницу (если не скреплять в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверять копии должен генеральный директор.
Затем лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», проставляет свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Можно поставить печать организации (если она есть), но законодательство не обязывает это делать.
Также нужно добавить еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
Иногда работник просит добавить «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (просят, как правило, банки).