Предпроектное и информационное обследование как этап оптимизации делопроизводства. Предпроектное обследование в рамках внедрения СЭД: интервьюирование и анкетирование Нужно ли проводить обследование? Что оно даст Клиенту

КОНСАЛТИНГ

При автоматизации бизнес-процессов заказчика перед ИТ-компанией очень часто возникает необходимость проведения предпроектного обследования. Эта проблема автоматически ставит целый ряд взаимосвязанных вопросов.

1. Нужно ли вообще проводить такое обследование? Что оно даст заказчику и самой ИТ-компании?

2. Каковы задачи предпроектного обследования?

3. Что должно быть его результатом?

4. Делать ли предпроектное обследование бесплатно или брать за это деньги?

5. Как обосновать для заказчика эффективность такого обследования, сможет ли оно окупиться?

Здесь каждая компания принимает решение по-своему: кто-то вообще считает подобное обследование нецелесообразным (“ввяжемся в бой, а там посмотрим...”); другие, проводя его в ходе внедрения, не выделяют эту работу в отдельную статью; третьи проводят его как самостоятельный этап работы, однако денег за это не берут; четвертые справедливо считают предпроектное обследование отдельным коммерческим продуктом. Мой опыт как руководителя и консультанта показывает, что предпроектное обследование является необходимой составляющей работ практически любой ИТ-компании, связанной с внедрением систем автоматизации. А от правильной организации и проведения этого этапа порой зависит успех всего проекта.

В рамках данной статьи я попытаюсь ответить на поставленные выше вопросы, основываясь как на собственной практике, так и на опыте клиентов, с которыми мне пришлось общаться, внедряя с нуля технологию проведения предпроектного обследования.

Необходимость предпроектного обследования

Подход некоторых ИТ-компаний к автоматизации бизнеса хорошо иллюстрирует такой анекдот.

Приходит изобретатель в комиссию и предлагает новый аппарат для бритья на улице.

“А как же работает ваш аппарат?” - спрашивают его члены комиссии.

“Очень просто, - отвечает изобретатель. - Бросаешь в прорезь монету, засовываешь в аппарат голову, и два лезвия начинают тебя брить”.

“Извините, коллега, но ведь у людей форма лица разная!” - делают ему замечание члены комиссии.

“Да, - говорит изобретатель, - но это только до первого бритья...”

Главная задача любой автоматизации - сохранить уникальные конкурентные преимущества автоматизируемой компании. Нельзя допустить, чтобы, как в этом анекдоте, все компании после автоматизации стали на одно лицо. Поэтому если мы хотим сохранить уникальные конкурентные преимущества бизнеса заказчика, то при любой модернизации бизнес-процессов обязательно нужно проводить предпроектное обследование.

Конечно, можно произвести глубокий разбор причин, определяющих такую необходимость. Ими могут быть высокая предполагаемая стоимость проекта, потребность в изменении существующих бизнес-процессов при автоматизации, включение в проект работ, объем которых невозможно определить заранее, и т. п. Однако вспомните, как в одной очень поучительной байке полководец прервал доклад генерала о причине поражения:

Наше поражение было вызвано целым рядом причин, - начал генерал. - Во-первых, порох был сырой...

Достаточно, - остановил его полководец.

Здесь аналогичная ситуация, так как для проведения предпроектного обследования вполне достаточно того, что у заказчика есть уникальные особенности бизнеса (а они должны быть у каждой компании, иначе бы она просто не выжила на рынке и уступила свое место конкурентам).

Так что глобально вопрос о необходимости такого рода работ решается довольно легко - их надо проводить, если автоматизируемая компания находится на конкурентном рынке.

Что дает предпроектное обследование заказчику и самой ИТ-компании

Как мы все прекрасно знаем, любая работа или услуга будет востребована на рынке только тогда, когда она выгодна и заказчику, и исполнителю. Поэтому давайте кратко рассмотрим, а что, собственно, дает и тому и другому предпроектное обследование.

В ходе предпроектного обследования заказчик может:

Получить детальное описание существующих в компании бизнес-процессов и сравнить реальный бизнес со своим представлением о нем;

Оптимизировать существующие бизнес-процессы за счет использования того практического опыта, который консультанты из ИТ-компании получили в ходе предыдущих внедрений в аналогичных компаниях;

Оценить степень соответствия функциональных возможностей предлагаемой системы реальным бизнес-процессам заказчика;

Своевременно выделить свои уникальные преимущества и учесть их на этапе внедрения системы, а не после ее ввода в промышленную эксплуатацию;

Уточнить бюджет и сроки реализации проекта автоматизации с учетом возможных доработок системы под уникальные особенности своих бизнес-процессов;

Оценить ресурсы (как технические, так и человеческие), которые будут нужны на этапе внедрения системы. Своевременно спланировать выделение этих ресурсов для завершения проекта в оптимальные сроки и без превышения бюджета;

Оценить возможные риски, которые могут повлиять на качество работы;

Оптимизировать затраты на развертывание системы за счет возможного выполнения части работ собственными силами;

Получить более точную оценку экономического эффекта и срока возврата инвестиций.

Выгоды предпроектного обследования для ИТ-компании:

Повышение уровня удовлетворенности заказчика за счет приведения в соответствие его ожиданий, сформировавшихся на этапе предварительных продаж (когда продавцы предлагают “мечту”), с реальными возможностями системы по поддержке конкретных бизнес-процессов;

Уточнение сроков внедрения системы и необходимых для этого ресурсов, позволяющее заранее спланировать их выделение;

Своевременное выяснение уникальных преимуществ заказчика для их учета при конфигурировании или доработке системы автоматизации;

Сокращение сроков внедрения и уменьшение риска выполнения бесплатных работ. Необходимые доработки системы будут выполняться до начала ее развертывания или параллельно с ним, а не по окончании этапа опытной эксплуатации, на котором обычно и выявляются недостатки. Ситуация, когда несоответствие функциональных возможностей обнаруживается на стадии завершения проекта, автоматически влечет за собой дополнительные незапланированные работы. При этом у заказчика обычно возникают сложности с финансированием таких работ, и для успешного завершения проекта их часто приходится делать бесплатно;

Определение вероятных рисков, которые могут повлиять на качество и сроки внедрения. Своевременное обеспечение мер, необходимых для минимизации влияния этих рисков на успех проекта;

Получение данных для обоснования количества лицензий и структуры проекта;

Фиксация текущего состояния дел в автоматизируемых подразделениях и основных параметров их работы позволит обосновать эффективность применения предлагаемой системы;

Установление личных контактов консультантов с основными исполнителями заказчика по проекту в дальнейшем упростит их совместную работу;

Расширение базы знаний (если таковая ведется) по основным бизнес-процессам заказчиков в данной отрасли.

Конечно, здесь перечислены не все аргументы в пользу предпроектного обследования, однако, как показывает практика, этого вполне достаточно, чтобы убедить заказчика в его необходимости.

Основные задачи предпроектного обследования

У каждой компании свой взгляд на приоритетность задач, связанных с предпроектным обследованием, однако наиболее важная из них, по-моему, - изучение базовых бизнес-процессов заказчика и выяснение основных проблем, которые он хотел бы решить с помощью системы автоматизации. Самым эффективным инструментом для этого обычно является специально составленный опросный лист, основанный на реальной практике проведения предпроектных обследований. Он позволяет консультанту задать сотрудникам заказчика все необходимые вопросы, касающиеся основных направлений деятельности автоматизируемых подразделений, ничего при этом не забыв. Настоятельно рекомендую по каждому пункту опросить сотрудников разного ранга - от исполнителей до высшего руководства. Мне очень часто приходилось сталкиваться с ситуацией, когда высшее руководство считало, что конкретные бизнес-процессы идут так, как они были изначально задуманы, а в действительности работа в компании велась совершенно по-другому. При этом менеджеры среднего звена имели собственное мнение о функционировании процесса, отличное как от представлений высших руководителей, так и от реальной деятельности конкретных исполнителей, участвующих в этих работах. Такое положение дел обычно вызывает множество эмоций при чтении отчета о предпроектном обследовании. Выяснение истинной ситуации и констатация ее в виде четкого документа помогают укрепить доверие к внешним консультантам и установить доверительные отношения как с руководством заказчика, так и с рядовыми сотрудниками.

Очевидно, что следующая по значимости задача предпроектного обследования - выявление уникальных конкурентных преимуществ заказчика. Как показывает практика, порядка 75% бизнес-процессов, используемых заказчиком, совпадают с процессами в аналогичных компаниях той же отрасли, 10% реализуют его уникальные конкурентные преимущества, а оставшиеся 15% являются результатом действия второго закона термодинамики:) (следствием “естественного роста хаоса”) и должны быть устранены в ходе проекта. А вот те столь важные для бизнеса конкурентные 10% просто необходимо сохранить при любой автоматизации (естественно, при условии, что эти преимущества можно формализовать). Чаще всего данный вопрос решается конфигурированием системы под заказчика, однако иногда для учета уникальных особенностей бизнеса требуются услуги программистов. Замечу, что здесь речь идет не о заказной разработке, а о внедрении тиражных систем автоматизации.

Понимая, каким образом будут поддержаны конкурентные преимущества заказчика, ИТ-компания сможет оценить необходимость и стоимость доработки продукта, а также понять, какие дополнительные ресурсы могут для этого потребоваться.

Важной целью предпроектного обследования является диагностика состояния ИТ-среды заказчика, то есть оценка используемого им компьютерного оборудования, программного обеспечения, коммуникаций, уровня квалификации ИТ-специалистов и т. п. На этом этапе необходимо понять, достаточно ли у заказчика ресурсов для успешного внедрения системы автоматизации. Здесь мы подходим еще к одной задаче предпроектного обследования - анализу потенциальных рисков проекта и описанию их вероятных последствий. При этом консультанты должны не только зафиксировать все возможные риски, но и предложить заказчику способы снижения каждого из них.

Любая КИС предполагает накопление информации об оперативной деятельности подразделений, поэтому следующей темой предпроектного обследования должен стать сбор требований к у автоматизируемых департаментов.

Накопленная в системе информация останется мертвым грузом, если не будет возможности ее анализировать, поэтому очень важно в ходе предпроектного обследования выяснить, какие виды и формы отчетности необходимы заказчику. Обычно средства автоматизации уже включают в себя стандартный набор отчетов, но каждый заказчик справедливо считает свой бизнес уникальным, поэтому и требует для себя уникальной системы такого рода, реализуемой, как правило, при помощи специального генератора отчетов.

Актуальной задачей предпроектного обследования является уточнение окончательного бюджета проекта и сроков его реализации с учетом всех полученных данных. На эти сроки могут влиять самые разнообразные факторы, такие, как готовность управленческого аппарата клиента к участию в проекте, мотивация представителей заказчика и исполнителя, вероятность саботажа со стороны работников автоматизируемых подразделений, возможное увольнение (или, наоборот, прием на работу) ключевого менеджера через некоторое время после начала проекта, недостаточность существующего парка компьютеров и технологической базы для достижения всех целей автоматизации, отсутствие бюджета на закупку необходимого оборудования и многое другое. Поэтому консультант должен детально выяснить все указанные обстоятельства и отразить их в отчете, в том числе и для внутреннего использования. Составление второго - внутреннего - отчета позволит подробно отразить все нюансы взаимоотношений и рекомендации для специалистов отдела внедрения и интеграции.

Еще одним важным вопросом, который необходимо решить на этапе предпроектного обследования, является выработка рекомендаций по выбору методов реализации проекта. Здесь важно четко зафиксировать, какие из проблем, сформулированных ранее заказчиком, не решаются с помощью предложенной системы автоматизации, и предложить организационные или иные способы выхода из этого положения.

Каждая компания сможет легко добавить еще с десяток задач, которые ей хотелось бы решить на этапе обследования, но, как показывает реальная практика, получение ответов на перечисленные выше вопросы уже делает предпроектное обследование достаточно эффективным.

Что обычно является результатом предпроектного обследования

Основной результат - итоговый отчет о выполненных работах, согласованный и подписанный заказчиком и исполнителем. Давайте рассмотрим необходимые разделы подобного отчета. Если не останавливаться на стандартных разделах, посвященных вводным словам, списку сокращений, акронимам и аббревиатурам, то в отчете можно выделить следующие базовые составляющие:

- описание существующих бизнес-процессов заказчика;

- перечень основных задач, которые необходимо решить с помощью системы автоматизации;

- оценка бизнес-процессов заказчика и рекомендации по изменению или оптимизации работы подразделений с учетом преимуществ, предоставляемых ИС;

- уникальные конкурентные преимущества заказчика, которые следует обязательно учесть при внедрении системы;

- анализ имеющейся ИТ-среды на соответствие требованиям системы корпоративного управления, рекомендации по ее изменению;

- оценка работ по интеграции КИС в существующую ИТ-инфраструктуру заказчика;

- описание а в автоматизируемых подразделениях и требований к аналитике;

- оценка возможных рисков при реализации проекта и определение мер, необходимых для минимизации их влияния;

- описание пожеланий заказчика, которые не могут быть реализованы в предлагаемой системе управления и потребуют доработки, оценка времени и стоимости подобной доработки;

- предложение по реализации проекта с обоснованием предлагаемого варианта, задание необходимого для заказчика количества автоматизированных рабочих мест и уточнение бюджета проекта.

Отдельным документом предпроектного обследования должен быть предварительный план-график работ, включающий в себя в том числе согласованный список ответственных лиц (как со стороны заказчика, так и от исполнителя), зоны их ответственности и базовый регламент взаимодействия между ними. Для эффективного внедрения системы рекомендуется составить регламент информационного обмена между сотрудниками заказчика и специалистами ИТ-компании, проводящей обследование, а также, что немаловажно, оговорить сроки и порядок контроля выполнения работ.

Некоторые компании (чаще всего те, что занимаются заказными разработками) по окончании предпроектного обследования предоставляют заказчику проект технического задания.

Делать предпроектное обследование бесплатно или брать за него деньги?

Ответ на этот вопрос сильно зависит от целей обследования. Если таковой целью является экспресс-обследование для “заманивания” клиента (обычно посредством заполнения заказчиком некого опросного листа), тогда представляется разумным делать это бесплатно.

Если же цель обследования соответствует описанным выше задачам, тогда оно потребует отвлечения значительных ресурсов компании и обязательно должно быть платным. Настоящее предпроектное обследование является полноценной консалтинговой услугой, позволяющей не только оценить необходимость, сроки и бюджет автоматизации, но и оптимизировать существующие бизнес-процессы заказчика.

Как показала практика, услуги предпроектного обследования несложно продавать, если в компании внедрена соответствующая технология и продавцы четко знают (и могут доходчиво объяснить клиенту), с какой целью проводится обследование и какую выгоду от этого получит заказчик.

Как обосновать для заказчика эффективность проведения предпроектного обследования

Вопрос оценки эффективности предпроектного обследования, как, впрочем, и любых других услуг, является одним из самых сложных в бизнесе, поскольку его результат не всегда очевиден заказчику и часто воспринимается весьма субъективно. Для обоснования экономического эффекта консалтинговых услуг - а предпроектное обследование, как уже упоминалось выше, является именно консалтинговой услугой - в каждом сегменте бизнеса существуют свои уникальные алгоритмы и методики. Однако здесь мы рассмотрим другие, более простые и универсальные способы, позволяющие заказчику грубо оценить эффективность предпроектного обследования.

Рассмотрим потенциальные каналы экономии, учет которых может помочь в обосновании необходимости предпроектного обследования.

1. Экономия людских ресурсов и времени:

При доработке системы под уникальные конкурентные преимущества заказчика на начальном этапе внедрения, а не после ввода в промышленную эксплуатацию;

На этапе интеграции системы в ИТ-инфраструктуру заказчика за счет того, что вся информация о состоянии ИТ-среды предприятия и о нюансах интеграции выясняется до начала, а не во время внедрения;

Благодаря своевременному выделению материальных и людских ресурсов как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика;

За счет заблаговременной оценки возможных рисков, способных повлиять на процесс внедрения системы, и разработки мер, необходимых для минимизации их негативных последствий.

Любая задержка хода проекта выливается для заказчика в серьезные дополнительные расходы, которые можно достаточно легко подсчитать в каждом конкретном случае.

2. Возможное уменьшение стоимости внедрения:

За счет выявления услуг и работ, которые заказчик может выполнить собственными силами;

Посредством корректировки сроков выполнения некоторых работ после уточнения их реальной трудоемкости.

3. Повышение эффективности КИС и производительности труда сотрудников путем оптимизации бизнес-процессов с учетом уникальных особенностей заказчика.

4. Отказ от применения автоматизированной системы, если на этапе предпроектного обследования выяснится, что она не позволит решить задачи заказчика или ее доработка будет стоить слишком дорого.

В моей практике был случай, когда клиенту с весьма специфическими бизнес-процессами по результатам предпроектного обследования было рекомендовано не развертывать КИС, а провести организационные изменения и оптимизировать технологию работы со своими заказчиками, так как эффект от внедрения системы (там требовалась дорогостоящая доработка) не окупил бы затрат. В итоге клиент сэкономил десятки тысяч долларов, а предпроектное обследование окупилось только за счет повышения эффективности деятельности подразделения, изменившего по рекомендации консультантов технологию работы сотрудников.

Отсутствие этапа предпроектного обследования в большинстве случаев приводит к значительному затягиванию сроков реализации проектов и увеличению их стоимости как из-за организационных, так и из-за технических проблем, возникающих в ходе внедрения. Нередко такие проекты вообще заканчиваются полной неудачей. Согласно исследованию Standish Group, почти треть из 2,5 тыс. проанализированных ими ИТ-проектов оказались не просто неуспешными*1, а вообще не были завершены. В России такие данные получить гораздо сложнее, но уверен, что доля неуспешных внедрений будет не меньше.

*1 Неуспешными считаются проекты, в которых были сорваны сроки, нарушен бюджет или не получены ожидаемые результаты.

Поэтому если консалтинговая компания не хочет иметь в своем послужном списке нереализованные проекты, то ей просто необходимо проводить предпроектное обследование бизнеса заказчиков. Лучше еще на начальном этапе отказаться от контракта, чем завязнуть в работах и получить в итоге пятно на своей репутации.

Созданию проекта нового здания, сооружения или реконструкции объекта обязательно предшествует ряд подготовительных мероприятий, которые позволяют учесть все особенности и исходные данные конструкции, земельного участка и инженерных коммуникаций. Стартовым этапом предварительной стадии проектирования является предпроектное обследование, позволяющее в процессе дальнейшей разработки конструктивных и технических решений полностью соблюсти требования действующих СНиП и нормативных актов, все условия Заказчика и его пожелания. От предварительных мероприятий будет зависеть состав эскизного проекта , сроки подготовки проектно-технической документации и сложность работ.

Характеристики процедуры и ее особенности

Предпроектное обследование - комплекс специализированных работ по сбору, обработке и системному анализу объектов различного назначения. На основании собранных данных производится всестороннее обоснование строительства или реконструкции, их целесообразности, возникновения возможных сложностей и проблем. Для достижения максимально достоверного и эффективного результата в процессе проведения обследования используются различные виды высокотехнологичных инструментов и оборудования.

Специалисты, выполняющие исследовательские работы должны обладать профильным образованием, иметь официальные разрешения государственных инстанций и структур системы СРО.

Зачем проводится предпроектное обследование:

Для оценки реального состояния объекта перед его реконструкций, расширением, достройкой или модернизацией.
При утере проектно-технической документации.
При совершении ошибок в составлении проекта.
При внесении корректив в процессе строительства, которые не были отражены в чертежах и в фактических работах.
При оценке физического и морального износа конструкций и инженерных сетей.

Зачастую сегодня заказывается предпроектная документация на прединвестиционной фазе с целью аргументированного обоснования финансовых вложений, их целесообразности и системности реализации проекта.

Основные этапы работ:

Подготовительная стадия: изучение пожеланий Заказчика, сбор необходимой документации и других данных.
Ознакомление с объектом, согласование сроков и стоимости услуг, разработка программы мероприятий и составление ТЗ (детального технического задания).
Всестороннее визуальное и инструментальное обследование объекта.
Анализ полученных результатов и выполнение необходимых расчетов.
Составление заключения о состоянии объекта.

Где заказать предпроектное обследование?

Многопрофильная компания «Регион» оказывает частным лицам, строительным и подрядным организациям, инвестиционным и девелоперским фирмам весь комплекс услуг по предварительному обследованию объектов, строительных площадок, незавершенного строительства и инженерных систем. Время проведения предпроектных работ и стоимость эскизного проекта зависит от конструктивной сложности объекта, объема предстоящих работ и их состава, расположения строительной площадки и наличия достоверных данных о фактическом состоянии грунтов, инженерных магистралей и коммуникаций.

В настоящее время наблюдается бурное развитие и внедрение информационных технологий не только в госорганах, но и на многих российских предприятиях, и от того, каким будет подход к внедрению СЭД, насколько он будет грамотно спланирован, зависит успех самого внедрения.

Вместе с ростом бизнеса увеличивается и объем бумажной документации. А когда количество обрабатываемых документов превышает пороговое значение, процессы работы с документами выходят из-под контроля, перестают быть управляемыми и, как следствие, начинают тормозить развитие предприятия, тогда и приходит понимание важности внедрения СЭД. В этот момент многие предприятия сталкиваются с проблемой под названием «с чего начать».

Процесс внедрения СЭД в успешной мировой и отечественной практике включает в себя следующие этапы:

Информационное обследование.
1. Интервьюирование.
2. Анкетирование.
Анализ собранных данных.
Формирование технических и функциональных требований к СЭД.
Мониторинг рынка СЭД и проведение тендера.
Тестирование демоверсии.
Заключение договора.
Разработка регламентов для СЭД.
Установка и настройка ПО.
Обучение пользователей СЭД.
Тестирование ПО с пользователями.
Устранение ошибок, выявленных при тестировании системы.
Промышленная эксплуатация.

Почему не обойтись без информационного обследования?

Почему же так важно проводить информационное обследование? Считается, что качественное проведение предпроектного обследования гарантирует 80% успеха внедрения СЭД . Ведь оно позволяет:

получить более четкий «портрет» организации: ее миссия, направления деятельности; структура предприятия; функции подразделений (и их взаимодействие), заложенные в положениях о структурных подразделениях; основные бизнес-процессы;
определить общее состояние организации делопроизводства на предприятии;
определить информационные и документационные потоки (в т.ч. виды используемых документов);
выявить и учесть риски и способы их преодоления при внедрении системы;
определить цель внедрения;
определить задачи и функции, которые в последующем СЭД должна будет выполнять;
определить пользователей СЭД;
узнать и описать существующие бизнес-процессы (подлежащие автоматизации) и др.

Получить ответы на перечисленные вопросы можно путем самостоятельного изучения общей информации об объекте внедрения СЭД. Это помогает подготовиться к интервьюированию руководства и ключевых специалистов. А анализ результатов интервью поможет вам разработать анкету с более детальными вопросами для более широкого круга лиц. Таким образом, каждый этап обследования позволяет погружаться в проблему все глубже и получать на выходе все более детальное описание задачи.

Только поняв реальные потребности предприятия, можно определить, какие функции должна выполнять СЭД. Тогда ее появление сможет оптимизировать труд людей и они не станут воспринимать ее как пятое колесо телеги.

К моменту начала проведения обследования наш мясоперерабатывающий завод имел группу территориально-распределенных офисов, сложную структуру предприятия и большой объем бумажного документооборота, что привело к разрозненному неконтролируемому документообороту, нарушению сроков согласования и исполнения, а также к потере документов.

С ростом объемов производства и увеличением задач, решаемых нашим предприятием, количество управленческой и другой документации, разрабатываемой, поступающей и отправляемой, только росло, возросла и роль исполнительской дисциплины. В связи с выходом мясоперерабатывающего завода на новый уровень руководством предприятия было решено внедрить систему электронного документооборота (СЭД), позволяющую автоматизировать не только работу с организационно-распорядительными документами (приказы, переписка и т.п.), но и некоторые бизнес-процессы, сопровождаемые обработкой и исполнением документов.

Для этой цели была сформирована команда из специалистов ключевых структурных подразделений предприятия. Руководителем этого проекта была назначена заместитель директора по ДОУ - автор данной статьи.

Интервьюирование

Нами было решено внедрять СЭД поэтапно. Первым «видимым» для коллектива этапом информационного обследования было проведение - опроса первой линейки руководителей и основных участников бизнес-процессов, которые будут работать в СЭД , т.е. будут являться ее пользователями. В обязательном порядке в это обследование должны входить руководители и предметные специалисты заинтересованных структурных подразделений, которые смогут высказать свои пожелания и замечания.

Перед началом данного этапа заместителем директора по ДОУ были подготовлены вопросы , ответы на которые могли бы дать представление о проблемах в организации работы с документами.

Был составлен список будущих респондентов, куда вошли около 30 человек (это руководители подразделений, их замы и специалисты, ответственные за создание документов, визирующие, подписывающие и утверждающие их ). С каждым договаривались об отдельной встрече, во время которой сначала излагалась цель личной беседы, а дальше шел диалог, «программой» которого служил заранее подготовленный список тезисов и вопросов (см. Пример 1). Для удобства проведения и анализа интервью можно записывать разговор на диктофон. Но участнику опроса лучше не знать, что происходит запись, потому что при виде диктофона большинство людей теряются.

Пример 1

Заготовка для проведения интервью в рамках обследования мясоперерабатывающего завода для внедрения СЭД

Свернуть Показать

При встрече с каждым респондентом заместителем по ДОУ в начале разговора были подробно изложены:

1. Цель опроса:

«Обследование состояния делопроизводства и документооборота, понимание существующих бизнес-процессов, которые должны быть автоматизированы и деятельность которых сопровождается обработкой и исполнением документов».

2. Для чего нашему предприятию нужно внедрение СЭД:

«Назначение СЭД - качественно улучшить процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами».

3. Какие преимущества дает СЭД, например:

«Система позволяет сократить время на поиск нужного документа, позволяет иметь доступ к общей базе документов с разграничением прав пользователей, можно работать в системе удаленно, работать с одним документом совместно нескольким пользователям, согласовывать документы быстро и просто, автоматизировать регистрацию и распределение документов, организовать контроль исполнения поручений и документов (управленческая деятельность становится прозрачной), есть возможность подписывать документы в системе с помощью электронной подписи, организовать работу с договорами, интегрировать СЭД с другими программами, используемыми организацией, сократить затраты на содержание архива».

Какие проблемы у Вас возникают в работе с документами?
Что бы Вы хотели улучшить, усовершенствовать, изменить в организации работы с документами?
Как быстро и качественно происходит доставка документов?
Где находятся, на Ваш взгляд, слабые участки, из-за которых возникают проблемы в работе с документами?
Удобны ли в работе существующие бланки документов?
Какое время затрачивается на обработку одного документа? Этот вопрос следует задать применительно к каждому виду документов, массово присутствующему в бизнес-процессах организации.
Каков объем документооборота на Вашем участке работы?

На процессе проведения интервью сказалась занятость участников опроса, что отразилось на сроках его проведения, а также продемонстрировало недооцененность важности проекта со стороны сотрудников.

В качестве результата анализа собранных в ходе интервью сведений была сформирована таблица , показанная в Примере 2. Она помогла структурировать полученную информацию и сделать необходимые выводы, которые хорошо отражаются в ней.

Пример 2

Систематизация сведений, полученных в ходе интервью

Свернуть Показать

По итогам интервьюирования были выявлены следующие бизнес-процессы, требующие автоматизации силами СЭД в первую очередь:

управление договорами;
согласование счетов на оплату;
согласование организационно-распорядительных документов:
контроль исполнения поручений (резолюций).

Интервьюирование позволило подготовить почву для анкетирования, которое предполагает большую точность в предоставлении ответов на вопросы.

Анкетирование

Целью анкетирования было получение более детальных (точных) сведений о текущем состоянии документооборота и делопроизводства на предприятии. Участниками анкетирования были руководители структурных подразделений и предметные специалисты, которые потом должны стать пользователями СЭД. Анкетирование проводилось заочно, что подразумевало заполнение анкеты при отсутствии исследователя.

Анкета состояла из трех частей (см. Пример 4):

Вводная часть - главная ее задача была побудить респондента дать ответы на поставленные вопросы. Описывалась цель и задачи исследования, значимость роли респондента; инструкция по заполнению анкеты.
Основная часть, содержащая вопросы с простыми формулировками, а их полнота и количество зависят от желаемой цели (вопросы в образце анкеты из Примера 4 являются рекомендательными и могут отличаться от оптимальных вопросов для обследования вашего предприятия, вы можете их использовать как стартовый образец для разработки собственной анкеты).
Заключительная часть - здесь респонденту давалась гарантия конфиденциальности высказанного им мнения; выражалась благодарность за участие в исследовании.

По желанию респондента анкета распечатывалась и вручалась ему лично либо отправлялась на его электронную почту. Форма анкеты была составлена так, чтобы респонденту было удобно заполнять ее прямо в word`овском файле.

Если анкета направлялась в виде word`овского файла, то в теле электронного письма получатель сначала видел сопроводительный текст (все контактные данные в примере вымышленные):

Пример 3

Сопроводительный текст и тема электронного письма при отправке анкеты в виде вложенного файла по e-mail

Свернуть Показать

Пример 4

Анкета для проведения обследования предприятия перед внедрением СЭД

Свернуть Показать

Собранные данные были внесены в таблицу MS Excel, это позволило автоматически формировать диаграммы распределения мнений по каждому вопросу. Т.е. результаты были представлены руководству наиболее наглядным способом (см. Пример 6). Количество выбранных вариантов ответов по каждому вопросу отражалось на одном листе файла, а диаграммы по этим данным строились на другом его листе:

потеря документов на бумажном носителе в длительной цепочке рассмотрения согласующими лицами (важные проекты договоров, бывало, терялись либо часто залеживались в куче других бумаг);

увеличение объема документации на бумажных носителях (наличие многочисленных копий одного и того же документа в различных подразделениях);

отсутствие общедоступной и простой в использовании базы знаний по внутренним стандартам и распорядительным документам предприятия.

В дальнейшем мы собираемся учитывать все выявленные риски, чтобы в кратчайшие сроки перейти на работу в СЭД:

риск отсутствия или некорректного определения задач и функций СЭД;
риск недооценки необходимых ресурсов (денежных, временных);
риск нарушения сроков реализации этапов проекта;
риск недостаточного информирования сотрудников предприятия о ходе работ, а также риск пренебрежения, пассивности, сопротивления работников, слабой вовлеченности в проект руководителей;
риск слабой технологической оснащенности;
риск отсутствия нормативной базы.

В целом обследование показало положительное отношение к внедрению электронного документооборота, но был и ряд сотрудников, негативно относящихся к внедрению СЭД, потому что они восприняли этот проект как очередное новшество, которое только добавит им работы.

В последующем на основании анализа результатов интервью и анкетирования была определена цель и составлены требования к СЭД, но это уже другой и не менее важный этап работы по внедрению. В настоящее время нашим предприятием проводится сопоставительный анализ рынка СЭД.

Сноски

Свернуть Показать

В данной работе в качестве исследуемого предприятия выбрана компания «Заман-банк». Она основана в 1989 году и работает на рынке банковского сектора, предоставляя услуги юридическим и физическим лицам. Стратегическими особенностями банка является быстрота обслуживания, широкий ассортимент предложений по кредитованию, высокий уровень адаптации под внешнюю среду - культурную, экономическую, юридическую, технологическую и политическую. Банк находится в Казахстане с главным офисом в городе Астана.

Одной из приоритетных направлений развития банка является совершенствование имеющихся ИТ-процессов. Для этого руководство решило прибегнуть к помощи сторонних компаний-интеграторов. Планируется модернизировать отдел ИТ в соответствии с сервисным подходом и лучшими мировыми практиками, при этом среди первоочередных задач в банке называется доработка каталога услуг, полноценное внедрение процесса управления инцидентами и ИТ-активами.

Методика обследования ИТ-отдела банка

Для выбора методики обследования ИТ-отдела банка были проанализированы следующие методы:

1. Анализ существующей документации на процесс и / или систему автоматизации. Для этого запрашивается полный пакет документов, развертывается стенд для существующих систем автоматизации и происходит самостоятельное изучение полученных материалов.
2. Интервьюирование сотрудников заказчика. Компания-интегратор выезжает на место проведения обследования, происходит интервьюирование по всем ключевым элементам работы ИТ-департамента.
3. Наблюдение. Компания-интегратор проводит обследование на рабочем месте заказчика, при этом происходит наблюдение за участниками процесса, за тем, как они выполняют свои функции по процессу и работают в системе.
4. Запрос информации - анкетирование. Высылаются анкеты заказчику, после чего сотрудники со стороны заказчика заполняют их. Далее анкеты анализируются проектной группой со стороны компании-интегратора.
5. Комбинирование перечисленных выше методов.

Выезд на рабочее место заказчика осложнен тем, что головной офис заказчика находится в другой стране, более того, рабочие места распределены по нескольким городам. Метод наблюдения был отклонен из-за высоких временных и человеческих затрат, необходимых для применения этого метода. Изучение документов и регламентов, в компании длительный процесс, требующих большое число человеческих ресурсов. Его применение было признано необходимым для реализации проекта, но на следующих стадиях и было включено в план проекта. Метод анкетирования был выбран как наиболее эффективный с точки зрения трудозатрат, временных затрат и полученных результатов.

Обследование ИТ-отдела банка проходило с помощью анкетирования пользователей информационных систем, автоматизирующих ИТ-процессы. Происходил сбор данных о текущей организации обследуемых ИТ-процесса в два этапа.

Первый этап проводился посредством удаленной коммуникации с пользователями системы: информация собиралась через анкетирование и с помощью телефонных разговоров. При этом запрашиваемая информация разделялась на две категории:

· Cбор информации об организационной структуре ИТ-службы компании:
- o численность ИТ-сотрудников;
- o режим работы службы поддержки;
- o текущие системы автоматизации ИТ - процессов;
· Cбор и анализ документационного обеспечения процесса
o описание workflow процессов;
o схема ролевые инструкции;
o отчеты об эффективности процесса.

В ходе проведения второго этапа использовался метод интервьюирования и наблюдения. При этом основной акцент ставился на такие направления, как:

· Сбор информации о реальном порядке выполнения процесса - интервьюирования участников процесса (сотрудников ИТ-службы). Для этого были созданы опросные листы (см. Приложение 1), которые были разосланы сотрудникам ИТ-отделения банка по почте. Телефонные беседы проходили так же в формате интервью с использованием полученных заполненных опросных листов, в которых содержались вопросы по каждому из компонентов организации процессов;
· Выявление потребностей к процессам ИТ и систем их автоматизации. В их число входит руководство ИТ-департамента банка и прочие стейкхолдеры проекта.
· Ознакомление с используемыми системами автоматизации. Данная деятельность выполнялась инженерами компании исполнителя. При этом исследовались смежные системы, с которыми необходимо наладить интеграцию в ходе проекта, проводился сбор требования к интеграции.

Результаты проведенного обследования были зафиксированы в отчете, приведенном в следующих двух разделах данной работы, и были согласованы с проектной командой со стороны компании.

Перед любой IT-компанией возникает необходимость проведения предпроектного обследования при автоматизации бизнес-процессов Клиента.
Обычно, это вызывает ряд взаимосвязанных вопросов у последнего:

Какой будет результат?
Стоимость обследования?

Наш опыт показывает, что предпроектное обследование является необходимой составляющей работ практически любой IT-компании, связанной с внедрением систем автоматизации. От правильной организации и проведения этого этапа зависит успех всего проекта.

Нужно ли проводить обследование? Что оно даст Клиенту?

Причин, по которым необходимо обследование, много. Ими могут быть высокая предполагаемая стоимость проекта, потребность в изменении существующих бизнес-процессов при автоматизации, включение в проект работ, объем которых невозможно определить заранее и пр. Проще говоря, обследование надо проводить, если автоматизируемая компания находится на конкурентном рынке.

Какие цели и задачи у предпроектного обследования?

В ходе предпроектного обследования заказчик может:

Получить детальное описание существующих в компании бизнес-процессов и сравнить реальную картину с представляемой

Оптимизировать существующие бизнес-процессы за счет использования того практического опыта, который консультанты из IT-компании получили в ходе предыдущих внедрений в аналогичных компаниях

Оценить степень соответствия функциональных возможностей предлагаемой системы реальным бизнес-процессам заказчика

Своевременно выделить свои уникальные преимущества и учесть их на этапе внедрения системы, а не после ее ввода в промышленную эксплуатацию

Уточнить бюджет и сроки реализации проекта автоматизации с учетом возможных доработок системы под уникальные особенности своих бизнес-процессов

Оценить технические и кадровые ресурсы, которые будут нужны на этапе внедрения системы. Спланировать выделение этих ресурсов для завершения проекта в оптимальные сроки и без превышения бюджета

Оценить возможные риски, которые могут повлиять на качество работы

Оптимизировать затраты на развертывание системы за счет возможного выполнения части работ собственными силами

Получить более точную оценку экономического эффекта и возврата инвестиций

Основные задачи предпроектного обследования:

Изучение бизнес-процессов заказчика и выяснение основных проблем, которые он хочет решить с помощью системы автоматизации

Выявление уникальных конкурентных преимуществ заказчика, которые необходимо сохранить при автоматизации

Расчет окончательного бюджета проекта и сроков его реализации с учетом полученных данных

Каждая компания сможет добавить задачи, которые ей хотелось бы решить на этапе обследования, но получение ответов на вопросы выше делает предпроектное обследование уже достаточно эффективным.

Какой будет результат?

Основной результат - итоговый отчет о выполненных работах, согласованный и подписанный заказчиком и исполнителем.

Структура итогового отчета:

Организационная структура предприятия

Описание существующей автоматизированной системы

Расширенное описание бизнес-процессов и документооборота предприятия

Цели и задачи новой системы автоматизации

Варианты выбора программного продукта

Варианты внедрения

Определение порядка проведения работ по автоматизации

Календарный план-график работ

Ориентировочная стоимость внедрения

Стоимость обследования?

Ответ на этот вопрос зависит от целей обследования. Если целью является экспресс-обследование с помощью заполнения заказчиком опросного листа , тогда это бесплатно.

Если же цель обследования соответствует описанным выше задачам, то потребуется задействование значительных ресурсов IT-компании и стоимость будет рассчитана индивидуально. Настоящее предпроектное обследование является , позволяющей не только оценить необходимость, сроки и бюджет автоматизации, но и оптимизировать существующие бизнес-процессы Клиента.

Какая эффективность у такого обследования и окупится ли оно?

Вопрос оценки эффективности предпроектного обследования является одним из сложных в бизнесе, поскольку его результат не всегда очевиден заказчику и часто воспринимается весьма субъективно. Для обоснования экономического эффекта от услуги рассмотрим потенциальные каналы экономии:

1. Экономия людских ресурсов и времени:

При доработке системы под уникальные конкурентные преимущества заказчика на начальном этапе внедрения, а не после ввода в промышленную эксплуатацию

На этапе интеграции системы в IT-инфраструктуру заказчика за счет того, что вся информация о состоянии IT-среды предприятия и о нюансах интеграции выясняется до начала, а не во время внедрения

Благодаря своевременному выделению материальных и людских ресурсов как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика

За счет предварительной оценки возможных рисков, способных повлиять на процесс внедрения системы, и разработки мер, необходимых для минимизации последствий

2. Возможное уменьшение стоимости внедрения:

За счет выявления услуг и работ, которые заказчик может выполнить

Посредством корректировки сроков выполнения некоторых работ после уточнения их реальной трудоемкости

3. Повышение эффективности КИС и производительности труда сотрудников путем оптимизации бизнес-процессов с учетом уникальных особенностей заказчика

4. Отказ от применения автоматизированной системы, если на этапе предпроектного обследования выяснится, что она не позволит решить задачи заказчика или ее доработка будет стоить слишком дорого

Подводим итоги

Отсутствие этапа предпроектного обследования в большинстве случаев приводит к значительному затягиванию сроков реализации проектов и увеличению их стоимости из-за организационных и технических проблем, возникающих в ходе внедрения. Нередко такие проекты заканчиваются неудачей. Согласно последним исследованиям, почти 1/3 из 2500 IT-проектов оказались не просто не успешными, а вообще не были завершены.

____

Заполните заявку на экспресс-расчет стоимости внедрения 1С:ERP АБСОЛЮТНО БЕСПЛАТНО!